Tutto ciò che un imprenditore deve sapere sull'evasione degli ordini

La soddisfazione del cliente può creare o distruggere una startup e, nello spazio eCommerce, un cliente soddisfatto di solito richiede di ottenere prodotti di qualità in tempo, senza danni o intoppi nella spedizione. C'è molto da avere nel tuo piatto, soprattutto quando fai il marketing, le vendite, le risorse umane e mille altre cose con i tuoi mille cappelli diversi.

L'evasione degli ordini è una questione complicata che può passare rapidamente da complicata a orrenda quando le cose vanno male. È una grande opportunità, sia per deliziare i clienti che per perderli.

Il modo migliore per gli imprenditori di pianificare lo spazio di magazzino, le scorte, l'inventario e le opzioni di consegna è imparare qualcosa in più sul commercio, incluso quando mantenere l'evasione degli ordini e quando esternalizzarlo.

Quindi, ecco la tua guida per l'evasione degli ordini nell'era moderna dell'eCommerce, con ciò che devi sapere per prendere la decisione giusta.

Cosa include l'evasione dell'ordine?

L'evasione dell'ordine è tutto ciò che serve da qualcuno che preme un pulsante "acquista" sul tuo sito Web o su un altro canale per portare quell'ordine a casa o nel luogo di lavoro. Il mondo moderno ha ampliato l'adempimento per includere qualsiasi cosa, dalla conferma di un ordine alla consegna, all'assicurarsi che il cliente sia soddisfatto dall'altra parte o lo riprenda se restituisce l'articolo.

Sebbene questa non sia la definizione tradizionale, ha più senso per gli imprenditori perché gestisci tutto quel lavoro con lo stesso dipartimento e team. La crescita dell'eCommerce per ogni tipologia di business, anche B2B, rende questa realtà ancora più significativa.

Il modo in cui acquistiamo è cambiato, quindi il modo in cui riceviamo i nostri ordini ha risposto. I tuoi clienti ti giudicheranno su come i prodotti arrivano alla loro porta e su quanto sia indolore il processo di reso, quindi devi prepararti.

Per darti un po' più di comprensione, esamineremo i due principali modelli di evasione degli ordini per gli imprenditori , nonché i passaggi specifici coinvolti nel processo.

Se consideri esplicitamente l'outsourcing, scoprirai che anche negli ultimi anni è cresciuto per andare ben oltre le funzioni di imballaggio e spedizione dei vecchi fornitori di servizi logistici di terze parti (3PL).

Adempimento interno degli ordini

Il metodo principale per la maggior parte delle piccole imprese è fare tutto da soli. L'azienda gestirà una sede, che va da un piccolo garage a una serie di piccoli magazzini in cui vengono eseguiti tutti i passaggi precedenti.

Possedere l'intero processo ed eseguirlo internamente consente alla tua azienda un controllo significativo. È particolarmente utile per le piccole aziende che non possono permettersi di esternalizzare o non hanno bisogno di molto personale e spazio aggiuntivo per stare al passo con gli ordini. Man mano che le aziende crescono, tendono a considerare l'outsourcing solo quando la realizzazione diventa un onere per la gestione della propria attività.

La considerazione principale per la tua realizzazione sarà se hai lo spazio e il team per farlo. Gestirlo tu stesso ti consente di assicurarti che tutte le scatole abbiano un bell'aspetto e soddisfino standard che possono cambiare in qualsiasi momento, inoltre puoi ritardare le spedizioni o spostare le cose secondo necessità.

Se non prometti ordini con date di consegna immediate, questo modello ti consente anche di controllare un po' meglio i costi di manodopera. Puoi eseguire turni o eseguire attività secondo necessità e spostare i team per completare altri lavori. Farlo bene può significare un aumento significativo della flessibilità, ma sbagliare può danneggiare il servizio clienti e la credibilità.

La maggior parte delle piattaforme di e-commerce ora viene fornita con alcuni strumenti di base per la gestione del magazzino. Questi potrebbero includere ordini di prelievo e distinte di imballaggio con conteggi di inventario automatizzati o potrebbero essere limitati a elenchi di ordini e solo opzioni per stampare etichette dopo aver effettuato manualmente tutte le scelte necessarie. I sistemi di gestione del magazzino (WMS) stanno diventando sempre più popolari per le piccole imprese, quindi dovresti guardarti intorno per vedere quali funzionalità ti servono di più.

L'unico grande svantaggio della gestione del proprio magazzino è il costo. Pagherai per l'intero team e la manodopera (oltre a sussidi, giorni di malattia, snack in pausa, ecc.), nonché i costi del terreno associati a stoccaggio, tasse, manutenzione e utenze.

Un altro costo notevole può essere la spedizione stessa. I corrieri offrono tariffe standard per tutti, ma puoi ottenere un affare migliore se hai un volume di spedizioni elevato. Pochi primi imprenditori si qualificheranno. Allo stesso tempo, la spedizione può essere complicata a causa delle posizioni e dei calcoli del peso dimensionale utilizzati dai corrieri. È meglio procurarsi del software per aiutarti a prendere la decisione più conveniente per il prelievo dei corrieri su ogni pacco.

Adempimento in outsourcing e fornitori

Le aziende hanno bisogno di più spazio di magazzino man mano che crescono. Spesso si raggiunge un punto in cui il costo dell'acquisto di una nuova posizione di magazzino o dell'espansione dell'infrastruttura fisica è un onere.

O forse non hai tempo e denaro per cercare e assumere nuovi talenti. Ciò significa che stai eseguendo l'evasione dell'ordine e ostacola la generazione delle vendite.

Ogni volta che ritieni che il tuo magazzino o i tuoi pacchi ti impediscano di gestire la tua attività, è tempo di chiedere aiuto. In genere, questo significa esaminare l'adempimento di terze parti da un 3PL. I 3PL sono specializzati in attività di magazzino e spedizione, inoltre possono aiutarti a tenere d'occhio i livelli di inventario. Analizzano anche le vendite e altri dati per organizzare i loro magazzini in modo più efficiente: questo può fornirti informazioni dettagliate con consigli su cose come quali prodotti vendere insieme in un kit perché di solito vengono acquistati insieme.

Il software è il tuo grande strumento che collega la tua attività a un 3PL. Hanno sistemi che possono integrarsi con i tuoi canali social ed e-commerce, nonché con la tecnologia del punto vendita. Quando un ordine viene effettuato e pagato, il 3PL riceve tutti i dettagli di spedizione del cliente e si mette immediatamente al lavoro per compilarlo e ritirare l'ordine in tempo.

In genere, sono più veloci e più accurati rispetto al fai da te. Ottieni sempre una promessa per questo, comunque. Una società di servizi di evasione degli ordini come Red Stag Fulfillment, ad esempio, garantisce precisione, velocità e affidabilità e paga i clienti quando sbagliano qualcosa.

Uno dei principali vantaggi qui è che la maggior parte dei 3PL gestisce grandi magazzini e riceve sconti dai corrieri a causa del loro grande volume. Stai pagando commissioni minime associate allo stoccaggio e alla spedizione, consentendo in genere di risparmiare sui costi di immagazzinamento e spedizione delle merci, riducendo anche i costi di manodopera.

Il rischio è che tu non abbia il controllo qui.

Quindi, è sempre un'idea intelligente trovare un partner con una buona reputazione specializzato nel tuo tipo di prodotto o mercato. Devono capire la tua attività.

Cerca l'onestà prima dell'accordo in modo da poter essere sicuro di ottenerlo dopo che un accordo è in atto.

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7 passaggi per l'evasione dell'ordine

Se hai mai visto o annusato un magazzino, sai che è un organismo vivente. C'è un flusso e riflusso nel lavoro che arriva con ansia e dolce vittoria quando fai i passi giusti. Per aiutarti a capire come provare l'emozione del successo, diamo un'occhiata ai sette passaggi più comuni di evasione degli ordini e magazzino.

1. Ricezione di merci

Il primo passo per evadere un ordine è avere l'inventario in magazzino. Tieni traccia con i tuoi occhi e il tuo software per mantenere i conteggi accurati e usa queste informazioni per popolare ciò che è "disponibile" sui tuoi canali di vendita. Convincere il tuo team a mettere le cose sugli scaffali e contare con precisione fa sì che ogni altro passaggio proceda senza intoppi.

2. Ricezione di ordini

L'azione inizia quando ricevi un ordine. Il tuo software di magazzino, dopo la conferma dell'acquisto, fornirà una ricevuta d'ordine che ti indicherà cosa inserire nell'ordine. Tutto questo viene inviato a un membro del team designato per l'uso. Allo stesso tempo, il sistema dovrebbe decidere come spedire questi prodotti e mettere in coda le etichette e le opzioni di spedizione presso la stazione di imballaggio.

3. Prelievo di un ordine

Un membro del team riceve l'elenco degli ordini e gira per il magazzino prelevando ogni prodotto. Dovrebbero usare un elenco e una tecnologia per aiutarli a mantenere le cose accurate. Questo è il motivo per cui la maggior parte dei magazzini e dei relativi software supportano gli scanner di codici a barre mobili. Ti manterrà accurato e controllerà le perdite di inventario. Questo è anche il momento in cui la maggior parte utilizza attrezzature come carrelli, camion e carrelli elevatori.

Le tecniche di prelievo possono diventare molto complicate in base ai prodotti e al magazzino, quindi assicurati di leggere o chiedere aiuto agli esperti per scegliere i metodi di prelievo e confezionamento giusti.

4. Imballaggio della scatola

Il tuo dipendente che lavora in una stazione di imballaggio verificherà quindi di avere tutti gli articoli sulla distinta di imballaggio. Una volta confermati, metteranno tutti questi prodotti in scatole per la spedizione. Ogni pezzo deve essere accuratamente avvolto e riposto in una scatola con materiale di riempimento aggiunto intorno per proteggerlo. Il materiale di riempimento può variare in modo significativo, quindi cerca una combinazione di ciò che ti serve per proteggere i prodotti e ciò che è più conveniente.

5. Spedizione

All'inizio, molti imprenditori utilizzano un unico corriere partner per tutti i pacchi, quindi paghi le spese di spedizione su ogni pacco e pianifichi un ritiro o guidi fino al punto di consegna più vicino.

Questo può essere buono all'inizio, ma alla fine vorrai passare al negozio di confronto in base al peso e alle dimensioni del pacco, nonché alla distanza di spedizione. I sistemi di magazzino possono fare molto di questo automaticamente, oppure dovresti usare un calcolatore di peso dimensionale come quello fornito in precedenza.

6. Notifica al Cliente e ai Partner

Quando un prodotto viene ritirato o spedito da un punto vendita del corriere, il corriere generalmente fornisce un elenco di informazioni di tracciamento. Se paghi le spese di spedizione online, anche queste vengono generate automaticamente. Dai questi ai clienti non appena li ottieni per rendere felici le persone.

Se stai utilizzando un software di e-commerce, cerca plug-in e funzionalità in grado di automatizzare alcune di queste operazioni. Ci sono molte ottime integrazioni e-mail in cui estrarrà automaticamente il numero di tracciamento per ogni ordine e spedirà un'e-mail, quindi non devi perdere tempo a cercare di ricordare e digitare tutto a mano.

Il monitoraggio è fondamentale perché ti consente di cercare rallentamenti o problemi di consegna che influiscono sul servizio clienti. I tuoi clienti apprezzeranno il fatto che tu sappia che il corriere ha un ritardo quando ciò si verifica, invece di aspettare un giorno in più chiedendosi dove sia il loro pacco.

7. Gestione Rifornimenti e Resi

Il passaggio 7 ti riporta direttamente al passaggio 1 perché il magazzino è sempre ciclico e in movimento.

A volte, dovrai gestire i resi. Il tuo team deve disporre di un processo approvato per controllare gli articoli restituiti e riportarli sugli scaffali se l'inventario è ancora buono. Il tuo software deve essere aggiornato in modo che i conteggi dell'inventario siano accurati, altrimenti potresti pagare troppo in magazzino o esaurire inaspettatamente.

Allo stesso modo, dovrai rifornirti regolarmente. Spostare i prodotti nel tuo magazzino e sugli scaffali mentre altri stanno prelevando gli ordini può essere difficile. Assicurati di impostare aree di sosta per il ripopolamento o considera di farlo in momenti contrastanti durante la giornata. Tieni traccia e ricontrolla i livelli di inventario per rimanere accurato ed essere preparato per il prossimo ordine.

Dovresti tenerlo o esternalizzarlo?

La domanda più importante che gli imprenditori pongono sull'adempimento è: quando dovrei smettere di farlo da solo?

In generale, dovresti considerare l'outsourcing quando ritieni (o le tue analisi mostrano) che le attività di magazzino stanno ostacolando le vendite. Non importa se si tratta di riempire ordini, contare l'inventario o semplicemente passare ore a controllare i numeri e i dati finanziari su scatole, riempitivo e manodopera, i magazzini dovrebbero aiutare e non ostacolare un'operazione.

Quando le cose sembrano cupe, o inizi a perdere il sonno per la semplice menzione dell'espansione il prossimo anno, è tempo di iniziare a parlare con i 3PL.

Aziende come Red Stag Fulfillment sono state create esplicitamente per aiutare le aziende di eCommerce in crescita a gestire il proprio magazzino. Con molto aiuto ed esperti del settore per aiutare gli imprenditori ad alleviare questi dolori.

Nota finale

Il nostro grande consiglio per te qui è di parlare con quante più aziende possibile. Non leggere solo un blog o un whitepaper, o fare una sola chiamata e poi saltarci dentro. L'outsourcing è una decisione fondamentale e l'impatto sui profitti può variare in modo significativo.

Trova qualcuno che conosca la tua attività e sia disposto a conoscerti. Il magazzino è molto più di una partnership di qualsiasi altro tipo di outsourcing che un imprenditore può fare perché il successo del 3PL dipende interamente dai tuoi progressi. Quando il cliente finale è felice, entrambi vincono, ma se è infelice, entrambi perdono.