เคล็ดลับในการสร้างและจัดการทีมเนื้อหาระยะไกลสำหรับธุรกิจที่กำลังเติบโตของคุณ

การระบาดใหญ่ของ Covid-19 ทำให้เราทุกคนลำบากและไม่อาจปฏิเสธได้ว่าผู้ประสบภัยที่เลวร้ายที่สุดบางคนคือธุรกิจขนาดเล็ก สำหรับธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมาก การเปลี่ยนไปใช้สถานที่ทำงานทางไกลโดยสิ้นเชิงไม่ใช่เรื่องง่าย หลายคนไม่มีทรัพยากรหรือความรู้ในการจัดการทีมระยะไกล แม้จะต่อสู้ดิ้นรน แต่พวกเขาก็ค้นพบสิ่งต่างๆ ในระหว่างเดินทางและเดินหน้าต่อไป

ในขณะที่เรากำลังค่อยๆ กลับสู่สภาวะปกติ มีธุรกิจไม่กี่แห่งที่หวังที่จะทำให้งานทางไกลกลายเป็นมาตรฐาน โดยได้เห็นประสิทธิภาพการทำงานและประโยชน์ด้านต้นทุนแล้ว พนักงานก็ดูจะชอบความยืดหยุ่นที่ได้รับจากการทำงานทางไกล พนักงานเกือบ 97% บอกว่าไม่ต้องการกลับมาที่สำนักงานเต็มเวลา

สำหรับธุรกิจที่ต้องพึ่งพาเนื้อหาเป็นอย่างมาก การจัดการทีมเนื้อหาจากระยะไกลก็มีความท้าทายและเกิดผลเช่นเดียวกัน การสร้างเนื้อหาและการตลาดต้องการความร่วมมืออย่างกว้างขวาง ในกรณีเช่นนี้ การทำงานจากระยะไกลอาจเป็นฝันร้ายได้ เว้นแต่คุณจะติดตั้งเครื่องมือและกลยุทธ์ที่เหมาะสมสำหรับงานนี้ เนื่องจากงานทางไกลอยู่ที่นี่แล้ว คุณจึงต้องลงทุนเวลา ความพยายาม และทรัพยากรมากขึ้นเพื่อสร้างและจัดการทีมเนื้อหาระยะไกลอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ต่อไปนี้คือเคล็ดลับและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางประการที่จะช่วยให้คุณได้ผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยมเมื่อทำงานกับทีมเนื้อหาระยะไกล

การสร้างและการจัดการทีมเนื้อหาระยะไกล – เคล็ดลับ เครื่องมือ และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

เมื่อพูดถึงการทำงานกับทีมเนื้อหาระยะไกล มีความท้าทายหลักสองประการที่คุณอาจเผชิญ ประการแรกคือการหาคนที่เหมาะสมสำหรับทีมของคุณ การทำงานระยะไกลช่วยให้คุณเข้าถึงกลุ่มผู้มีความสามารถที่กว้างขึ้น เนื่องจากคุณสามารถจ้างคนได้จากทุกที่โดยไม่มีอุปสรรคทางภูมิศาสตร์มาขวางทางคุณ แต่การระบุพรสวรรค์โดยปราศจากปฏิสัมพันธ์แบบตัวต่อตัวอาจเป็นเรื่องยาก คุณอาจต้องการเริ่มต้นด้วยการจ้าง freelancer ที่ผ่านการตรวจสอบบนแพลตฟอร์มฟรีแลนซ์ที่เชื่อถือได้ เพื่อดูว่าการตั้งค่าระยะไกลทำงานอย่างไรสำหรับคุณ สิ่งนี้จะทำให้คุณมีแนวคิดว่าผู้สร้างเนื้อหาสามารถส่งมอบงานได้อย่างไรและความต้องการของพวกเขาคืออะไร โดยไม่ต้องลงทุนจ้างงานทันที

เมื่อคุณคุ้นเคยกับกระบวนการนี้แล้ว คุณสามารถดำเนินการสร้างทีมผู้สร้างเนื้อหาภายในและอิสระของคุณเองได้ อย่างไรก็ตาม สำหรับทีมในองค์กรของคุณ คุณจะต้องจัดเตรียมชุดเครื่องมือที่เหมาะสมเพื่อประสิทธิภาพและประสิทธิผล คุณต้องส่งเสริมวัฒนธรรมของการทำงานร่วมกันและการสนับสนุน ซึ่งจะยากขึ้นเล็กน้อยเมื่อทีมทำงานจากสถานที่ต่างๆ

ต่อไปนี้คือประเด็นบางส่วนที่คุณต้องให้ความสนใจสูงสุดเมื่อต้องรับมือกับทีมเนื้อหาระยะไกล

การสื่อสาร

อุปสรรคที่ใหญ่ที่สุดในการทำงานทางไกลคือการสื่อสาร อุปสรรคในการสื่อสารมีอยู่แม้ในขณะที่ทีมกำลังทำงานในสภาพแวดล้อมทางกายภาพ อุปสรรคเหล่านี้มีแนวโน้มที่จะใหญ่ขึ้นเมื่อทำงานจากระยะไกลเท่านั้น สำหรับกระบวนการเนื้อหาที่ประสบความสำเร็จ การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพคือกุญแจสำคัญ และเป็นสิ่งสำคัญสำหรับคุณที่จะต้องแน่ใจว่าการสื่อสารดำเนินไปทั้งสองวิธีภายในทีมเนื้อหาของคุณ

เป็นสิ่งสำคัญสำหรับหัวหน้าทีมและผู้จัดการในการสนับสนุนการสนทนาและดำเนินการรวมกลุ่มเป็นประจำเพื่อให้แน่ใจว่าผู้คนจะเชื่อมต่อกัน เนื่องจากเป็นไปไม่ได้ที่จะพักดื่มกาแฟกับเพื่อนร่วมงานหรือใช้เวลาคุยกับตู้กดน้ำ การพบปะเสมือนจริงจึงเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการสร้างความสัมพันธ์

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพภายในทีมเนื้อหาระยะไกลต้องการแพลตฟอร์มการสื่อสารแบบรวมศูนย์ แทนที่จะพึ่งพาช่องทางที่กระจัดกระจายหลายช่องทาง เช่น อีเมล การส่งข้อความ หรือโทรศัพท์ การมีสมาชิกในทีมของคุณทั้งหมดบนแพลตฟอร์มเดียวกันจะช่วยให้การสนทนาดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง

แพลตฟอร์มเช่น Slack สามารถใช้สำหรับการสื่อสารในทีมของคุณทั้งหมด Slack มีความสามารถในการรับส่งข้อความ เสียง และวิดีโอคอล ซึ่งครอบคลุมความต้องการด้านการสื่อสารทั้งหมดของคุณค่อนข้างมาก คุณยังสามารถสร้างแชนเนลสำหรับโครงการ หัวข้อ หรือทีมต่างๆ ที่มีเฉพาะสมาชิกในทีมเท่านั้นที่จำเป็นต้องอยู่ในการสนทนา

สำหรับการประชุมทีมและแฮงเอาท์วิดีโอ คุณยังสามารถใช้เครื่องมือซอฟต์แวร์ เช่น Microsoft Teams , Google Meet หรือ Webex Teams แพลตฟอร์มเหล่านี้ช่วยให้การสื่อสารด้วยเสียงหรือวิดีโอกับสมาชิกในทีมหลายคนเป็นเรื่องง่าย

การทำงานร่วมกัน

โครงการเนื้อหาเกี่ยวกับการทำงานร่วมกันและการทำงานเป็นทีม ทีมเนื้อหาระยะไกลของคุณต้องประกอบด้วยผู้เขียนเนื้อหา บรรณาธิการ นักออกแบบกราฟิก ผู้จัดการโครงการ และอื่นๆ เนื้อหาจำเป็นต้องสร้าง ตรวจสอบ แบ่งปันกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และส่งมอบให้กับลูกค้าหรือเผยแพร่ไปยังแพลตฟอร์มของคุณเอง ทั้งหมดนี้ ทีมเนื้อหาของคุณจะต้องทำงานร่วมกันและทำงานด้านเนื้อหาเพื่อไปให้ถึงเส้นชัย การมีเครื่องมือที่เหมาะสมเพื่อให้ทำงานร่วมกันได้ง่ายในการทำงานทางไกลเป็นสิ่งจำเป็น มีเครื่องมือการทำงานร่วมกันด้านเนื้อหาที่มีประโยชน์มากมายที่คุณได้รับประโยชน์จากการลงทุน

Narrato คือแพลตฟอร์มการสร้างเนื้อหา การทำงานร่วมกัน และการจัดการเวิร์กโฟลว์ที่นำกระบวนการเนื้อหาที่สมบูรณ์ของคุณมาไว้ในที่เดียว คุณสามารถนำทีมทั้งหมดของคุณมาอยู่บนแพลตฟอร์มเพื่อทำงานร่วมกันในโครงการเนื้อหา สามารถมอบหมายงานให้กับผู้สร้างเนื้อหาได้อย่างง่ายดายและสามารถแชร์ความคิดเห็นโดยใช้ความคิดเห็นและข้อความในบรรทัดบนแพลตฟอร์ม เครื่องมือแก้ไขเนื้อหาที่ทรงพลังพร้อมคำแนะนำในการเพิ่มประสิทธิภาพเนื้อหา ผู้ช่วยเขียน AI และการตรวจสอบการลอกเลียนแบบช่วยให้นักเขียนสร้างเนื้อหาคุณภาพสูง การบรรยายสรุปผู้เขียนยังทำได้ง่ายด้วยการสร้างเทมเพลตที่กำหนดเองและคู่มือสไตล์สำหรับโครงการเนื้อหาต่างๆ

คุณสามารถจัดระเบียบเนื้อหาทั้งหมดของคุณภายใต้โครงการและโฟลเดอร์ใน Narrato และจัดการโครงการเนื้อหาผ่านปฏิทินและกระดานเวิร์กโฟลว์ มีบทบาทที่กำหนดเองและการเข้าถึงสำหรับสมาชิกในทีม คนทำงานอิสระ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ คุณยังสามารถจัดการการชำระเงินฟรีแลนซ์บนแพลตฟอร์มได้ เนื้อหาสามารถแบ่งปันได้อย่างง่ายดายโดยใช้ลิงก์ที่แชร์ได้แบบสาธารณะ หรือคุณสามารถเผยแพร่โดยตรงไปยังบล็อก/เว็บไซต์ของคุณด้วยการรวม WordPress Narrato โดยรวมเป็นเครื่องมือสร้างเนื้อหาและการทำงานร่วมกันแบบครบวงจรสำหรับทีมเนื้อหาระยะไกล

ทีมของคุณอาจต้องการเครื่องมือการทำงานร่วมกันในเนื้อหาที่เป็นภาพสำหรับการออกแบบและกราฟิกทั้งหมดที่พวกเขาทำงาน เนื้อหามักประกอบด้วยวิดีโอ อินโฟกราฟิก การนำเสนอ โพสต์บนโซเชียลมีเดีย และอื่นๆ สำหรับงานดังกล่าว คุณสามารถเลือกแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันเนื้อหาภาพที่ดี เช่น Canva หรือ Figma ผู้สร้างเนื้อหาสามารถแชร์ลิงก์ด้วยการดูหรือแก้ไขการเข้าถึงโครงการออกแบบของตนบนแพลตฟอร์มเหล่านี้

มีเทมเพลต ภาพสต็อก กราฟิก ฯลฯ ให้เลือกหลายร้อยแบบ และตัวแก้ไขบนทั้งสองแพลตฟอร์มมีส่วนต่อประสานที่ใช้งานง่ายมาก ทำให้ขั้นตอนการออกแบบง่ายมาก Figma ยังช่วยให้ระดมสมองร่วมกับสมาชิกในทีมโดยใช้เครื่องมือต่างๆ เช่น โน้ตและไดอะแกรมที่สามารถเพิ่มลงในไวท์บอร์ดออนไลน์ได้ แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันของเนื้อหาแบบภาพเช่นนี้สามารถทั้งสะดวกและสนุกในการทำงานสำหรับทีมระยะไกลของคุณ

ควบคุมและติดตาม

ในการจัดการทีมจากระยะไกล ความท้าทายที่ยิ่งใหญ่คือการคอยดูสิ่งที่สมาชิกในทีมของคุณกำลังทำ ในสำนักงาน คุณสามารถเห็นพวกเขาทำงานอยู่ที่โต๊ะทำงาน แต่ด้วยทีมที่อยู่ห่างไกล คุณจึงมีทัศนวิสัยที่จำกัดหรือค่อนข้างมองไม่เห็น

ความไว้วางใจในสมาชิกในทีมของคุณเป็นสิ่งสำคัญอย่างไม่ต้องสงสัย ไม่ว่าพวกเขาจะทำงานมาจากไหน แต่ทุกทีมต่างก็มีผู้ปฏิบัติงานและคนเกียจคร้าน หากคุณไม่ได้ควบคุมที่นี่ สมาชิกในทีมของคุณบางคนจะต้องแบกรับภาระงานทั้งหมดในขณะที่บางคนยังคงใช้งานน้อยเกินไป เป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้นำและผู้จัดการที่จะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าการกระจายงานเป็นไปอย่างยุติธรรมและสม่ำเสมอ

อาจไม่จำเป็นเสมอไป แต่ทีมเนื้อหาบางส่วนอาจได้รับประโยชน์จากการใช้เครื่องมือติดตามเวลา เช่น Toggl เครื่องมือนี้มีเว็บ เดสก์ท็อป และแอปมือถือที่ช่วยติดตามชั่วโมงการทำงาน คุณจึงมั่นใจได้ว่าไม่มีใครในทีมของคุณทำงานหนักเกินไป Toggl ยังมีการรวมปฏิทิน ส่งการแจ้งเตือนการติดตาม และให้ข้อมูลเชิงลึกและรายงานเกี่ยวกับผู้ใช้และโครงการทั้งหมดด้วย

เครื่องมืออื่นๆ ที่คล้ายคลึงกัน ได้แก่ Harvest , Hive และ Time Doctor เป็นต้น

นอกจากการใช้เครื่องมือเหล่านี้แล้ว หัวหน้าทีมจะต้องตั้งความคาดหวังให้ถูกต้องตั้งแต่ต้นด้วย ทีมเนื้อหาระยะไกลต้องมีความชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขาในแง่ของประสิทธิภาพการทำงานและสิ่งที่ส่งมอบในแต่ละวัน ควรมีกำหนดเวลาที่ชัดเจนสำหรับโครงการและต้องมีการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนอยู่ในแนวทางที่ถูกต้อง

กระบวนการและคน

เมื่อทำงานกับทีมที่อยู่ห่างไกล สิ่งที่สำคัญยิ่งกว่าคือต้องมีกระบวนการที่ชัดเจน ในการทำงานทางไกล สมาชิกในทีมจะเสียสมาธิหรือรู้สึกหลงทางได้ง่าย เว้นแต่จะมีกระบวนการทำงานที่เป็นมาตรฐาน คุณต้องจัดโครงสร้างกระบวนการเนื้อหาและกำหนดเวิร์กโฟลว์

วิธีที่ดีที่สุดในการทำเช่นนี้คือการนั่งกับทีมของคุณและระดมความคิดว่ากระบวนการเนื้อหาในอุดมคติควรเป็นอย่างไร อภิปรายว่างานควรดำเนินไปอย่างไรตั้งแต่ต้นจนจบโครงการ แก้ไขวิธีการที่เหมาะสมในการแบ่งปันคำแนะนำและแนวทางปฏิบัติ การมอบหมายงาน การควบคุมคุณภาพ และการส่งมอบโครงการ

สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบของสมาชิกในทีมแต่ละคนอย่างชัดเจน ตัวอย่างเช่น สิ่งที่คาดหวังจากผู้เขียน บรรณาธิการและการควบคุมคุณภาพคืออะไร หน้าที่ของผู้จัดการโครงการคืออะไร เป็นต้น สิ่งนี้จะเพิ่มความรับผิดชอบและยังให้ทิศทางและความชัดเจนแก่ทีมของคุณ

ปฏิสัมพันธ์แบบตัวต่อตัว

ในการทำงานระยะไกลใดๆ การโต้ตอบแบบตัวต่อตัวระหว่างผู้นำและสมาชิกในทีมเป็นสิ่งสำคัญ แม้ว่านี่จะเป็นส่วนหนึ่งของวัฒนธรรมการทำงานที่ดี แต่ก็มีความสำคัญเพิ่มมากขึ้นในสภาพแวดล้อมที่ห่างไกล จัดการประชุมแบบตัวต่อตัวกับสมาชิกในทีมแต่ละคนเป็นประจำ และทำความรู้จักกับวิธีที่พวกเขาจัดการกับงานและความต้องการของงานทางไกลโดยทั่วไป ปฏิสัมพันธ์เหล่านี้ช่วยสร้างความไว้วางใจและความปรารถนาดีกับทีม และสามารถกระตุ้นให้พวกเขาทำได้ดีขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณเข้าใจถึงความท้าทายที่พวกเขาเผชิญและค้นหาแนวทางแก้ไขที่เหมาะสมเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

สรุป

การจัดการทีมเนื้อหาระยะไกลมีความท้าทายและผลประโยชน์ร่วมกัน ด้านหนึ่ง คุณให้ทีมของคุณมีความยืดหยุ่นเพียงพอในการทำงานจากความสะดวกสบายในบ้านของพวกเขา ในขณะที่คุณสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายได้มาก ในทางกลับกัน คุณมีทัศนวิสัยที่จำกัดในกระบวนการ และประสิทธิภาพการทำงานอาจลดลง หากคุณปล่อยให้สิ่งต่างๆ หลุดมือไปในทันที

ด้วยการกำหนดกฎเกณฑ์ที่ชัดเจน การลงทุนในกลุ่มเครื่องมือที่เหมาะสม และการควบคุมกระบวนการ คุณจะได้รับผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยมจากทีมเนื้อหาของคุณแม้ในขณะทำงานจากระยะไกล การสื่อสารและการทำงานร่วมกันเป็นแกนหลักของทีมงานระยะไกลทุกทีม ผู้นำที่รู้วิธีส่งเสริมสภาพแวดล้อมของการสื่อสารแบบเปิดกว้างและการสนับสนุนจะต้องเป็นผู้ชนะอย่างแน่นอน