So verwenden Sie ein Marketing-Gantt-Diagramm

In der heutigen digitalen Landschaft ist Marketing nicht einfach. Marketingteams müssen mehrere Kampagnen verwalten, da sie gleichzeitig über zahlreiche Kanäle durchgeführt werden, und die Kundenerwartungen sind höher denn je. Es ist zwar üblich, den Erfolg einer Kampagne im Nachhinein zu messen, aber es gibt einen besseren Weg. Versierte Vermarkter brauchen Möglichkeiten, um Kampagnen zu verwalten und ihre Wirksamkeit zu maximieren, während sie im Gange sind. Ein klassisches, bewährtes Werkzeug, um Projekte auf Kurs zu halten und Ergebnisse zu liefern, ist das Gantt-Diagramm .

Die richtigen Projektmanagement-Tools zu haben, ist entscheidend. Wenn Projekte scheitern, ist in fast 40 % der Fälle mangelnde Planung ein Faktor. Zeitmanagementprobleme können erhebliche Auswirkungen haben: Laut einer Studie der Big Four Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG haben 60 % der scheiternden Projekte eine Deadline von weniger als einem Jahr. Gantt-Diagramme gehen diese Probleme an, indem sie eine einfache, visuell orientierte Möglichkeit bieten, die vielen zusammenhängenden Aufgaben zu planen, zu organisieren und zu verfolgen, die ein großes Projekt ausmachen.

Was ist ein Gantt-Diagramm?

Ein Gantt-Diagramm ist eine Methode zum Anzeigen der verschiedenen Aufgaben, Ereignisse und anderen Aktivitäten, aus denen ein größeres Projekt besteht . Gantt-Diagramme listen diese Aktivitäten zusammen mit ihrem Start- und Enddatum, ihrer Dauer und den Abhängigkeiten zwischen Aufgaben auf.

Diese Informationen werden verwendet, um Balkendiagramme zu erstellen, die es ermöglichen, Folgendes zu sehen:

• Welche Aktivitäten müssen durchgeführt werden, um das Projekt abzuschließen
• Wie lange jede Aktivität dauern soll
• Welche Aktivitäten abgeschlossen sein müssen, bevor abhängige Aktivitäten beginnen können

Projektmanager können Gantt-Diagramme verwenden, um sicherzustellen, dass ihre Projekte planmäßig voranschreiten – und dass keine notwendigen Aufgaben übersehen werden.

Henry Gantt ( Wikipedia )

Die frühesten Formen des Gantt-Diagramms stammen aus den 1890er Jahren. Sie erhielten eine breitere Anwendung und einen Namen, der sich festsetzte, als der amerikanische Maschinenbauingenieur und Unternehmensberater Henry Gantt in den 1910er Jahren seine charakteristische Version des Diagramms entwarf. Gantt-Diagramme wurden verwendet, um militärische Operationen während des Ersten Weltkriegs und große Infrastrukturprojekte wie den Bau des Hoover-Staudamms zu planen.

Heutzutage ermöglicht die digitale Technologie die Erstellung anspruchsvoller Gantt-Diagramme, die unzählige Aufgaben und Teilaufgaben bewältigen können und Informationen in einem prägnanten Format darstellen, das jeder schnell verstehen kann.

Was sollte ein Gantt-Diagramm enthalten?

Eine der Hauptstärken eines Gantt-Diagramms ist, wie es Informationen über geplante Aktivitäten visuell vermittelt :

• Als sie anfingen
• Wann sie voraussichtlich fertig sein werden
• Welche in Bearbeitung befindlichen Aufgaben abgeschlossen werden müssen, bevor mit der Arbeit an nachfolgenden Aufgaben begonnen werden kann

Während es bei der Einrichtung eines Gantt-Diagramms und den Informationen, die Sie aufnehmen können, ziemlich viel Flexibilität gibt, sind bestimmte Elemente erforderlich, wenn Sie den maximalen Nutzen aus ihrer Verwendung ziehen möchten.

Die wesentlichen Bestandteile eines Gantt-Diagramms sind eine Liste projektspezifischer Aufgaben und eine Zeitleiste (ein Startdatum und ein geplantes Enddatum) für die Erledigung jeder dieser Aufgaben.

Diese Daten werden verwendet, um die charakteristischen Balkendiagramme des Gantt-Diagramms zu erstellen, die eine sofortige Visualisierung der anstehenden Aufgaben und ihres Platzes innerhalb des gesamten Projektplans ermöglichen.

Gantt-Diagramm Team Helios IszKoC Creative Commons Attribution-Share Alike 3.0

Beachten Sie auch die Abhängigkeiten zwischen Aufgaben . Beispielsweise würde in einem Gantt-Diagramm für eine Content-Marketing-Kampagne die Aufgabe „Gastbeitrag an Branchenpublikationen senden“ davon abhängen, dass die Aufgabe „ Kopie des Gastbeitrags schreiben“ zuerst abgeschlossen wird.

Ein Gantt-Diagramm kann mit anderen wichtigen Informationen angereichert werden, darunter:

• Die tatsächlichen Fristen für jede Aufgabe
• Die Namen der Personen, die jede Aufgabe leiten
• Die relative Priorität der Aufgabe
• Eine Liste der Ressourcen, die zum Abschließen einer Aufgabe erforderlich sind

Die frühesten Gantt-Diagramme wurden mit Bleistift und Papier erstellt. Heutzutage können Gantt-Diagramme mit einer Vielzahl von Plattformen und Softwareanwendungen erstellt werden, und Sie können sie jederzeit an die individuellen Anforderungen eines Projekts anpassen.

Wie erstellt man ein Gantt-Diagramm?

Der schwierigste Teil bei der Erstellung eines Gantt-Diagramms besteht darin, herauszufinden, wie man das Projekt in einzelne Aufgaben aufteilt, die genau die Arbeit darstellen, die erforderlich ist, um die objektiven Ergebnisse zu liefern. Das Ziel sollte sein, dass das Gantt-Diagramm 100 % des Projektumfangs erfasst.

Dieser sechsstufige Prozess bietet einen Rahmen, um sicherzustellen, dass die Aufgaben und der Zeitplan in Ihrem Gantt-Diagramm vollständig und genau sind:

1. Überprüfen Sie Ihre Projektziele

Gantt-Diagramme werden um bestimmte Projekte herum erstellt. Jede Aufgabe auf dem Diagramm sollte sich direkt auf das Erreichen der Ziele dieses Projekts beziehen. Als Marketingbeispiel könnte das Projekt darin bestehen, eine neue Mitarbeiterkampagne zu starten, aber das Ziel könnte darin bestehen, eine bestimmte Anzahl neuer hochwertiger Leads zu gewinnen.

2. Definieren Sie Ihre Aktivitäten

Das Gantt-Diagramm sollte alle Aktivitäten enthalten, die im Rahmen des Projekts enthalten sind. Es ist ratsam, den Input des gesamten Projektteams einzuholen, um alle relevanten Aktivitäten und die damit verbundenen Aufgaben zu identifizieren.

3. Sequenzieren Sie Ihre Aktivitäten

Sobald Sie eine umfassende Liste von Aktivitäten haben, die in diskrete Aufgaben unterteilt sind, die weder zu allgemein noch zu granular sind, ordnen Sie sie in einer logischen Reihenfolge an. Identifizieren Sie Aufgaben, die gestartet oder abgeschlossen werden müssen, bevor andere Aufgaben beginnen können.

(Quelle: https://www.wikihow.com/Create-a-Gantt-Chart)

4. Weisen Sie Ressourcen und Aufgabenleiter zu

Legen Sie die Ressourcen fest, die für die Erledigung jeder Aufgabe erforderlich sind, und entscheiden Sie, welche Teammitglieder für welche Aufgaben verantwortlich sind.

5. Weisen Sie Dauern zu

Schätzen Sie die Zeit, die zum Abschließen jeder Aufgabe benötigt wird, zusammen mit allen Einschränkungen oder Abhängigkeiten, die anwendbar sein könnten.

6. Erstellen Sie Ihren Zeitplan

Sobald Sie wissen, welche Aufgaben nachverfolgt werden müssen, und alle erforderlichen Informationen gesammelt haben, können Sie den Zeitplan für Ihr Projekt erstellen und mit der Eingabe von Daten in das Gantt-Diagramm beginnen.

Es ist nicht schwer, eine Projektmanagement-Software zu finden, die Gantt-Diagramme für Sie erstellen kann, aber Sie können auch ein funktionales Gantt-Diagramm in Programmen wie Microsoft Excel oder Google Sheets erstellen.

Warum Ihr Marketingteam ein Gantt-Diagramm verwenden sollte

Selbst eine streng fokussierte Marketingkampagne hat viele bewegliche Teile. Mit zunehmendem Umfang und Umfang von Kampagnen können Gantt-Diagramme von unschätzbarem Wert sein, um Workflow-Probleme zu erkennen und alles im Zeitplan zu halten.

Wenn Ihr Team anhand eines Gantt-Diagramms sehen kann, wie jede Aufgabe voranschreitet und welche Aufgaben andere Aufgaben behindern, kann es effektiver kommunizieren, effizienter planen und intelligenter planen.

Betrachten Sie das in Nr. 1 im vorherigen Abschnitt erwähnte Beispiel – eine Kampagne zur Interessenvertretung von Mitarbeitern. Um eine solche Kampagne erfolgreich zu starten, müssen viele voneinander abhängige Aufgaben ausgeführt werden. Es gibt Marktforschung, Inhaltserstellung und Fürsprecher, die ausgewählt, bereitgestellt und geschult werden müssen. Während einige dieser Dinge gleichzeitig erledigt werden können, ist noch eine beträchtliche Menge an Vorbereitungsarbeit zu leisten, bevor die Kampagne live gehen kann.

Ein Gantt-Diagramm kann es einfach machen, zu sehen und zu verstehen, wie all diese Aktivitäten miteinander verbunden sind. Es hilft Ihnen, die Zuteilung Ihrer Zeit und Ressourcen so effizient wie möglich zu visualisieren.

Gantt-Diagramme halten Sie im Zeitplan

Den Überblick über eine komplexe digitale Marketingkampagne zu behalten und sie im Zeitplan zu halten, kann selbst die Fähigkeiten des erfahrensten Marketingmanagers auf die Probe stellen. Die richtigen Management-Tools können den Unterschied ausmachen. Gantt-Diagramme helfen Projektmanagern seit über einem Jahrhundert dabei, ihre Ziele zu erreichen (und bei Verstand zu bleiben).

Wenn Sie bereit sind, Ihre nächste Marketingkampagne mit Gantt-Diagrammen zu optimieren, vergessen Sie nicht, die von uns erstellte kostenlose Vorlage herunterzuladen. Wenn Ihre Pläne Social-Media-Marketing beinhalten, denken Sie daran, dass Oktopost über hochwertige, effektive und anpassbare Tools verfügt, um Ihre Kampagne zu verwalten und ihre Wirkung zu messen.