5 problemas comunes de gestión de inventario que debe evitar su negocio en línea

Imagina el escenario; un cliente ve un producto que le encanta, pasa un tiempo mirando la descripción, tal vez revisa las reseñas y luego toma la decisión de comprar. Luego pasan al proceso de pago solo para descubrir que el producto está actualmente agotado.

Esto no solo es molesto para el cliente, sino que también puede reflejarse negativamente en su marca en su conjunto.

Los problemas de gestión de inventario son algo que todas las empresas experimentan en algún momento. En algunos casos, las razones pueden ser inevitables (por ejemplo, problemas técnicos importantes con los fabricantes), pero en la mayoría de los casos, los problemas se derivan de procesos y sistemas internos, y se pueden evitar en gran medida.

Entonces, ¿cuáles son los problemas de gestión de inventario más comunes que debe evitar si su negocio vende en línea? ¿Cómo los detecta y qué puede hacer para evitarlos?

Los cinco problemas más comunes de gestión de inventario

Conocer los problemas de administración de inventario más comunes que puede encontrar puede ayudarlo a evitar que sucedan.

1. Falta de automatización

El error humano puede ser un problema importante cuando se trata de problemas de inventario. Si confía en que su personal sea responsable de toda la gestión del inventario y utiliza un método de registro manual, como Excel, los problemas son inevitables.

Los números ingresados ​​incorrectamente (ya sea en un conteo de existencias o al volver a ordenar) significa que siempre surgirán discrepancias.

Si opera más de un almacén para cumplir con los pedidos, entonces no usar un buen sistema de gestión de almacenes significa que es casi imposible tener una visión general precisa de los niveles de existencias o una idea de dónde provienen la mayoría de los pedidos para que pueda tener suficientes existencias en el mismo. ubicación del almacén correspondiente.

Cuando opera una tienda de comercio electrónico, es muy probable que opere un negocio multicanal. Sin soluciones automatizadas, esto podría causar problemas importantes cuando los números de SKU no están vinculados a través de esos canales.

La sincronización de inventario multicanal puede ayudar a unir sus canales y garantizar que evite el exceso o la insuficiencia de existencias.

Por supuesto, puede haber casos (como los problemas antes mencionados a nivel de fabricación) en los que quedarse sin un producto podría ser inevitable.

Lo que puedes intentar y hacer en esas circunstancias es convertir lo negativo en positivo. Si sabe cuándo volverá a estar disponible un producto, puede permitir que los clientes realicen pedidos por adelantado, por ejemplo. Los productos agotados se pueden utilizar a su favor.

2. Mal pronóstico

Una parte importante de decidir cuánto stock tiene es el pronóstico que ha realizado en función de varios factores, como las cifras de ventas anteriores, el valor promedio de los pedidos y las fluctuaciones estacionales. Por ejemplo, si vende árboles de Navidad, generalmente solo hay una ventana de 3-4 meses (como máximo) en la que los vende en cantidades significativas.

Si en años anteriores vendió un promedio de 5000 SKU en cada período relevante, entonces probablemente ordenará existencias para cubrir esa demanda anterior.

Sin embargo, si un competidor principal ha quebrado y usted no lo ha tenido en cuenta en sus pronósticos, es posible que vea una diferencia significativa entre lo que tiene en stock y los intentos de pedidos.

O puede que hayas añadido una tienda de Facebook, sin tener en cuenta el aumento de la demanda.

Esto debería ser una excepción y no una regla. Si realiza un seguimiento preciso de sus métricas y sus SKU, entonces sus pronósticos deberían ser acertados con más frecuencia de lo que no lo son.

Sin embargo, algunas cosas, como una pandemia mundial, son casi imposibles de planificar. La oferta y la demanda siempre se verán interrumpidas por tales crisis, pero, como mínimo, aún puede mantener un buen servicio al cliente frente a una pandemia.

3. Personal mal capacitado

Si bien el error humano ya se ha mencionado como un factor en los problemas de gestión de inventario, el elemento humano puede ir más allá de los simples errores.

Si no invierte en capacitar bien a sus empleados, no solo enfrentará problemas potenciales con su inventario, sino también con la retención de personal, lo que a su vez puede aumentar sus costos de contratación e incorporación de nuevo personal.

La falta de capacitación puede ser un error crucial cuando utiliza sistemas de automatización o basados ​​en software. Si un miembro del personal no sabe cómo usar correctamente dichos sistemas, es probable que ocurran errores.

Un gran ejemplo de sistemas en los que necesita capacitar bien al personal son sus soluciones de gestión de pedidos. Si la gente no sabe cómo usarlos bien, su negocio se verá afectado.

La falta de capacitación puede tener efectos negativos en otras áreas además del software o la automatización.

Si no capacita a sus empleados en las tareas básicas de almacenamiento, como apilar tarimas u operar un montacargas, podría dañar el inventario que no se puede vender y que tiene un efecto dominó en la gestión de su inventario en general.

Como ocurre con otras cosas, la formación en gestión de inventarios no debe ser una acción estática o puntual. Si realiza algún cambio en sus procesos, o si integra nuevos sistemas o automatización, asegúrese de que todo el personal relevante reciba la capacitación requerida.

Incluso vale la pena incluir cursos de capacitación o actualización para asegurarse de que el personal siga siguiendo lo que aprendió originalmente.

4. Organización del almacén

Si su almacén no está organizado de manera eficiente, muchas tareas pueden tomar más tiempo del que deberían, y eso afecta sus costos y rentabilidad.

Si es difícil acceder a sus artículos más vendidos, entonces el personal dedica más tiempo a recuperarlos, lo que a su vez significa que le llevará más tiempo cumplir con los pedidos. Su almacén debe estar bien organizado para que su personal trabaje de manera más eficiente.

Lo que deberías estar haciendo es adoptar el método ABC (basado en el Principio de Pareto).

Lo que esto significa es que debe centrarse en los productos de la categoría "A", o los SKU que constituyen alrededor del 80 % de sus pedidos y ventas. La categoría "B" son entonces sus SKU de rendimiento medio, y "C" son aquellos productos para los que hay menos demanda y que tienen menor prioridad.

El almacenamiento es un área que puede beneficiarse enormemente de las soluciones eficientes de gestión de tareas. Su almacén debe seguir el viejo adagio de “un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”.

Ordena tu almacén según el método ABC así como la posible segmentación según tipos de producto si llevas una amplia gama. Por ejemplo, los artículos eléctricos y la ropa deben almacenarse en dos áreas diferentes.

Al igual que con otras áreas, cualquier reorganización no debe ser un ejercicio aislado. La ubicación de los productos en su sistema ABC puede cambiar con el tiempo, puede expandir significativamente su gama de productos o incluso el tamaño de su almacén, o puede ver otros cambios.

Revise su plan organizacional al menos una vez al año para asegurarse de que aún cumpla con las demandas actuales que se le imponen.

5. Sistemas obsoletos

Aunque es de esperar que haya superado los procesos arcaicos de gestión de inventario, como completar una hoja de Excel, el mundo en constante cambio del software y la automatización significa que algunos de sus sistemas ahora también pueden estar desactualizados.

Puede haber escenarios en los que implemente nueva tecnología que no se integre bien (o no se integre en absoluto) con los sistemas existentes.

Cuando tiene almacenes más grandes o múltiples, necesita software y sistemas automatizados que se integren bien y se comuniquen entre sí. Cuando este no sea el caso, entonces estará nuevamente confiando en su personal para transferir o ingresar datos de un sistema a otro.

Esto, a su vez, puede conducir a un error humano, lo que significa más problemas potenciales de gestión de inventario, además de ser una tarea que consume mucho tiempo.

Debe ver cuáles son sus principales soluciones de software o automatización. Luego, debería ver qué sistemas actuales se integran fácilmente con ellos y qué herramientas o software pueden necesitar ser reemplazados o actualizados.

Las dos áreas principales que probablemente necesite integrar y trabajar juntas son las ventas y la gestión de inventario, y la última se actualiza en tiempo real de acuerdo con los cambios en la primera.

¿Por qué centrarse en la integración? Cuanto más integrados estén sus sistemas, menos trabajo para usted y su personal, el seguimiento y las métricas más precisos, y menor la probabilidad de falta o exceso de existencias.

Quiere que todos sus procesos relacionados con el inventario sean como una máquina bien engrasada: Operando sin problemas y mejorando la eficiencia.

Si bien, por supuesto, hay costos involucrados en la compra de nuevos sistemas o la actualización de los antiguos, debe considerar los ahorros a largo plazo que generarán dichos cambios.

Para muchas soluciones, especialmente aquellas en el sector SaaS, las empresas buscan constantemente realizar mejoras y estas actualizaciones a menudo se incluyen como parte de sus tarifas mensuales o anuales.

la comida para llevar

Ahora que hemos echado un vistazo a algunos de los métodos para la marca, echemos un vistazo a algunas tendencias para la marca de su empresa en 2022.

La mayoría de los problemas de gestión de inventario, aunque molestos, son comparativamente fáciles de resolver. Al considerar los principales problemas discutidos, puede identificar fácilmente cualquier brecha en sus sistemas y procesos actuales y, con suerte, tomar medidas para rectificar esas brechas.

Lo que sí debe recordar es que los problemas continuos de inventario pueden causar no solo pérdida de ventas, sino también daños a su marca.

Tener una buena cadena de suministro, desde la fabricación hasta el almacenamiento y el cumplimiento de pedidos, es un factor esencial en el comercio electrónico. Mantener contentos a sus clientes y verlos volver a comprar una y otra vez es una de sus principales razones para operar.

En el corazón de eso se encuentra el principio de administrar su inventario de manera eficiente para garantizar un alto nivel de cumplimiento de pedidos.