5 funcții ale Excel/Sheets pe care orice profesionist ar trebui să le cunoască

Publicat: 2019-01-23

Am folosit mai întâi Microsoft Excel când eram adolescent, bâjbâind prin chitanțe în timp ce încercam să organizez numerele într-o foaie de calcul și mai târziu în QuickBooks. Îl ajutam pe prietenul tatălui meu să se pregătească pentru declarația lui de impozit și am primit câțiva dolari din afacere. Nu sunt sigur de ce a avut încredere într-un tânăr de 16 ani (cu nicio experiență în foile de calcul) să se ocupe de așa ceva. Nu m-am putut abține să nu mă gândesc: „Mi-a dat această slujbă ca să fiu drăguț”, în timp ce i-am strigat lui Clippy, personajul agrafă, pentru că nu a ieșit din cale după ce nu m-a ajutat așa cum pretindea că o va face.

Acum, la mulți ani după aceea, mă uit în urmă și sunt recunoscător că am primit acea sarcină frustrantă de atunci. A fost fundamentul unei cariere care a început în .XLSX și folosesc acest tip de fișier zilnic la Go Fish Digital. În echipa noastră de marketing de conținut, folosim adesea date pentru campaniile clienților noștri. Acest lucru ne permite să producem materiale convingătoare pe care jurnaliștii să le folosească în poveștile lor și, în consecință, să câștigăm backlink-uri și acoperire de știri pentru clienții noștri.

Chiar dacă nu vă aflați într-un domeniu bogat în date, cum ar fi marketingul sau SEO, o înțelegere generală a foilor de calcul a devenit esențială pentru orice profesionist. Microsoft Excel și Google Sheets sunt cele două instrumente majore pe care le veți întâlni și sunt structurate foarte similar. Mai jos este un ghid pentru cinci funcții ale fiecărui instrument pe care le puteți utiliza pentru a gestiona cu succes datele.

Funcții Excel valoroase și cum să le utilizați

  1. Formula VLookup
  2. Formula de concatenare
  3. Text la coloane
  4. Eliminați duplicatele
  5. Tabele pivot

Formula VLookup

Exemplu :

Aveți o foaie de calcul cu magazine de burgeri, iar fiecare dintre ele este listată în coloana A, cu adresa străzii, orașul, statul, numele proprietarului, vânzările anuale și alte informații în coloanele adiacente.

Printre lista lungă de magazine de burgeri, există doar câteva despre care aveți nevoie de informații. În mod teoretic, puteți derula foaia de calcul sau încercați să sortați/filtrați lista sau puteți utiliza o funcție Vlookup pentru a extrage informațiile exacte de care aveți nevoie. Există multe cazuri de utilizare pentru această formulă și, cu cât vă familiarizați mai mult cu ea, cu atât mai des veți găsi modalități de a o folosi pentru a vă economisi ceva timp.

Cum se configurează:

  • Creați un tabel nou într-o altă filă dacă nu aveți unul creat deja.

  • În prima coloană, veți avea „valoarea de căutare”, care este informația pe care îi spuneți formulei să o caute în foaia de calcul principală. Aceste informații vor trebui să fie în coloana din partea stângă a tabelului pe care îi spuneți formulei să se uite, așa cum se află în prima captură de ecran de mai sus.
  • Apoi adăugați formula în celula adiacentă după cum urmează:

=CĂUTAREV(valoare_căutare, matrice_tabelă, număr_index_col,[căutare_gamă])

lookup_value : celula în care formula poate găsi informațiile pe care trebuie să le caute în tabelul dvs. principal. În acest caz, la introducerea formulei în celula B2, această valoare ar fi A2 .

table_array : tabelul din care formula ar trebui să caute și să extragă informații. Deoarece tabelul meu cu magazine de burgeri se află în fila numită „Magazine de burgeri” și am date în coloane până la coloana H, această valoare ar fi „Magazine de burgeri ”!A:H .

col_index_num : Acesta este modul dvs. de a spune formulei ce informații doriți să vă aducă înapoi. În acest exemplu, caut numărul de telefon, care se află în coloana F din tabelul meu principal. F este 6 litera lea în alfabetul, și așa mai departe această valoare în formula va fi 6.

[range_lookup] : Aceasta este o secțiune logică a formulei, unde opțiunile sunt TRUE sau FALSE . Dacă puneți TRUE , formula va returna o valoare bazată pe cea mai apropiată potrivire cu valoarea dvs. de căutare, chiar dacă nu este cea exactă. Dacă puneți FALSE , atunci va returna o valoare numai dacă găsește valoarea exactă de căutare la care ați referit. În cele mai multe cazuri, și în acest exemplu de magazin de burgeri, vom dori să punem FALSE

Formula finala:

=CĂUTAREV(A2,„Magazine de burgeri”!A:H,3,FALSE)

Formula de concatenare

Exemplu:

Continuând exemplul magazinului de burgeri, să presupunem că doriți să aveți orașul și statul într-o coloană. Poate doriți să analizați datele în funcție de oraș, dar există orașe cu același nume în state diferite, așa că aveți nevoie de ele combinate. Funcția de concatenare este o formulă incredibil de ușoară pe care o puteți folosi pentru a combina conținutul diferitelor celule.

Cum se configurează:

  • În primul rând, va trebui să adăugați o nouă coloană la tabel, care este locul unde vor apărea noile date combinate

  • În continuare, vei adăuga formula după cum urmează:

=CONCATENATE(text1,text2,...)

Puteți introduce text și/sau celule de referință în această formulă, ceea ce o face foarte versatilă. Pentru a adăuga text, trebuie doar să tastați ceea ce doriți și să adăugați ghilimele în jurul acestuia. În acest exemplu, vom dori să adăugăm o virgulă și un spațiu între oraș și stat.

Formula finala:

=CONCATENATE(C2,”, „,D2)

Text la coloane

Exemplu:

Să presupunem că aveți o problemă opusă ca în exemplul precedent – ​​aveți oraș și stat combinate pentru fiecare magazin de burgeri, dar le-ați dori în coloane separate. Funcția „Text în coloane” este o modalitate simplă de a împărți datele în mai multe coloane pe baza anumitor criterii. Poate separa textul pe baza unui spațiu sau a unui anumit delimitator, cum ar fi o liniuță sau o virgulă.

Cum se configurează:

  • Adăugați o coloană în dreapta coloanei pe care o separați (sau mai multe coloane dacă separați datele în mai mult de două secțiuni), ca în captura de ecran de mai jos

  • Evidențiați întreaga coloană cu textul care trebuie separat (în acest caz este coloana C)
  • Faceți clic pe fila „Date” din bara de instrumente
  • Faceți clic pe „Text la coloane”
  • Confirmați că este selectat „Delimitat”.
  • Faceți clic pe „Următorul”
  • Apoi selectați delimitatorul care se aplică

În exemplul magazinului de burgeri, delimitatorul care se aplică este o virgulă, așa că m-aș asigura că este bifată doar caseta de selectare „Virgulă”. În acest moment, cu o operație simplă Text to Columns, puteți face clic pe „Finish” și veți găsi datele împărțite. Poate fi necesar să actualizați titlurile coloanelor.

Eliminați duplicatele

Exemplu:

În această foaie de calcul pentru magazinul de burgeri, se poate întâmpla ca același magazin de burgeri să fie listat de mai multe ori. Dacă intenționați să analizați aceste date într-un tabel pivot sub formă de numărări sau medii, atunci cu siguranță nu doriți valori duplicate în setul de date.

În acest exemplu, fiecare magazin de burgeri are un nume unic, astfel încât oricare două rânduri cu același nume de magazin indică un duplicat care ar trebui eliminat. Dacă utilizați o foaie de calcul în care există mai multe elemente cu același titlu într-o anumită celulă, deși acestea sunt diferite în funcție de adresa lor stradă sau de oraș sau altfel, atunci puteți utiliza o formulă simplă de concatenare (vezi mai sus) pentru a crea un „nume” unic pentru fiecare articol din tabelul dvs., apoi eliminați duplicatele pe baza acestui lucru.

Cum se configurează:

  • În primul rând, veți evidenția toate coloanele din tabel făcând clic pe prima coloană (coloana A) și trăgând mouse-ul peste ultima relevantă.

  • Apoi, veți face clic pe „Date” din bara de instrumente, apoi pe „Eliminați duplicatele”. Va apărea o fereastră și veți debifa fiecare coloană, cu excepția celei cu valorile care ar trebui să fie unice. În acest exemplu, este coloana A, deoarece are numele magazinului de burgeri.

  • În cele din urmă, faceți clic pe „OK” și Excel vă va anunța despre câte duplicate, dacă există, au fost eliminate. Asta înseamnă că Excel a șters toate datele din rândul în care a fost găsit un duplicat.

Tabele pivot

Exemplu:

Să presupunem că doriți să vedeți cum se compară vânzările anuale între state. Tabelele pivot vă permit să luați un set de date și să-l rezumați într-o varietate de moduri. Este una dintre cele mai utile funcții ale Excel sau Sheets.

Cum se configurează:

  • Navigați la tabelul dvs. de date și faceți clic oriunde în el
    • Nu este nevoie să evidențiați manual toate celulele relevante decât dacă doriți să excludeți anumite rânduri sau coloane din tabelul pivot - funcția tabelului pivot va extrage automat toate datele dintr-un tabel complet care are întreruperi.
  • Sub secțiunea „Inserare” din Excel sau secțiunea „Date” din Foi de calcul, faceți clic pe „Table pivotant”
  • În Excel, va apărea o fereastră și veți face clic pe „OK”. Acum veți putea configura tabelul pivot pentru a rezuma datele dvs. așa cum doriți

  • Pentru a obține vânzările anuale medii după exemplu de stat, trageți „State” din lista Nume câmp în secțiunea intitulată „Rânduri”
  • Trageți „Vânzări anuale” în secțiunea intitulată „Valori”
  • Pentru acest exemplu, dorim să vedem media acestor valori, nu suma. Pentru a schimba acest lucru, faceți clic pe pictograma „i” de lângă „SUMA vânzărilor anuale” în secțiunile „Valori”, apoi selectați „Medie” din lista care apare

  • Veți avea apoi vânzările anuale medii pe stat

Alte cazuri de utilizare:

Există nenumărate modalități de a utiliza tabele pivot – va depinde doar de setul de date pe care îl analizați. Într-o foaie de calcul cu case de vânzare, puteți găsi numărul de case de vânzare în funcție de oraș sau de stat. Într-un tabel cu venituri pe lună din ultimii patru ani, puteți găsi suma medie a veniturilor pe lună sau trimestru al anului. De asemenea, puteți configura tabele pivot mai complexe care includ câmpuri calculate.

Gânduri de închidere

Desigur, prima dată când utilizați una dintre aceste funcții, ar putea fi o experiență frustrantă de a încerca să o faceți să funcționeze. Vă îndemn să rămâneți cu ea dacă se întâmplă acest lucru. O înțelegere solidă a acestor funcții esențiale este valoroasă în orice industrie care necesită utilizarea datelor - care sunt aproape toate. Cu cât exersați mai mult, cu atât veți ajunge mai ușor și mai rapid la utilizarea foilor de calcul și cu atât vă puteți economisi mai mult timp când adunați analize în viitor.