Jak korzystać z marketingowego wykresu Gantta

W dzisiejszym cyfrowym krajobrazie nie ma nic prostego w marketingu. Zespoły marketingowe muszą zarządzać wieloma kampaniami, ponieważ są one prowadzone jednocześnie w wielu kanałach, a oczekiwania klientów są wyższe niż kiedykolwiek. Chociaż często mierzy się sukces kampanii po fakcie, istnieje lepszy sposób. Doświadczeni marketerzy potrzebują sposobów na zarządzanie kampaniami i maksymalizację ich skuteczności w trakcie ich trwania. Jednym z klasycznych, sprawdzonych narzędzi do śledzenia projektów i dostarczania wyników jest wykres Gantta .

Posiadanie odpowiednich narzędzi do zarządzania projektami ma kluczowe znaczenie. Gdy projekty kończą się niepowodzeniem, brak planowania jest czynnikiem prawie w 40% przypadków. Problemy z zarządzaniem czasem mogą mieć duży wpływ: według badania przeprowadzonego przez firmę księgową Wielkiej Czwórki KPMG, 60% projektów, które nie powiodły się, ma termin krótszy niż rok. Wykresy Gantta rozwiązują te problemy, zapewniając łatwy, zorientowany wizualnie sposób planowania, organizowania i śledzenia wielu powiązanych ze sobą zadań, które składają się na projekt na dużą skalę.

Co to jest wykres Gantta?

Wykres Gantta to metoda wyświetlania różnych zadań, zdarzeń i innych działań składających się na większy projekt . Wykresy Gantta przedstawiają te czynności wraz z datami rozpoczęcia i zakończenia, czasem trwania oraz współzależnościami między zadaniami.

Informacje te są wykorzystywane do tworzenia wykresów słupkowych, dzięki którym można zobaczyć:

• Jakie czynności należy wykonać, aby ukończyć projekt
• Jak długo powinna trwać każda czynność
• Jakie czynności należy zakończyć, zanim będą mogły rozpocząć się czynności zależne?

Menedżerowie projektów mogą korzystać z wykresów Gantta, aby upewnić się, że ich projekty przebiegają zgodnie z harmonogramem – i że żadne niezbędne zadania nie zostaną pominięte.

Henry Gantt ( Wikipedia )

Najwcześniejsze formy wykresu Gantta sięgają lat 90. XIX wieku. Otrzymali szerszą implementację i nazwę, która się przyjęła, gdy amerykański inżynier mechanik i konsultant ds. zarządzania Henry Gantt zaprojektował swoją sygnowaną wersję wykresu w 1910 roku. Wykresy Gantta były wykorzystywane do planowania operacji wojskowych podczas I wojny światowej i dużych projektów infrastrukturalnych, takich jak budowa zapory Hoovera.

Dzisiaj technologia cyfrowa umożliwia tworzenie wyrafinowanych wykresów Gantta, które mogą obsługiwać niezliczone zadania i podzadania, prezentując informacje w zwięzłym formacie, który każdy może szybko zrozumieć.

Co powinien zawierać wykres Gantta?

Jedną z głównych zalet wykresu Gantta jest sposób, w jaki wizualnie przekazuje informacje o zaplanowanych działaniach :

• Kiedy zaczęli
• Kiedy mają się skończyć
• Które zadania w toku należy ukończyć, aby można było rozpocząć pracę nad kolejnymi zadaniami?

Chociaż istnieje spora elastyczność w konfigurowaniu wykresu Gantta i informacji, które można uwzględnić, pewne elementy są wymagane, jeśli chcesz uzyskać maksymalne korzyści z ich używania.

Podstawowe elementy wykresu Gantta to lista zadań specyficznych dla projektu oraz harmonogram (data rozpoczęcia i planowana data zakończenia) wykonania każdego z tych zadań.

Dane te są wykorzystywane do tworzenia charakterystycznych wykresów słupkowych wykresu Gantta, co pozwala na natychmiastową wizualizację bieżących zadań i ich miejsca w ogólnym harmonogramie projektu.

Zespół wykresu Gantta helios IszKoC Creative Commons Uznanie autorstwa-Na tych samych warunkach 3.0

Ważne jest również, aby zwrócić uwagę na zależności między zadaniami . Na przykład na wykresie Gantta dla kampanii content marketingowej zadanie „Prześlij post gościa do publikacji branżowych” będzie zależeć od wykonania zadania „Napisz kopię posta gościa” .

Wykres Gantta można wzbogacić o inne krytyczne informacje, w tym:

• Rzeczywiste terminy realizacji każdego zadania
• Nazwiska osób prowadzących każde zadanie
• Względny priorytet zadania
• Lista zasobów wymaganych do wykonania zadania

Najwcześniejsze wykresy Gantta były pisane ołówkiem i papierem. Obecnie wykresy Gantta można tworzyć za pomocą szerokiej gamy platform i aplikacji i zawsze można je dostosować do unikalnych potrzeb projektu.

Jak zrobić wykres Gantta?

Najtrudniejszą częścią składania wykresu Gantta jest zastanowienie się, jak podzielić projekt na oddzielne zadania, które dokładnie reprezentują pracę wymaganą do uzyskania obiektywnych wyników. Celem powinno być, aby wykres Gantta uchwycił 100% zakresu projektu.

Ten sześcioetapowy proces zapewnia ramy zapewniające, że zadania i harmonogram na wykresie Gantta są kompletne i dokładne:

1. Przejrzyj swoje cele projektu

Wykresy Gantta są budowane wokół konkretnych projektów. Każde zadanie na wykresie powinno bezpośrednio odnosić się do realizacji celów tego projektu. Na przykład marketingowy projekt może polegać na uruchomieniu nowej kampanii na rzecz pracowników, ale celem może być pozyskanie pewnej liczby nowych, wysokiej jakości potencjalnych klientów.

2. Zdefiniuj swoje działania

Wykres Gantta powinien uwzględniać wszystkie działania objęte zakresem projektu. Rozsądnie jest zabiegać o wkład całego zespołu projektowego w celu zidentyfikowania wszystkich odpowiednich działań i związanych z nimi zadań.

3. Uporządkuj swoje działania

Gdy masz już pełną listę czynności, podzieloną na odrębne zadania, które nie są ani zbyt ogólne, ani zbyt szczegółowe, ułóż je w logicznej kolejności. Zidentyfikuj zadania, które będą musiały zostać rozpoczęte lub ukończone przed rozpoczęciem innych zadań.

(Źródło: https://www.wikihow.com/Create-a-Gantt-Chart)

4. Przydziel zasoby i liderów zadań

Wyszczególnij zasoby wymagane do wykonania każdego zadania i zdecyduj, którzy członkowie zespołu będą odpowiedzialni za które zadania.

5. Przypisz czasy trwania

Oszacuj czas potrzebny na ukończenie każdego zadania, wraz z wszelkimi ograniczeniami lub zależnościami, które mogą mieć zastosowanie.

6. Stwórz swój harmonogram

Gdy już wiesz, które zadania należy śledzić i zebrałeś wszystkie niezbędne informacje, możesz utworzyć harmonogram dla swojego projektu i rozpocząć wprowadzanie danych na wykresie Gantta.

Nie jest trudno znaleźć oprogramowanie do zarządzania projektami, które może tworzyć dla Ciebie wykresy Gantta, ale możesz także utworzyć funkcjonalny wykres Gantta w programach takich jak Microsoft Excel lub Arkusze Google.

Dlaczego Twój zespół marketingowy powinien używać wykresu Gantta

Nawet mocno skoncentrowana kampania marketingowa ma wiele ruchomych części. Wraz ze wzrostem zasięgu i skali kampanii wykresy Gantta mogą być nieocenione w wykrywaniu problemów z przepływem pracy i utrzymywaniu wszystkiego, co działa zgodnie z harmonogramem.

Gdy Twój zespół może odnieść się do wykresu Gantta, aby zobaczyć, jak postępuje każde zadanie i które zadania wstrzymują inne, może skuteczniej komunikować się, efektywniej planować i angażować się w inteligentniejsze planowanie.

Rozważ przykład wspomniany w punkcie 1 w poprzedniej sekcji – kampania rzecznictwa pracowniczego. Skuteczne uruchomienie takiej kampanii oznacza wykonanie wielu współzależnych zadań. Należy wybrać, udostępnić i przeszkolić badania rynku, tworzenie treści i rzeczników. Chociaż niektóre z tych rzeczy można wykonać jednocześnie, nadal pozostaje wiele prac przygotowawczych, zanim kampania zostanie uruchomiona.

Wykres Gantta może ułatwić zobaczenie i zrozumienie, w jaki sposób wszystkie te działania są połączone. Pomaga Ci wizualizować alokację Twojego czasu i zasobów w najbardziej efektywny sposób.

Wykresy Gantta trzymają się harmonogramu

Nadążanie za złożoną kampanią marketingu cyfrowego i dotrzymywanie jej harmonogramu może przetestować umiejętności nawet najbardziej doświadczonego menedżera marketingu. Posiadanie odpowiednich narzędzi do zarządzania może wiele zmienić. Wykresy Gantta od ponad wieku pomagają kierownikom projektów w osiąganiu ich celów (i utrzymaniu zdrowych zmysłów).

Jeśli chcesz zoptymalizować swoją następną kampanię marketingową za pomocą wykresów Gantta, nie zapomnij pobrać utworzonego przez nas bezpłatnego szablonu. Jeśli Twoje plany obejmują marketing w mediach społecznościowych, pamiętaj, że Oktopost ma wysokiej jakości, skuteczne i konfigurowalne narzędzia do zarządzania kampanią i mierzenia jej wpływu.