Tot ce știu despre managementul proiectelor l-am învățat de la copiii mei

Cuplurile căsătorite cu copii au fost cândva majoritatea populației, dar acest procent a scăzut de-a lungul anilor și, conform recensământului din 2016, puțin peste 42% din toate gospodăriile din SUA includ copii sub 18 ani. Adulții așteaptă mai mult să se căsătorească și este, de asemenea, devenind din ce în ce mai obișnuit să aleagă să nu aibă deloc copii, ambele contribuind la declin.

„Stai, ce legătură are asta cu managementul de proiect”, te întrebi. Ei bine, nu toată lumea are copii (încă sau deloc), dar ai mei m-au învățat destul de multe lucruri de-a lungul anilor. Un număr dintre aceste lecții se aplică în mod surprinzător în munca mea de zi cu zi de management de proiect și relațiile cu clienții.

Mi-am examinat tehnicile mele încercate și adevărate de parenting. Ce funcționează de cele mai multe ori? Ce nu funcționează niciodată? Desigur, cu mai mult de un copil, ceva care funcționează foarte bine pentru unul ar putea să nu se potrivească celuilalt.

Mai jos sunt cele mai bune patru lecții învățate despre părinți, care se transferă foarte bine în managementul de proiect.

Pregătirea este cheia

Întotdeauna am fost un planificator. După cum vă va spune orice persoană de tip A, timpul este esențial! Și, după cum vă va spune fiecare părinte, copiilor le ia aproximativ 362 de ori mai mult timp pentru a face orice sarcină de bază, așa cum o necesită cu adevărat. (Serios, cât durează să pun șosete și pantofi?!) Am învățat să mă adaptez programului meu nefiind al meu. Ce modificări am implementat pentru a mă asigura că nu alerg întârziere și uituc oriunde merg?

Am întins hainele cu o seară înainte: ai mei și a ambilor copii (soțul meu trebuie să se descurce singur). Am grijă să am punga pentru scutece bine aprovizionată în orice moment, cu o mulțime de cele necesare. Ar fi bine să crezi că există și mici suplimente „în caz de urgență” (cum ar fi o jucărie sau o carte rar văzută, suzetă sau gustare bonus). În fiecare noapte înainte de a mă așeza pentru seară, mă asigur că micuțul meu are sticle și mâncare pentru degete pregătite pentru școală mâine. Mi-am pus ceașca de cafea sub Nespresso. La fel ca eforturile SEO, fiecare pic se adună!

Nu știi niciodată ce îți va împiedica eforturile de a ieși pe ușă. În unele dimineți toată lumea se trezește la timp, nimeni nu-i este foame și nimeni nu varsă un pahar întreg de lapte asupra a trei persoane simultan. Acele dimineți sunt rare, dar pregătirea mă ajută să evit orice întârziere majoră la plecare.

Pentru a duce această practică la locul de muncă, îmi place să mă pregătesc pentru întâlnirile de mâine de astăzi. Scriu agende în avans, mă asigur că am analizat știrile recente ale clienților și postările pe blog și că le-am vizitat site-ul web. În fiecare zi, am configurat alerte pe Google și ahrefs. Mă verific cu membrii echipei înainte de orice întâlnire pentru a mă asigura că sunt la curent cu ceea ce trebuie să acopere.

Cercetările au arătat că, dacă notezi lista de sarcini de mâine înainte de a merge la culcare, probabil că vei adormi mai repede. Și ideea din spatele asta are sens. Cu cât ți-ai descărcat mai mult memoria, cu atât mintea ta mai poate să treacă înainte de a adormi. Și nu uitați, nu știți niciodată ce vă va deraia eforturile în orice zi de lucru, așa că din nou pregătirea este cheia.

Programarea coșmarurilor

Desigur, copiii mei au vârsta preșcolară și sunt mai tineri, așa că nu coordonez exact funcțiile școlare, practica sportivă și evenimentele împreună cu întâlnirile cu prietenii și timpul în familie. (Dar tocmai ne-am înscris la fotbal la sfârșitul acestei luni.) Cu toate acestea, există o mulțime de calendare de familie de coordonat. Nu-mi vine să cred la câte petreceri aniversare de 3 ani a fost invitat fiul meu în ultimul an!

Nu faceți o programare la 14:00 pentru o tunsoare prin oraș, când veți fi la o petrecere de naștere până la 1:30. Nu veți pleca la timp (și nici măcar nu încercați să vă trageți copilul(i) înainte de tortul de ziua de naștere) și veți rămâne blocat în speranța că salonul este înțelegător și vă poate strânge când veți apărea cu mult peste dvs. interval de timp. (În plus, pare puțin nepoliticos să nu respecți ora întâlnirii.) Am învățat asta pe calea grea.

Când planificați întâlniri, anticipați că lucrurile ar putea dura mai mult decât credeți că vor dura. Este posibil să aveți o agendă stabilită, care ar trebui să dureze doar o jumătate de oră, dar care nu permite niciun feedback sau discuții care apar în mod natural. Ambele sunt cruciale pentru a înțelege mai bine preocupările clientului, industria lor și pentru a construi o relație pozitivă.

De asemenea, veți dori să vă oferiți puțin spațiu de lucru atunci când planificați etapele de referință ale proiectului. Factorii cheie de decizie ar putea întâmpina obstacole inevitabile care cauzează întârzieri de înțeles (sau frustrante). Aceste întârzieri pot bulgăre de zăpadă și dacă nu reușiți să vă întoarceți pe drumul cel bun, întregul proiect poate avea de suferit. Completați programul, este întotdeauna mai bine să livrați mai mult decât să nu îndepliniți așteptările.

Claritatea comunicării

Comunicare clară, concisă. Este esențial în prevenirea colapsurilor. Nu sunt străin să fiu în primirea unei crize de furie pentru copii mici. Cu toate acestea, am învățat că pot atenua o bună parte din acestea prin transmiterea clară a așteptărilor mele. Copiilor nu le place schimbarea; sunt creaturi de obicei și dragoste care știu la ce să se aștepte. Așa că, atunci când îi întrerupi brusc pentru a schimba vitezele, ei vor împinge înapoi.

Să presupunem că trebuie să plecăm din casă în 15 minute. Lucrând înapoi, înseamnă că trebuie să începem să ne îndreptăm spre mașină în 10 minute, ceea ce înseamnă că fiul meu ar trebui să înceapă să-și pună șosetele și pantofii în 5. (Amintiți-vă, poate dura în mod inexplicabil 5 minute sau mai mult pentru ca un copil să facă orice 30 de secunde). sarcină!) Dacă se joacă activ și în 5 minute îi cer să se oprească, nu va fi interesat. Nu l-am avertizat și e ocupat. Dacă îi avertizez: „Hei, puștiule, în 5 minute, vom începe să ne pregătim de plecare, de ce nu alegi încă un lucru cu care să te joci înainte să plecăm”, atunci el este mult mai receptiv la schimbarea peisajului.

Fiecare PM bun știe că comunicarea clară și concisă este esențială cu clienții. Trebuie să vă configurați așteptări realiste, să urmăriți obiectivele și să vă adaptați abordarea de la client la client. Vorbind despre așteptări, care include noțiuni preconcepute sau cunoștințe de bază. Mă aștept ca clienții noștri să aibă o înțelegere generală a subiectului la îndemână, dar să explice totuși raționamentul din spatele recomandărilor noastre. Chiar și examinarea limbajului pe care îl folosiți este utilă. De exemplu, unul dintre serviciile pe care le oferim aici la Go Fish este în general „marketing de conținut”, dar mai precis, executăm „campanii de conținut creativ”. Cuvântul „conținut” este destul de încărcat, în special pentru agenții de marketing, așa că este foarte util să clarificăm inițial și continuu așteptările și obiectivele.

Unii clienți vor fi cu adevărat receptivi la comunicarea constantă în scris cu apeluri regulate, de asemenea – acești clienți nu cred în supracomunicare. La celălalt capăt al spectrului, unii clienți preferă să nu fie deranjați cu detalii. Au externalizat munca pentru un motiv. Nu-mi place să ghicesc ce metodă de comunicare preferă un client – ​​este una dintre primele întrebări pe care le pun.

La sfârșitul zilei, comunicarea slabă va fi un factor în aproape fiecare experiență negativă a clientului. Adică îmi place să comunic devreme și des.

Domeniul de aplicare

Ah, bun vechi scoperitor. Cu toții suntem familiarizați cu el. Când un client dorește să adauge un lucru mic aici, acolo și acolo, și dintr-o dată gestionați un proiect complet diferit. Este important să ne amintim obiectivul general la sfârșitul zilei.

Cu câteva săptămâni în urmă am dus familia la muzeul Durham Life and Science. Pe măsură ce fiul meu naviga cu atâta atenție pe frânghiile din zona căsuței în copac, am urmărit cum se dezvoltă acumularea. Încet, dar sigur, în spatele puștiului meu trepidant se forma un șir de micuți nerăbdători. Mi-am cerut scuze unuia dintre tații care așteptau lângă mine și mi-a spus: „Dacă ne grăbim astăzi, suntem în locul greșit; azi este totul despre distracție.” Și am crezut că a fost o perspectivă atât de grozavă. Eram concentrat pe detalii – copilul meu încetinește pe toată lumea și totul – dar scopul zilei era să ies din casă și să mă joc.

În mod similar, clienții vă pot renunța la planul dvs. în orice moment dat. Este important să faceți un pas înapoi și să întrebați dacă modificarea solicitată va afecta sau nu obiectivul general al proiectului. Odată ce ați determinat impactul pe care o schimbare de direcție sau o întârziere ar putea avea asupra întregului proiect, vă puteți planifica mai precis cursul de acțiune. Puteți apoi să ajustați orice program și să comunicați clar impactul înapoi clientului.

Planificați cu atenție, dar fiți suficient de agil pentru a reevalua și ajusta. Este mai ușor de spus decât de făcut. Dar sperăm că unele dintre sfaturile de mai sus vă vor ajuta cu următorul proiect, acasă sau la birou.