5 funzioni di Excel/fogli che ogni professionista dovrebbe conoscere

Pubblicato: 2019-01-23

Ho usato per la prima volta Microsoft Excel da adolescente, frugando tra le ricevute mentre cercavo di organizzare i numeri in un foglio di calcolo e successivamente in QuickBooks. Stavo aiutando l'amico di mio padre a prepararsi per la sua dichiarazione dei redditi, e ho ricavato qualche soldo dall'affare. Non sono sicuro del motivo per cui si è fidato di un sedicenne (con zero esperienza con i fogli di calcolo) per gestire qualcosa del genere. Non ho potuto fare a meno di pensare: "Mi ha dato questo lavoro solo per essere gentile", mentre urlavo a Clippy, il personaggio della graffetta, per non essermi tolto di mezzo dopo che non è riuscito ad aiutarmi come sosteneva.

Ora, molti anni dopo, mi guardo indietro e sono grato per aver ottenuto quel compito allora frustrante. È stata la base per una carriera iniziata in .XLSX e utilizzo questo tipo di file ogni giorno su Go Fish Digital. Nel nostro team di content marketing, spesso sfruttiamo i dati per le campagne dei nostri clienti. Questo ci consente di produrre materiale avvincente che i giornalisti possono utilizzare nelle loro storie e, di conseguenza, guadagnare collegamenti a ritroso e copertura di notizie per i nostri clienti.

Anche se non sei in un campo pesante come il marketing o la SEO, una comprensione generale dei fogli di calcolo è diventata essenziale per qualsiasi professionista che lavora. Microsoft Excel e Fogli Google sono i due principali strumenti che incontrerai e sono strutturati in modo molto simile. Di seguito è riportata una guida alle cinque funzioni di entrambi gli strumenti che è possibile utilizzare per gestire con successo i dati.

Preziose funzioni di Excel e come usarle

  1. Formula di ricerca V
  2. Formula di concatenazione
  3. Testo in colonne
  4. Rimuovi duplicati
  5. Tabelle pivot

Formula di ricerca V

Esempio :

Hai un foglio di calcolo dei negozi di hamburger e ognuno è elencato nella colonna A, con il loro indirizzo, città, stato, nome del proprietario, vendite annuali e altre informazioni nelle colonne adiacenti.

Nella tua lunga lista di negozi di hamburger, ce ne sono solo una manciata di cui hai bisogno di informazioni. Potresti teoricamente scorrere il foglio di calcolo o provare a ordinare/filtrare l'elenco, oppure puoi utilizzare una funzione Vlookup per estrarre le informazioni esatte di cui hai bisogno. Ci sono molti casi d'uso per questa formula e più acquisisci familiarità con essa, più spesso troverai modi per usarla per risparmiare tempo.

Come impostarlo:

  • Crea una nuova tabella in un'altra scheda se non ne hai già creata una.

  • Nella prima colonna, avrai il "valore di ricerca", che è l'informazione che stai dicendo alla formula da cercare nel tuo foglio di calcolo principale. Queste informazioni dovranno essere nella colonna più a sinistra della tabella che stai dicendo alla formula di guardare, come nella prima schermata sopra.
  • Quindi aggiungi la formula alla cella adiacente come segue:

=CERCA.VERT(valore_ricerca,array_tabella,num_indice_col,[ricerca_intervallo])

lookup_value : La cella in cui la formula può trovare le informazioni di cui ha bisogno per cercare nella tabella principale. In questo caso, quando si inserisce la formula nella cella B2, questo valore sarebbe A2 .

table_array : la tabella da cui la formula deve cercare e estrarre le informazioni. Poiché la mia tabella dei negozi di hamburger si trova nella scheda denominata "Burger Shops" e ho dati nelle colonne fino alla colonna H, questo valore sarebbe "Burger Shops"!A:H .

col_index_num : questo è il tuo modo di dire alla formula quali informazioni vuoi che ti riporti. In questo esempio, sto cercando il numero di telefono, che si trova nella colonna F nella mia tabella principale. F è la sesta lettera dell'alfabeto, quindi questo valore nella formula sarà 6 .

[range_lookup] : questa è una sezione logica della formula, dove le opzioni sono TRUE o FALSE . Se metti TRUE , la formula restituirà un valore basato sulla corrispondenza più vicina al tuo valore di ricerca, anche se non è quello esatto. Se inserisci FALSE , restituirà un valore solo se trova il valore di ricerca esatto a cui hai fatto riferimento. Nella maggior parte dei casi, e in questo esempio di un negozio di hamburger, vorremmo mettere FALSO

Formula finale:

=CERCA.VERT(A2,'Hamburger'!A:H,3,FALSE)

Formula di concatenazione

Esempio:

Continuando l'esempio del negozio di hamburger, supponiamo che tu voglia avere la città e lo stato in una colonna. Forse vuoi analizzare i dati per città, ma ci sono città con lo stesso nome in stati diversi, quindi hai bisogno di combinarli. La funzione di concatenazione è una formula incredibilmente semplice che puoi usare per combinare i contenuti di celle diverse.

Come impostarlo:

  • Innanzitutto, dovrai aggiungere una nuova colonna alla tua tabella, che è dove vivranno i nuovi dati combinati

  • Successivamente, aggiungerai la formula come segue:

=CONCATENA(testo1,testo2,…)

Puoi digitare testo e/o celle di riferimento in questa formula, il che la rende molto versatile. Per aggiungere del testo, dovrai semplicemente digitare ciò che desideri e aggiungere le virgolette attorno ad esso. In questo esempio, vorremmo aggiungere una virgola e uno spazio tra la città e lo stato.

Formula finale:

=CONCATENA(C2,”, “,D2)

Testo in colonne

Esempio:

Supponiamo che tu abbia il problema opposto rispetto all'esempio precedente: hai città e stato combinati per ogni negozio di hamburger, ma li vorresti in colonne separate. La funzione "Testo in colonne" è un modo semplice per suddividere i dati in più colonne in base a determinati criteri. Può separare il testo in base a uno spazio o a un determinato delimitatore, come un trattino o una virgola.

Come impostarlo:

  • Aggiungi una colonna a destra della colonna che stai separando (o più colonne se stai separando i dati in più di due sezioni) come nello screenshot qui sotto

  • Evidenzia l'intera colonna con il testo da separare (in questo caso è la colonna C)
  • Fare clic sulla scheda "Dati" nella barra degli strumenti
  • Fai clic su "Testo in colonne"
  • Conferma che "Delimitato" è selezionato
  • Fare clic su "Avanti"
  • Quindi seleziona il delimitatore che si applica

Nell'esempio del negozio di hamburger, il delimitatore che si applica è una virgola, quindi mi assicurerei che sia selezionata solo la casella di controllo "Virgola". A questo punto con una semplice operazione da Testo a Colonne, puoi cliccare su “Fine” e troverai i tuoi dati suddivisi. Potrebbe essere necessario aggiornare i titoli delle colonne.

Rimuovi duplicati

Esempio:

In questo foglio di calcolo del negozio di hamburger, è possibile che lo stesso negozio di hamburger sia elencato più volte. Se hai intenzione di analizzare questi dati in una tabella pivot sotto forma di conteggi o medie, non vuoi assolutamente alcun valore duplicato nel set di dati.

In questo esempio, ogni negozio di hamburger ha un nome univoco, quindi due righe con lo stesso nome del negozio indicano un duplicato che deve essere rimosso. Se stai utilizzando un foglio di calcolo in cui sono presenti più elementi con lo stesso titolo in una determinata cella, sebbene siano diversi in base all'indirizzo o alla città o altro, puoi utilizzare una semplice formula di concatenazione (vedi sopra) per creare un "nome" univoco per ogni elemento nella tua tabella, quindi rimuovi i duplicati in base a quello.

Come impostarlo:

  • Innanzitutto, evidenzierai tutte le colonne della tabella facendo clic sulla prima colonna (colonna A) e trascinando il mouse sull'ultima rilevante.

  • Successivamente, fai clic su "Dati" dalla barra degli strumenti, quindi su "Rimuovi duplicati". Apparirà una finestra e deseleziona tutte le colonne tranne quella con i valori che dovrebbero essere univoci. In questo esempio, è la colonna A perché contiene i nomi dei negozi di hamburger.

  • Infine, fai clic su "OK" e Excel ti avviserà di quanti duplicati, se presenti, sono stati rimossi. Ciò significa che Excel ha eliminato tutti i dati nella riga in cui è stato trovato un duplicato.

Tabelle pivot

Esempio:

Supponiamo che tu voglia vedere come si confrontano le vendite annuali tra gli stati. Le tabelle pivot consentono di prendere un set di dati e riepilogarlo in vari modi. È una delle funzioni più utili di Excel o Fogli.

Come impostarlo:

  • Vai alla tua tabella di dati e fai clic in qualsiasi punto al suo interno
    • Non è necessario evidenziare manualmente tutte le celle pertinenti a meno che non si miri a escludere determinate righe o colonne dalla tabella pivot: la funzione della tabella pivot inserirà automaticamente tutti i dati all'interno di una tabella completa che non presenta interruzioni
  • Nella sezione "Inserisci" in Excel o nella sezione "Dati" in Fogli, fai clic su "Tabella pivot"
  • In Excel, apparirà una finestra e farai clic su "OK". Ora sarai in grado di impostare la tua tabella pivot per riassumere i tuoi dati come desideri

  • Per ottenere le vendite medie annuali in base allo stato, trascina "Stato" dall'elenco Nome campo alla sezione intitolata "Righe"
  • Trascina "Vendite annuali" nella sezione intitolata "Valori"
  • Per questo esempio, vogliamo vedere la media di questi valori, non la somma. Per modificarlo, fai clic sull'icona "i" accanto a "SOMMA delle vendite annuali" nelle sezioni "Valori", quindi seleziona "Media" dall'elenco che appare

  • Avrai quindi le vendite medie annuali per stato

Altri casi d'uso:

Esistono infiniti modi per utilizzare le tabelle pivot: dipenderà solo dal set di dati che stai analizzando. In un foglio di calcolo delle case in vendita, puoi trovare il conteggio delle case in vendita per città o stato. In una tabella delle entrate per mese degli ultimi quattro anni, puoi trovare l'importo medio delle entrate per mese o trimestre dell'anno. Puoi anche impostare tabelle pivot più complesse che includono campi calcolati.

Pensieri conclusivi

Certo, la prima volta che usi una di queste funzioni, potrebbe essere un'esperienza frustrante provare a farlo funzionare. Ti esorto a mantenerlo se ciò accade. Una solida conoscenza di queste funzioni essenziali è preziosa in qualsiasi settore che richieda l'utilizzo di dati, ovvero quasi tutti. Più ti eserciti, più facile e veloce sarai nell'uso dei fogli di calcolo e più tempo potrai risparmiare quando metti insieme le analisi in futuro.