5 funções do Excel / planilhas que todo profissional deve saber

Publicados: 2019-01-23

Usei o Microsoft Excel pela primeira vez quando era adolescente, mexendo em recibos enquanto tentava organizar os números em uma planilha e depois em QuickBooks. Eu estava ajudando o amigo do meu pai a se preparar para sua declaração de impostos e ganhei alguns dólares com o negócio. Não sei por que ele confiou em um garoto de 16 anos (sem experiência em planilhas) para lidar com algo assim. Não pude deixar de pensar: “Ele simplesmente me deu este trabalho para ser legal”, enquanto gritei com Clippy, o personagem do clipe de papel, por não sair do caminho depois que ele não me ajudou como dizia que faria.

Agora, muitos anos depois disso, olho para trás e sou grato por ter conseguido aquela tarefa então frustrante. Foi a base para uma carreira que começou em .XLSX, e eu uso esse tipo de arquivo diariamente no Go Fish Digital. Em nossa equipe de marketing de conteúdo, frequentemente aproveitamos dados para as campanhas de nossos clientes. Isso nos permite produzir material atraente para jornalistas usarem em suas histórias e, consequentemente, ganhar backlinks e cobertura de notícias para nossos clientes.

Mesmo se você não estiver em um campo com muitos dados, como marketing ou SEO, um entendimento geral de planilhas tornou-se essencial para qualquer profissional. O Microsoft Excel e o Planilhas Google são as duas principais ferramentas que você encontrará e estão estruturadas de maneira muito semelhante. Abaixo está um guia para cinco funções de cada ferramenta que você pode usar para gerenciar dados com êxito.

Valiosas funções do Excel e como usá-las

  1. VLookup Formula
  2. Fórmula Concatenada
  3. Texto para colunas
  4. Remover Duplicados
  5. Tabelas Dinâmicas

VLookup Formula

Exemplo :

Você tem uma planilha de lanchonetes e cada uma é listada na coluna A, com seu endereço, cidade, estado, nome do proprietário, vendas anuais e outras informações nas colunas adjacentes.

Em sua longa lista de lanchonetes, há apenas algumas sobre as quais você precisa de informações. Você poderia teoricamente rolar pela planilha ou tentar classificar / filtrar a lista, ou você poderia usar uma função Vlookup para extrair as informações exatas de que precisa. Existem muitos casos de uso para essa fórmula e, quanto mais você se familiarizar com ela, mais frequentemente encontrará maneiras de usá-la para economizar algum tempo.

Como configurar:

  • Crie uma nova tabela em outra guia se ainda não tiver uma criada.

  • Na primeira coluna, você terá o “valor de pesquisa”, que é a informação que você está instruindo a fórmula a procurar em sua planilha principal. Essas informações precisarão estar na coluna mais à esquerda da tabela que você está instruindo a fórmula a olhar, como está na primeira captura de tela acima.
  • Em seguida, adicione a fórmula à célula adjacente da seguinte maneira:

= VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

lookup_value : a célula onde a fórmula pode encontrar as informações de que precisa para pesquisar em sua tabela primária. Nesse caso, ao colocar a fórmula na célula B2, esse valor seria A2 .

table_array : a tabela a partir da qual a fórmula deve pesquisar e extrair informações. Desde a minha mesa de lojas de hambúrguer está na guia chamado “Burger Shops” e eu tenho dados em colunas até a coluna H, este valor seria 'Burger Shops' A: H.

col_index_num : Esta é a sua maneira de dizer à fórmula quais informações você deseja que ela traga de volta para você. Neste exemplo, estou procurando o número de telefone, que está na coluna F da minha tabela principal. F é o th carta 6 no alfabeto, e assim este valor na fórmula será 6.

[range_lookup] : Esta é uma seção lógica da fórmula, onde as opções são TRUE ou FALSE . Se você colocar TRUE , a fórmula retornará um valor baseado na correspondência mais próxima ao seu valor de pesquisa, mesmo que não seja o valor exato. Se você colocar FALSE , ele só retornará um valor se encontrar o valor de pesquisa exato que você referenciou. Na maioria dos casos, e neste exemplo de lanchonete, queremos colocar FALSE

Fórmula final:

= VLOOKUP (A2, 'Burger Shops'! A: H, 3, FALSE)

Fórmula Concatenada

Exemplo:

Continuando com o exemplo da lanchonete, digamos que você queira ter a cidade e o estado em uma coluna. Talvez você queira analisar os dados por cidade, mas existem cidades com o mesmo nome em diferentes estados, então você precisa deles combinados. A função concatenar é uma fórmula incrivelmente fácil que você pode usar para combinar o conteúdo de diferentes células.

Como configurar:

  • Primeiro, você precisará adicionar uma nova coluna à sua tabela, que é onde os novos dados combinados ficarão

  • Em seguida, você adicionará a fórmula da seguinte maneira:

= CONCATENAR (texto1, texto2, ...)

Você pode digitar texto e / ou células de referência nesta fórmula, o que a torna muito versátil. Para adicionar texto, basta digitar o que deseja e colocar aspas ao redor. Neste exemplo, queremos adicionar uma vírgula e um espaço entre a cidade e o estado.

Fórmula final:

= CONCATENAR (C2, ”,“, D2)

Texto para colunas

Exemplo:

Digamos que você tenha o problema oposto ao do exemplo anterior - você tem cidade e estado combinados para cada lanchonete, mas gostaria que eles fossem colocados em colunas separadas. A função “Texto para colunas” é uma maneira simples de dividir os dados em várias colunas com base em determinados critérios. Ele pode separar o texto com base em um espaço ou um determinado delimitador, como um traço ou vírgula.

Como configurar:

  • Adicione uma coluna à direita da coluna que você está separando (ou várias colunas se você estiver separando os dados em mais de duas seções) como na captura de tela abaixo

  • Destaque a coluna inteira com o seu texto a ser separado (neste caso, é a coluna C)
  • Clique na guia “Dados” na barra de ferramentas
  • Clique em “Texto para colunas”
  • Confirme se “Delimitado” está selecionado
  • Clique em “Next”
  • Em seguida, selecione o delimitador que se aplica

No exemplo da lanchonete, o delimitador aplicável é uma vírgula, portanto, certificaria de que apenas a caixa de seleção “Vírgula” esteja marcada. Neste ponto, com uma operação simples de Texto para Colunas, você pode clicar em “Concluir” e encontrará sua divisão de dados. Você pode ter que atualizar os títulos das colunas.

Remover Duplicados

Exemplo:

Nessa planilha da lanchonete, pode ser que a mesma lanchonete esteja listada várias vezes. Se você planeja analisar esses dados em uma tabela dinâmica na forma de contagens ou médias, definitivamente não deseja nenhum valor duplicado no conjunto de dados.

Neste exemplo, cada lanchonete tem um nome exclusivo, portanto, quaisquer duas linhas com o mesmo nome da loja indicam uma duplicata que deve ser removida. Se você estiver usando uma planilha em que há vários itens com o mesmo título em uma determinada célula, embora sejam diferentes com base em seu endereço ou cidade ou de outra forma, você pode usar uma fórmula simples de Concatenar (veja acima) para criar um “nome” exclusivo para cada item em sua tabela, em seguida, remova as duplicatas com base nisso.

Como configurar:

  • Primeiro, você destacará todas as colunas em sua tabela clicando na primeira coluna (coluna A) e arrastando o mouse sobre a última coluna relevante.

  • Em seguida, você clicará em “Dados” na barra de ferramentas e em “Remover duplicatas”. Uma janela aparecerá e você desmarcará todas as colunas, exceto aquela com os valores que devem ser únicos. Neste exemplo, é a coluna A porque contém os nomes das lanchonetes.

  • Por último, clique em “OK” e o Excel irá notificá-lo de quantas duplicatas, se houver, foram removidas. Isso significa que o Excel excluiu todos os dados da linha onde uma duplicata foi encontrada.

Tabelas Dinâmicas

Exemplo:

Digamos que você queira ver como as vendas anuais se comparam entre os estados. As tabelas dinâmicas permitem pegar um conjunto de dados e resumi-lo de várias maneiras. É uma das funções mais úteis do Excel ou do Planilhas.

Como configurar:

  • Navegue até sua tabela de dados e clique em qualquer lugar dentro dela
    • Não há necessidade de destacar manualmente todas as células relevantes, a menos que você pretenda excluir certas linhas ou colunas da sua tabela dinâmica - a função da tabela dinâmica irá automaticamente puxar todos os dados em uma tabela completa que não tenha quaisquer quebras
  • Na seção “Inserir” no Excel ou na seção “Dados” no Planilhas, clique em “Tabela Dinâmica”
  • No Excel, uma janela aparecerá e você clicar em “OK”. Agora você poderá configurar sua tabela dinâmica para resumir seus dados como desejar

  • Para obter o exemplo de vendas anuais médias por estado, arraste “Estado” da lista Nome do campo para a seção intitulada “Linhas”
  • Arraste “Vendas anuais” para a seção intitulada “Valores”
  • Para este exemplo, queremos ver a média desses valores, não a soma. Para mudar isso, clique no ícone “i” ao lado de “SOMA das vendas anuais” nas seções “Valores” e selecione “Média” na lista que aparece

  • Você terá então a média de vendas anuais por estado

Outros casos de uso:

Existem inúmeras maneiras de usar tabelas dinâmicas - depende apenas do conjunto de dados que você está analisando. Em uma planilha de imóveis à venda, é possível encontrar a contagem de imóveis à venda por município ou estado. Em uma tabela de receita por mês nos últimos quatro anos, você pode encontrar o valor médio da receita por mês ou trimestre do ano. Você também pode configurar tabelas dinâmicas mais complexas que incluem campos calculados.

Reflexões finais

É verdade que a primeira vez que você usa uma dessas funções, pode ser uma experiência frustrante tentar fazê-la funcionar. Recomendo que você continue se isso acontecer. Uma compreensão sólida dessas funções essenciais é valiosa em qualquer setor que exija o uso de dados - o que é quase todos eles. Quanto mais você pratica, mais fácil e rápido você obtém no uso de planilhas e mais tempo você pode economizar ao montar análises no futuro.