Bagaimana Mengurangi Biaya dan Meningkatkan Laba Bisnis Anda?

Ketika sebuah perusahaan memotong biaya, itu biasanya berarti Anda dapat mengharapkan produk yang lebih buruk dan layanan yang lebih buruk. Jika Anda pernah melakukan panggilan dengan bank atau penyedia telekomunikasi setelah mereka menerapkan putaran pemotongan dan outsourcing, Anda mungkin telah menghabiskan berjam-jam menunggu, hanya untuk akhirnya berbicara dengan karyawan layanan yang tidak tahu bagaimana membantu Anda.

Kita semua dapat dibenarkan skeptis terhadap perusahaan yang memotong biaya, tetapi mengurangi biaya dan merampingkan operasi tidak harus berarti produk atau layanan berkualitas lebih rendah.

Setiap bisnis, terlepas dari ukuran atau basis pelanggannya, dapat memangkas biaya dengan cara yang efisien – cara yang menghasilkan pendapatan yang lebih tinggi dan, yang terpenting, layanan yang sangat baik. Artikel ini akan menunjukkan kepada Anda kapan dan di mana tepatnya untuk memotong biaya, memberikan pengantar penting untuk operasi yang efisien untuk bisnis apa pun.

Kunci untuk bisnis yang menguntungkan adalah memotong biaya, menjaga kualitas dan memaksimalkan keuntungan

Apa cara terbaik untuk membuat keuntungan maksimal? Jawaban paling sederhana adalah meningkatkan pendapatan, yang tentu saja membantu jika Anda bisa mewujudkannya. Tapi ada metode yang lebih baik dan lebih mudah dikendalikan itu semua tentang mengelola pengeluaran. Ini disebut kepemimpinan biaya, dan inilah cara kerjanya:

Sebagai permulaan, Anda harus fokus pada dua jenis biaya utama: biaya tetap dan variabel.

Biaya tetap tidak tergantung pada tingkat produksi perusahaan, dan termasuk komputer, meja, telepon, dan peralatan lainnya. Tetapi istilah ini juga dapat merujuk pada biaya yang kurang berwujud, seperti sewa atau asuransi. Bahkan, tenaga kerja sering dianggap sebagai biaya tetap karena membutuhkan waktu dan uang untuk mempekerjakan karyawan.

Biaya variabel tergantung pada tingkat produksi, artinya semakin banyak Anda mengkonsumsi, semakin banyak Anda membayar. Contoh biaya variabel adalah bahan baku, pengemasan dan penyimpanan.

Sekarang setelah Anda mengetahui dua jenis biaya utama, Anda dapat mulai mempelajari mengapa mengelolanya secara cerdas akan menghasilkan produk berbiaya lebih rendah, dan oleh karena itu pendapatan yang lebih tinggi, semuanya sambil mempertahankan standar kualitas yang sama.

Anda dapat mengurangi biaya dengan melakukan pemotongan besar-besaran, tetapi ini kemungkinan akan menurunkan kualitas barang atau jasa yang Anda berikan. Misalnya, jika Anda memutuskan untuk menghemat uang dengan memotong tim dukungan pelanggan Anda, kemungkinan besar Anda akan menghadapi beberapa pelanggan yang sangat tidak senang dalam waktu dekat.

Namun, dengan bijaksana memotong biaya yang tidak perlu akan meningkatkan pendapatan dan menjaga kualitas. Misalnya, pendiri IKEA Ingvar Kamprad membangun kerajaan dengan 235 toko melalui mekanisme pemotongan biaya sederhana yang menjaga kualitas tetap terjaga. Salah satu strateginya adalah menjual furnitur yang belum dirakit, yang memakan lebih sedikit ruang dan membutuhkan lebih sedikit waktu untuk pembuatannya.

Tapi bagaimana Anda bisa dengan cerdas memotong biaya? Mari kita lihat lebih dalam beberapa strategi khusus untuk mengurangi pengeluaran sambil mempertahankan kualitas.

Lebih sedikit lebih banyak: menghemat ruang dan aktivitas yang tidak perlu sangat penting untuk pengurangan biaya

Ketika wirausahawan menemukan bisnis baru, mereka sering cenderung terlalu bersemangat dan akhirnya menghabiskan uang yang tidak mereka miliki. Meskipun kesalahan ini adalah kesalahan yang umum, kesalahan ini dapat melumpuhkan bisnis bahkan sebelum diluncurkan.

Jadi, kunci untuk memahami manajemen biaya sejak awal, dan tempat yang baik untuk memulai adalah dengan properti.

Ruang adalah pengeluaran utama dan target utama untuk pemangkasan biaya. Untuk mengetahui seberapa banyak ruang yang cukup, perlu diingat bahwa standarnya adalah sebelas meter kubik per pekerja. Jika Anda memiliki lebih banyak ruang daripada ini, kemungkinan besar Anda akan menghabiskan terlalu banyak uang untuk itu.

Cara hebat lainnya untuk memangkas biaya ruang adalah melalui hotdesking , sarana untuk memaksimalkan stasiun kerja dengan menghilangkan meja individu dan meminta karyawan menggunakan mana pun yang tersedia. Misalnya, Stocks, sebuah perusahaan Inggris yang memproduksi mesin jahit, memiliki tim penjualan yang terdiri dari sepuluh orang yang bekerja di ruangan yang dirancang untuk enam orang. Namun, kantor berjalan lancar karena karyawan menghabiskan 60 persen waktunya untuk janji di luar.

Baiklah, sekarang Anda telah memaksimalkan ruang Anda, saatnya untuk memotong biaya tidak penting lainnya, dan itu berarti outsourcing – dengan kata lain, mengontrakkan tugas-tugas yang tidak penting ke perusahaan lain.

Aktivitas apa pun yang tidak penting bagi bisnis Anda harus diuji: jika biayanya lebih mahal untuk Anda lakukan secara internal daripada eksternal, aktivitas tersebut harus dialihdayakan ke orang lain yang dapat melakukannya dengan harga lebih murah.

Sementara pekerjaan outsourcing yang sudah dilakukan di rumah bisa lebih rumit karena investasi modal telah dilakukan, tetap saja penting untuk melakukannya.

Katakanlah Anda menyadari bahwa Anda perlu mengalihdayakan iklan Anda, tetapi hanya berinvestasi dalam perangkat lunak desain pemasaran baru. Meskipun mungkin sulit, penting untuk menerima biaya hangus Anda; uang yang Anda keluarkan untuk perangkat lunak sudah hilang, tetapi Anda tidak perlu terus membuang uang dengan membayar staf periklanan.

Mengubah modal menjadi produk dengan cepat dan mengembalikannya menjadi lebih banyak modal sangat penting untuk bisnis yang berkinerja tinggi

Tahukah Anda apa itu siklus kapital ? Nah, itu pengetahuan penting bagi setiap pemilik perusahaan, karena setiap bisnis mematuhinya.

Berikut cara kerjanya:

Anda mulai dengan uang tunai di tangan, baik milik Anda sendiri atau milik orang lain. Uang ini kemudian digunakan untuk membeli aset modal dan bahan yang diubah oleh pekerjaan karyawan menjadi produk jadi untuk dijual. Anda membayar pemasok Anda, dibayar oleh pelanggan Anda dan mudah-mudahan memiliki sisa uang untuk diulang.

Mengapa ini penting untuk pengurangan biaya?

Karena biaya rendah memerlukan siklus modal yang cepat dan fokus pada pepatah lama bahwa waktu adalah uang . Misalnya, semakin banyak uang yang terikat dalam modal kerja seperti saham, semakin besar biaya untuk hal-hal seperti bunga dan penyimpanan. Oleh karena itu, penting untuk membatasi jumlah waktu yang Anda miliki.

Salah satu cara untuk mencapai ini adalah melalui persediaan terbatas. Ambil contoh Wal-Mart, yang penyimpanan stoknya dua setengah kali lebih sedikit dari rata-rata industri, memastikan siklus yang efisien.

Tetapi negosiasi dengan pelanggan dan pemasok juga dapat memotong biaya aset modal. Misalnya, jika Anda menjual barang dan jasa secara kredit, dan Anda membutuhkan waktu 90 hari untuk menagih pembayaran dari pelanggan, Anda pada dasarnya kehilangan bunga apa pun yang akan diperoleh dari uang tersebut. Strategi yang lebih baik adalah dengan menetapkan periode pembayaran yang lebih pendek sambil mendisiplinkan pembayar yang terlambat dengan denda dan ancaman tindakan hukum.

Di sisi lain, jika pemasok Anda menawarkan kredit, mungkin Anda tergoda untuk menerimanya. Namun, tergantung pada situasinya, masuk akal bisnis untuk membayar di muka dengan imbalan total biaya yang lebih rendah. Dan, tentu saja, penting untuk menghindari membayar terlambat, karena hal itu akan memberi Anda nama buruk di industri ini.

Menggunakan margin keuntungan perusahaan Anda untuk memotivasi karyawan sama pentingnya dengan memaksimalkan dampak insentif non-keuangan

Peningkatan produktivitas adalah cara yang bagus untuk memotong biaya variabel, tetapi itu berarti meyakinkan karyawan Anda untuk menyelesaikan lebih banyak – dan kita semua tahu ini bukan tugas yang mudah. Untungnya ada strategi hebat untuk meningkatkan produktivitas, dan itu semua bergantung pada memotivasi staf Anda melalui margin keuntungan Anda, bukan omset mereka ; ini membuat Anda berada di sisi yang sama dengan pekerja Anda sambil meningkatkan keuntungan Anda sendiri.

Di sebagian besar perusahaan, tim penjualan diberi penghargaan atas penjualan yang mereka lakukan. Struktur ini menyebabkan karyawan terpaku pada pemotongan kesepakatan dan biaya sering dibiarkan tidak terkendali. Strategi yang lebih baik adalah menghubungkan komisi dengan keuntungan perusahaan, sehingga memfokuskan tenaga penjualan Anda untuk menghemat uang dan meningkatkan laba perusahaan.

Misalnya, Atrium, sebuah perusahaan pencahayaan yang berbasis di London, menggandakan keuntungannya lebih dari dua kali lipat dengan beralih ke sistem penghargaan yang terkait dengan laba kotor. Tenaga penjual mereka berhenti memangkas harga, dan alih-alih menerapkan mentalitas "apa pun untuk menyenangkan klien", mereka berinvestasi dalam memotong biaya yang tidak perlu dan meningkatkan efisiensi.

Tapi uang tidak cukup. Sementara gaji yang baik merupakan aspek utama dari kepuasan kerja, gaji yang besar saja tidak akan menjamin bahwa karyawan Anda bekerja dengan efisiensi yang optimal. Faktanya, kepuasan kerja juga merupakan hasil dari berbagai motivator non-tunai , seperti perasaan pencapaian yang Anda inginkan untuk dirasakan oleh pekerja pemotongan biaya Anda.

Tapi bagaimana Anda bisa mencapai ini?

Salah satu caranya adalah dengan mencatat upaya yang dilakukan karyawan Anda. Faktanya, email “terima kasih” atau pesta makan malam staf setelah sebuah proyek besar dapat membantu memotivasi tim Anda tanpa merusak bank!

Jaga agar biaya pembiayaan tetap rendah dengan mencari kompetisi pendanaan, menghubungi teman, dan bekerja di bank

Setiap bisnis yang sedang berkembang pasti menghadapi tantangan biaya pembiayaan , dan sangat penting untuk mengendalikannya sebelum mulai memakan keuntungan Anda.

Biaya pembiayaan – yaitu, biaya mengumpulkan uang – timbul karena bunga dan biaya lainnya. Sangat penting untuk mengidentifikasi cara untuk benar-benar mendapatkan uang dengan sedikit atau tanpa biaya.

Salah satu strateginya adalah pergi ke instansi pemerintah atau bisnis tertentu, seperti bank dan surat kabar, yang mungkin tertarik dengan kegiatan bisnis tertentu yang terjadi di wilayah tertentu; ini dapat mengarahkan mereka untuk menyumbangkan uang atau menawarkan keuntungan bagi perusahaan Anda.

Misalnya, setiap tahun ada ribuan penghargaan yang diberikan di seluruh dunia untuk bisnis baru atau kecil. Sebagian besar didasarkan pada rencana bisnis seperti Penghargaan Permulaan HSBC yang memberikan hingga £ 25.000.

Pendekatan lain adalah meminta uang dari keluarga dan teman. Teknik ini bermanfaat karena Anda menghindari menyesuaikan diri dengan prosedur formal dan memakan waktu sementara juga diberikan persyaratan yang lebih fleksibel. Namun, penting bagi Anda untuk menjelaskan setiap dan semua risiko kepada penyandang dana tersebut karena hal terakhir yang Anda inginkan adalah agar teman atau anggota keluarga yang membantu menderita kesulitan ekonomi karena komitmen keuangan Anda yang gagal.

Strategi ketiga dan terakhir adalah bernegosiasi dengan bank untuk persyaratan yang lebih menguntungkan. Tetapi untuk melakukannya, Anda memerlukan pengetahuan dan rencana bisnis yang diperlukan. Pada akhirnya, bank tunduk pada faktor ekonomi makro dan tekanan yang sama untuk menghasilkan keuntungan seperti Anda, jadi adalah bijaksana untuk mencari bank yang dalam kondisi keuangan yang baik, karena mereka akan dapat menawarkan Anda tingkat yang lebih baik.

Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan membaca bagian keuangan surat kabar dan mengingat bahwa tingkat suku bunga cenderung dari tiga persen menjadi sembilan persen. Tentu Anda harus menembak untuk ujung bawah jangkauan dan harus berkeliling sampai Anda tiba di sana.

Memotong biaya dalam krisis dapat memerlukan tindakan serius

Jika malapetaka menimpa perusahaan Anda, pemotongan biaya kemungkinan merupakan tindakan pertama yang akan Anda ambil. Terkadang ini bisa berarti membuat keputusan sulit untuk menjaga bisnis Anda tetap bertahan, dan kita semua tahu bahwa saat-saat ekstrem dapat memerlukan tindakan ekstrem.

Salah satu strategi tersebut adalah memperdagangkan utang dengan ekuitas, karena pelepasan utang terkadang dapat bernilai sebagian besar dari perusahaan Anda. Misalnya, perusahaan bagasi Samsonite memperdagangkan 60 persen sahamnya kepada CVC Capital Partners, salah satu grup ekuitas swasta terbesar di Eropa, dengan imbalan pembayaran utang senilai hampir $175 juta.

Tindakan ekstrem lainnya adalah memindahkan bisnis Anda ke negara baru untuk menghemat pajak. Misalnya, negara-negara tertentu memiliki tarif pajak bisnis yang sangat rendah, seperti Maladewa dengan tarif pajak sembilan persen dan Uni Emirat Arab dengan tarif pajak 15 persen. Bandingkan dengan negara-negara dengan beberapa tarif tertinggi, seperti Italia di mana tarif pajak bisnis adalah 76 persen atau India di mana itu 86 persen.

Tetapi tidak peduli tindakan apa yang Anda ambil dalam krisis, memecat karyawan Anda bukanlah pilihan yang paling cerdas; bisnis dengan staf yang tidak aman jauh lebih buruk.

Mengapa?

Yah, dipecat adalah sumber ketakutan utama bagi setiap karyawan, yang memengaruhi produktivitas dan kualitas pekerjaan mereka. Faktanya, memecat orang bahkan dapat menyebabkan karyawan yang berharga mencari jalan keluar dari perusahaan yang mereka pandang sebagai kapal yang tenggelam.

Namun, karyawan juga rela berkorban untuk menghemat uang perusahaan, jika itu akan menjamin mereka mendapatkan pekerjaan. Misalnya, pada bulan Juni 2009, British Airways meyakinkan 6.940 karyawan untuk mengambil cuti sukarela yang tidak dibayar – sebuah langkah yang menyelamatkan perusahaan sebesar $16,7 juta serta pekerjaan jangka panjang para pekerja tersebut.

Dan, tentu saja, ada langkah terakhir: potong dan jalankan. Bagaimanapun, kegagalan hanyalah fakta bisnis, dan di Inggris saja, 400.000 bisnis tutup setiap tahun! Jadi ingat, keluar dari bisnis yang tidak menguntungkan, jika dilakukan dengan baik, dapat membuat Anda dalam kondisi yang lebih baik untuk memulai yang lain.

Kesimpulan

Beberapa orang melihat pemotongan biaya sebagai tindakan darurat, tetapi strategi pengurangan biaya jangka panjang sebenarnya penting untuk meningkatkan margin keuntungan perusahaan mana pun.

Mengelola biaya Anda secara efektif juga akan membantu Anda membangun bisnis yang siap menghadapi krisis atau situasi sulit apa pun.