5 problemi comuni di gestione dell'inventario da evitare per il tuo business online

Immagina lo scenario; un cliente vede un prodotto che ama assolutamente, passa un po' di tempo a guardare la descrizione, magari controlla le recensioni, quindi prende la decisione di acquistare. Quindi passano alla procedura di pagamento solo per scoprire che il prodotto è attualmente esaurito.

Non solo questo è fastidioso per il cliente, ma può anche riflettersi negativamente sul tuo marchio nel suo insieme.

I problemi di gestione dell'inventario sono qualcosa che ogni azienda sperimenta a un certo punto. In alcuni casi, i motivi possono essere inevitabili (ad esempio, gravi problemi tecnici con i produttori), ma nella maggior parte dei casi i problemi derivano da processi e sistemi interni e molto possono essere evitati.

Quindi, quali sono i problemi più comuni di gestione dell'inventario che dovresti evitare se la tua attività vende online? Come li individuate e cosa potete fare per evitarli?

I cinque problemi più comuni di gestione dell'inventario

Conoscere i problemi di gestione dell'inventario più comuni che potresti incontrare può aiutarti a prevenirli.

1. Mancanza di automazione

L'errore umano può essere un grosso problema quando si tratta di problemi di inventario. Se fai affidamento sul tuo personale per essere responsabile di tutta la gestione dell'inventario e stai utilizzando un metodo di registrazione manuale, come Excel, i problemi sono inevitabili.

I numeri inseriti in modo errato (o nel conteggio delle scorte o durante il riordino) significano che si verificheranno sempre discrepanze.

Se gestisci più di un magazzino per evadere gli ordini, non utilizzare un buon sistema di gestione del magazzino significa che è quasi impossibile avere una panoramica accurata dei livelli delle scorte o un'idea da dove proviene la maggior parte degli ordini in modo da poter avere scorte sufficienti nel ubicazione del magazzino di pertinenza.

Quando gestisci un negozio di e-commerce, è molto probabile che gestisci un'attività multicanale. Senza soluzioni automatizzate, ciò potrebbe causare gravi problemi quando il numero di SKU non è collegato su quei canali.

La sincronizzazione multicanale dell'inventario può aiutarti a riunire i tuoi canali e assicurarti di evitare scorte eccessive o insufficienti.

Naturalmente, potrebbero esserci casi (come i suddetti problemi a livello di produzione) in cui l'esaurimento di un prodotto potrebbe essere inevitabile.

Quello che puoi provare a fare in quelle circostanze è trasformare un aspetto negativo in positivo. Se sai quando un prodotto tornerà disponibile, puoi consentire ai clienti di effettuare il preordine, ad esempio. I prodotti esauriti possono essere utilizzati a tuo vantaggio.

2. Scarse previsioni

Una parte importante nel decidere la quantità di scorte trasportate è la previsione che hai fatto in base a vari fattori come i dati di vendita precedenti, il valore medio degli ordini e le fluttuazioni stagionali. Ad esempio, se vendi alberi di Natale, di solito c'è solo una finestra di 3-4 mesi (al massimo) in cui li vendi in numero significativo.

Se negli anni precedenti hai venduto una media di 5.000 SKU in ogni periodo rilevante, probabilmente ordinerai scorte per coprire quella domanda precedente.

Tuttavia, se un importante concorrente ha cessato l'attività e non l'hai preso in considerazione nelle tue previsioni, potresti notare una differenza significativa tra ciò che hai in magazzino e gli ordini tentati.

Oppure potresti aver aggiunto un Facebook Store, senza tenere conto dell'aumento della domanda.

Questa dovrebbe essere un'eccezione piuttosto che una regola. Se stai monitorando accuratamente le tue metriche e i tuoi SKU, le tue previsioni dovrebbero essere puntuali più spesso di quanto non lo siano.

Tuttavia, alcune cose, come una pandemia globale, sono quasi impossibili da pianificare. L'offerta e la domanda saranno sempre interrotte da tali crisi, ma puoi, almeno, mantenere un buon servizio clienti di fronte a una pandemia.

3. Personale scarsamente addestrato

Mentre l'errore umano è già stato menzionato come fattore di problemi di gestione dell'inventario, l'elemento umano può andare oltre i semplici errori.

Se non investi nella formazione adeguata dei tuoi dipendenti, non solo affronterai potenziali problemi con il tuo inventario, ma anche con la fidelizzazione del personale, che a sua volta può aumentare i tuoi costi di reclutamento e inserimento di nuovo personale.

La mancanza di formazione può essere un errore cruciale quando si utilizzano sistemi di automazione o basati su software. Se un membro del personale non sa come utilizzare correttamente tali sistemi, è inevitabile che si verifichino degli errori.

Un ottimo esempio di sistemi in cui è necessario formare bene il personale sono le soluzioni di gestione degli ordini. Se le persone non sanno usarle bene, la tua attività ne risentirà.

La mancanza di formazione può avere effetti negativi in ​​aree diverse dal software o dall'automazione.

La mancata formazione dei dipendenti nelle attività di magazzino di base, come l'impilamento di pallet o l'utilizzo di un carrello elevatore, potrebbe causare scorte danneggiate che non possono essere vendute e che in generale hanno un effetto a catena sulla gestione dell'inventario.

Come per altre cose, la formazione sulla gestione dell'inventario non dovrebbe essere un'azione statica o una tantum. Se apporti modifiche ai tuoi processi o se integri nuovi sistemi o automazione, assicurati che tutto il personale interessato riceva la formazione richiesta.

Vale anche la pena includere corsi di riqualificazione o aggiornamento per assicurarsi che il personale stia ancora seguendo ciò che ha appreso in origine.

4. Organizzazione del magazzino

Se il tuo magazzino non è organizzato in modo efficiente, molte attività potrebbero richiedere più tempo del dovuto e ciò influirà sui costi e sulla redditività.

Se i tuoi articoli più venduti sono difficili da raggiungere, il personale dedica più tempo a recuperarli, il che a sua volta significa che ci vorrà più tempo per evadere gli ordini. Il tuo magazzino dovrebbe essere ben organizzato in modo che il tuo personale lavori in modo più efficiente.

Quello che dovresti fare è adottare il metodo ABC (basato sul principio di Pareto).

Ciò significa che dovresti concentrarti sui prodotti di categoria "A" o sugli SKU che costituiscono circa l'80% dei tuoi ordini e vendite. La categoria "B" è quindi le tue SKU con prestazioni medie e "C" sono quei prodotti per i quali c'è meno domanda e che hanno una priorità inferiore.

Il magazzino è un'area che può trarre grandi vantaggi da soluzioni efficienti di gestione delle attività. Il tuo magazzino dovrebbe seguire il vecchio adagio di "'un posto per ogni cosa e ogni cosa al suo posto".

Ordina il tuo magazzino secondo il metodo ABC e la possibile segmentazione in base ai tipi di prodotto se trasporti una vasta gamma. Ad esempio, gli articoli elettrici e gli indumenti devono essere conservati in due aree diverse.

Come per altre aree, qualsiasi riorganizzazione non dovrebbe essere un esercizio una tantum. Laddove i prodotti si adattano al tuo sistema ABC possono cambiare nel tempo, potresti espandere notevolmente la tua gamma di prodotti o persino le dimensioni del tuo magazzino, oppure potresti vedere altri cambiamenti.

Rivedi il tuo piano organizzativo almeno una volta all'anno per assicurarti che soddisfi ancora le attuali richieste che gli vengono poste.

5. Sistemi obsoleti

Anche se c'è da sperare che tu sia andato oltre gli arcaici processi di gestione dell'inventario come la compilazione di un foglio Excel, il mondo in continua evoluzione del software e dell'automazione significa che alcuni dei tuoi sistemi potrebbero ora essere obsoleti.

Potrebbero esserci scenari in cui si implementa una nuova tecnologia che non si integra bene (o per niente) con i sistemi esistenti.

Dove hai magazzini più grandi o multipli, hai bisogno di software e sistemi automatizzati che si integrino bene e "parlino" tra loro. In caso contrario, fai di nuovo affidamento sul tuo personale per trasferire o inserire dati da un sistema all'altro.

Questo a sua volta può portare a un errore umano, il che significa più potenziali problemi di gestione dell'inventario oltre ad essere un'attività che richiede tempo.

Dovresti guardare quali sono le tue soluzioni software o di automazione principali. Dovresti quindi vedere quali sistemi attuali si integrano facilmente con quelli e quali strumenti o software potrebbero essere necessari per essere sostituiti o aggiornati.

Le due aree principali di cui probabilmente hai bisogno di integrare e lavorare insieme di più sono le vendite e la gestione dell'inventario, con quest'ultima aggiornata in tempo reale in base ai cambiamenti della prima.

Perché puntare sull'integrazione? Più i tuoi sistemi sono integrati, meno lavoro per te e il tuo personale, più accurati tracciabilità e metriche e minore è la probabilità di scorte insufficienti o eccessive.

Vuoi che tutti i tuoi processi relativi all'inventario siano come una macchina ben oliata: funzioni senza intoppi e migliorando l'efficienza.

Sebbene, ovviamente, ci siano dei costi legati all'acquisto di nuovi sistemi o all'aggiornamento di quelli vecchi, è necessario considerare i risparmi a lungo termine che tali modifiche produrranno.

Per molte soluzioni, in particolare quelle del settore SaaS, le aziende cercano costantemente di apportare miglioramenti e questi aggiornamenti sono spesso inclusi nelle tariffe mensili o annuali.

L'asporto

Ora che abbiamo dato un'occhiata ad alcuni dei metodi per il branding, diamo un'occhiata ad alcune tendenze per il branding della tua azienda nel 2022.

La maggior parte dei problemi di gestione dell'inventario, sebbene fastidiosi, sono relativamente facili da risolvere. Considerando le principali questioni discusse, puoi facilmente identificare eventuali lacune nei tuoi sistemi e processi attuali e, si spera, adottare misure per rettificare tali lacune.

Quello che devi ricordare è che i continui problemi di inventario possono causare non solo vendite perse, ma anche danni al tuo marchio.

Avere una buona catena di approvvigionamento, dalla produzione al magazzino e all'evasione degli ordini, è un fattore essenziale nell'e-commerce. Rendere felici i tuoi clienti e vederli tornare ad acquistare ancora e ancora, è uno dei motivi principali per operare.

Al centro di ciò risiede il principio di una gestione efficiente dell'inventario per garantire un elevato livello di evasione degli ordini.