每个专业人士都应该知道的 5 个 Excel/Sheets 功能

已发表: 2019-01-23

我第一次使用 Microsoft Excel 是在十几岁的时候，当我试图将数字组织到电子表格中，后来又组织到 QuickBooks 中时，我在收据中摸索着。我正在帮助我父亲的朋友准备他的纳税申报表，我从这笔交易中赚了几块钱。我不知道为什么他会信任一个 16 岁的孩子（电子表格经验为零）来处理这样的事情。我忍不住想，“他给了我这份工作只是为了让我好一些，”因为我对回形针角色 Clippy 大喊大叫，因为它没有像它声称的那样帮助我，但没有让开。

多年后的现在，我回过头来，很感激能完成当时令人沮丧的任务。这是从 .XLSX 开始的职业生涯的基础，我每天在 Go Fish Digital 使用这种文件类型。在我们的内容营销团队中，我们经常为客户的活动利用数据。这使我们能够为记者制作引人入胜的材料以用于他们的故事，从而为我们的客户赢得反向链接和新闻报道。

即使您不在市场营销或搜索引擎优化等数据密集型领域，对电子表格的一般理解对于任何工作专业人士来说也变得必不可少。 Microsoft Excel 和 Google 表格是您会遇到的两个主要工具，它们的结构非常相似。以下是可用于成功管理数据的任一工具的五个功能的指南。

有价值的 Excel 函数以及如何使用它们

查找公式
连接公式
文本到列
删除重复项
数据透视表

查找公式

示例：

你有一个汉堡店的电子表格，每一家都在 A 列中列出，他们的街道地址、城市、州、所有者姓名、年销售额和其他信息在相邻的列中。

在您长长的汉堡店名单中，您需要了解的只有少数几家。理论上，您可以滚动电子表格或尝试对列表进行排序/过滤，或者您可以使用 Vlookup 功能来提取您需要的确切信息。这个公式有很多用例，你对它越熟悉，就越能经常找到使用它来节省时间的方法。

如何设置：

如果您还没有创建一个新表，请在另一个选项卡中创建一个新表。

在第一列中，您将拥有“查找值”，这是您告诉公式在主电子表格中查找的信息。此信息需要位于您要让公式查看的表格的最左侧列中，如上面的第一个屏幕截图所示。
然后将公式添加到相邻单元格中，如下所示：

=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])

lookup_value ：公式可以在其中找到它需要在主表中查找的信息的单元格。在这种情况下，将公式放入单元格 B2 时，该值将为A2 。

table_array ：公式应该从中搜索和提取信息的表。由于我的汉堡店表位于名为“Burger Shops”的选项卡上，并且我在列 H 之前的列中有数据，因此该值将是'Burger Shops'!A:H 。

col_index_num ：这是您告诉公式您希望它为您带回哪些信息的方式。在此示例中，我要查找电话号码，该号码位于主表的 F 列中。 F 是字母表中的第 6个字母，因此公式中的该值将为6 。

[range_lookup] ：这是公式的逻辑部分，其中选项为TRUE或FALSE 。如果您输入TRUE ，则该公式将根据与您的查找值最接近的匹配项返回一个值，即使它不是准确的匹配项。如果您输入FALSE ，那么它只会在找到您引用的确切查找值时返回一个值。在大多数情况下，在这个汉堡店的例子中，我们想把FALSE

最终公式：

=VLOOKUP(A2,'汉堡店'！A:H,3,FALSE)

连接公式

例子：

继续以汉堡店为例，假设您希望将城市和州放在一列中。也许您想按城市分析数据，但是在不同的州存在同名的城市，因此您需要将它们组合起来。连接函数是一个非常简单的公式，您可以使用它来组合不同单元格的内容。

如何设置：

首先，您需要向表中添加一个新列，这是新组合数据所在的位置

接下来，您将添加如下公式：

=连接（文本1，文本2，...）

您可以在此公式中键入文本和/或引用单元格，这使其非常通用。要添加文本，您只需输入您想要的内容并在其周围添加引号。在这个例子中，我们要在城市和州之间添加一个逗号和空格。

最终公式：

=连接（C2，”，“，D2）

文本到列

例子：

假设您遇到了与前一个示例相反的问题——您将每个汉堡店的城市和州合并在一起，但您希望它们在不同的列中。 “文本到列”功能是一种根据特定条件将数据分成多列的简单方法。它可以基于空格或某个定界符（例如破折号或逗号）分隔文本。

如何设置：

在要分隔的列的右侧添加一列（如果将数据分隔为两个以上的部分，则为多列），如下面的屏幕截图所示

用要分隔的文本突出显示整列（在本例中为 C 列）
单击工具栏中的“数据”选项卡
单击“文本到列”
确认已选择“分隔”
点击下一步”
然后选择适用的分隔符

在汉堡店示例中，适用的分隔符是逗号，因此我会确保只选中“逗号”复选框。此时通过简单的 Text to Columns 操作，您可以单击“完成”，您将发现您的数据拆分。您可能需要更新列标题。

删除重复项

例子：

在这个汉堡店电子表格中，可能会出现多次列出同一家汉堡店的情况。如果您计划在数据透视表中以计数或平均值的形式分析这些数据，那么您绝对不希望数据集中出现任何重复值。

在此示例中，每个汉堡店都有一个唯一名称，因此任何具有相同商店名称的两行表示应删除的重复项。如果您使用的电子表格在某个单元格中有多个具有相同标题的项目，尽管它们因街道地址或城市或其他原因而有所不同，那么您可以使用简单的连接公式（见上文）创建一个表中每个项目的唯一“名称”，然后根据该名称删除重复项。

如何设置：

首先，您将通过单击第一列（A 列）并将鼠标拖到最后一个相关列来突出显示表格中的所有列。

接下来，您将从工具栏中单击“数据”，然后单击“删除重复项”。将出现一个窗口，您将取消选中除具有唯一值的列之外的每一列。在此示例中，它是 A 列，因为它具有汉堡店名称。

最后，单击“确定”，Excel 将通知您删除了多少重复项（如果有）。这意味着 Excel 删除了找到重复项的行中的所有数据。

数据透视表

例子：

假设您想查看各州的年销售额比较情况。数据透视表允许您采用数据集并以多种方式对其进行汇总。它是 Excel 或 Sheets 中最有用的功能之一。

如何设置：

导航到您的数据表并单击其中的任意位置
- 除非您打算从数据透视表中排除某些行或列，否则无需手动突出显示所有相关单元格 – 数据透视表功能将自动提取完整表格中的所有数据，该表格确实有任何中断
在 Excel 中的“插入”部分或表格中的“数据”部分下，单击“数据透视表”
在 Excel 中，将出现一个窗口，您将单击“确定”。您现在可以设置数据透视表来汇总您的数据

要按州示例获取平均年销售额，请将“州”从“字段名称”列表拖到标题为“行”的部分
将“年度销售额”拖到标题为“值”的部分
对于此示例，我们希望查看这些值的平均值，而不是总和。要更改它，请单击“值”部分中“年销售额总和”旁边的“i”图标，然后从出现的列表中选择“平均值”

然后您将获得各州的平均年销售额

其他用例：

使用数据透视表的方法有无数种——这取决于您正在分析的数据集。在待售房屋电子表格中，您可以找到按城市或州划分的待售房屋数量。在过去四年按月计算的收入表中，您可以找到按月或按季度计算的平均收入金额。您还可以设置包含计算字段的更复杂的数据透视表。

闭幕式

诚然，当您第一次使用这些功能之一时，试图让它发挥作用可能会令人沮丧。如果发生这种情况，我会敦促你坚持下去。在任何需要您使用数据的行业中，牢牢掌握这些基本功能都非常有价值——这几乎就是所有这些功能。练习得越多，使用电子表格就越容易、越快，将来在进行分析时可以节省更多时间。