Model Kerja Hibrida: Mana yang Tepat untuk Bisnis Anda?

Pandemi telah menyebabkan inisiatif bekerja dari rumah (WFH) meroket, dan mereka tidak menunjukkan tanda-tanda melambat.

Karyawan tidak hanya menikmati manfaat dari kerja jarak jauh tetapi juga peningkatan produktivitas dan penghematan biaya. Meskipun demikian, banyak perusahaan masih melihat nilai dari mempertahankan tim di tempat. Jika perusahaan melakukan penyesuaian yang diperlukan, sebagian besar karyawan merasa nyaman untuk kembali ke tempat kerja dalam kapasitas tertentu.

Apa yang harus dilakukan perusahaan Anda? Haruskah Anda mengizinkan karyawan Anda untuk terus bekerja dari rumah, membawa semua orang kembali ke kantor, atau menerapkan model kerja hibrida? Mari kita cari tahu.

Hibrida vs. jarak jauh

Model kerja hibrida dan jarak jauh sering dibahas dalam percakapan yang sama. Namun, pekerjaan jarak jauh dilakukan sepenuhnya dari rumah atau di tempat lain selain kantor perusahaan. Saat Anda menggunakan tim jarak jauh, karyawan Anda dapat bekerja dari mana saja dan dengan jadwal yang lebih fleksibel. Tidak mengherankan, ini sangat ideal untuk banyak karyawan saat ini, terutama generasi muda.

Model hybrid adalah campuran dari lingkungan kerja. Biasanya, tim hybrid bekerja berjam-jam di kantor dan dari rumah. Model spesifik yang Anda gunakan sepenuhnya bergantung pada apa yang paling cocok untuk situasi, tujuan, dan tim Anda.

Munculnya pekerjaan hibrida

Model kerja hibrida bukanlah hal baru, tetapi baru-baru ini meningkat. Karena lebih banyak perusahaan menawarkan opsi hibrida kepada tim mereka, banyak tenaga kerja modern menginginkan (dan mengharapkan) jenis lingkungan ini tetap ada di masa mendatang. Faktanya, 66% pemimpin bisnis mengatakan mereka cenderung mengubah struktur organisasi mereka untuk mengakomodasi pekerjaan hibrida.

Ketika datang ke karyawan, banyak yang menginginkan yang terbaik dari kedua dunia. Sebanyak 74% karyawan menginginkan opsi kerja jarak jauh yang fleksibel, sementara 67% berharap lebih banyak interaksi langsung dan kolaborasi pasca-pandemi. Titik? Bisnis harus beradaptasi dan menerapkan model kerja baru ini untuk berhasil dalam jangka panjang.

Model kerja hibrida

Sebagian besar perusahaan saat ini menerapkan lima model kerja hybrid utama. Beberapa perusahaan menggunakan kombinasi model ini, sementara yang lain menggunakannya sebagai platform untuk membangun sendiri.

Sebagian besar karyawan hibrida terbagi dalam empat kategori:

• Kaum tradisionalis
• Adaptor
• Para solois
• Karyawan budaya

Model kerja hibrida yang ideal ada untuk masing-masing persona ini.

Menemukan lingkungan kerja yang tepat untuk karyawan Anda sangat penting untuk bisnis yang berkembang. Saat memilih model terbaik untuk tim Anda, pertimbangkan lingkungan kerja, jadwal, serta peran dan tanggung jawab karyawan.

1. Jauh-pertama

Salah satu model karyawan yang paling populer adalah model remote-first (AKA "at-will"). Model ini memungkinkan karyawan untuk memprioritaskan pekerjaan jarak jauh sambil terus bekerja di tempat melalui kantor dan ruang kerja bersama. Dalam model kerja yang mengutamakan jarak jauh, anggota tim Anda dapat tinggal di rumah atau mengunjungi kantor.

Misalnya, seseorang yang bekerja lebih produktif di rumah dapat memutuskan apakah akan datang ke kantor atau melanjutkan bekerja dari rumah. Jika karyawan lain berkembang di lingkungan kantor, mereka dapat dengan bebas mengunjungi tempat kerja. Pada dasarnya, model ini memungkinkan karyawan untuk menggunakan lingkungan yang membantu mereka bekerja secara efisien dan mengoptimalkan tenaga kerja.

Dengan menerapkan model remote-first, Anda kurang lebih menunjukkan kepada staf Anda bahwa Anda memercayai mereka karena Anda membiarkan mereka memilih tempat bekerja. Kepercayaan yang ditanamkan ini pada karyawan Anda dapat mengarah pada moral tim yang lebih tinggi.

Namun, ada banyak tantangan untuk model remote-first. Misalnya, Anda berisiko terlalu banyak karyawan mengunjungi kantor secara bersamaan, membahayakan protokol jarak sosial.

Juga, terlalu banyak pengunjung tak terduga sekaligus dapat memenuhi kantor, yang terutama menjadi masalah jika Anda telah mengurangi ruang kerja fisik Anda. Oleh karena itu, Anda harus hati-hati mengelola tim Anda menggunakan model remote-first.

2. Office-first

Dalam model kerja hybrid yang mengutamakan office-first dan remote-first, anggota tim dapat bekerja dari jarak jauh atau di kantor. Namun, dalam model kantor-pertama, karyawan harus lebih hadir di tempat kerja fisik.

Model ini jauh lebih mudah untuk dijalankan dan dikelola karena Anda tidak perlu melakukan banyak penyesuaian digital atau mengubah protokol. Selain mengubah beberapa bagian dari kebijakan kerja Anda (seperti kehadiran di kantor), Anda dapat bekerja seperti biasa.

Ini bisa menjadi model kerja yang ideal jika perusahaan Anda mengandalkan kolaborasi untuk produktivitas. Ini memberi tim semua yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan tugas dan proyek sambil menawarkan lebih banyak fleksibilitas daripada model tradisional.

Selain itu, model kantor-pertama adalah satu-satunya pilihan hibrida yang layak bagi banyak perusahaan. Misalnya, Anda membutuhkan karyawan di tempat jika Anda menjalankan bisnis manufaktur atau konstruksi. Di sisi lain, jika bisnis Anda bergantung pada output individu dan digital atau Anda memiliki karyawan jarak jauh, model office-first bisa menjadi kontraproduktif.

3. Hibrida terjadwal dan hibrid tersinkronisasi

Model terjadwal dan tersinkronisasi adalah dua opsi kerja berbasis jadwal. Model ini menetapkan hari tertentu kepada karyawan Anda untuk pekerjaan jarak jauh dan di tempat. Menggunakan sistem berbasis jadwal bekerja dengan baik ketika menghindari kepadatan kantor Anda.

Misalnya, Anda dapat memiliki satu departemen di tempat kerja fisik pada hari Senin, Selasa, dan Rabu, sementara tim lain masuk pada hari Kamis dan Jumat. Atau Anda dapat memadupadankan hari dalam apa pun yang paling cocok untuk dinamika tim Anda.

Banyak perusahaan bereksperimen dengan pekerjaan jangka pendek untuk karyawan mereka. Raksasa perusahaan seperti Unilever dan Microsoft telah mengklaim peningkatan produktivitas dengan mengadopsi empat hari kerja dalam seminggu.

Namun, ingatlah bahwa model yang disinkronkan dan dijadwalkan dapat meningkatkan pengeluaran bisnis, terutama jika Anda membayar sebagian biaya kerja jarak jauh staf Anda. Model split-week dapat bekerja dengan baik jika Anda mampu membayar biaya tambahan dan kurangnya interaksi tim.

4. Minggu demi minggu

Pertimbangkan model mingguan jika Anda tertarik dengan model berbasis jadwal, tetapi split week tidak ideal. Dalam pengaturan ini, Anda mengukur kapan tim tertentu harus berada di kantor dan menetapkan minggu kerja yang sesuai. Di minggu-minggu lainnya, tim Anda dapat bekerja dari rumah.

Agar model ini berfungsi, pilih kapan setiap anggota tim harus menyelesaikan satu minggu kerja penuh di kantor fisik Anda, lalu karyawan lain dapat beralih dengan mereka dengan melapor ke kantor pada minggu berikutnya.

Jika Anda memiliki tenaga kerja yang besar, ini mungkin model kerja hybrid terbaik untuk bisnis Anda. Hal ini memungkinkan Anda untuk secara signifikan mengurangi ruang kantor yang diperlukan untuk operasi (mengurangi biaya overhead) dan implementasi bertahap.

Namun, ada satu peringatan: model mingguan tidak fleksibel. Misalkan Anda membutuhkan rapat mendesak, atau masalah yang belum pernah terjadi sebelumnya muncul dalam seminggu ketika tim yang terpengaruh bekerja dari jarak jauh. Dalam hal ini, Anda tidak akan memiliki karyawan di kantor tepat saat Anda membutuhkannya.

5. Tim yang ditunjuk

Terakhir, dengan model kerja hibrida “tim yang ditunjuk”, Anda dapat mendasarkan fasilitas Anda pada penugasan staf – menugaskan beberapa tim untuk bekerja penuh waktu dan yang lainnya dari jarak jauh. Ini bisa menjadi struktur yang ideal jika bisnis Anda membutuhkan karyawan tertentu untuk berada di lokasi setiap saat.

Misalnya, Anda menjalankan pabrik dan mengandalkan pemeriksaan keselamatan harian. Anda membutuhkan karyawan khusus di tempat setiap hari, tetapi perwakilan penjualan atau staf administrasi Anda dapat bekerja dari rumah.

Menerapkan model ini menghemat uang untuk listrik dan overhead lainnya sekaligus meningkatkan efisiensi karyawan. Namun perlu diingat bahwa model tim yang ditunjuk berpotensi menciptakan kesenjangan antara karyawan jarak jauh dan karyawan di lokasi. Karyawan jarak jauh dapat membenci rekan kerja mereka di lokasi yang membangun hubungan dengan manajer dan mempelajari lebih banyak peluang.

Pro dan kontra menggunakan model kerja hybrid

Jika Anda masih tidak yakin apakah model kerja hybrid dapat bekerja dengan baik untuk bisnis Anda, pertimbangkan pro dan kontra.

Keuntungan dari model kerja hybrid

Membuka posisi untuk karyawan jarak jauh berarti memiliki akses ke talenta global dan lokal. Anda dapat lebih selektif dalam proses perekrutan untuk memastikan Anda menarik kandidat dengan keterampilan luar biasa.

Anda bahkan mungkin memiliki anggota tim yang bekerja di zona waktu yang berbeda, yang berarti bisnis Anda akan tetap beroperasi meskipun kantor fisik Anda tutup. Fleksibilitas untuk bekerja dari rumah atau kantor memaksimalkan produktivitas tim Anda dan melibatkan karyawan jarak jauh.

Salah satu manfaat paling nyata dari penggunaan model kerja hybrid adalah pengurangan biaya overhead. Lebih sedikit karyawan di tempat kerja fisik berarti Anda dapat berhemat ke kantor yang lebih kecil dan menghabiskan lebih sedikit untuk sewa dan utilitas.

Kekurangan dari model kerja hybrid

Meskipun memiliki banyak manfaat, bekerja dari jarak jauh menciptakan isolasi dan perasaan terputus dari tim di tempat. Meskipun dapat menguntungkan, perbedaan zona waktu dapat menyebabkan masalah manajemen jika perusahaan Anda bergantung pada komunikasi yang konstan.

Saat bekerja dengan tenaga kerja terdistribusi, Anda perlu berkomunikasi lebih banyak. Anda terutama dapat menggunakan aplikasi messenger, panggilan video, dan email untuk tetap berhubungan dengan karyawan jarak jauh Anda, yang membutuhkan keterampilan komunikasi yang luar biasa dan check-in yang konsisten di kedua sisi.

Selain itu, karyawan di tempat Anda mungkin mendapatkan lebih banyak peluang untuk promosi atau perlakuan istimewa hanya karena mereka berada di lokasi yang sama dengan manajer.

Bagaimana membangun model kerja hybrid Anda sendiri

Sebagian besar perubahan yang perlu Anda lakukan saat mengadopsi model kerja hibrida melibatkan penataan tim Anda untuk menyertakan karyawan jarak jauh. Berikut adalah beberapa cara mudah untuk membuat model kerja hybrid yang dipesan lebih dahulu.

Survei tim Anda

Beralih ke pekerjaan hibrida selalu lebih mudah dengan umpan balik karyawan. Menjalankan survei karyawan sederhana dapat membantu Anda menentukan mana dari empat kepribadian kerja hibrida yang cocok dengan setiap anggota tim.

Dengan menggunakan hasil survei dan langkah-langkah yang diuraikan di bawah ini, Anda dapat berhasil menerapkan model kerja hibrida di perusahaan Anda.

Mengadopsi komunikasi asinkron

Anda perlu beralih ke gaya komunikasi asinkron, artinya Anda tidak mengharapkan anggota tim Anda untuk segera merespons setelah kontak. Untuk melakukan ini, Anda harus memberi setiap karyawan jarak jauh semua informasi yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas dalam waktu mereka sendiri.

Ubah rapat Anda

Anda juga perlu mengubah cara Anda melakukan rapat. Jika Anda menggunakan metode komunikasi asinkron, Anda tidak perlu mengadakan rapat harian untuk menyentuh basis dengan rekan kerja Anda dan mempresentasikan pembaruan proyek. Yang harus Anda lakukan adalah menghubungkan semua orang ke satu aplikasi manajemen proyek, menghemat waktu semua orang.

Tingkatkan keamanan siber dan dukungan teknis Anda

Peretas terus mencari cara untuk masuk ke dalam sistem dan jaringan perusahaan. Langkah-langkah keamanan yang tidak memadai dapat mendatangkan malapetaka pada sistem Anda. Karena Anda pasti menggunakan lebih banyak teknologi saat menerapkan model kerja hibrida, Anda harus merencanakan untuk berinvestasi lebih banyak dalam keamanan siber dan dukungan teknis.

Pastikan setiap karyawan Anda mengikuti protokol keamanan perusahaan Anda, baik mereka bekerja di kantor atau jarak jauh.

Buat komunitas virtual

Gunakan manajemen proyek dan alat kolaborasi untuk menjaga operasi Anda berjalan secara efisien dan menggunakannya untuk membangun budaya dan komunitas di antara tenaga kerja Anda. Ini penting untuk karyawan jarak jauh yang tidak dapat berinteraksi secara langsung. Dengan mengurangi perasaan terisolasi dan membantu mereka merasa lebih diikutsertakan, Anda dapat meningkatkan moral sekaligus mengurangi pergantian.

Jadwalkan istirahat kesehatan

Saat Anda melakukannya, jadwalkan istirahat kesehatan untuk semua orang di tim Anda. Karyawan jarak jauh sangat rentan terhadap kelelahan, dan dengan memberi mereka hari-hari tenang dan kesempatan untuk seminar informatif, Anda dapat membantu tim Anda tetap sehat, bahagia, dan produktif.

Membungkusnya

Jika perusahaan Anda sedang menjajaki kemungkinan tenaga kerja jarak jauh tetapi masih membutuhkan dukungan di tempat, model kerja hibrida bisa menjadi pilihan ideal. Pertimbangkan berbagai model di atas dan evaluasi kebutuhan Anda untuk menentukan mana yang paling berhasil.

Ingatlah untuk mempertimbangkan semua langkah yang dapat Anda ambil untuk membuat karyawan di lokasi dan jarak jauh Anda senang, terlibat, dan produktif. Dengan pendekatan yang tepat, Anda dapat memposisikan bisnis Anda untuk menghemat uang, meningkatkan penjualan, dan menarik talenta terbaik di seluruh dunia.

Menghargai karyawan Anda adalah cara yang bagus untuk membuat mereka merasa disertakan. Cari tahu bagaimana penghargaan karyawan meningkatkan moral karyawan.