Conseils sur la création et la gestion d'une équipe de contenu à distance pour votre entreprise en pleine croissance

La pandémie de Covid-19 nous a tous durement frappés et il est indéniable que certaines des plus grandes victimes sont les petites entreprises. Pour de nombreuses petites entreprises, passer à un environnement de travail entièrement à distance n'a pas été facile. Beaucoup n'avaient pas les ressources ou le savoir-faire pour gérer des équipes à distance. Malgré la lutte, ils ont compris les choses sur le pouce et ont continué.

Maintenant que nous revenons progressivement à la normalité, de nombreuses entreprises espèrent faire du travail à distance une norme, après avoir constaté les avantages en termes de productivité et de coûts. Les employés semblent également apprécier la flexibilité que leur offre le travail à distance. Près de 97 % des employés déclarent ne pas vouloir retourner au bureau à temps plein.

Pour les entreprises qui dépendent fortement du contenu, la gestion d'une équipe de contenu à distance a également été à la fois difficile et fructueuse. La création de contenu et le marketing nécessitent une collaboration approfondie. Dans un tel cas, le travail à distance peut être un cauchemar à moins que vous ne soyez équipé des bons outils et de la bonne stratégie pour le travail. Comme le travail à distance est là pour rester, vous devez investir plus de temps, d'efforts et de ressources dans la constitution et la gestion plus efficace d'une équipe de contenu à distance.

Voici quelques conseils et meilleures pratiques qui vous aideront à obtenir d'excellents résultats lorsque vous travaillez avec une équipe de contenu à distance.

Construire et gérer une équipe de contenu à distance - Conseils, outils et meilleures pratiques

Lorsqu'il s'agit de travailler avec une équipe de contenu à distance, vous pouvez être confronté à deux défis majeurs. La première consiste à trouver les bonnes personnes pour votre équipe. Le travail à distance vous donne accès à un vivier de talents beaucoup plus large, car vous pouvez embaucher des personnes de n'importe où sans que des barrières géographiques ne vous gênent. Mais identifier les talents sans interaction en personne peut être délicat. Vous voudrez peut-être commencer par embaucher des pigistes approuvés sur des plateformes indépendantes fiables pour voir comment le réglage à distance fonctionne pour vous. Cela vous donnera une idée de la façon dont les créateurs de contenu sont capables de fournir du travail et de leurs exigences, sans avoir à investir immédiatement dans l'embauche.

Au fur et à mesure que vous vous habituez au processus, vous pouvez continuer et envisager de créer votre propre équipe de créateurs de contenu internes et indépendants. Pour votre équipe interne, cependant, vous devrez fournir la pile d'outils appropriée pour la productivité et l'efficacité. Vous devez également favoriser une culture de collaboration et de soutien, ce qui est un peu plus difficile à réaliser lorsque l'équipe travaille à partir de différents endroits.

Voici quelques domaines qui nécessitent votre plus grande attention lorsque vous traitez avec une équipe de contenu à distance.

Communication

Le principal obstacle au travail à distance est la communication. Des obstacles à la communication existent même lorsque les équipes travaillent dans un cadre physique. Ces barrières n'ont tendance à s'aggraver que lorsque l'on travaille à distance. Pour un processus de contenu réussi, une communication efficace est essentielle et il est important que vous vous assuriez que la communication circule dans les deux sens au sein de votre équipe de contenu.

Il est important que les chefs d'équipe et les managers encouragent les conversations et organisent des réunions d'équipe régulières pour s'assurer que les gens restent connectés. Puisqu'il n'est pas possible de prendre une pause-café avec un collègue ou de passer du temps à discuter près de la fontaine à eau, les rencontres virtuelles sont essentielles pour nouer des relations.

Une communication efficace au sein d'une équipe de contenu à distance nécessite une plate-forme de communication centralisée. Au lieu de s'appuyer sur plusieurs canaux fragmentés comme le courrier électronique, la messagerie ou le téléphone, le fait d'avoir tous les membres de votre équipe sur la même plate-forme permet de maintenir les conversations en vie.

Une plateforme comme Slack peut être utilisée pour toute la communication de votre équipe. Slack dispose de capacités de messagerie, d'appels vocaux et vidéo qui couvrent à peu près tous vos besoins de communication. Vous pouvez également créer des canaux pour différents projets, sujets ou équipes avec uniquement les membres de l'équipe qui doivent participer à la conversation.

Pour les réunions d'équipe et les appels vidéo, vous pouvez également utiliser des outils logiciels tels que Microsoft Teams , Google Meet ou Webex Teams . Ces plates-formes permettent une communication facile par voix ou vidéo avec plusieurs membres de l'équipe.

Collaboration

Les projets de contenu sont axés sur la collaboration et le travail d'équipe. Votre équipe de contenu à distance doit être composée de rédacteurs de contenu, d'éditeurs, de graphistes, de chefs de projet et autres. Le contenu doit être créé, révisé, partagé avec les parties prenantes et livré aux clients ou publié sur vos propres plateformes. Dans tout cela, votre équipe de contenu doit se réunir et travailler sur une tâche de contenu pour l'amener à la ligne d'arrivée. Il est impératif de disposer des bons outils pour faciliter la collaboration dans le travail à distance. Il existe un certain nombre d'outils de collaboration de contenu utiles dans lesquels vous pouvez bénéficier d'un investissement.

Narrato est une plate-forme de création de contenu, de collaboration et de gestion des flux de travail qui regroupe l'ensemble de votre processus de contenu en un seul endroit. Vous pouvez amener toute votre équipe sur la plateforme pour collaborer sur des projets de contenu. Les tâches peuvent être facilement attribuées aux créateurs de contenu et les commentaires peuvent être partagés à l'aide de commentaires et de messages en ligne sur la plateforme. Un puissant éditeur de contenu avec des suggestions d'optimisation de contenu, un assistant d'écriture IA et des contrôles de plagiat aide les rédacteurs à créer un contenu de haute qualité. Il est également facile de briefer les rédacteurs en créant des modèles personnalisés et des guides de style pour différents projets de contenu.

Vous pouvez organiser tout votre contenu sous Projets et Dossiers sur Narrato et gérer des projets de contenu via des calendriers et des tableaux de flux de travail. Il existe des rôles et un accès personnalisés pour les membres de l'équipe, les indépendants et les autres parties prenantes. Vous pouvez même gérer les paiements des freelances sur la plateforme. Le contenu peut être facilement partagé à l'aide de liens partageables publiquement ou vous pouvez le publier directement sur votre blog/site Web avec l'intégration WordPress. Dans l'ensemble, Narrato est un outil de création de contenu et de collaboration tout-en-un pour les équipes de contenu à distance.

Votre équipe peut également avoir besoin d'un outil de collaboration de contenu visuel pour toutes les conceptions et graphiques sur lesquels ils travaillent. Le contenu comprend généralement des vidéos, des infographies, des présentations, des publications sur les réseaux sociaux, etc. Pour de telles tâches, vous pouvez choisir une bonne plateforme de collaboration de contenu visuel comme Canva ou Figma . Les créateurs de contenu peuvent partager des liens avec un accès de visualisation ou de modification à leurs projets de conception sur ces plateformes.

Il existe des centaines de modèles, d'images de stock, de graphiques, etc. parmi lesquels choisir et les éditeurs des deux plates-formes ont une interface très conviviale, ce qui rend le processus de conception extrêmement simple. Figma permet également le brainstorming avec les membres de l'équipe à l'aide d'outils tels que des notes autocollantes et des diagrammes qui peuvent être ajoutés à un tableau blanc en ligne. Une plate-forme de collaboration de contenu visuel comme celle-ci peut être à la fois pratique et amusante pour votre équipe distante.

Contrôle et suivi

Dans la gestion d'une équipe à distance, un énorme défi consiste à garder un œil sur ce que font les membres de votre équipe. Au bureau, vous pouvez les voir travailler à leur bureau. Mais avec une équipe distante, vous avez une visibilité limitée, voire nulle.

La confiance dans les membres de votre équipe est sans aucun doute importante, quel que soit l'endroit d'où ils travaillent. Mais chaque équipe a des bêtes de somme et des fainéants. Si vous n'êtes pas en contrôle ici, certains membres de votre équipe finiront par supporter tout le fardeau du travail tandis que d'autres resteront sous-utilisés. Il est important que les dirigeants et les managers s'assurent que la répartition du travail est juste et uniforme.

Cela n'est peut-être pas toujours nécessaire, mais certaines équipes de contenu peuvent bénéficier de l'utilisation d'un outil de suivi du temps comme Toggl . L'outil dispose d'une application Web, de bureau et mobile qui permet de suivre les heures de travail afin que vous puissiez vous assurer qu'aucun membre de votre équipe n'est surchargé de travail. Toggl a également des intégrations de calendrier, envoie des rappels de suivi et fournit également des informations et des rapports sur tous les utilisateurs et projets.

D'autres outils similaires incluent Harvest , Hive et Time Doctor , pour n'en nommer que quelques-uns.

Outre l'utilisation de ces outils, il est également important que le chef d'équipe définisse les attentes dès le début. L'équipe de contenu à distance doit savoir clairement ce qu'on attend d'elle en termes de productivité et quels sont ses livrables quotidiens. Des échéanciers clairs pour les projets doivent être fournis et des examens réguliers sont indispensables pour s'assurer que tout le monde est sur la bonne voie.

Processus et personnes

Lorsque vous travaillez avec une équipe à distance, il est d'autant plus crucial d'avoir un processus bien défini. Dans le travail à distance, il est facile pour les membres de l'équipe de perdre leur concentration ou de se sentir perdus à moins qu'il n'y ait un processus standard de travail. Vous devez structurer votre processus de contenu et définir le flux de travail.

La meilleure façon d'y parvenir serait de s'asseoir avec votre équipe et de réfléchir à ce que devrait être le processus de contenu idéal. Discutez de la façon dont le travail devrait se dérouler du début à la fin d'un projet. Fixez les méthodes appropriées de partage des instructions et des directives, d'attribution des tâches, de contrôle de la qualité et de livraison du projet.

Il est également important de définir clairement les rôles et les responsabilités de chaque membre de l'équipe. Par exemple, qu'attend-on des rédacteurs, que doivent faire les éditeurs et le contrôle qualité, quel est le travail des chefs de projet, etc. Cela augmente la responsabilité et donne également une direction et de la clarté à votre équipe.

Interaction individuelle

Dans tout type de travail à distance, une interaction individuelle entre les dirigeants et les membres de l'équipe est essentielle. Bien que cela fasse partie de toute bonne culture de travail, cela est de plus en plus important dans le cadre éloigné. Organisez des réunions individuelles régulières avec chacun des membres de votre équipe et apprenez comment ils font face au travail et aux exigences du travail à distance en général. Ces interactions aident à établir la confiance et la bonne volonté avec l'équipe et peuvent les motiver à faire mieux. Cela vous aidera également à comprendre les défis auxquels ils sont confrontés et à trouver des solutions appropriées pour améliorer la productivité.

Résumé

La gestion d'une équipe de contenu à distance comporte son lot de défis et d'avantages. D'une part, vous donnez à vos équipes suffisamment de flexibilité pour travailler depuis le confort de leur domicile, tout en réalisant des économies significatives sur les coûts. D'un autre côté, vous avez une visibilité limitée sur le processus et la productivité peut chuter si vous laissez les choses échapper à tout contrôle pendant un instant.

En définissant clairement les règles, en investissant dans la bonne pile d'outils et en prenant le contrôle du processus, vous pouvez obtenir d'excellents résultats de la part de votre équipe de contenu, même lorsque vous travaillez à distance. La communication et la collaboration forment ensemble l'épine dorsale de chaque équipe à distance. Les dirigeants qui savent comment favoriser un environnement de communication ouverte et de soutien sont sûrs d'être gagnants.