Her Profesyonelin Bilmesi Gereken 5 Excel/Tablo İşlevi

Yayınlanan: 2019-01-23

İlk olarak Microsoft Excel'i bir genç olarak kullandım, sayıları bir elektronik tabloda ve daha sonra QuickBooks'ta düzenlemeye çalışırken makbuzları karıştırdım. Babamın arkadaşının vergi beyannamesine hazırlanmasına yardım ediyordum ve anlaşmadan birkaç dolar kazandım. Böyle bir şeyi halletmek için neden 16 yaşındaki (sıfır elektronik tablo deneyimi olan) birine güvendiğinden emin değilim. Ataş karakteri Clippy'ye, iddia ettiği gibi bana yardım edemediği için aradan çekilmediği için bağırırken, “Bu işi bana iyi olmam için verdi” diye düşünmeden edemedim.

Şimdi, ondan yıllar sonra geriye bakıyorum ve o zamanlar sinir bozucu olan görevi aldığım için minnettarım. Bu, .XLSX'te başlayan bir kariyerin temeliydi ve bu dosya türünü Go Fish Digital'de her gün kullanıyorum. İçerik pazarlama ekibimizde, genellikle müşterilerimizin kampanyaları için verilerden yararlanırız. Bu, gazetecilerin hikayelerinde kullanmaları için ilgi çekici materyaller üretmemize ve sonuç olarak müşterilerimiz için geri bağlantılar ve haber kapsamı kazanmamıza olanak tanır.

Pazarlama veya SEO gibi veri ağırlıklı bir alanda olmasanız bile, çalışan herhangi bir profesyonel için genel bir elektronik tablo anlayışı gerekli hale geldi. Microsoft Excel ve Google E-Tablolar, karşılaşacağınız iki ana araçtır ve çok benzer şekilde yapılandırılmıştır. Aşağıda, verileri başarıyla yönetmek için kullanabileceğiniz her iki aracın da beş işlevine ilişkin bir kılavuz bulunmaktadır.

Değerli Excel İşlevleri ve Bunların Nasıl Kullanılacağı

  1. VArama Formülü
  2. Birleştirme Formülü
  3. Sütunlara Metin
  4. Yinelenenleri Kaldır
  5. Pivot Tablolar

VArama Formülü

Örnek :

Burger dükkanlarının bir elektronik tablonuz var ve her biri sokak adresi, şehir, eyalet, sahibinin adı, yıllık satışları ve bitişik sütunlarda diğer bilgilerle birlikte A sütununda listeleniyor.

Uzun hamburgerciler listeniz arasında, hakkında bilgi almanız gereken sadece bir avuç dolusu var. Teorik olarak e-tabloda gezinebilir veya listeyi sıralamayı/filtrelemeyi deneyebilir veya ihtiyacınız olan tam bilgi parçalarını çıkarmak için bir Vlookup işlevi kullanabilirsiniz. Bu formülün birçok kullanım örneği vardır ve buna ne kadar aşina olursanız, kendinize biraz zaman kazandırmak için o kadar sık ​​kullanmanın yollarını bulacaksınız.

Nasıl Kurulur:

  • Henüz oluşturmadıysanız, başka bir sekmede yeni bir tablo oluşturun.

  • İlk sütunda, formüle ana e-tablonuzda aramasını söylediğiniz bilgi parçası olan "arama değeri"ne sahip olacaksınız. Bu bilgilerin, yukarıdaki ilk ekran görüntüsünde olduğu gibi, formüle bakmasını söylediğiniz tablonun en soldaki sütununda olması gerekir.
  • Ardından formülü aşağıdaki gibi bitişik hücreye ekleyin:

=DÜŞEYARA(arama_değeri,tablo_dizisi,sütun_index_num,[aralık_bak])

aranan_değer : Formülün, birincil tablonuzda araması gereken bilgileri bulabileceği hücre. Bu durumda, formülü B2 hücresine koyarken bu değer A2 olur .

table_array : Formülün araması ve bilgi alması gereken tablo. Hamburgerciler tablom “Burger Shops” adlı sekmede olduğu ve H sütununa kadar olan sütunlarda verilerim olduğu için bu değer 'Burger Shops'!A:H olacaktır .

col_index_num : Bu, formüle sizin için hangi bilgileri geri getirmesini istediğinizi söyleme yönteminizdir. Bu örnekte, ana tablomdaki F sütununda bulunan telefon numarasını arıyorum. Formülde bu değer 6 olacak böylece F alfabesinde 6. harfidir ve.

[aralık_bak] : Bu, seçeneklerin DOĞRU veya YANLIŞ olduğu formülün mantıksal bir bölümüdür . TRUE koyarsanız , formül, tam olarak olmasa bile, arama değerinize en yakın eşleşmeye dayalı bir değer döndürür. FALSE koyarsanız , yalnızca başvurduğunuz tam arama değerini bulursa bir değer döndürür. Çoğu durumda ve bu burger dükkanı örneğinde, YANLIŞ koymak isteyeceğiz.

Son formül:

=DÜŞEYARA(A2,'Burger Dükkanları'!A:H,3,YANLIŞ)

Birleştirme Formülü

Örnek:

Burger dükkanı örneğine devam edersek, bir sütunda şehir ve eyalet olmasını istediğinizi varsayalım. Belki de verileri şehre göre analiz etmek istiyorsunuz, ancak farklı eyaletlerde aynı adı taşıyan şehirler var, bu yüzden bunları birleştirmeniz gerekiyor. Birleştirme işlevi, farklı hücrelerin içeriğini birleştirmek için kullanabileceğiniz inanılmaz derecede kolay bir formüldür.

Nasıl Kurulur:

  • İlk olarak, tablonuza yeni birleştirilmiş verilerin yaşayacağı yeni bir sütun eklemeniz gerekir.

  • Ardından, formülü aşağıdaki gibi ekleyeceksiniz:

=BİRLEŞTİR(metin1,metin2,…)

Bu formülde metin ve/veya referans hücreler yazabilirsiniz, bu da onu çok yönlü kılar. Metin eklemek için, ne istediğinizi yazmanız ve etrafına tırnak işaretleri eklemeniz yeterlidir. Bu örnekte, şehir ve eyalet arasına virgül ve boşluk eklemek isteyeceğiz.

Son formül:

=BİRLEŞTİR(C2", ",D2)

Sütunlara Metin

Örnek:

Diyelim ki önceki örnekte olduğu gibi tam tersi bir probleminiz var – her burger dükkanı için şehir ve eyalet birleştirildi, ancak bunları ayrı sütunlarda istiyorsunuz. "Metni Sütunlara Dönüştür" işlevi, verileri belirli kriterlere göre birden çok sütuna ayırmanın basit bir yoludur. Metni bir boşluğa veya tire veya virgül gibi belirli bir sınırlayıcıya göre ayırabilir.

Nasıl Kurulur:

  • Aşağıdaki ekran görüntüsünde olduğu gibi, ayırdığınız sütunun sağına bir sütun (veya verileri ikiden fazla bölüme ayırıyorsanız birden çok sütun) ekleyin

  • Ayrılacak metninizle tüm sütunu vurgulayın (bu durumda bu sütun C'dir)
  • Araç çubuğundaki "Veri" sekmesine tıklayın
  • “Sütunlara Metin” e tıklayın
  • "Sınırlandırılmış"ın seçili olduğunu onaylayın
  • Sonrakine tıkla"
  • Ardından, geçerli olan sınırlayıcıyı seçin

Burger dükkanı örneğinde, geçerli olan sınırlayıcı virgüldür, bu yüzden yalnızca “Virgül” onay kutusunun seçili olduğundan emin olurum. Bu noktada basit bir Metni Sütunlara Çevirme işlemiyle “Son”a tıklayabilirsiniz ve verilerinizin bölünmüş olduğunu göreceksiniz. Sütun başlıklarını güncellemeniz gerekebilir.

Yinelenenleri Kaldır

Örnek:

Bu burger dükkanı elektronik tablosunda, aynı burger dükkanının birden çok kez listelenmesi söz konusu olabilir. Bu verileri bir pivot tabloda sayımlar veya ortalamalar biçiminde analiz etmeyi planlıyorsanız, o zaman kesinlikle veri kümesinde yinelenen değerler istemezsiniz.

Bu örnekte, her burger dükkanının benzersiz bir adı vardır, bu nedenle aynı mağaza adına sahip herhangi iki satır, kaldırılması gereken bir kopyayı belirtir. Belirli bir hücrede aynı başlığa sahip birden çok öğenin bulunduğu bir elektronik tablo kullanıyorsanız, ancak bunlar sokak adreslerine veya şehirlerine göre veya başka bir şekilde farklı olsalar da, basit bir Birleştirme formülü (yukarıya bakın) kullanabilirsiniz. tablonuzdaki her öğe için benzersiz "ad", ardından buna dayalı kopyaları kaldırın.

Nasıl Kurulur:

  • İlk olarak, ilk sütuna (A sütunu) tıklayarak ve farenizi son ilgili sütunun üzerine sürükleyerek tablonuzdaki tüm sütunları vurgulayacaksınız.

  • Ardından, araç çubuğundan "Veri"yi ve ardından "Yinelenenleri Kaldır"ı tıklayacaksınız. Bir pencere açılacak ve benzersiz olması gereken değerlere sahip olan hariç her sütunun işaretini kaldıracaksınız. Bu örnekte, burger dükkanı adlarına sahip olduğu için A sütunudur.

  • Son olarak, “Tamam” ı tıklayın ve Excel, varsa, kaç kopyanın kaldırıldığını size bildirecektir. Bu, Excel'in bir kopyanın bulunduğu satırdaki tüm verileri sildiği anlamına gelir.

Pivot Tablolar

Örnek:

Yıllık satışların eyaletler arasında nasıl karşılaştırıldığını görmek istediğinizi varsayalım. Pivot tablolar, bir veri kümesi almanıza ve onu çeşitli şekillerde özetlemenize olanak tanır. Excel veya E-Tablolar'ın en kullanışlı işlevlerinden biridir.

Nasıl Kurulur:

  • Veri tablonuza gidin ve içinde herhangi bir yeri tıklayın
    • Belirli satırları veya sütunları pivot tablonuzdan çıkarmayı amaçlamadığınız sürece ilgili tüm hücrelerinizi manuel olarak vurgulamanıza gerek yoktur - pivot tablo işlevi, herhangi bir kesintisi olmayan eksiksiz bir tablodaki tüm verileri otomatik olarak çeker
  • Excel'deki "Ekle" bölümünün veya E-Tablolar'daki "Veri" bölümünün altında, "PivotTable"ı tıklayın.
  • Excel'de bir pencere görünecek ve "Tamam"ı tıklayacaksınız. Artık verilerinizi istediğiniz gibi özetlemek için pivot tablonuzu oluşturabileceksiniz.

  • Eyalet bazında ortalama yıllık satışları almak için, Alan Adı listesinden “Devlet” öğesini “Satırlar” başlıklı bölüme sürükleyin.
  • “Yıllık Satışlar” öğesini “Değerler” başlıklı bölüme sürükleyin.
  • Bu örnek için, toplamı değil, bu değerlerin ortalamasını görmek istiyoruz. Bunu değiştirmek için, "Değerler" bölümlerinde "Yıllık Satışların TOPLAMI"nın yanındaki "i" simgesini tıklayın, ardından görünen listeden "Ortalama"yı seçin.

  • Daha sonra eyaletlere göre ortalama yıllık satışları elde edeceksiniz.

Diğer Kullanım Durumları:

Pivot tabloları kullanmanın sonsuz yolu vardır - bu yalnızca analiz ettiğiniz veri kümesine bağlıdır. Satılık evlerin bir elektronik tablosunda, şehir veya eyalete göre satılık ev sayısını bulabilirsiniz. Son dört yıl için aylık gelir tablosunda, yılın aya veya çeyreğine göre ortalama gelir miktarını bulabilirsiniz. Hesaplanan alanlar içeren daha karmaşık özet tablolar da oluşturabilirsiniz.

Kapanış Düşünceleri

Kuşkusuz, bu işlevlerden birini ilk kez kullandığınızda, onu çalıştırmaya çalışmak sinir bozucu bir deneyim olabilir. Bu olursa, buna bağlı kalmanı tavsiye ederim. Bu temel işlevlerin sağlam bir şekilde kavranması, neredeyse tamamı olan verileri kullanmanızı gerektiren herhangi bir sektörde değerlidir. Ne kadar çok pratik yaparsanız, elektronik tabloları kullanmak o kadar kolay ve hızlı olur ve gelecekte analizleri bir araya getirirken kendinize o kadar çok zaman kazandırabilirsiniz.