Semua yang saya ketahui tentang Manajemen Proyek yang Saya Pelajari dari Anak-anak saya

Pasangan menikah dengan anak pernah menjadi mayoritas populasi, tetapi persentase itu telah menurun selama bertahun-tahun dan menurut Sensus 2016, lebih dari 42% dari semua rumah tangga AS termasuk anak-anak di bawah 18 tahun. Orang dewasa menunggu lebih lama untuk menikah dan itu juga menjadi lebih umum untuk memilih untuk tidak memiliki anak sama sekali, keduanya berkontribusi pada penurunan.

"Tunggu, apa hubungannya ini dengan manajemen proyek," Anda bertanya-tanya. Yah, tidak semua orang memiliki anak (belum atau sama sekali), tetapi anak saya telah mengajari saya beberapa hal selama bertahun-tahun. Sejumlah pelajaran itu secara mengejutkan dapat diterapkan dalam pekerjaan manajemen proyek sehari-hari saya dan hubungan dengan klien.

Saya memeriksa teknik parenting saya yang sudah dicoba dan benar. Apa yang paling berhasil? Apa yang tidak pernah berhasil? Tentu saja, dengan lebih dari satu anak, sesuatu yang bekerja sangat baik untuk satu anak mungkin tidak cocok untuk yang lain.

Di bawah ini adalah empat pelajaran parenting teratas yang saya pelajari yang terbawa dengan sangat baik ke manajemen proyek.

Persiapan adalah kuncinya

Saya selalu menjadi perencana. Seperti yang akan dikatakan oleh setiap tipe A kepada Anda, waktu sangat penting! Dan seperti yang akan dikatakan setiap orang tua kepada Anda, anak-anak membutuhkan waktu sekitar 362 kali lebih lama untuk melakukan tugas dasar apa pun yang sebenarnya diperlukan. (Serius, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memakai kaus kaki dan sepatu?!) Saya telah belajar untuk beradaptasi dengan jadwal saya bukan jadwal saya sendiri. Perubahan apa yang telah saya terapkan untuk memastikan saya tidak terlambat dan pelupa ke mana pun saya pergi?

Saya merapikan pakaian malam sebelumnya: saya dan kedua anak (suami saya harus mengurus dirinya sendiri). Saya memastikan untuk memiliki tas popok yang diisi dengan baik setiap saat dengan banyak kebutuhan. Anda sebaiknya percaya bahwa ada juga sedikit tambahan "dalam keadaan darurat" (seperti mainan atau buku yang jarang terlihat, dot bonus, atau makanan ringan). Setiap malam kerja sebelum saya duduk untuk malam itu, saya memastikan si kecil memiliki botol dan makanan ringan yang disiapkan untuk sekolah besok. Saya meletakkan cangkir kopi saya di bawah Nespresso. Sama seperti upaya SEO, setiap sedikit bertambah!

Anda tidak pernah tahu apa yang akan menghalangi upaya Anda untuk keluar dari pintu. Beberapa pagi semua orang bangun tepat waktu, tidak ada yang lapar dan tidak ada yang menumpahkan segelas susu pada tiga orang secara bersamaan. Pagi-pagi seperti itu jarang terjadi, tetapi persiapan membantu saya menghindari penundaan keberangkatan yang besar.

Untuk melaksanakan latihan itu di tempat kerja, saya ingin mempersiapkan pertemuan besok hari ini. Saya menulis agenda sebelumnya, pastikan saya telah meninjau berita klien dan posting blog terbaru, dan telah mengunjungi situs web mereka. Setiap hari, saya mengatur peringatan di Google dan ahrefs. Saya memeriksa dengan anggota tim sebelum rapat apa pun untuk memastikan mereka mengetahui dengan cepat apa yang perlu mereka liput.

Penelitian telah menunjukkan bahwa jika Anda menuliskan daftar tugas besok sebelum tidur, kemungkinan besar Anda akan tertidur lebih cepat. Dan ide di balik itu masuk akal. Semakin banyak Anda melepaskan memori Anda, semakin sedikit pikiran Anda untuk berpacu sebelum tertidur. Dan ingat, Anda tidak pernah tahu apa yang akan menggagalkan upaya Anda pada hari kerja tertentu, jadi sekali lagi persiapan adalah kuncinya.

Menjadwalkan Mimpi Buruk

Memang, anak-anak saya berusia prasekolah dan lebih muda, jadi saya tidak benar-benar mengoordinasikan fungsi sekolah, latihan olahraga, dan acara bersama dengan hangout teman dan waktu keluarga. (Tapi kami baru saja mendaftar untuk sepak bola akhir bulan ini.) Namun, ada banyak kalender keluarga yang harus dikoordinasikan. Saya tidak percaya berapa banyak pesta ulang tahun anak saya yang berusia 3 tahun telah diundang dalam setahun terakhir!

Jangan membuat janji pada pukul 14:00 untuk potong rambut di seluruh kota ketika Anda akan berada di pesta ulang tahun sampai pukul 1:30. Anda tidak akan pergi tepat waktu (dan bahkan tidak mencoba untuk menarik anak Anda sebelum kue ulang tahun) dan Anda akan terjebak berharap salon mengerti dan dapat memeras Anda ketika Anda muncul jauh melewati Anda. slot waktu. (Plus, agak kasar untuk tidak menghormati waktu janji.) Kami mempelajarinya dengan cara yang sulit.

Saat merencanakan rapat, antisipasi hal-hal yang mungkin memakan waktu lebih lama dari yang Anda kira. Anda mungkin memiliki agenda tertentu yang hanya membutuhkan waktu setengah jam untuk diselesaikan, tetapi itu tidak memungkinkan adanya umpan balik atau diskusi yang terjadi secara alami. Keduanya sangat penting untuk lebih memahami masalah klien Anda, industri mereka, dan untuk membangun hubungan yang positif.

Anda juga ingin memberi diri Anda ruang gerak saat merencanakan tonggak proyek. Pembuat keputusan utama mungkin menghadapi rintangan yang tidak dapat dihindari yang menyebabkan penundaan yang dapat dimengerti (atau membuat frustrasi). Penundaan tersebut dapat menjadi bola salju dan jika Anda tidak dapat kembali ke jalur semula, seluruh proyek dapat terganggu. Keluarkan jadwal, selalu lebih baik untuk memberikan lebih daripada gagal memenuhi harapan.

Kejelasan Komunikasi

Komunikasi yang jelas dan singkat. Ini penting dalam mencegah kehancuran. Saya tidak asing dengan berada di ujung penerima amukan balita. Namun, saya telah belajar bahwa saya dapat mengurangi sebagian besar dari itu dengan menyampaikan harapan saya dengan jelas. Anak-anak tidak suka perubahan; mereka makhluk kebiasaan dan cinta mengetahui apa yang diharapkan. Jadi, ketika Anda tiba-tiba menyela mereka untuk mengganti persneling, mereka akan mundur.

Katakanlah kita harus meninggalkan rumah dalam 15 menit. Bekerja mundur, itu berarti kita harus mulai menuju mobil dalam 10 menit, yang berarti anak saya harus mulai memakai kaus kaki dan sepatunya dalam 5 menit. (Ingat, secara misterius dapat memakan waktu 5 menit atau lebih bagi seorang balita untuk melakukan setiap 30 detik tugas!) Jika dia aktif bermain dan dalam 5 menit saya memintanya untuk berhenti, dia tidak akan tertarik. Saya tidak memberinya peringatan dan dia sibuk. Jika saya memberinya peringatan, "Hei Nak, dalam 5 menit, kita akan mulai bersiap-siap untuk pergi, mengapa Anda tidak memilih satu hal lagi untuk dimainkan sebelum kita pergi," maka dia jauh lebih mudah menerima perubahan pemandangan.

Setiap PM yang baik tahu bahwa komunikasi yang jelas dan ringkas sangat penting dengan klien. Anda harus menetapkan harapan yang realistis, melacak tujuan, dan menyesuaikan pendekatan Anda dari klien ke klien. Berbicara tentang harapan, itu termasuk pra-konsepsi atau latar belakang pengetahuan. Saya berharap klien kami memiliki pemahaman umum tentang topik yang ada, tetapi tetap menjelaskan alasan di balik rekomendasi kami. Bahkan memeriksa bahasa yang Anda gunakan sangat membantu. Misalnya, salah satu layanan yang kami tawarkan di Go Fish secara luas adalah “pemasaran konten” tetapi lebih khusus lagi, kami menjalankan “kampanye konten kreatif”. Kata "konten" cukup dimuat, terutama untuk pemasar, jadi sangat membantu untuk awalnya dan terus-menerus mengklarifikasi harapan dan tujuan.

Beberapa klien akan benar-benar menerima komunikasi terus-menerus secara tertulis dengan panggilan biasa, juga – klien ini tidak percaya pada komunikasi yang berlebihan. Di ujung lain spektrum, beberapa klien lebih suka tidak diganggu dengan detail. Mereka mengalihdayakan pekerjaan karena suatu alasan. Saya tidak suka menebak metode komunikasi mana yang disukai klien – ini adalah salah satu pertanyaan pertama yang saya ajukan.

Pada akhirnya, komunikasi yang buruk akan menjadi faktor dalam hampir setiap pengalaman klien yang negatif. Artinya, saya suka berkomunikasi lebih awal dan sering.

Cakupan

Ah, teropong tua yang bagus. Kita semua akrab dengannya. Ketika klien ingin menambahkan satu hal kecil di sini, dan di sana, dan di sana juga, dan tiba-tiba Anda mengelola proyek yang sama sekali berbeda. Sangat penting untuk mengingat tujuan keseluruhan di penghujung hari.

Beberapa akhir pekan yang lalu kami membawa keluarga ke museum Durham Life and Science. Saat putra saya sangat berhati-hati menavigasi tali di area rumah pohon, saya melihat tumpukan kayu berkembang. Perlahan tapi pasti, barisan anak-anak kecil yang tidak sabaran mulai terbentuk di belakang anakku yang pemberani. Saya meminta maaf kepada salah satu ayah yang menunggu di dekat saya dan dia berkata, “Jika kita terburu-buru hari ini, kita berada di tempat yang salah; hari ini adalah tentang kesenangan.” Dan saya pikir itu adalah wawasan yang luar biasa. Saya fokus pada detailnya — anak saya memperlambat semua orang dan segalanya — tetapi tujuan hari itu adalah keluar dari rumah dan bermain.

Demikian pula, klien dapat membuat Anda keluar dari rencana Anda kapan saja. Penting untuk mundur dan bertanya apakah perubahan yang diminta akan memengaruhi tujuan keseluruhan proyek atau tidak. Setelah Anda menentukan dampak perubahan arah atau penundaan terhadap keseluruhan proyek, Anda dapat merencanakan tindakan Anda dengan lebih akurat. Anda kemudian dapat menyesuaikan jadwal apa pun dan mengomunikasikan dampaknya dengan jelas kepada klien.

Rencanakan ke depan dengan penuh pertimbangan, tetapi cukup gesit untuk menilai kembali dan menyesuaikan. Lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Tapi semoga, beberapa tips di atas akan membantu Anda dengan proyek Anda berikutnya, di rumah atau di kantor.