Все, что я знаю об управлении проектами, я узнал от своих детей

Супружеские пары с детьми когда-то составляли большинство населения, но этот процент с годами снизился, и, согласно переписи 2016 года, чуть более 42% всех домохозяйств в США включают детей до 18 лет. Взрослые дольше ждут вступления в брак, и это также становится все более распространенным отказом от детей вообще, что способствует упадку.

«Подождите, какое это имеет отношение к управлению проектами», - задаетесь вопросом вы. Ну, не у всех есть дети (пока или вообще), но мои научили меня довольно многому за эти годы. Некоторые из этих уроков удивительно применимы в моей повседневной работе по управлению проектами и в отношениях с клиентами.

Я изучила свои проверенные временем методы воспитания. Что работает чаще всего? Что никогда не работает? Конечно, с несколькими детьми то, что хорошо работает для одного, может не подойти другому.

Ниже приведены четыре основных моих родительских урока, которые действительно хорошо подходят для управления проектами.

Подготовка - ключ к успеху

Я всегда был планировщиком. Как скажет вам любой человек типа А, время имеет значение! И, как вам скажет каждый родитель, детям требуется примерно в 362 раза больше времени, чтобы выполнить любую базовую задачу, чем это действительно требуется. (Серьезно, сколько времени нужно, чтобы надеть носки и обувь ?!) Я научился приспосабливаться к своему расписанию, которое не является моим собственным. Какие изменения я внес, чтобы не опаздывать и не забывать, куда бы я ни пошел?

Накануне вечером раскладываю одежду: свою и обоих детей (мужу приходится заботиться о себе сам). Я всегда стараюсь держать сумку под подгузниками укомплектованной всем необходимым. Вам лучше поверить, что есть также небольшие дополнения «на случай чрезвычайной ситуации» (например, редко встречающаяся игрушка или книга, бонусная соска или закуска). Каждый будний вечер перед тем, как сесть на вечер, я убеждаюсь, что у моего малыша есть бутылки и закуски, приготовленные для завтрашнего дня в школе. Я поставил чашку кофе под Nespresso. Как и в случае с поисковой оптимизацией, каждая мелочь складывается!

Никогда не знаешь, что будет препятствовать твоим попыткам выбраться за дверь. Иногда утром все просыпаются вовремя, никто не голоден и никто не проливает весь стакан молока на троих одновременно. Такие утренние часы бывают редко, но подготовка помогает мне избежать серьезных задержек с вылетом.

Чтобы перенести эту практику на работу, мне нравится готовиться к завтрашним собраниям сегодня. Я заранее составляю повестки дня, проверяю последние новости клиентов и сообщения в блогах, а также посещаю их веб-сайты. Каждый день настраиваю оповещения в Google и ahrefs. Я проверяю членов команды перед любыми встречами, чтобы убедиться, что они в курсе того, что им нужно осветить.

Исследования показали, что если перед сном вы напишете список дел на завтра, вы, скорее всего, уснете быстрее. И идея, лежащая в основе этого, имеет смысл. Чем больше вы выгружаете из своей памяти, тем меньше у вас остается мыслей, которые нужно проделать, прежде чем уснуть. И помните, вы никогда не знаете, что может свести на нет ваши усилия в любой рабочий день, поэтому снова подготовка является ключевым моментом.

Планирование кошмаров

По общему признанию, мои дети дошкольного возраста и моложе, поэтому я не совсем координирую школьные функции, спортивные тренировки и мероприятия вместе с тусовками с друзьями и времяпрепровождением с семьей. (Но мы только что записались на футбол позже в этом месяце.) Тем не менее, есть много семейных календарей, которые нужно согласовать. Не могу поверить, сколько трехлетних дней рождений моего сына пригласили на последний год!

Не назначайте стрижку в 14:00 в другом конце города, если вы будете на дне рождения до 13:30. Вы не уйдете вовремя (и даже не попытаетесь увести ребенка (-ов) до праздничного торта), и вы застрянете в надежде, что салон поймет и сможет втиснуть вас, когда вы явитесь намного позже своего торта. Временной интервал. (К тому же пренебрежение временем встречи выглядит немного грубым.) Мы усвоили это на собственном горьком опыте.

Планируя встречи, ожидайте, что это может занять больше времени, чем вы думаете. У вас может быть установленная повестка дня, на проработку которой у вас уйдет всего полчаса, но при этом не допускаются какие-либо естественные отзывы или обсуждения. Оба они имеют решающее значение для лучшего понимания проблем вашего клиента, его отрасли и построения позитивных отношений.

Вы также захотите дать себе немного места для маневра при планировании основных этапов проекта. Ключевые лица, принимающие решения, могут столкнуться с неизбежными препятствиями, которые вызывают понятные (или разочаровывающие) задержки. Эти задержки могут стать снежным комом, и, если вы не сможете вернуться на правильный путь, пострадает весь проект. Составьте график, всегда лучше выполнить перевыполнение, чем не оправдать ожиданий.

Коммуникационная ясность

Четкое, лаконичное общение. Это очень важно для предотвращения срывов. Я не привыкать к истерике в детстве. Тем не менее, я узнал, что могу смягчить значительную часть из них, четко выражая свои ожидания. Дети не любят перемен; они создания привычки и любят знать, чего ожидать. Итак, когда вы резко прерываете их, чтобы переключить передачу, они отталкиваются.

Допустим, нам нужно выйти из дома за 15 минут. Работая задом наперед, это означает, что нам нужно начать движение к машине через 10 минут, а это значит, что мой сын должен начать надевать носки и обувь через 5 минут. задача!) Если он активно играет и через 5 минут я прошу его остановиться, он не будет интересоваться. Я не предупредил его, и он занят. Если я предупреждаю его: «Эй, детка, через 5 минут мы начнем готовиться к работе, почему бы тебе не выбрать еще одну вещь, с которой можно поиграть, прежде чем мы уйдем», - тогда он будет гораздо более восприимчивым к изменение декораций.

Каждый хороший менеджер по работе с клиентами знает, что четкое и лаконичное общение с клиентами имеет решающее значение. Вы должны устанавливать реалистичные ожидания, отслеживать цели и адаптировать свой подход к каждому клиенту. Говоря об ожиданиях, это включает в себя заранее заданные представления или базовые знания. Я ожидаю, что наши клиенты имеют общее представление о рассматриваемой теме, но все же объясняют причину наших рекомендаций. Полезно даже изучить язык, который вы используете. Например, одна из услуг, которые мы предлагаем здесь, в Go Fish, - это в широком смысле «контент-маркетинг», но, в частности, мы проводим «кампании креативного контента». Слово «контент» довольно загружено, особенно для маркетологов, поэтому очень полезно изначально и постоянно прояснять ожидания и цели.

Некоторые клиенты будут действительно восприимчивы к постоянному письму и регулярным звонкам - эти клиенты не верят в чрезмерное общение. С другой стороны, некоторые клиенты предпочли бы не беспокоиться о деталях. Они не зря передали работу на аутсорсинг. Не люблю гадать, какой способ общения предпочитает клиент - это один из первых вопросов, который я задаю.

В конце концов, плохое общение станет фактором практически каждого негативного опыта клиента. То есть я люблю общаться рано и часто.

Сфера

Ах, старый добрый ползучий прицел. Мы все с ним знакомы. Когда клиент хочет добавить одну мелочь здесь, там, и там тоже, и внезапно вы управляете совершенно другим проектом. В конце дня важно помнить об общей цели.

Пару выходных назад мы повезли семью в Даремский музей жизни и науки. Поскольку мой сын очень осторожно перемещался по канатам в районе домика на дереве, я наблюдал, как увеличивалось отставание. Медленно, но верно за моей трепетной малышкой выстраивалась очередь из нетерпеливых малышей. Я извинился перед одним из ожидающих меня пап, и он сказал: «Если мы сегодня торопимся, значит, мы не в том месте; сегодня все для развлечения ». И я подумал, что это было таким замечательным открытием. Я был сосредоточен на деталях - мой ребенок замедлял всех и вся, - но цель дня заключалась в том, чтобы выйти из дома и поиграть.

Точно так же клиенты могут сбросить вас с вашего плана в любой момент. Важно сделать шаг назад и спросить, повлияет ли запрошенное изменение на общую цель проекта. После того, как вы определили влияние изменения направления или задержки на весь проект, вы можете более точно спланировать свой курс действий. Затем вы можете настроить любые графики и четко сообщить клиенту о влиянии.

Планируйте заранее обдуманно, но будьте достаточно проворны, чтобы переоценить и приспособиться. Легче сказать, чем сделать. Но, надеюсь, некоторые из приведенных выше советов помогут вам в следующем проекте, дома или в офисе.