Tout ce que je sais sur la gestion de projet, j'ai appris de mes enfants

Les couples mariés avec enfants constituaient autrefois la majorité de la population, mais ce pourcentage a diminué au fil des ans et selon le recensement de 2016, un peu plus de 42% de tous les ménages américains comprennent des enfants de moins de 18 ans. Les adultes attendent plus longtemps pour se marier et c'est aussi de plus en plus courant de choisir de ne pas avoir d'enfants du tout, contribuant tous deux au déclin.

« Attendez, qu'est-ce que cela a à voir avec la gestion de projet », vous demandez-vous. Eh bien, tout le monde n'a pas d'enfants (encore ou pas du tout), mais les miens m'ont appris pas mal de choses au fil des ans. Un certain nombre de ces leçons sont étonnamment applicables dans mon travail quotidien de gestion de projet et dans mes relations avec les clients.

J'ai examiné mes techniques parentales éprouvées. Qu'est-ce qui fonctionne la plupart du temps ? Qu'est-ce qui ne marche jamais ? Bien sûr, avec plus d'un enfant, quelque chose qui fonctionne très bien pour l'un peut ne pas convenir à l'autre.

Vous trouverez ci-dessous mes quatre principales leçons apprises en matière de parentalité qui s'appliquent très bien à la gestion de projet.

La préparation est la clé

J'ai toujours été un planificateur. Comme toute personne de type A vous le dira, le temps presse ! Et comme tous les parents vous le diront, les enfants mettent environ 362 fois plus de temps pour accomplir une tâche de base que cela ne l'exige vraiment. (Sérieusement, combien de temps faut-il pour mettre des chaussettes et des chaussures ?!) J'ai appris à m'adapter à mon emploi du temps qui n'est pas le mien. Quels changements ai-je mis en œuvre pour m'assurer que je ne suis pas en retard et oublieux partout où je vais ?

J'ai déposé mes vêtements la veille : les miens et les deux enfants (mon mari doit se débrouiller tout seul). Je m'assure d'avoir le sac à langer bien approvisionné à tout moment avec beaucoup de nécessités. Vous feriez mieux de croire qu'il y a aussi de petits extras «en cas d'urgence» (comme un jouet ou un livre rarement vu, une tétine ou une collation en prime). Chaque soir de semaine avant de m'asseoir pour la soirée, je m'assure que mon tout-petit a des biberons et des amuse-gueules préparés pour l'école de demain. J'ai mis ma tasse de café sous la Nespresso. Tout comme les efforts de référencement, chaque petit geste compte !

Vous ne savez jamais ce qui va entraver vos efforts pour sortir de la porte. Certains matins, tout le monde se réveille à l'heure, personne n'a faim et personne ne renverse un verre de lait entier sur trois personnes simultanément. Ces matins-là sont rares, mais la préparation m'aide à éviter des retards importants au départ.

Pour poursuivre cette pratique au travail, j'aime préparer dès aujourd'hui les rendez-vous de demain. J'écris les agendas à l'avance, je m'assure d'avoir lu les dernières nouvelles des clients et les articles de blog, et j'ai visité leur site Web. Chaque jour, je mets en place des alertes sur Google et ahrefs. Je vérifie avec les membres de l'équipe avant toute réunion pour m'assurer qu'ils sont au courant de ce qu'ils doivent couvrir.

Des recherches ont montré que si vous écrivez la liste des tâches de demain avant d'aller vous coucher, vous vous endormirez probablement plus rapidement. Et l'idée derrière cela a du sens. Plus vous avez déchargé votre mémoire, moins votre esprit a à parcourir avant de s'endormir. Et rappelez-vous, vous ne savez jamais ce qui va faire dérailler vos efforts au cours d'une journée de travail donnée, donc encore une fois, la préparation est la clé.

Planification des cauchemars

Certes, mes enfants sont d'âge préscolaire et plus jeunes, donc je ne coordonne pas exactement les fonctions scolaires, la pratique sportive et les événements avec les sorties entre amis et le temps passé en famille. (Mais nous venons de nous inscrire au football plus tard ce mois-ci.) Néanmoins, il existe de nombreux calendriers familiaux à coordonner. Je n'arrive pas à croire à combien de fêtes d'anniversaire de 3 ans mon fils a été invité l'année dernière !

Ne prenez pas rendez-vous à 14 h pour une coupe de cheveux en ville lorsque vous serez à une fête d'anniversaire avant 13 h 30. Vous ne partirez pas à l'heure (et n'essayez même pas d'éloigner vos enfants avant le gâteau d'anniversaire) et vous serez coincé en espérant que le salon vous comprenne et puisse vous presser lorsque vous vous présentez bien après votre créneau horaire. (De plus, cela semble un peu impoli de ne pas respecter l'heure du rendez-vous.) Nous l'avons appris à la dure.

Lorsque vous planifiez des réunions, prévoyez que les choses pourraient prendre plus de temps que vous ne le pensez. Vous pouvez avoir un ordre du jour défini qui ne devrait prendre qu'une demi-heure à travailler, mais cela ne permet pas de commentaires ou de discussion naturels. Les deux sont essentiels pour mieux comprendre les préoccupations de votre client, son secteur d'activité et pour établir une relation positive.

Vous voudrez également vous donner une marge de manœuvre lors de la planification des jalons du projet. Les décideurs clés peuvent rencontrer des obstacles inévitables qui entraînent des retards compréhensibles (ou frustrants). Ces retards peuvent faire boule de neige et si vous ne parvenez pas à vous remettre sur la bonne voie, l'ensemble du projet peut en souffrir. Complétez le calendrier, il vaut toujours mieux livrer plus que ne pas répondre aux attentes.

Clarté de la communication

Communication claire et concise. C'est essentiel pour éviter les effondrements. Je ne suis pas étranger à être la cible d'une crise de colère de tout-petit. Cependant, j'ai appris que je peux atténuer une bonne partie de ceux-ci en exprimant clairement mes attentes. Les enfants n'aiment pas le changement ; ce sont des créatures d'habitude et aiment savoir à quoi s'attendre. Ainsi, lorsque vous les interrompez brusquement pour changer de vitesse, ils vont reculer.

Disons que nous devons quitter la maison dans 15 minutes. En travaillant à reculons, cela signifie que nous devons commencer à nous diriger vers la voiture dans 10 minutes, ce qui signifie que mon fils devrait commencer à mettre ses chaussettes et ses chaussures dans 5. (Rappelez-vous, cela peut inexplicablement prendre 5 minutes ou plus pour un tout-petit pour faire 30 secondes tâche !) S'il joue activement et que dans 5 minutes je lui demande d'arrêter, il ne sera pas intéressé. Je ne l'ai pas prévenu et il est occupé. Si je lui préviens : « Hé petit, dans 5 minutes, nous allons commencer à nous préparer, pourquoi ne choisis-tu pas une autre chose avec laquelle jouer avant de partir », alors il est beaucoup plus réceptif à le changement de décor.

Tout bon PM sait qu'une communication claire et concise est essentielle avec les clients. Vous devez définir des attentes réalistes, suivre les objectifs et adapter votre approche client à client. En parlant d'attentes, cela inclut des notions préconçues ou des connaissances de base. Je m'attends à ce que nos clients aient une compréhension générale du sujet en question, mais expliquent quand même le raisonnement derrière nos recommandations. Même l'examen de la langue que vous utilisez est utile. Par exemple, l'un des services que nous proposons ici chez Go Fish est globalement le « marketing de contenu », mais plus précisément, nous exécutons des « campagnes de contenu créatif ». Le mot « contenu » est assez chargé, en particulier pour les spécialistes du marketing, il est donc très utile de clarifier initialement et continuellement les attentes et les objectifs.

Certains clients seront également très réceptifs à une communication écrite constante avec des appels réguliers – ces clients ne croient pas à la surcommunication. À l'autre extrémité du spectre, certains clients préfèrent ne pas se soucier des détails. Ils ont externalisé le travail pour une raison. Je n'aime pas deviner quelle méthode de communication un client préfère – c'est l'une des premières questions que je pose.

En fin de compte, une mauvaise communication sera un facteur dans presque toutes les expériences client négatives. C'est-à-dire que j'aime communiquer tôt et souvent.

Portée

Ah, bon vieux fluage de portée. Nous le connaissons tous. Quand un client veut ajouter une petite chose ici, là, et là-bas aussi, et tout à coup vous gérez un projet entièrement différent. Il est important de se souvenir de l'objectif global à la fin de la journée.

Il y a quelques week-ends, nous avons emmené la famille au musée Durham Life and Science. Alors que mon fils naviguait avec autant de précautions dans les cordes dans la zone de la cabane dans les arbres, j'ai vu l'arriéré se développer. Lentement mais sûrement, une file de petits impatients se formait derrière mon gamin trépidant. Je me suis excusé auprès de l'un des papas qui attendaient près de moi et il a dit : « Si nous sommes pressés aujourd'hui, nous ne sommes pas au bon endroit ; Aujourd'hui, tout est question de plaisir. Et j'ai pensé que c'était une si grande perspicacité. J'étais concentré sur les détails – mon enfant ralentissait tout le monde et tout – mais le but de la journée était de sortir de la maison et de jouer.

De même, les clients peuvent vous écarter de votre plan à tout moment. Il est important de prendre du recul et de se demander si le changement demandé affectera ou non l'objectif global du projet. Une fois que vous avez déterminé l'impact qu'un changement de direction ou un retard pourrait avoir sur l'ensemble du projet, vous pouvez planifier plus précisément votre plan d'action. Vous pouvez ensuite ajuster les horaires et communiquer clairement l'impact au client.

Planifiez à l'avance de manière réfléchie, mais soyez suffisamment agile pour réévaluer et ajuster. C'est plus facile à dire qu'à faire. Mais j'espère que certains des conseils ci-dessus vous aideront dans votre prochain projet, à la maison ou au bureau.