ทุกสิ่งที่ผู้ประกอบการจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับการปฏิบัติตามคำสั่งซื้อ

ความพึงพอใจของลูกค้าสามารถสร้างหรือทำลายการเริ่มต้นธุรกิจได้ และในพื้นที่อีคอมเมิร์ซ ลูกค้าที่มีความสุขมักจะต้องการให้พวกเขาได้รับผลิตภัณฑ์ที่มีคุณภาพตรงเวลา โดยไม่มีความเสียหายหรือสะดุดในการจัดส่ง นั่นเป็นสิ่งที่ต้องมีในจานของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณทำการตลาด การขาย ทรัพยากรบุคคล และสิ่งอื่น ๆ อีกนับพันด้วยหมวกที่แตกต่างกันนับพันของคุณ

การปฏิบัติตามคำสั่งซื้อเป็นเรื่องที่ซับซ้อนซึ่งสามารถเปลี่ยนจากเรื่องยุ่งยากเป็นน่ากลัวได้อย่างรวดเร็วเมื่อมีข้อผิดพลาด เป็นโอกาสที่ยิ่งใหญ่ทั้งเพื่อสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้าหรือสูญเสียพวกเขาไป

วิธีที่ดีที่สุดสำหรับผู้ประกอบการในการวางแผนพื้นที่คลังสินค้า สต็อก สินค้าคงคลัง และตัวเลือกในการจัดส่งคือการเรียนรู้เพิ่มเติมเล็กน้อยเกี่ยวกับการค้าขาย รวมถึงเวลาที่จะรักษาการปฏิบัติตามคำสั่งซื้อและเมื่อต้องจ้างภายนอก

ดังนั้นนี่คือคำแนะนำของคุณในการปฏิบัติตามคำสั่งซื้อในยุคอีคอมเมิร์ซสมัยใหม่ พร้อมสิ่งที่คุณต้องรู้เพื่อการตัดสินใจที่ถูกต้อง

การปฏิบัติตามคำสั่งซื้อประกอบด้วยอะไรบ้าง?

การปฏิบัติตามคำสั่งซื้อ คือทุกสิ่งที่ใช้ตั้งแต่ผู้ที่กดปุ่ม "ซื้อ" บนเว็บไซต์ของคุณหรือช่องทางอื่น ไปจนถึงการสั่งซื้อสินค้าดังกล่าวที่บ้านหรือที่ทำงานของพวกเขา โลกสมัยใหม่ได้ขยายการปฏิบัติตามข้อกำหนดเพื่อรวมทุกอย่างตั้งแต่การยืนยันคำสั่งซื้อและการส่งมอบเพื่อให้มั่นใจว่าลูกค้าพึงพอใจในอีกด้านหนึ่งหรือรับคืนหากพวกเขาส่งคืนสินค้า

แม้ว่าสิ่งนี้จะไม่ใช่คำจำกัดความดั้งเดิม แต่ก็เหมาะสมที่สุดสำหรับผู้ประกอบการ เพราะคุณกำลังจัดการงานทั้งหมดนั้นด้วยแผนกและทีมเดียวกัน การเติบโตของอีคอมเมิร์ซสำหรับธุรกิจทุกประเภท แม้แต่ B2B ทำให้สิ่งนี้กลายเป็นความจริงที่สำคัญยิ่งขึ้นไปอีก

วิธีการซื้อสินค้าของเราเปลี่ยนไป วิธีรับคำสั่งซื้อของเราจึงได้รับการตอบรับ ลูกค้าของคุณจะตัดสินคุณว่าสินค้ามาถึงที่ประตูอย่างไรและกระบวนการคืนสินค้านั้นไม่เจ็บปวดเพียงใด ดังนั้นคุณต้องเตรียมตัว

เพื่อให้คุณเข้าใจมากขึ้น เราจะไปดูโมเดลหลักสองแบบของ การปฏิบัติตามคำสั่งสำหรับผู้ประกอบการ รวมถึงขั้นตอนเฉพาะที่เกี่ยวข้องในกระบวนการนี้

เมื่อพิจารณาถึงการเอาท์ซอร์สอย่างชัดแจ้ง คุณจะพบว่าในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมานี้ บริษัทได้เติบโตขึ้นเช่นกันเพื่อให้ก้าวไปไกลกว่าฟังก์ชันการบรรจุและการจัดส่งของผู้ให้บริการด้านลอจิสติกส์บุคคลที่สามที่มีอายุมากกว่า (3PLs)

การปฏิบัติตามคำสั่งซื้อภายใน

วิธีการหลักสำหรับธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่คือการทำทุกอย่างด้วยตนเอง บริษัทจะบริหารสถานที่ ตั้งแต่โรงรถขนาดเล็กไปจนถึงชุดโกดังขนาดเล็กที่ดำเนินการทุกขั้นตอนข้างต้น

การเป็นเจ้าของกระบวนการทั้งหมดและดำเนินการภายในองค์กรช่วยให้บริษัทของคุณสามารถควบคุมได้อย่างมีนัยสำคัญ มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับบริษัทขนาดเล็กที่ไม่สามารถจ้างภายนอกหรือไม่ต้องการพนักงานและพื้นที่เพิ่มเติมจำนวนมากเพื่อติดตามคำสั่งซื้อ เมื่อบริษัทเติบโตขึ้น พวกเขามักจะพิจารณาเอาต์ซอร์ซเฉพาะเมื่อการปฏิบัติตามข้อกำหนดกลายเป็นภาระในการดำเนินธุรกิจเท่านั้น

การพิจารณาหลักสำหรับการเติมเต็มของคุณคือถ้าคุณมีพื้นที่และทีมงานที่จะทำ การจัดการด้วยตัวเองช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่ากล่องทั้งหมดจะดูดีและตรงตามมาตรฐานที่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ทุกเมื่อ รวมทั้งคุณสามารถชะลอการจัดส่งหรือเคลื่อนย้ายสิ่งของได้ตามต้องการ

หากคุณไม่สัญญากับคำสั่งซื้อที่มีวันที่จัดส่งทันที โมเดลนี้ยังช่วยให้คุณควบคุมต้นทุนแรงงานได้ดีขึ้นอีกเล็กน้อย คุณสามารถทำงานเป็นกะหรือทำงานตามความจำเป็น และย้ายทีมไปรอบๆ เพื่อทำงานอื่นให้เสร็จได้ การทำอย่างถูกต้องอาจหมายถึงความยืดหยุ่นที่เพิ่มขึ้นอย่างมาก แต่การทำผิดอาจส่งผลเสียต่อบริการลูกค้าและความน่าเชื่อถือของคุณ

ขณะนี้แพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซส่วนใหญ่มาพร้อมกับเครื่องมือการจัดการคลังสินค้าขั้นพื้นฐาน สิ่งเหล่านี้อาจรวมถึงการหยิบใบสั่งและใบบรรจุภัณฑ์ที่มีการนับสินค้าคงคลังอัตโนมัติ หรืออาจจำกัดเฉพาะรายการสั่งซื้อและเพียงตัวเลือกในการพิมพ์ฉลากหลังจากที่คุณทำตัวเลือกทั้งหมดที่จำเป็นด้วยตนเองแล้ว ระบบการจัดการคลังสินค้า (WMS) กำลังเป็นที่นิยมมากขึ้นสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ดังนั้นคุณควรเลือกซื้อสินค้าเพื่อดูว่าคุณลักษณะใดที่คุณต้องการมากที่สุด

ข้อเสียอย่างหนึ่งของการบริหารคลังสินค้าของคุณเองคือต้นทุน คุณจะต้องจ่ายสำหรับทีมงานและค่าแรงเต็มจำนวน (บวกผลประโยชน์ วันลาป่วย อาหารว่างในห้องพัก เป็นต้น) ตลอดจนค่าที่ดินที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บ ภาษี ค่าบำรุงรักษา และค่าสาธารณูปโภค

ค่าใช้จ่ายที่สำคัญอีกประการหนึ่งคือค่าขนส่งเอง ผู้ให้บริการขนส่งให้อัตรามาตรฐานสำหรับทุกคน แต่คุณสามารถได้รับข้อเสนอที่ดีกว่าถ้าคุณมีปริมาณการจัดส่งสูง ผู้ประกอบการรายแรก ๆ ไม่กี่รายจะมีคุณสมบัติ ในขณะเดียวกัน การจัดส่งอาจมีความซับซ้อนเนื่องจากสถานที่และการคำนวณน้ำหนักตามขนาดที่ผู้ให้บริการขนส่งใช้ ทางที่ดีควรซื้อซอฟต์แวร์เพื่อช่วยให้คุณตัดสินใจเลือกผู้ให้บริการในแต่ละแพ็คเกจในราคาที่เหมาะสมที่สุด

การปฏิบัติตามและผู้ให้บริการภายนอก

บริษัทต่างๆ ต้องการพื้นที่คลังสินค้าเพิ่มขึ้นเมื่อเติบโตขึ้น มักจะมีจุดที่พวกเขาไปถึงที่ซึ่งค่าใช้จ่ายในการซื้อที่ตั้งคลังสินค้าใหม่หรือการขยายโครงสร้างพื้นฐานทางกายภาพนั้นเป็นภาระ

หรือบางทีคุณอาจไม่มีเวลาและเงินที่จะตามล่าและจ้างคนเก่งใหม่ๆ นั่นหมายความว่าคุณกำลังดำเนินการตามคำสั่งซื้อและเป็นอุปสรรคต่อการสร้างยอดขาย

เมื่อใดก็ตามที่คุณรู้สึกว่าคลังสินค้าหรือบรรจุภัณฑ์ของคุณขัดขวางไม่ให้คุณดำเนินธุรกิจ ก็ถึงเวลาขอความช่วยเหลือ โดยทั่วไปหมายถึงการดูการปฏิบัติตามบุคคลที่สามจาก 3PL 3PLs เชี่ยวชาญด้านกิจกรรมคลังสินค้าและการขนส่ง อีกทั้งยังช่วยให้คุณตรวจสอบระดับสินค้าคงคลังได้ง่าย พวกเขายังวิเคราะห์การขายและข้อมูลอื่นๆ เพื่อจัดระเบียบคลังสินค้าของตนอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งจะทำให้คุณได้รับข้อมูลเชิงลึกพร้อมคำแนะนำเกี่ยวกับสิ่งต่างๆ เช่น ผลิตภัณฑ์ที่จะขายร่วมกันในชุดอุปกรณ์ เนื่องจากโดยปกติแล้วจะซื้อร่วมกัน

ซอฟต์แวร์เป็นเครื่องมือขนาดใหญ่ในการเชื่อมโยงธุรกิจของคุณเข้ากับ 3PL พวกเขามีระบบที่สามารถรวมเข้ากับช่องทางโซเชียลและอีคอมเมิร์ซของคุณรวมถึงเทคโนโลยี ณ จุดขาย เมื่อมีการสั่งซื้อและชำระเงิน 3PL จะได้รับรายละเอียดการจัดส่งทั้งหมดของลูกค้าและไปทำงานเพื่อเติมสินค้าและรับคำสั่งซื้อตรงเวลา

โดยทั่วไปแล้วจะเร็วกว่าและแม่นยำกว่าทำเอง รับสัญญานี้เสมออย่างไรก็ตาม บริษัทให้บริการจัดการคำสั่งซื้อ เช่น Red Stag Fulfillment รับประกันความถูกต้อง ความรวดเร็ว และความน่าเชื่อถือ และจ่ายเงินให้ลูกค้าเมื่อมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้น

ประโยชน์หลักประการหนึ่งที่นี่คือ 3PLs ส่วนใหญ่ดำเนินการคลังสินค้าขนาดใหญ่และได้รับส่วนลดจากผู้ให้บริการเนื่องจากมีปริมาณมาก คุณจ่ายค่าธรรมเนียมเพียงเล็กน้อยที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บและการขนส่ง ซึ่งโดยทั่วไปแล้ว คุณสามารถประหยัดเงินค่าจัดเก็บและจัดส่งสินค้าได้ในขณะเดียวกันก็ช่วยลดต้นทุนแรงงานด้วย

ความเสี่ยงคือคุณไม่สามารถควบคุมที่นี่

ดังนั้นจึงเป็นความคิดที่ฉลาดที่จะหาพันธมิตรที่มีชื่อเสียงซึ่งเชี่ยวชาญในประเภทผลิตภัณฑ์หรือตลาดของคุณ พวกเขาต้องเข้าใจธุรกิจของคุณ

มองหาความจริงใจก่อนทำข้อตกลง เพื่อให้คุณมั่นใจได้ว่าจะได้รับหลังจากตกลงกันเรียบร้อยแล้ว

รูปภาพ | Pixabay

7 ขั้นตอนในการเติมเต็มคำสั่งซื้อ

ถ้าคุณเคยเห็นหรือดมกลิ่นคลังสินค้า คุณจะรู้ว่ามันคือสิ่งมีชีวิต มีการไหลลงของงานที่มาพร้อมกับความวิตกกังวลและชัยชนะอันหอมหวานเมื่อคุณทำตามขั้นตอนที่ถูกต้อง เพื่อช่วยให้คุณเข้าใจถึงความรู้สึกตื่นเต้นของความสำเร็จ มาดู 7 ขั้นตอนในการดำเนินการตามคำสั่งซื้อและคลังสินค้าที่พบบ่อยที่สุด

1. การรับสินค้า

ขั้นตอนแรกในการดำเนินการตามคำสั่งซื้อคือการมีสินค้าคงคลังในสต็อก ติดตามด้วยสายตาและซอฟต์แวร์ของคุณเพื่อให้การนับถูกต้องและใช้ข้อมูลนี้เพื่อเติมสิ่งที่ "มี" ในช่องทางการขายของคุณ การให้ทีมของคุณวางสิ่งของบนชั้นวางและนับอย่างแม่นยำทำให้ขั้นตอนอื่นๆ เป็นไปอย่างราบรื่น

2. รับออร์เดอร์

การดำเนินการเริ่มต้นเมื่อคุณได้รับคำสั่งซื้อ หลังจากยืนยันการสั่งซื้อแล้ว ซอฟต์แวร์คลังสินค้าของคุณจะแจ้งสลิปการสั่งซื้อเพื่อแจ้งให้คุณทราบว่าต้องใส่อะไรในคำสั่งซื้อ ทั้งหมดนี้จะถูกส่งไปยังสมาชิกในทีมที่กำหนดให้พวกเขาใช้ ในเวลาเดียวกัน ระบบควรตัดสินใจว่าจะจัดส่งผลิตภัณฑ์เหล่านี้อย่างไร และจัดคิวฉลากการจัดส่งและตัวเลือกต่างๆ ที่สถานีบรรจุของคุณ

3. การเลือกคำสั่งซื้อ

สมาชิกในทีมได้รับรายการสั่งซื้อและเดินไปรอบๆ คลังสินค้าของคุณเพื่อเลือกสินค้าแต่ละชิ้น พวกเขาควรใช้รายการและเทคโนโลยีเพื่อช่วยให้สิ่งต่าง ๆ ถูกต้อง นี่คือเหตุผลที่คลังสินค้าและซอฟต์แวร์ส่วนใหญ่สนับสนุนเครื่องสแกนบาร์โค้ดแบบเคลื่อนที่ มันจะทำให้คุณแม่นยำและควบคุมการสูญเสียสินค้าคงคลัง นี่เป็นช่วงเวลาที่อุปกรณ์ส่วนใหญ่ใช้ เช่น เกวียน รถบรรทุก และรถยก

เทคนิคการหยิบอาจซับซ้อนมากตามผลิตภัณฑ์และคลังสินค้าของคุณ ดังนั้นโปรดอ่านหรือขอความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญในการเลือกวิธีการหยิบและบรรจุที่เหมาะสม

4. บรรจุกล่อง

พนักงานของคุณที่ทำงานที่สถานีบรรจุหีบห่อจะตรวจสอบว่ามีสินค้าทุกชิ้นอยู่ในใบจัดส่ง เมื่อได้รับการยืนยันแล้ว พวกเขาจะใส่ผลิตภัณฑ์เหล่านี้ทั้งหมดลงในกล่องเพื่อจัดส่ง แต่ละชิ้นจะต้องห่ออย่างระมัดระวังและวางในกล่องที่มีวัสดุตัวเติมเพิ่มเข้ามาเพื่อป้องกันพวกเขา วัสดุตัวเติมอาจแตกต่างกันไปอย่างมาก ดังนั้นให้มองหาส่วนผสมที่คุณต้องการเพื่อปกป้องผลิตภัณฑ์และสิ่งที่เหมาะสมที่สุด

5. การจัดส่งสินค้า

เมื่อเริ่มต้น ผู้ประกอบการจำนวนมากใช้พันธมิตรผู้ให้บริการรายเดียวสำหรับพัสดุทั้งหมด ดังนั้นคุณจึงจ่ายค่าไปรษณีย์ในแต่ละกล่องและกำหนดเวลารับหรือขับรถไปยังจุดส่งที่ใกล้ที่สุด

สามารถทำได้ดีในตอนเริ่มต้น แต่ในที่สุดคุณจะต้องแยกสาขาออกไปที่ร้านเปรียบเทียบโดยพิจารณาจากน้ำหนักและขนาดของบรรจุภัณฑ์ตลอดจนระยะทางในการขนส่ง ระบบคลังสินค้าสามารถทำสิ่งนี้ได้โดยอัตโนมัติ หรือคุณควรใช้เครื่องคำนวณน้ำหนักเชิงมิติแบบเดียวกับที่ให้ไว้ก่อนหน้านี้

6. การแจ้งลูกค้าและพันธมิตร

เมื่อสินค้าถูกหยิบขึ้นมาหรือจัดส่งจากที่ตั้งร้านค้าของผู้ให้บริการขนส่ง โดยทั่วไปผู้ให้บริการจะให้รายการข้อมูลการติดตามแก่คุณ หากคุณชำระค่าไปรษณีย์ออนไลน์ ค่าเหล่านี้จะถูกสร้างโดยอัตโนมัติด้วย มอบสิ่งเหล่านี้ให้กับลูกค้าทันทีที่คุณได้รับเพื่อให้ผู้คนมีความสุข

หากคุณกำลังใช้ซอฟต์แวร์อีคอมเมิร์ซ ให้มองหาปลั๊กอินและคุณสมบัติที่สามารถทำให้สิ่งนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ มีการผสานรวมอีเมลที่ยอดเยี่ยมมากมาย ซึ่งจะดึงหมายเลขติดตามสำหรับทุกคำสั่งซื้อโดยอัตโนมัติและส่งอีเมลออกไป ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องเสียเวลาพยายามจดจำและพิมพ์ทั้งหมดด้วยมือ

การติดตามมีความสำคัญเนื่องจากช่วยให้คุณค้นหาการชะลอตัวหรือปัญหาการจัดส่งที่ส่งผลกระทบต่อการบริการลูกค้า ลูกค้าของคุณจะประทับใจที่คุณแจ้งให้ทราบว่าผู้ให้บริการขนส่งมีความล่าช้าเมื่อสิ่งนั้นเกิดขึ้น แทนที่จะรอวันพิเศษเพื่อสงสัยว่าพัสดุของพวกเขาอยู่ที่ไหน

7. การจัดหาเพิ่มเติมและการจัดการส่งคืน

ขั้นตอนที่ 7 นำคุณกลับสู่ขั้นตอนที่ 1 เนื่องจากคลังสินค้าเป็นวัฏจักรและเคลื่อนที่อยู่เสมอ

บางครั้งคุณจะต้องจัดการกับผลตอบแทน ทีมของคุณต้องมีกระบวนการที่ได้รับอนุมัติให้ตรวจสอบสินค้าที่ส่งคืนและนำกลับมาวางบนชั้นวางของคุณหากสินค้าคงคลังยังดีอยู่ ซอฟต์แวร์ของคุณต้องได้รับการอัปเดตเพื่อให้การนับสินค้าคงคลังมีความถูกต้อง หรือคุณอาจจ่ายเงินในสต็อกมากเกินไปหรือหมดโดยไม่คาดคิด

ในแง่เดียวกัน คุณจะต้องเติมเสบียงเป็นประจำ การย้ายสินค้าเข้าคลังสินค้าของคุณและขึ้นชั้นวางในขณะที่คนอื่นกำลังหยิบสินค้าตามคำสั่งซื้ออาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้กำหนดพื้นที่จัดเตรียมสำหรับใส่สต็อกใหม่หรือพิจารณาทำในช่วงเวลาที่ตัดกันระหว่างวัน ติดตามและตรวจสอบระดับสินค้าคงคลังอีกครั้งเพื่อให้แม่นยำและเตรียมพร้อมสำหรับการสั่งซื้อครั้งต่อไป

คุณควรเก็บไว้หรือจ้างภายนอกหรือไม่

คำถามยอดฮิตที่ผู้ประกอบการถามถึงความสำเร็จคือ เมื่อไหร่ควรเลิกทำเอง?

โดยทั่วไปแล้ว คุณควรดูที่การเอาท์ซอร์สเมื่อคุณรู้สึกว่า (หรือการวิเคราะห์ของคุณแสดง) ว่ากิจกรรมคลังสินค้ากำลังขัดขวางการทำยอดขาย ไม่ว่าจะเป็นการเติมคำสั่งซื้อ การนับสินค้าคงคลัง หรือเพียงแค่ใช้เวลาตรวจสอบตัวเลขและการเงินของคุณในกล่อง ฟิลเลอร์ และแรงงาน คลังสินค้าควรช่วยเหลือและไม่ขัดขวางการดำเนินการ

เมื่อสิ่งต่าง ๆ ดูเยือกเย็นหรือคุณเริ่มนอนไม่หลับเพราะพูดถึงการขยายตัวในปีหน้าก็ถึงเวลาที่จะเริ่มพูดคุยกับ 3PLs

บริษัทต่างๆ เช่น Red Stag Fulfillment ได้รับการสร้างขึ้นอย่างชัดเจนเพื่อช่วยบริษัทอีคอมเมิร์ซที่กำลังเติบโตในการจัดการคลังสินค้าของตน ด้วยความช่วยเหลือและผู้เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรมมากมายเพื่อช่วยผู้ประกอบการบรรเทาความเจ็บปวดเหล่านี้

หมายเหตุสุดท้าย

คำแนะนำที่สำคัญสำหรับคุณที่นี่คือการพูดคุยกับบริษัทต่างๆ ให้ได้มากที่สุด อย่าอ่านบล็อกหรือเอกสารรายงานเพียงฉบับเดียว หรือมีการโทรเพียงครั้งเดียวแล้วรีบเข้าไปอ่าน การเอาท์ซอร์สเป็นการตัดสินใจที่สำคัญ และผลกระทบต่อผลกำไรของคุณอาจแตกต่างกันอย่างมาก

หาคนที่รู้จักธุรกิจของคุณและเต็มใจที่จะรู้จักคุณ คลังสินค้าเป็นความร่วมมือมากกว่าการเอาท์ซอร์สประเภทอื่นที่ผู้ประกอบการสามารถทำได้ เพราะความสำเร็จของ 3PL นั้นขึ้นอยู่กับความก้าวหน้าของคุณทั้งหมด เมื่อลูกค้าปลายทางมีความสุขทั้งคู่ก็ชนะ แต่ถ้าไม่มีความสุขก็แพ้ทั้งคู่