Automatización de CRM: una guía rápida y sencilla

Para empresas de todos los tamaños, las hojas de cálculo y el mantenimiento manual de registros pueden volverse tediosos muy rápidamente. Es por eso que muchas empresas B2B y B2C que buscan priorizar el crecimiento utilizan sistemas CRM, como Salesforce, para organizar procesos comerciales y simplificar tareas complejas.

Los sistemas CRM tienen una amplia gama de capacidades, desde ayudar a las empresas a administrar los datos de los clientes y respaldar a los equipos de marketing hasta aumentar la satisfacción del cliente e incluso ayudar con la atención al cliente. Sin embargo, a medida que ingresan más datos al CRM (¡se crean más de 2,5 quintillones de bytes por día!), la calidad general de los datos del CRM se vuelve más difícil de mantener.

¿Por qué? Bueno, muchas tareas de prospección y gestión de clientes son repetitivas y consumen mucho tiempo. Por lo tanto, cuantos más datos ingresan al CRM, más tareas deben completarse y más tiempo se quita de otras responsabilidades. Esencialmente, esto significa menos productividad, menos ventas y, en última instancia, una disminución de los ingresos. ¡Ay!

Afortunadamente, la automatización de CRM permite a los usuarios dejar tareas tediosas y que consumen mucho tiempo en el pasado sin sacrificar la calidad de sus datos de CRM. Siga leyendo para conocer todo lo que necesita saber sobre la automatización de CRM.

¿Qué es la automatización de CRM?

La automatización de CRM es una forma de automatizar tareas manuales repetitivas para optimizar los procesos y mejorar la productividad. La automatización de su CRM se encarga de las tareas diarias, como la actualización de la información del cliente, la gestión del calendario, la entrada de datos y más.

El poder de la automatización CRM

CRM con automatización abre un mundo de beneficios, todos los cuales, en última instancia, pueden conducir a grandes cosas para su balance final.

Mayor productividad y eficiencia

La mejor parte de la automatización es la libertad que te da. La automatización de CRM permite a los usuarios optimizar las tareas, liberando el resto de su día para concentrarse en lo que importa.

Para el equipo de ventas, esto podría significar la libertad de enviar más correos electrónicos o comunicarse con más clientes por teléfono, lo que en última instancia significa mayores oportunidades de ventas para la empresa.

Mejor experiencia del cliente

Un CRM automatizado no solo beneficia a sus usuarios. ¡Los clientes también sentirán los beneficios!

Cuando todo en el CRM debe hacerse manualmente (especialmente con una avalancha de datos que ingresan al sistema), no pasa mucho tiempo antes de que las tareas comiencen a quedar en un segundo plano. ¿El problema? Esto da como resultado un mantenimiento deficiente de los datos, lo que puede causar mucha fricción con los clientes.

Por ejemplo, supongamos que alguien del equipo de ventas decide ponerse en contacto con un cliente potencial. Cuando hacen la llamada, ¡resulta que esa persona ya había sido contactada por alguien de la empresa! Dado que el vendedor se había basado sin saberlo en un registro duplicado para informar la llamada, no sabía que ya se había contactado con este cliente potencial.

Se pone peor: el cliente ya tenía varios casos de soporte abiertos con respecto a un producto que compró de la empresa. Ahora están molestos porque en lugar de solucionar su problema, la compañía está tratando de venderles otro producto. Esto no solo avergüenza al vendedor, sino que el cliente decide no volver a hacer negocios con la empresa nunca más.

Este es un problema que la automatización de CRM puede ayudar a resolver. La automatización del proceso de deduplicación puede llegar a todos los registros duplicados a los que el equipo de ventas no tiene tiempo de acceder, lo que reduce sus niveles de estrés y mantiene intactas las relaciones con los clientes. ¡Puntaje!

Mejor precisión y organización de los datos.

Una de las mayores desventajas de la entrada manual de datos es la mayor probabilidad de error. Se pueden cometer muchos errores al ingresar datos manualmente, incluido escribir mal el nombre de alguien, olvidar el símbolo "@" en la dirección de correo electrónico de una persona, omitir un campo por completo... Desafortunadamente, la lista continúa.

La automatización de datos de CRM puede reducir la cantidad de procesos de entrada manual para reducir la probabilidad de error y mejorar la precisión general de los datos.

Pero no es solo la entrada de datos lo que se puede automatizar. ¡ Las actualizaciones de registros también se pueden automatizar! Es bueno tener esto en cuenta porque con tantos datos ingresando al CRM, puede ser fácil olvidar regresar y actualizar la información de contacto anterior. La automatización de este proceso garantiza que toda la información de contacto esté actualizada y sea precisa, lo que mejora la calidad general de sus datos de CRM.

Mejor toma de decisiones

Las empresas confían en los datos de CRM para informar las decisiones comerciales. Por ejemplo, los datos de CRM se usan para crear pronósticos de ventas, que luego se usan para permitir la planificación estratégica y optimizar el flujo de caja.

Como se mencionó en la sección anterior, la automatización de datos de CRM puede desempeñar un papel importante en la mejora de la precisión de los datos. Los datos precisos son esenciales para crear pronósticos de ventas precisos, que informan decisiones comerciales aún más importantes, especialmente aquellas relacionadas con preocupaciones presupuestarias.

Por ejemplo, digamos que el jefe de ventas pronostica $60 millones en ventas para el año. Este número es más bajo de lo que esperaban, lo que significa que la empresa deberá reducir los presupuestos, el tamaño de los equipos y más para alcanzar el objetivo de ingresos. No pasa mucho tiempo antes de que los empleados sean despedidos, el equipo de marketing deja de patrocinar y hablar en eventos de la industria, y la empresa traslada a los empleados restantes a un espacio de trabajo más pequeño y menos eficiente para reducir costos.

Entonces, el Jefe de Ventas se da cuenta de algo desafortunado: se ha subestimado significativamente. Los datos de CRM que usó para crear el pronóstico estaban plagados de errores, lo que resultó en un pronóstico de $50 millones menos de lo que debería haber sido. Todos los cambios que hizo la empresa para garantizar su rentabilidad tuvieron el efecto contrario, y ahora los ejecutivos se preguntan qué otras decisiones comerciales se han visto afectadas por la mala calidad de los datos.

Para resumir, la automatización de CRM podría haber evitado los errores humanos que llevaron a una conclusión tan catastrófica.

Revolucionando el marketing por correo electrónico con CRM

¿Una de las mejores formas de utilizar la automatización de CRM? Para mejorar sus esfuerzos de marketing por correo electrónico. Puede usar plataformas de marketing por correo electrónico y CRM juntas para organizar contactos, almacenar datos de clientes y, lo adivinó, automatizar campañas.

La magia de la automatización del marketing por correo electrónico

La automatización del marketing por correo electrónico es un correo electrónico (o una secuencia de correos electrónicos) que se envía después de que un suscriptor realiza una acción específica, como registrarse en un programa de correo electrónico, realizar una compra o usar un código de descuento.

Por ejemplo, supongamos que se registró en el programa de correo electrónico de una tienda minorista. Unos minutos después de registrarse, recibirá un correo electrónico de "Bienvenida" en su bandeja de entrada. ¿Coincidencia? No del todo, eso es la automatización del marketing por correo electrónico en juego. Cuando se inscribió en el programa de correo electrónico, la automatización de marketing por correo electrónico de la marca que tenía implementada activó un correo electrónico de "Bienvenida" que se envió a su bandeja de entrada.

Te sentiste bienvenido. El vendedor de correo electrónico nunca tuvo que mover un dedo. Y eso, amigo mío, es la magia de la automatización del marketing por correo electrónico.

Pero no termina ahí. Ese correo electrónico de "Bienvenida" marca el comienzo de un viaje del cliente, y los viajes completos se pueden automatizar en función de las acciones que toman los suscriptores. Unos días después del correo electrónico de bienvenida inicial, es posible que reciba un correo electrónico con un 25 % de descuento para nuevos suscriptores. Si hace clic en el enlace incrustado en el correo electrónico y usa el descuento en un artículo en particular, eso significará interés en el descuento y puede generar otro correo electrónico unos días más tarde recomendando productos similares al que compró.

Estas recomendaciones se hicieron especialmente para usted en función de sus compras anteriores, y el contenido del correo electrónico se seleccionó específicamente para adaptarse a sus intereses. Sin embargo, no era un vendedor de correo electrónico sentado en el otro extremo de la computadora seleccionando a mano los elementos que pensaban que te podrían gustar. Fue la automatización del correo electrónico la que provocó que se le enviaran correos electrónicos previamente elaborados en función de su comportamiento.

Al final, es más probable que realice una compra y el vendedor por correo electrónico tiene más tiempo para concentrarse en otras tareas importantes. ¡Es un ganar-ganar!

Cómo la automatización de CRM eleva el marketing por correo electrónico

Cuando se trata de marketing, la personalización es clave. La automatización del marketing por correo electrónico le presenta la oportunidad perfecta para enviar contenido personalizado que sea relevante para cada suscriptor.

Como mencionamos anteriormente, la automatización del marketing por correo electrónico le permite enviar correos electrónicos activados en función de las acciones que toman los suscriptores. Pero, ¿dónde entra en juego la automatización de CRM?

El CRM es el cofre del tesoro donde se almacenan todos los valiosos datos de sus clientes. Estos datos son cruciales al crear campañas personalizadas de marketing por correo electrónico: el nombre, el género, la ocupación, la edad, la ubicación, los patrones de comportamiento y más del cliente se almacenan en el CRM. Pero para que estos datos sean útiles, deben ser de alta calidad.

En términos generales, los datos solo pueden considerarse de "alta calidad" cuando son:

• Preciso
• Completo
• Confiable
• Importante
• Oportuno
• Válido

La automatización de datos de CRM puede ayudar a garantizar que sus datos de CRM marquen cada una de esas casillas.

Características del marketing por correo electrónico basado en CRM

Al buscar un sistema CRM y/o una plataforma de marketing por correo electrónico, hay algunas características clave que debe tener en cuenta:

Capacidades de prueba y análisis

El marketing cambia constantemente, al igual que sus clientes. Por lo tanto, sus datos también están cambiando.

Una plataforma de marketing por correo electrónico habilitada para CRM le brinda un flujo constante de datos actualizados de los clientes. Además, le brinda las herramientas que necesitará para analizar esos datos, probar campañas de marketing por correo electrónico y ajustar su estrategia según sea necesario.

Por ejemplo, puede usar análisis para averiguar cuántos suscriptores hicieron clic en el enlace que incluyó en su última campaña de correo electrónico. Según esas métricas, puede determinar qué tan exitosa fue esa campaña y realizar los cambios necesarios.

integraciones

Cuando busque una herramienta de marketing por correo electrónico y/o CRM, encontrar algo que sea lo más parecido posible a todo en uno puede ser muy conveniente. Asegúrese de que la herramienta que busca se integre con otro software y servicios, como Microsoft, Salesforce u otras plataformas de marketing.

¿Porque es esto importante? Las integraciones le brindan la capacidad de aumentar sus capacidades y servir mejor a su audiencia. Por ejemplo, al integrarse con Microsoft, podrá enviar campañas de correo electrónico automatizadas a listas de contactos segmentadas sin tener que cambiar de sistema.

Crianza de plomo

El lead nurturing consiste en construir y fomentar relaciones con los clientes en cada etapa del recorrido del cliente. Para ahorrar tiempo (y dinero), busque una plataforma de marketing por correo electrónico habilitada para CRM que automatice partes (o la totalidad) de este proceso.

Respuestas de correo electrónico automatizadas

La capacidad de crear campañas de goteo es una de las características más importantes a tener en cuenta, ya que puede ahorrarle mucho tiempo, aumentar la productividad y mejorar la experiencia del cliente.

Las campañas de goteo son correos electrónicos que se envían automáticamente a clientes específicos en función de ciertos factores desencadenantes. Los ejemplos de campañas de goteo incluyen recordatorios de carritos abandonados y actualizaciones de envío.

Seguimiento de participación de suscriptores

El marketing por correo electrónico requiere que los especialistas en marketing cambien rápidamente su estrategia cuando las cosas no funcionan. Con el marketing por correo electrónico de CRM, puede ver qué suscriptores abrieron su correo electrónico, hicieron clic en ciertos enlaces, etc.

Esta información le da el poder de ajustar su estrategia hasta que descubra qué resuena con sus suscriptores. Busque una herramienta con seguimiento de conversiones para comprender mejor el comportamiento de sus suscriptores.

Beneficios del marketing por correo electrónico basado en CRM

El uso de una plataforma de marketing por correo electrónico que se integre con un sistema CRM puede proporcionar una amplia gama de beneficios para su empresa.

Hub central para datos de clientes

Cuando utiliza una plataforma de marketing por correo electrónico con un sistema CRM, le proporciona un centro único y centralizado para todos los datos de sus clientes. Luego, este centro es accesible para cualquier persona de su organización que pueda necesitarlo, ya sea que trabaje en ventas, marketing o incluso finanzas.

El sistema CRM almacena información de contacto (p. ej., números de teléfono, direcciones de correo electrónico, direcciones postales, números de fax, etc.), actividad de ventas, comportamiento del usuario, llamadas telefónicas, notas de clientes y más. Puede ayudarlo a descubrir patrones y hallazgos clave relacionados con sus clientes.

Imagen clara de tu audiencia

Es más fácil obtener una mayor comprensión de su audiencia cuando todos los datos de sus clientes están en un solo lugar. La capacidad de realizar un seguimiento de todas las interacciones con sus clientes le permite determinar qué estrategias funcionan y cuáles no, y señalar las áreas en las que su empresa puede mejorar.

Campañas dirigidas y personalizadas

Las campañas de marketing por correo electrónico más efectivas están personalizadas para satisfacer los intereses y preferencias específicos de un individuo. Un sistema CRM facilita la personalización al recopilar, organizar y almacenar automáticamente datos cruciales del usuario.

Fácil de crear correos electrónicos atractivos y receptivos

Hoy en día, nunca se sabe en qué tipo de dispositivo alguien recibirá sus correos electrónicos. Los suscriptores pueden estar desplazándose por su bandeja de entrada en su computadora de escritorio, computadora portátil, teléfono móvil o incluso en su iPad.

Con una herramienta de marketing por correo electrónico habilitada para CRM, puede obtener acceso a plantillas de correo electrónico que son fácilmente personalizables y receptivas en todo tipo de dispositivo. Esto es esencial para crear una experiencia de usuario coherente y atractiva. Además, puede tener un impacto positivo en la participación de la campaña.

La nación de la automatización está en aumento

A medida que ingresan más y más datos al CRM, mantener su calidad es de vital importancia. La automatización de CRM puede ayudarlo a mantener datos de alta calidad, ahorrar tiempo, aumentar la productividad e incluso mejorar los esfuerzos de marketing por correo electrónico.

¿Quieres saber más sobre la gestión de CRM? Consulte nuestro informe, El estado de la gestión de datos de CRM.