5 распространенных проблем управления запасами, которых следует избегать для вашего онлайн-бизнеса

Представьте сценарий; клиент видит продукт, который ему очень нравится, тратит некоторое время на изучение описания, может быть, проверяет отзывы, а затем принимает решение о покупке. Затем они переходят к процессу оформления заказа только для того, чтобы обнаружить, что товара в настоящее время нет в наличии.

Это не только раздражает покупателя, но и может плохо отразиться на вашем бренде в целом.

С проблемами управления запасами рано или поздно сталкивается каждый бизнес. В некоторых случаях причины могут быть неустранимыми (например, серьезные технические проблемы с производителями), но в большинстве случаев проблемы связаны с внутренними процессами и системами, и очень многого можно избежать.

Итак, каких наиболее распространенных проблем с управлением запасами следует избегать, если ваш бизнес продает через Интернет? Как их обнаружить и что делать, чтобы их избежать?

Пять наиболее распространенных проблем управления запасами

Знание наиболее распространенных проблем управления запасами, с которыми вы можете столкнуться, поможет вам предотвратить их возникновение.

1. Отсутствие автоматизации

Человеческая ошибка может стать серьезной проблемой, когда речь идет о проблемах с запасами. Если вы полагаетесь на своих сотрудников, которые несут ответственность за все управление запасами, и используете ручной метод записи, такой как Excel, тогда проблемы неизбежны.

Неправильно введенные цифры (либо при инвентаризации, либо при дозаказе) означают, что всегда будут возникать расхождения.

Если вы управляете более чем одним складом для выполнения заказов, то отсутствие хорошей системы управления складом означает, что почти невозможно иметь точный обзор уровней запасов или представление о том, откуда поступает наибольшее количество заказов, чтобы у вас был достаточный запас на складе. соответствующее местоположение склада.

Когда вы управляете магазином электронной коммерции, очень вероятно, что вы управляете многоканальным бизнесом. Без автоматизированных решений это может вызвать серьезные проблемы, если номера SKU не связаны между этими каналами.

Синхронизация многоканального инвентаря может помочь объединить ваши каналы и гарантировать, что вы избежите избыточного или недостаточного запаса.

Конечно, могут быть случаи (например, вышеупомянутые проблемы на уровне производства), когда нехватка продукта неизбежна.

Что вы можете попытаться сделать в таких обстоятельствах, так это превратить негатив в позитив. Если вы знаете, когда товар снова появится на складе, вы можете, например, разрешить клиентам делать предварительный заказ. Товары, которых нет в наличии, можно использовать в своих интересах.

2. Плохое прогнозирование

Основная часть решения о том, сколько у вас есть на складе, — это прогноз, который вы сделали на основе различных факторов, таких как предыдущие показатели продаж, средняя стоимость заказа и сезонные колебания. Например, если вы продаете рождественские елки, обычно есть только окно в 3-4 месяца (максимум), в течение которого вы продаете их в любом значительном количестве.

Если в предыдущие годы вы продали в среднем 5000 SKU в каждый соответствующий период, то вы, вероятно, закажете запас, чтобы покрыть этот предыдущий спрос.

Однако, если крупный конкурент вышел из бизнеса, а вы не учли это в своих прогнозах, вы можете увидеть значительную разницу между тем, что у вас есть на складе, и тем, что вы пытались сделать.

Или вы, возможно, добавили магазин Facebook, не принимая во внимание возросший спрос.

Это должно быть скорее исключением, чем правилом. Если вы точно отслеживаете свои показатели и свои SKU, то ваши прогнозы должны быть точны чаще, чем нет.

Однако некоторые вещи, такие как глобальная пандемия, практически невозможно спланировать. Такие кризисы всегда будут нарушать спрос и предложение, но вы можете, по крайней мере, поддерживать хорошее обслуживание клиентов перед лицом пандемии.

3. Плохо обученный персонал

Хотя человеческая ошибка уже упоминалась как фактор проблем управления запасами, человеческий фактор может выходить за рамки простых ошибок.

Если вы не инвестируете в обучение своих сотрудников, вы столкнетесь не только с потенциальными проблемами с вашими запасами, но и с удержанием персонала, что, в свою очередь, может увеличить ваши расходы на набор и адаптацию нового персонала.

Отсутствие обучения может стать серьезной ошибкой, если вы используете автоматизированные или программные системы. Если сотрудник не знает, как правильно пользоваться такими системами, то ошибки неизбежны.

Отличным примером систем, в которых вам необходимо хорошо обучать персонал, являются ваши решения по управлению заказами. Если люди не знают, как правильно их использовать, ваш бизнес пострадает.

Отсутствие обучения может иметь негативные последствия в других областях, помимо программного обеспечения или автоматизации.

Неспособность обучить ваших сотрудников основным складским задачам, таким как штабелирование поддонов или управление вилочным погрузчиком, может привести к повреждению запасов, которые нельзя будет продать, и это окажет косвенное влияние на ваше управление запасами в целом.

Как и во всем остальном, обучение управлению запасами не должно быть статичным или разовым мероприятием. Если вы вносите какие-либо изменения в свои процессы или интегрируете новые системы или средства автоматизации, убедитесь, что весь соответствующий персонал прошел необходимое обучение.

Стоит даже включить курсы переподготовки или повышения квалификации, чтобы убедиться, что сотрудники по-прежнему следуют тому, чему они изначально научились.

4. Организация склада

Если ваш склад организован неэффективно, многие задачи могут занимать больше времени, чем следует, и это влияет на ваши затраты и прибыльность.

Если до ваших самых продаваемых товаров трудно добраться, персонал тратит больше времени на их получение, что, в свою очередь, означает, что вам требуется больше времени для выполнения заказов. Ваш склад должен быть хорошо организован, чтобы ваши сотрудники работали более эффективно.

Что вам следует делать, так это применять метод ABC (основанный на принципе Парето).

Это означает, что вы должны сосредоточиться на продуктах категории «А» или артикулах, которые составляют около 80% ваших заказов и продаж. Тогда категория «B» — это ваши среднеэффективные SKU, а «C» — это те товары, на которые меньше спрос и которые имеют меньший приоритет.

Складирование — это область, которая может значительно выиграть от эффективных решений по управлению задачами. Ваш склад должен следовать старой пословице «место для всего и все на своем месте».

Отсортируйте свой склад по методу ABC, а также возможную сегментацию по типам товаров, если у вас широкий ассортимент. Например, электротовары и одежду следует хранить в двух разных местах.

Как и в других областях, любая реорганизация не должна быть разовым мероприятием. Если продукты, входящие в вашу систему ABC, могут со временем меняться, вы можете значительно расширить свой ассортимент или даже размер своего склада, или вы можете увидеть другие изменения.

Пересматривайте свой организационный план не реже одного раза в год, чтобы убедиться, что он по-прежнему соответствует предъявляемым к нему текущим требованиям.

5. Устаревшие системы

Хотя следует надеяться, что вы вышли за рамки архаичных процессов управления запасами, таких как заполнение листа Excel, постоянно меняющийся мир программного обеспечения и автоматизации означает, что некоторые из ваших систем теперь также могут быть устаревшими.

Могут быть сценарии, когда вы внедряете новую технологию, которая плохо интегрируется (или вообще не интегрируется) с существующими системами.

Если у вас большие или несколько складов, вам необходимо программное обеспечение и автоматизированные системы, которые хорошо интегрируются и «общаются» друг с другом. Если это не так, то вы снова полагаетесь на своих сотрудников для передачи или ввода данных из одной системы в другую.

Это, в свою очередь, может привести к человеческим ошибкам, что означает больше потенциальных проблем с управлением запасами, а также трудоемкую задачу.

Вы должны посмотреть, какое у вас основное программное обеспечение или решения для автоматизации. Затем вы должны увидеть, какие текущие системы легко интегрируются с ними, и какие инструменты или программное обеспечение, возможно, потребуется заменить или обновить.

Две основные области, которые вам, вероятно, больше всего нужны для интеграции и совместной работы, — это управление продажами и запасами, при этом последнее обновляется в режиме реального времени в соответствии с изменениями в первом.

Зачем делать упор на интеграцию? Чем больше интегрированы ваши системы, тем меньше работы у вас и ваших сотрудников, тем точнее отслеживание и метрики и ниже вероятность дефицита или избытка.

Вы хотите, чтобы все ваши процессы, связанные с запасами, были похожи на хорошо смазанный механизм: бесперебойная работа и повышение эффективности.

Хотя, конечно, покупка новых систем или обновление старых сопряжены с затратами, вы должны учитывать долгосрочную экономию, которую дадут такие изменения.

Для многих решений, особенно в секторе SaaS, компании постоянно стремятся вносить улучшения, и эти обновления часто включаются в ежемесячную или годовую плату.

Вынос

Теперь, когда мы рассмотрели некоторые методы брендинга, давайте рассмотрим некоторые тенденции брендинга вашей компании в 2022 году.

Большинство проблем с управлением запасами, хотя и надоедливые, решить сравнительно легко. Рассмотрев основные обсуждаемые вопросы, вы сможете легко выявить любые пробелы в ваших текущих системах и процессах и, возможно, предпринять шаги для их устранения.

Что вы должны помнить, так это то, что постоянные проблемы с запасами могут привести не только к потере продаж, но и к ущербу для вашего бренда.

Наличие хорошей цепочки поставок, от производства до складирования и выполнения заказов, является важным фактором в электронной коммерции. Делать своих клиентов счастливыми и видеть, как они возвращаются к покупкам снова и снова, является одной из ваших главных причин для работы.

В основе этого лежит принцип эффективного управления запасами для обеспечения высокого уровня выполнения заказов.