เลือก Google Workspace สำหรับอีเมลและการทำงานร่วมกัน

Google Workspace: เครื่องมือที่สมบูรณ์แบบสำหรับวัฒนธรรมการทำงานที่ปลอดภัย มีประสิทธิภาพ และการทำงานร่วมกัน

ไม่ว่าจะอยู่ห่างไกลหรือไม่ คุณไม่สามารถคาดหวังความสำเร็จขณะทำงานในไซโลได้ และ Google Workspace (เดิมคือ GSuite) คือที่ที่คุณทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์

ตามการสมัครใช้งาน Google Workspace เป็นกลุ่มของแอปพลิเคชันหลายตัว ซึ่งรวมถึง:

เพียงอย่างเดียว แอปพลิเคชันเหล่านี้เป็นแอปพลิเคชันง่ายๆ ที่คุณสามารถหาสิ่งทดแทนได้อย่างง่ายดาย แต่เมื่อรวมกันแล้ว สิ่งเหล่านี้สามารถเป็นกาวที่จำเป็นที่คุณต้องการเพื่อช่วยให้ธุรกิจของคุณเป็นหนึ่งเดียว

อันดับแรก เราจะเห็นบางแอปพลิเคชันเหล่านี้ช่วยในการทำงานร่วมกัน ตามด้วยเครื่องมือรักษาความปลอดภัยและการดูแลระบบในตัว

Gmail

เราทุกคนใช้ Gmail (ฟรี) ตั้งแต่แรกที่เราวางมือบนเครื่องคอมพิวเตอร์ อย่างไรก็ตาม แง่มุมทางธุรกิจของ Gmail ยังคงถูกซ่อนจากผู้ใช้ดังกล่าว

การส่งอีเมลเป็นเพียงแง่มุมเดียวของ Gmail แต่ส่วนอื่นๆ เช่น การผสานรวมกับ Google Meet, Chat ฯลฯ ทำให้เป็นได้มากกว่าที่ปรากฏขึ้นจากพื้นผิว

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเปลี่ยนไปใช้ Chat และ Meet จาก Gmail เพื่อเก็บทุกการสนทนาไว้ในที่เดียวพร้อมตัวเลือกในการบันทึกหรือลบประวัติหลังจากผ่านไป 24 ชั่วโมง

นอกจากนี้ ฟีเจอร์ช่วยเขียนยังทำให้งานของคุณง่ายขึ้นในฐานะผู้ส่งอีเมล ขับเคลื่อนด้วยปัญญาประดิษฐ์ คุณจะได้รับคำแนะนำขณะเขียนอีเมล คุณยังสามารถเปิดการปรับเปลี่ยนในแบบของคุณเพื่อให้มีความแม่นยำมากขึ้น ซึ่งจะดีขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป

อีกสิ่งที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับ Gmail คือการกรองสแปม ด้วยแมชชีนเลิร์นนิง Gmail ป้องกันสแปมได้มากกว่า 99.9% แม้ว่าคุณลักษณะนี้จะเป็นคุณลักษณะที่ยอดเยี่ยมสำหรับการรักษาความปลอดภัยส่วนบุคคล แต่ก็มีความสำคัญเท่าเทียมกันหรือสำคัญกว่าสำหรับการสื่อสารทางธุรกิจ

อย่างไรก็ตาม ในฐานะองค์กรธุรกิจ @yourbrandname.com เป็นที่อยู่อีเมลที่ดีที่สุดที่คุณจะได้รับ และการใช้ @gmail.com ถือเป็นอีเมลทั่วไป

ในการจัดการข้อกังวลนี้ คุณสามารถใช้โดเมนที่กำหนดเองและให้ Gmail พูดถึงธุรกิจของคุณได้ Google Workspace ยังสนับสนุนการเปลี่ยนจากผู้ให้บริการอีเมลเดิมอย่าง Microsoft Outlook ได้อย่างง่ายดาย

พื้นที่ทำงาน Gmail ยังมีสิ่งที่คุณต้องการสำหรับการตลาดทางอีเมลที่ประสบความสำเร็จ คุณสามารถใช้ประโยชน์จากเลย์เอาต์ที่ออกแบบไว้ล่วงหน้า เพิ่มรสชาติที่คุณกำหนดเอง และใช้การส่งหลายรายการเพื่อกระจายข้อความไปยังผู้ชมจำนวนมากในคราวเดียว

Google Chat & Spaces

นี่คือที่ที่คุณพูดคุยกับเพื่อนร่วมงาน แชร์เอกสาร จัดกำหนดการประชุม และสามารถทำสิ่งต่างๆ ให้เสร็จสิ้นได้โดยไม่ต้องใช้แอปพลิเคชันรับส่งข้อความทางธุรกิจของบริษัทอื่น เช่น Slack

แบ่งออกเป็นสองส่วน: Chat และ Spaces

คุณสามารถถือว่า Google Chat คล้ายกับแอปพลิเคชันรับส่งข้อความใดๆ เช่น Slack หรือ WhatsApp รองรับการพูดคุยกับบุคคลภายในหรือภายนอกด้วยบัญชี Google

นอกจากนี้ Chat ยังมีการสนทนากลุ่มอีกด้วย

ในทางกลับกัน Spaces เหมาะที่สุดสำหรับโครงการ ตัวอย่างเช่น ส่วนแชทและแชร์ของ Spaces จะคล้ายกับช่อง Slack ซึ่งคุณสามารถเพิ่มผู้คน แชร์ไฟล์ ฯลฯ

นอกจากนี้ คุณสามารถมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมของคุณและติดตามความคืบหน้าของพวกเขาได้

Spaces มีอยู่ 2 ประเภทใน Google Workspace รายการแรกจำกัดเฉพาะสมาชิกที่เพิ่มเข้ามาเท่านั้นที่สามารถเข้าร่วมได้ ส่วนอีกส่วนมีไว้สำหรับทั้งองค์กร ซึ่งทุกคนสามารถเข้าร่วม Space ที่ต้องการได้ด้วยลิงก์

ที่นี่ ตัวคั่นระหว่างเวอร์ชันฟรีและ L Workspace คือการสนับสนุนสำหรับการผสานรวมแอป แอปพลิเคชันนับร้อย (เช่น Twitter, Asana, Zapier เป็นต้น) พร้อมให้ควบคุมโดยไม่ต้องย้ายออก

ที่น่าสนใจคือ Google ได้ปรับใช้การประมวลผลภาษาธรรมชาติเพื่อสร้างบทสรุปในแชทและ Spaces การดำเนินการนี้จะสร้างเวอร์ชันสั้นๆ ของการสนทนาทั้งหมดที่ด้านบนสุดเพื่อติดตามทุกอย่างได้ในพริบตา

Google Meet

Google Meet เป็นการแทนที่เวิร์กสเปซดั้งเดิมสำหรับแอปพลิเคชันการประชุมทางวิดีโอของบุคคลที่สาม เช่น Zoom

Google ได้ประกาศเพิ่มการถอดเสียงและสรุปการประชุมอัตโนมัติในการอัปเดตในอนาคต วิธีนี้ช่วยให้มีตติ้งมีประสิทธิผลมากขึ้นและทำให้ทุกการสนทนามีความเกี่ยวข้องในขั้นต่อๆ ไป

นอกจากนี้ การส่งวิดีโอจะได้รับประโยชน์จาก Portrait Restore ที่กำลังจะมีขึ้น ซึ่งจะช่วยลดสภาวะต่างๆ เช่น สภาพแวดล้อมที่มีแสงน้อย เว็บแคมด้อยคุณภาพ หรือเครือข่ายที่ไม่เสถียร

ในทำนองเดียวกัน คุณสมบัติอย่าง ไฟภาพถ่ายบุคคลช่วย ให้คุณได้ภาพที่มีคุณภาพระดับสตูดิโอในการพบปะออนไลน์

แม้ว่าสิ่งนี้จะเกี่ยวกับวิดีโอเป็นหลัก แต่สิ่งต่างๆ เช่น De-reverberation จะกรองเสียงสะท้อนซึ่งมอบประสบการณ์การฟังที่ดีที่สุดให้กับทุกคนโดยไม่คำนึงถึงอะคูสติกในอวกาศ

แม้ว่า Meet จะรองรับผู้เข้าร่วมได้จำนวนมาก แต่บางครั้งก็ไม่เพียงพอสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ ในกรณีดังกล่าว Meet ได้รวมความสามารถในการสตรีมสดสำหรับผู้เข้าร่วมได้มากถึง 10,000 คน นอกจากนี้ ในการอัปเดตที่กำลังจะมีขึ้น ทุกคนที่เข้าถึงสตรีมแบบสดจะสามารถเข้าร่วมในถาม & ตอบหรือโพลได้ ทำให้ทุกคนมีส่วนร่วมมากขึ้น

แม้ว่า Google Meet จะเป็นซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอฟรีเป็นหลัก แต่ฟีเจอร์พรีเมียมบางอย่างสงวนไว้สำหรับสมาชิกที่ชำระเงินแล้ว

สิ่งที่พิเศษเพิ่มเติมเกี่ยวข้องกับระยะเวลาการประชุมที่ยาวนานขึ้น (สูงสุด 24 ชั่วโมง) ผู้เข้าร่วมมากขึ้น (มากถึง 500 คน) การยกมือ ห้องกลุ่มย่อย การสำรวจความคิดเห็น การเข้าร่วมทางโทรศัพท์ ฯลฯ

นอกจากนี้ การตัดเสียงรบกวนอัจฉริยะ การติดตามการเข้างาน และการบันทึกการโทรทำให้ Workspace Meet เป็นแพ็คเกจที่โดดเด่นในตัวเอง

นอกจากนี้ คุณสามารถสร้างหน้าการจองแยกต่างหากเพื่อช่วยให้ลูกค้าของคุณค้นหาช่วงเวลาที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการสนทนา และสิ่งนี้จะได้รับการอัปเดตทุกครั้งที่มีคนจองเวลา โดยกล่าวถึงช่องฟรี

การประชุมที่ดำเนินการผ่าน Google Meet มีความปลอดภัยระดับองค์กร ทุกอย่างได้รับการเข้ารหัสระหว่างการขนส่ง และการแชร์หน้าจอของคุณกับผู้เข้าร่วมจะปลอดภัยโดยไม่ต้องกลัวว่าจะถูกสอดแนม ในการอัปเดตในภายหลัง ผู้ใช้จะจัดการคีย์การเข้ารหัสด้วยตนเองและสามารถเลือกการประชุมที่เข้ารหัสแบบ end-to-end ได้

Google เอกสาร ชีต และสไลด์

นี่คือสิ่งที่คุณและทีมของคุณจะใช้เป็นองค์กรมากที่สุด

เครื่องมือเหล่านี้อนุญาตให้ผู้คนสูงสุด 100 คนดู แก้ไข หรือแสดงความคิดเห็นในไฟล์เดียวได้พร้อมกันตามระดับการอนุญาต

และยกระดับการทำงานร่วมกันไปอีกขั้น เครื่องมือเหล่านี้จึงผสานรวมกับ Meet ไม่เพียงแต่คนสามารถทำงานในเอกสารเดียวกันได้เท่านั้น แต่ยังสามารถดูและพูดคุยกันได้ในขณะทำเช่นนั้น

ซึ่งจะช่วยลดการกลับไปกลับมาได้มากและช่วยทำการปรับเปลี่ยนตามเวลาจริงเพื่อสร้างสิ่งที่ดีที่สุดในเวลาที่น้อยที่สุด

นอกจากนี้ โหมดการแสดงภาพซ้อนภาพยังช่วยให้คุณทำงานหลายอย่างพร้อมกันได้ในขณะที่จับตาดูการดำเนินการต่างๆ และกระโดดเข้ามาได้ทันทีด้วยการคลิกเมื่อถึงเวลาที่คุณต้องลงมือ

แม้ว่าฟังก์ชันส่วนใหญ่จะมีให้สำหรับผู้ใช้ฟรี แต่ Google Workspace ก็มีความได้เปรียบอยู่บ้าง

อย่างแรก พื้นที่เก็บข้อมูลเพิ่มขึ้นสองเท่าแม้ในระดับฐาน ซึ่งไม่จำกัดสำหรับการสมัครสมาชิกที่สูงขึ้นและทีมที่ใหญ่กว่า (มากกว่าห้า) สำหรับขนาดทีมที่น้อยกว่า 5 หน่วย พื้นที่จัดเก็บข้อมูลที่กำหนดให้กับผู้ใช้แต่ละรายสามารถเพิ่มได้ถึง 1TB ซึ่งมากกว่า (15 GB) ในเวอร์ชันฟรีอย่างมาก

นอกจากนี้ ผู้ใช้ยังสามารถแชร์เอกสารกับทั้งองค์กรได้ด้วยคลิกเดียวและทำให้ค้นหาได้

ฟีเจอร์พิเศษอีกอย่างของ Google Workspace Docs คือการสรุปอัตโนมัติ แม้ว่าจะสามารถทำได้ด้วยตนเองเสมอ แต่ระบบอัตโนมัติช่วยให้แก้ไขได้ง่ายขึ้นหากจำเป็น

ด้านการรักษาความปลอดภัย Google วางแผนที่จะครอบคลุมเอกสาร สไลด์ และชีตด้วยการป้องกันมัลแวร์และฟิชชิงแบบเดียวกันกับที่ใช้ใน Gmail

เพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับลิงก์หรือความพยายามใดๆ ที่อาจส่งผลต่อความปลอดภัยส่วนบุคคลหรือของบริษัทของคุณ

Google ปฏิทิน

ปฏิทินดูเหมือนจะถูกใช้น้อยที่สุด อย่างไรก็ตาม มันอนุญาตให้มีการจัดตารางเวลาที่สมบูรณ์แบบ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ทับซ้อนกับช่วงว่างของใครก็ตาม

กรณีใช้งานที่ดีที่สุดสำหรับ Google ปฏิทินคือการรวมปฏิทินของทุกคนเข้าด้วยกันเพื่อดูความพร้อมใช้งานที่คาดไว้ นอกจากนี้ คุณสามารถสร้างและแชร์ปฏิทินที่ระบุเหตุการณ์เฉพาะที่ผู้รับสามารถรวมเข้ากับกิจกรรมของตนเองได้

นอกจากนี้ การประชุมทั้งหมดที่ตั้งค่าในปฏิทินจะซิงค์ได้ทุกที่ เพื่อหลีกเลี่ยงความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้น

Google Jamboard

Google Jamboards คือไวท์บอร์ดดิจิทัลที่ช่วยให้คุณสร้างไอเดียในการขับเคลื่อนนวัตกรรม พวกเขาทำงานเป็นพื้นที่ที่ใช้ร่วมกันซึ่งคุณสามารถวาด ลบ เพิ่มรูปภาพ ฯลฯ

ผู้สร้าง Jamboard สามารถอนุญาตให้ผู้อื่นเป็นผู้ดู (มีหรือไม่มีวันหมดอายุ) หรือผู้แก้ไข

เนื้อหา Jamboard ยังพุชไปยังบอร์ดดิจิทัลจริงที่ซื้อแยกต่างหากจาก Google ได้

อย่างไรก็ตาม ทุกอย่างใน Jamboard ที่เราพูดคุยกันนั้นยังมีให้สำหรับผู้ใช้ทุกคนที่มีบัญชี Google ตัวสร้างความแตกต่างอีกครั้งสำหรับผู้ใช้ Workspace คือการแบ่งปันในคลิกเดียวไปยังสถาบันของคุณ

Google Cloud Search

Google Cloud Search เป็นคุณลักษณะเฉพาะสำหรับผู้ใช้ Google Workspace เครื่องมือนี้นำพลังของการค้นหาโดย Google มาสู่ธุรกิจของคุณ

พูดง่ายๆ ว่านี่คือที่ที่คุณสามารถค้นหาจากที่เก็บเอกสารธุรกิจของคุณทั้งหมด (เช่น เอกสาร สไลด์ สเปรดชีต ฯลฯ) ได้ทันที

และส่วนที่ดีที่สุดคือการค้นพบเอกสารที่ควบคุมการเข้าถึง ซึ่งหมายความว่าพนักงานของคุณจะเห็นเฉพาะเอกสารที่พวกเขาได้รับสิทธิ์ในการเข้าถึงในการค้นหาบนคลาวด์

นอกจากการใช้งานแบบสแตนด์อโลนแล้ว การค้นหาบนคลาวด์ยังผสานรวมอย่างแน่นหนาในแอป Google Workspace เช่น Gmail, เอกสาร, ไดรฟ์ เป็นต้น

คนอื่น

เนื่องจากส่วนนี้มุ่งสู่การทำงานร่วมกันในที่ทำงาน เราจึงรวมแอปพลิเคชัน Workspace ที่เหลือไว้ในส่วนนี้

Google ห้องนิรภัย

Google ห้องนิรภัยช่วยให้คุณรักษาข้อมูลเฉพาะผู้ใช้สำหรับแอปพลิเคชัน Workspace ทั้งหมด เพื่อไม่ให้คุณสูญเสียการเข้าถึงใดๆ หากผู้ใช้รายนั้นออกจากองค์กรของคุณ

คุณใช้ห้องนิรภัยเพื่อจัดเก็บข้อความ Gmail, ไฟล์ในไดรฟ์, ข้อความแชท (โดยเปิดประวัติไว้), ไฟล์บันทึกของ Google Meet และไฟล์ที่เกี่ยวข้อง, Sites, ข้อมูล Google Voice ของ Workspace เป็นต้น

อย่างไรก็ตาม ห้องนิรภัยจะเก็บเฉพาะข้อมูลที่คุณบอกเท่านั้น นอกจากนี้ ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับผู้ใช้ที่ถูกลบจะไม่สามารถใช้ได้ในห้องนิรภัย ในกรณีนี้ Google กำหนดให้ระงับผู้ใช้แทนที่จะลบออก

ห้องนิรภัยยังมีการเข้าถึงข้อมูลตามบทบาท

สรุปได้ว่า ห้องนิรภัยจะบันทึกแต่ละกิจกรรมของพนักงานทั้งหมดของคุณในที่เดียว ซึ่งคุณสามารถส่งออกเพื่อวัตถุประสงค์ทางกฎหมายหรืออื่นๆ

Google Sites

แม้ว่า WordPress จะเป็นที่รู้จักในฐานะวิธีที่ง่ายที่สุดในการสร้างเว็บไซต์ แต่ Google Sites เป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดในการทำให้เกิดขึ้นเร็วยิ่งขึ้นไปอีก

และในขณะที่คุณสามารถใช้สิ่งนี้สำหรับเว็บไซต์ธุรกิจที่สำคัญได้ มันยอดเยี่ยมเมื่อคุณต้องการแสดงโครงการเฉพาะหรือสร้างเว็บไซต์กิจกรรม

ทั้งหมดนี้เป็นการลากและวางโดยไม่ต้องเขียนโค้ดใดๆ

ไซต์ยังสนับสนุนการใช้โดเมนที่กำหนดเองเพื่อให้เว็บไซต์มีข้อมูลประจำตัวของตัวเอง อีกวิธีหนึ่งคือสามารถเผยแพร่ได้ฟรีโดยใช้ที่อยู่เว็บทั่วไปที่ Google ให้มา

คุณยังสามารถทำงานร่วมกันในโครงการเว็บใดๆ ที่สร้างขึ้นโดยใช้เครื่องมือนี้ สุดท้าย เว็บไซต์ทั้งหมดที่ออกแบบผ่าน Sites จะตอบสนองตามอุปกรณ์และความละเอียดต่างๆ

ปลายทาง

Endpoint ช่วยคุณจัดการอุปกรณ์ของพนักงานในกรณีที่อุปกรณ์ถูกขโมยเพื่อรักษาข้อมูลสำคัญของบริษัท

ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถบังคับใช้รหัสผ่านที่คาดเดายาก และเลือกใช้การล้างข้อมูลอุปกรณ์หรือบัญชีในกรณีที่ร้ายแรง ปลายทางเป็นเครื่องมือข้ามแพลตฟอร์มที่ปกป้องข้อมูลธุรกิจของคุณบน Windows, Mac, Linux, Android, iOS และ ChromeOS

นอกจากนี้ คุณสามารถใช้สิ่งนี้เพื่อทำให้แอปพลิเคชันธุรกิจเฉพาะพร้อมใช้งานผ่าน Google Play หรือ App Store ของ Apple

สคริปต์แอป

App Script คือแพลตฟอร์มแอปพลิเคชันที่ใช้โค้ดน้อยของ Google ที่คุณสามารถใช้เพื่อขยายฟังก์ชันการทำงานของเวิร์กสเปซด้วย HTML, CSS และ JavaScript

วัตถุประสงค์เรียบง่าย: ทำให้งานประจำที่ง่ายที่สุดเป็นไปโดยอัตโนมัติเพื่อช่วยให้คุณจดจ่อกับสิ่งที่สำคัญ

ซึ่งโหลดไว้ล่วงหน้าด้วย Workspace API และมีการผสานรวมแบบเนทีฟกับบริการของ Google กว่า 100 รายการ

Google Work Insights

นี่เป็นวิธีวัดการนำ Google Workspace ไปใช้กับบริษัทของคุณ

คุณสามารถดูการใช้แอป Google แต่ละแอปและเปรียบเทียบกับแอปรุ่นเก่าได้ ข้อมูลเชิงลึกยังสามารถกำหนดค่าเพื่อแสดงข้อมูลในระดับทีมหรือกลุ่มหรือสำหรับทั้งองค์กร

อย่างไรก็ตาม สิ่งนี้ไม่ได้จำกัดอยู่เพียงการรับเลี้ยงบุตรบุญธรรม คุณยังสามารถดูตัวเลขการทำงานร่วมกันสำหรับแอปพลิเคชัน Workspace ได้อีกด้วย ข้อมูลนี้จะให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการแชร์เอกสาร การแก้ไขร่วม การประชุม ฯลฯ ซึ่งระบุถึงผลกระทบแบบเรียลไทม์ที่เครื่องมือเหล่านี้มีต่อวัฒนธรรมการทำงาน

ถึงกระนั้น ข้อมูลจะไม่เป็นอุปสรรคต่อความเป็นส่วนตัวที่สำคัญของพนักงานของคุณ เนื่องจากข้อมูลนี้รวบรวมไว้สำหรับทีมงานตั้งแต่สิบคนขึ้นไป แม้ว่าผู้ดูแลระบบสามารถเพิ่มขีดจำกัดนี้สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ได้

สุดท้าย ผู้ดูแลระบบสามารถส่งออกรายงานเพื่อการวิเคราะห์เพิ่มเติมและการตัดสินใจด้านการจัดการ

บทสรุป

นี่เป็นวิธีที่ Google Workspace สามารถช่วยให้คุณทำงานร่วมกันและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

แต่นั่นไม่ใช่ทั้งหมด คุณยังมีสิทธิ์เข้าถึง Google Workspace Marketplace เพื่อเพิ่มผลลัพธ์เพิ่มเติมอีกด้วย

PS: คุณยังปรับแต่ง Google Workspace ให้อยู่ในระดับอื่นได้ด้วยเครื่องมือเหล่านี้ นอกจากนี้ ให้ตรวจสอบคู่มือ Google Workspace แบบรายบุคคลเพื่อดูว่าจะพลิกโฉมธุรกิจของคุณในฐานะ Solopreneur ได้อย่างไร