Советы по созданию и управлению командой удаленного контента для вашего растущего бизнеса

Пандемия Covid-19 сильно ударила по всем нам, и, несомненно, больше всего пострадал малый бизнес. Для многих малых предприятий переход на полностью удаленную работу был непростым. У многих не было ресурсов или ноу-хау для управления удаленными командами. Несмотря на борьбу, они во всем разобрались на ходу и продолжили.

Теперь, когда мы постепенно возвращаемся к нормальной жизни, довольно много предприятий надеются сделать удаленную работу стандартом, увидев преимущества в производительности и затратах. Сотрудники тоже, кажется, наслаждаются гибкостью, которую дает им удаленная работа. Почти 97% сотрудников говорят, что не хотят возвращаться в офис на полный рабочий день.

Для предприятий, которые в значительной степени полагаются на контент, управление удаленной командой по контенту также было в равной степени сложным и плодотворным. Создание контента и маркетинг требуют тесного сотрудничества. В таком случае удаленная работа может стать кошмаром, если вы не вооружены правильными инструментами и стратегией для работы. Поскольку удаленная работа никуда не денется, вам необходимо вкладывать больше времени, усилий и ресурсов в более эффективное создание удаленной команды по работе с контентом и управление ею.

Вот несколько советов и рекомендаций, которые помогут вам добиться отличных результатов при работе с удаленной командой по работе с контентом.

Создание удаленной группы контента и управление ею — советы, инструменты и передовой опыт

Когда дело доходит до работы с удаленной командой по работе с контентом, вы можете столкнуться с двумя основными проблемами. Во-первых, найти подходящих людей для вашей команды. Удаленная работа дает вам доступ к гораздо более широкому кругу талантов, поскольку вы можете нанимать людей из любой точки мира без географических барьеров на вашем пути. Но выявить талант без личного общения может быть непросто. Возможно, вы захотите начать с найма проверенных фрилансеров на надежных платформах для фрилансеров, чтобы увидеть, как удаленная настройка работает для вас. Это даст вам представление о том, как создатели контента могут выполнять работу и каковы их требования, без необходимости сразу вкладывать средства в найм.

Когда вы привыкнете к этому процессу, вы можете продолжить и подумать о создании собственной команды штатных и внештатных создателей контента. Однако для вашей внутренней команды вам необходимо предоставить соответствующий набор инструментов для повышения производительности и эффективности. Вам также необходимо развивать культуру сотрудничества и поддержки, чего немного сложнее достичь, когда команда работает из разных мест.

Вот несколько областей, которые требуют вашего самого пристального внимания при работе с удаленной командой по контенту.

Коммуникация

Самое большое препятствие в удаленной работе — общение. Барьеры для общения существуют даже тогда, когда команды работают в физической среде. Эти барьеры имеют тенденцию становиться больше только при удаленной работе. Эффективная коммуникация является ключом к успешному процессу создания контента, и для вас важно обеспечить двустороннюю коммуникацию внутри вашей команды по контенту.

Руководителям групп и менеджерам важно поощрять беседы и проводить регулярные групповые встречи, чтобы люди оставались на связи. Поскольку невозможно сделать перерыв на кофе с коллегой или провести время в чате у кулера с водой, виртуальные встречи необходимы для построения отношений.

Для эффективного общения в удаленной команде по контенту требуется централизованная коммуникационная платформа. Вместо того, чтобы полагаться на несколько фрагментированных каналов, таких как электронная почта, обмен сообщениями или телефон, наличие всех членов вашей команды на одной платформе помогает поддерживать диалоги.

Такая платформа, как Slack , может использоваться для общения всей вашей команды. Slack имеет возможности обмена сообщениями, голосовых и видеозвонков, которые в значительной степени покрывают все ваши потребности в общении. Вы также можете создавать каналы для разных проектов, тем или команд, в которых участвуют только те члены команды, которые должны участвовать в беседе.

Для групповых совещаний и видеовызовов также можно использовать такие программные инструменты, как Microsoft Teams , Google Meet или Webex Teams . Эти платформы позволяют легко общаться по голосу или видео с несколькими членами команды.

Сотрудничество

Контентные проекты — это сотрудничество и командная работа. Ваша удаленная команда по контенту должна состоять из авторов контента, редакторов, графических дизайнеров, менеджеров проектов и других специалистов. Контент необходимо создавать, проверять, делиться с заинтересованными сторонами и доставлять клиентам или публиковать на ваших собственных платформах. При всем этом ваша команда по контенту должна собраться вместе и работать над задачей контента, чтобы довести ее до финиша. Крайне важно иметь правильные инструменты для облегчения совместной работы в удаленной работе. Существует ряд полезных инструментов для совместной работы над контентом, в которые вы можете инвестировать.

Narrato — это платформа для создания контента, совместной работы и управления рабочими процессами, которая объединяет весь процесс создания контента в одном месте. Вы можете собрать всю свою команду на платформе для совместной работы над контентными проектами. Задачи можно легко назначать создателям контента, а отзывами можно делиться с помощью встроенных комментариев и сообщений на платформе. Мощный редактор контента с предложениями по оптимизации контента, помощником по написанию ИИ и проверкой на плагиат помогает писателям создавать высококачественный контент. Инструктировать авторов также легко, создавая собственные шаблоны и руководства по стилю для различных проектов контента.

Вы можете организовать весь свой контент в разделе «Проекты и папки» на Narrato и управлять проектами контента с помощью календарей и досок рабочего процесса. Существуют настраиваемые роли и доступ для членов команды, фрилансеров и других заинтересованных сторон. Вы даже можете управлять платежами фрилансеров на платформе. Контентом можно легко поделиться, используя общедоступные ссылки, или вы можете опубликовать его непосредственно в своем блоге/веб-сайте с помощью интеграции с WordPress. В целом Narrato — это универсальный инструмент для создания контента и совместной работы для удаленных групп по контенту.

Вашей команде также может понадобиться инструмент для совместной работы над визуальным контентом для всех дизайнов и графики, над которыми они работают. Контент обычно включает видео, инфографику, презентации, сообщения в социальных сетях и многое другое. Для таких задач вы можете выбрать хорошую платформу для совместной работы с визуальным контентом, например Canva или Figma . Создатели контента могут делиться ссылками с доступом к просмотру или редактированию своих дизайнерских проектов на этих платформах.

Существуют сотни шаблонов, стоковых изображений, графики и т. д. на выбор, а редакторы на обеих платформах имеют очень удобный интерфейс, что делает процесс проектирования чрезвычайно простым. Figma также позволяет проводить мозговой штурм с членами команды, используя такие инструменты, как заметки и диаграммы, которые можно добавить на онлайн-доску. Подобная платформа для совместной работы с визуальным контентом может быть удобной и увлекательной для вашей удаленной команды.

Контроль и отслеживание

При управлении удаленной командой огромной проблемой является отслеживание того, что делают члены вашей команды. В офисе вы можете увидеть, как они работают за своими столами. А вот с удаленной командой у вас ограниченная, а точнее никакая видимость.

Доверие к членам вашей команды, несомненно, важно, независимо от того, откуда они работают. Но в каждой команде есть рабочие лошадки и бездельники. Если вы не контролируете ситуацию, некоторые члены вашей команды в конечном итоге будут нести всю тяжесть работы, а некоторые останутся недоиспользованными. Руководителям и менеджерам важно обеспечить справедливое и единообразное распределение работы.

Это может быть не всегда необходимо, но некоторым контент-командам может быть полезно использовать инструмент отслеживания времени, такой как Toggl . Инструмент имеет веб-приложение, настольное и мобильное приложение, которое помогает отслеживать рабочее время, чтобы вы могли убедиться, что никто в вашей команде не перегружен работой. Toggl также имеет интеграцию с календарем, отправляет напоминания об отслеживании, а также предоставляет информацию и отчеты обо всех пользователях и проектах.

Другие подобные инструменты включают Harvest , Hive и Time Doctor , и это лишь некоторые из них.

Помимо использования этих инструментов, также важно, чтобы руководитель группы правильно определял ожидания с самого начала. Удаленная команда по контенту должна четко понимать, что от нее ожидается с точки зрения производительности и каковы их ежедневные результаты. Должны быть предусмотрены четкие сроки для проектов, и регулярные проверки являются обязательными, чтобы гарантировать, что все идут по плану.

Процесс и люди

При работе с удаленной командой очень важно иметь четко определенный процесс. При удаленной работе членам команды легко потерять фокус или почувствовать себя потерянным, если нет стандартного процесса выполнения работы. Вам необходимо структурировать процесс создания контента и определить рабочий процесс.

Лучший способ сделать это — сесть вместе со своей командой и обсудить, каким должен быть идеальный процесс создания контента. Обсудите, как должна проходить работа от начала до конца проекта. Исправьте соответствующие методы обмена инструкциями и рекомендациями, назначения задач, контроля качества и выполнения проекта.

Также важно четко определить роли и обязанности каждого члена команды. Например, что ожидается от писателей, что должны делать редакторы и специалисты по контролю качества, какова работа руководителей проектов и так далее. Это повышает ответственность, а также дает направление и ясность вашей команде.

Взаимодействие один на один

В любом виде удаленной работы важно взаимодействие один на один между руководителями и членами команды. Хотя это часть любой хорошей рабочей культуры, в удаленной обстановке это становится все более важным. Организуйте регулярные встречи один на один с каждым из членов вашей команды и узнайте, как они справляются с работой и требованиями удаленной работы в целом. Эти взаимодействия помогают укрепить доверие и доброжелательность в команде и могут мотивировать их работать лучше. Это также поможет вам понять проблемы, с которыми они сталкиваются, и найти подходящие решения для повышения производительности.

Подводя итоги

Управление удаленной командой по контенту имеет свою долю проблем и преимуществ. С одной стороны, вы даете своим командам достаточную гибкость, чтобы работать, не выходя из дома, а вы можете значительно сэкономить на расходах. С другой стороны, у вас ограниченное представление о процессе, и производительность может упасть, если вы на мгновение позволите вещам выйти из-под контроля.

Четко определяя правила, инвестируя в правильный стек инструментов и контролируя процесс, вы можете добиться отличных результатов от своей команды по контенту даже при удаленной работе. Коммуникация и совместная работа составляют основу каждой удаленной команды. Лидеры, которые знают, как создать атмосферу открытого общения и поддержки, обязательно станут победителями.