Kiat Membangun dan Mengelola Tim Konten Jarak Jauh untuk Bisnis Anda yang Berkembang

Pandemi Covid-19 menghantam kita semua dengan keras dan tidak dapat disangkal bahwa beberapa yang paling menderita adalah usaha kecil. Bagi banyak usaha kecil, beralih ke pengaturan kerja yang sepenuhnya jauh tidak mudah. Banyak yang tidak memiliki sumber daya atau pengetahuan untuk mengelola tim jarak jauh. Terlepas dari perjuangan, mereka menemukan hal-hal saat bepergian dan melanjutkan.

Sekarang saat kita secara bertahap bergerak kembali ke normal, beberapa bisnis berharap untuk menjadikan pekerjaan jarak jauh sebagai standar, setelah melihat produktivitas dan manfaat biaya. Karyawan juga tampaknya menikmati fleksibilitas yang diberikan oleh pekerjaan jarak jauh. Hampir 97% karyawan mengatakan bahwa mereka tidak ingin kembali ke kantor secara penuh.

Untuk bisnis yang sangat bergantung pada konten, mengelola tim konten jarak jauh juga merupakan bagian yang menantang dan bermanfaat. Pembuatan konten dan pemasaran membutuhkan kolaborasi yang luas. Dalam kasus seperti itu, bekerja dari jarak jauh bisa menjadi mimpi buruk kecuali Anda dilengkapi dengan alat dan strategi yang tepat untuk pekerjaan itu. Karena pekerjaan jarak jauh akan tetap ada, Anda perlu menginvestasikan lebih banyak waktu, tenaga, dan sumber daya untuk membangun dan mengelola tim konten jarak jauh secara lebih efektif.

Berikut adalah beberapa tip dan praktik terbaik yang akan membantu Anda mencapai hasil yang luar biasa saat bekerja dengan tim konten jarak jauh.

Membangun dan Mengelola Tim Konten Jarak Jauh – Kiat, Alat, dan Praktik Terbaik

Saat bekerja dengan tim konten jarak jauh, ada dua tantangan utama yang mungkin Anda hadapi. Yang pertama adalah menemukan orang yang tepat untuk tim Anda. Pekerjaan jarak jauh memberi Anda akses ke kumpulan bakat yang jauh lebih luas karena Anda dapat mempekerjakan orang dari mana saja tanpa hambatan geografis menghalangi Anda. Tetapi mengidentifikasi bakat tanpa interaksi langsung bisa jadi rumit. Anda mungkin ingin memulai dengan mempekerjakan pekerja lepas yang diperiksa di platform lepas yang andal untuk melihat bagaimana pengaturan jarak jauh bekerja untuk Anda. Ini akan memberi Anda gambaran tentang bagaimana pembuat konten dapat memberikan pekerjaan dan apa persyaratan mereka, tanpa harus berinvestasi dalam perekrutan segera.

Saat Anda terbiasa dengan prosesnya, Anda dapat melanjutkan dan mempertimbangkan untuk membangun tim pembuat konten internal dan lepas Anda sendiri. Namun, untuk tim internal Anda, Anda perlu menyediakan tumpukan alat yang sesuai untuk produktivitas dan efisiensi. Anda juga perlu menumbuhkan budaya kolaborasi dan dukungan, yang sedikit lebih sulit dicapai ketika tim bekerja dari lokasi yang berbeda.

Berikut adalah beberapa area yang membutuhkan perhatian tertinggi Anda ketika berhadapan dengan tim konten jarak jauh.

Komunikasi

Hambatan terbesar dalam pekerjaan jarak jauh adalah komunikasi. Hambatan untuk komunikasi ada bahkan ketika tim bekerja dalam pengaturan fisik. Hambatan ini hanya cenderung menjadi lebih besar ketika bekerja dari jarak jauh. Untuk proses konten yang sukses, komunikasi yang efektif adalah kuncinya dan penting bagi Anda untuk memastikan bahwa komunikasi mengalir dua arah dalam tim konten Anda.

Penting bagi pemimpin dan manajer tim untuk mendorong percakapan dan melakukan kerumunan tim secara teratur untuk memastikan bahwa orang-orang tetap terhubung. Karena tidak mungkin untuk rehat kopi dengan rekan kerja atau menghabiskan waktu mengobrol dengan pendingin air, pertemuan virtual sangat penting untuk membangun hubungan.

Komunikasi yang efektif dalam tim konten jarak jauh membutuhkan platform komunikasi terpusat. Alih-alih mengandalkan beberapa saluran yang terfragmentasi seperti email, pesan atau telepon, memiliki semua anggota tim Anda di platform yang sama membantu menjaga percakapan tetap hidup.

Platform seperti Slack dapat digunakan untuk semua komunikasi tim Anda. Slack memiliki kemampuan olahpesan, suara, dan panggilan video yang mencakup semua kebutuhan komunikasi Anda. Anda juga dapat membuat saluran untuk proyek, topik, atau tim yang berbeda hanya dengan anggota tim yang perlu terlibat dalam percakapan.

Untuk rapat tim dan panggilan video, Anda juga dapat menggunakan alat perangkat lunak seperti Microsoft Teams , Google Meet , atau Webex Teams . Platform ini memungkinkan komunikasi yang mudah melalui suara atau video dengan banyak anggota tim.

Kolaborasi

Proyek konten adalah tentang kolaborasi dan kerja tim. Tim konten jarak jauh Anda harus terdiri dari penulis konten, editor, desainer grafis, manajer proyek, dan lainnya. Konten perlu dibuat, ditinjau, dibagikan dengan pemangku kepentingan, dan dikirimkan ke klien atau dipublikasikan ke platform Anda sendiri. Dalam semua ini, tim konten Anda perlu bersatu dan mengerjakan tugas konten untuk mencapai garis akhir. Memiliki alat yang tepat untuk memungkinkan kolaborasi yang mudah dalam pekerjaan jarak jauh sangat penting. Ada sejumlah alat kolaborasi konten yang berguna yang dapat Anda manfaatkan dengan berinvestasi.

Narrato adalah platform pembuatan konten, kolaborasi, dan manajemen alur kerja yang membawa proses konten lengkap Anda ke satu tempat. Anda dapat membawa seluruh tim Anda ke platform untuk berkolaborasi dalam proyek konten. Tugas dapat dengan mudah diberikan kepada pembuat konten dan umpan balik dapat dibagikan menggunakan komentar dan pesan sebaris di platform. Editor konten yang andal dengan saran pengoptimalan konten, asisten penulisan AI, dan pemeriksaan plagiarisme membantu penulis membuat konten berkualitas tinggi. Pengarahan para penulis juga mudah dengan membuat template kustom dan panduan gaya untuk proyek konten yang berbeda.

Anda dapat mengatur semua konten Anda di bawah Proyek dan Folder di Narrato dan mengelola proyek konten melalui kalender dan papan alur kerja. Ada peran dan akses khusus untuk anggota tim, pekerja lepas, dan pemangku kepentingan lainnya. Anda bahkan dapat mengelola pembayaran freelancer di platform. Konten dapat dengan mudah dibagikan menggunakan tautan yang dapat dibagikan secara publik atau Anda dapat mempublikasikan langsung ke blog/situs web Anda dengan integrasi WordPress. Secara keseluruhan Narrato adalah alat kolaborasi dan pembuatan konten lengkap untuk tim konten jarak jauh.

Tim Anda mungkin juga memerlukan alat kolaborasi konten visual untuk semua desain dan grafik yang mereka kerjakan. Konten biasanya mencakup video, infografis, presentasi, posting media sosial, dan banyak lagi. Untuk tugas seperti itu, Anda dapat memilih platform kolaborasi konten visual yang bagus seperti Canva atau Figma . Pembuat konten dapat membagikan tautan dengan melihat atau mengedit akses ke proyek desain mereka di platform ini.

Ada ratusan templat, gambar stok, grafik, dll. untuk dipilih dan editor di kedua platform memiliki antarmuka yang sangat ramah pengguna, membuat proses desain menjadi sangat mudah. Figma juga memungkinkan brainstorming dengan anggota tim menggunakan alat seperti catatan tempel dan diagram yang dapat ditambahkan ke papan tulis online. Platform kolaborasi konten visual seperti ini bisa nyaman dan menyenangkan untuk dikerjakan oleh tim jarak jauh Anda.

Kontrol dan Pelacakan

Dalam mengelola tim jarak jauh, tantangan besar adalah mengawasi apa yang dilakukan anggota tim Anda. Di kantor, Anda dapat melihat mereka bekerja di meja mereka. Tetapi dengan tim jarak jauh, Anda memiliki visibilitas terbatas, atau lebih tepatnya tidak ada.

Kepercayaan pada anggota tim Anda tidak diragukan lagi penting, terlepas dari dari mana mereka bekerja. Tetapi setiap tim memiliki beberapa pekerja keras dan beberapa pemalas. Jika Anda tidak memegang kendali di sini, beberapa anggota tim Anda akan menanggung semua beban pekerjaan sementara beberapa akan tetap kurang dimanfaatkan. Penting bagi para pemimpin dan manajer untuk memastikan bahwa distribusi kerja adil dan seragam.

Ini mungkin tidak selalu diperlukan, tetapi beberapa tim konten mungkin mendapat manfaat dari penggunaan alat pelacak waktu seperti Toggl . Alat ini memiliki web, desktop, dan aplikasi seluler yang membantu melacak jam kerja sehingga Anda dapat memastikan bahwa tidak ada seorang pun di tim Anda yang terlalu banyak bekerja. Toggl juga memiliki integrasi kalender, mengirim pengingat pelacakan, dan memberikan wawasan dan laporan tentang semua pengguna dan proyek juga.

Alat serupa lainnya termasuk Harvest , Hive , dan Time Doctor , untuk beberapa nama.

Selain menggunakan alat-alat ini, penting juga bahwa pemimpin tim menetapkan harapan dengan benar, sejak awal. Tim konten jarak jauh harus jelas tentang apa yang diharapkan dari mereka dalam hal produktivitas dan apa hasil harian mereka. Garis waktu yang jelas untuk proyek harus disediakan dan tinjauan rutin adalah suatu keharusan untuk memastikan bahwa setiap orang berada di jalur yang benar.

Proses dan Orang

Saat bekerja dengan tim jarak jauh, yang lebih penting adalah memiliki proses yang terdefinisi dengan baik. Dalam pekerjaan jarak jauh, anggota tim mudah kehilangan fokus atau merasa tersesat kecuali ada proses standar dalam melakukan pekerjaan. Anda perlu menyusun proses konten dan menentukan alur kerja.

Cara terbaik untuk melakukan ini adalah dengan duduk bersama tim Anda dan bertukar pikiran tentang seperti apa proses konten yang ideal. Diskusikan bagaimana pekerjaan harus mengalir dari awal hingga akhir proyek. Perbaiki metode yang tepat untuk berbagi instruksi dan pedoman, menetapkan tugas, kontrol kualitas, dan pengiriman proyek.

Penting juga untuk secara jelas mendefinisikan peran dan tanggung jawab setiap anggota tim. Misalnya, apa yang diharapkan dari penulis, apa yang harus dilakukan oleh editor dan kontrol kualitas, apa pekerjaan manajer proyek, dan sebagainya. Ini meningkatkan akuntabilitas dan juga memberikan arahan dan kejelasan kepada tim Anda.

Interaksi satu lawan satu

Dalam segala jenis pekerjaan jarak jauh, interaksi satu lawan satu antara pemimpin dan anggota tim sangat penting. Meskipun ini adalah bagian dari budaya kerja yang baik, ini semakin penting dalam pengaturan jarak jauh. Atur pertemuan satu lawan satu secara teratur dengan masing-masing anggota tim Anda dan kenali bagaimana mereka mengatasi pekerjaan dan tuntutan pekerjaan jarak jauh secara umum. Interaksi ini membantu dalam membangun kepercayaan dan niat baik dengan tim dan dapat memotivasi mereka untuk berbuat lebih baik. Ini juga akan membantu Anda memahami tantangan yang mereka hadapi dan menemukan solusi yang tepat untuk meningkatkan produktivitas.

Menyimpulkan

Mengelola tim konten jarak jauh memiliki tantangan dan manfaat tersendiri. Di satu sisi, Anda memberi tim Anda cukup fleksibilitas untuk bekerja dari kenyamanan rumah mereka, sementara Anda dapat menghemat biaya secara signifikan. Di sisi lain, Anda memiliki visibilitas terbatas ke dalam proses dan produktivitas dapat menurun jika Anda membiarkan segala sesuatunya lepas kendali untuk sesaat.

Dengan mendefinisikan aturan dengan jelas, berinvestasi dalam tumpukan alat yang tepat, dan mengendalikan proses, Anda bisa mendapatkan hasil yang sangat baik dari tim konten Anda bahkan saat bekerja dari jarak jauh. Komunikasi dan kolaborasi bersama membentuk tulang punggung setiap tim jarak jauh. Para pemimpin yang tahu bagaimana mengembangkan lingkungan komunikasi dan dukungan yang terbuka pasti akan menjadi pemenang.