조직화된 프로젝트 관리 전략을 유지하는 방법은 무엇입니까?

프로젝트 관리는 특정 작업을 완료하기 위해 회사 리소스를 계획하고 구성하는 데 중요한 다단계 프로세스입니다. 일부의 경우 프로젝트 단위입니다. 다른 비즈니스의 경우 프로젝트 관리가 이미 운영 문화에 뿌리를 내리고 있습니다. 과거에는 IT, 엔지니어링 또는 건설 프로젝트를 다룰 때만 프로젝트 관리에 대해 들었습니다. 그러나 이 개념은 이제 모든 산업에 적용할 수 있으므로 원칙은 거의 동일합니다. 즉, 목표 정의, 구성 요소 식별, 작업 할당 및 품질 관리를 위한 모니터링입니다.

모든 프로젝트에는 많은 움직이는 부품이 포함됩니다. 아마도 필수적인 역할을 하는 사람은 프로젝트 관리자일 것입니다. 그는 의사 결정과 원하는 결과에 도달하기 위해 모든 것을 감독하는 권한을 담당합니다. 그에게 프로젝트의 성공은 팀이 예상 수명 주기 동안 제안된 단계와 프로세스를 따르도록 하는 방법에 달려 있습니다. 그러나 이상적인 시나리오는 항상 말처럼 쉽지 않습니다. 오늘날 프로젝트 관리의 좋은 점은 혁신적인 디지털 기술을 기반으로 하는 최신 도구와 리소스의 가용성입니다.

현대의 프로젝트 관리 도구가 관리자의 작업을 더 쉽게 만들어 줍니까?

기술의 역할을 언급하지 않고는 프로젝트 관리에 대해 이야기할 수 없습니다. 팀이 프로젝트 관리 소프트웨어와 같은 도구를 최대화하지 않으면 프로젝트에 참여하는 것은 쓸모가 없습니다. 프로젝트 규모나 관련된 사람의 수에 관계없이 소프트웨어를 사용하면 작업을 보다 효율적으로 계획, 구성, 배포 및 모니터링하는 데 도움이 됩니다. 그러나 모든 플랫폼이나 도구가 해당 산업의 고유한 요구 사항이나 프로젝트의 복잡성으로 인해 프로젝트 관리자가 직면한 문제를 해결하는 것은 아닙니다.

최고의 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하려면 반드시 염두에 두어야 합니다. 예를 들어, 간단한 프로젝트는 기본 기능이 있는 도구로 잘 수행할 수 있습니다. 또한 프로젝트 관리 플랫폼이 제공하는 최고의 기능을 원한다면 강력한 기능을 비교하고 요구 사항에 적합한 이상적인 변형을 고려하는 것이 중요합니다.

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도구 및 기술 선택에 접근하는 올바른 방법

도구, 특히 기술을 선택하는 것은 프로젝트 관리자에게 쉬운 결정이 아닙니다. 궁극적으로 이러한 도구가 생산성에 방해가 되지 않는 귀중한 자산이 되기를 바랍니다. 물론 대부분의 엔터프라이즈 도구는 무료가 아니기 때문에 비용도 중요합니다.

프로젝트 관리와 관련하여 도구와 기술을 구현하는 것은 목표 중심의 결정이어야 합니다. 만능 솔루션이나 플랫폼은 없습니다. 팀이 특정 도구를 사용하도록 요구하여 달성하고자 하는 것은 무엇입니까? 프로젝트 관리 소프트웨어 기능을 선택할 때 우선순위는 무엇입니까? 일단 사용할 수 있게 되면 기술은 프로젝트 성공에 영향을 미치는 한 가지 요소일 뿐이라는 사실을 인식하는 것도 중요합니다. 프로젝트 관리자는 여전히 효율성과 생산성을 보장하는 기술과 전략을 활용해야 합니다.

이를 염두에 두고 프로젝트 관리자가 조직을 유지하고 프로젝트 과정에서 발생하는 모든 문제를 파악하는 데 도움이 되는 팁에 대해 논의해 보겠습니다.

프로젝트 우선 순위 및 목표 설정

팀이 프로젝트 작업을 시작하기 전에 첫 번째 단계는 최소한 특정 우선 순위에 대한 청사진을 확보하는 것입니다. 프로젝트 완료는 실행 가능한 작업으로 나눌 수 있는 단계와 단계가 포함된 프로세스여야 합니다. 우선 순위를 설정하면 귀하와 귀하의 팀이 프로젝트의 기대치에 적응하는 데 도움이 됩니다. 우선 순위 목록은 또한 모니터링 및 품질 관리 기준의 기초가 됩니다. 간단히 말해서, 특정 순서로 작업의 우선 순위를 지정하면 팀에 일일 산출물에 대한 목표 지향적인 접근 방식을 제공할 수 있습니다.

마감일 및 완료 일정 정의

아무리 작더라도 모든 작업에는 기한이 있어야 합니다. 잘 조직된 팀 관리자는 각 구성원이 뒤처지지 않도록 동기를 부여하기 위해 빡빡한 일정을 유지합니다. 물론 이상적인 시나리오는 정해진 기한을 맞추는 것입니다. 그러나 지연되는 경우 관리자는 유연성을 유지하고 목표 마감일에 대한 가능한 변경 및 조정을 수용할 수 있는 새로운 코스 계획을 찾아야 합니다.

엄격한 일정을 준수하는 것이 일부 사람들에게는 생소할 수 있지만 품질 모니터링의 중요한 측면입니다. 팀원이 달리 말하지 못하게 하십시오.

프로젝트 마일스톤 설정

이들마일스톤과 목표의 차이점은 무엇인가요? 이정표는 특정 프로젝트 단계 또는 단계의 완료를 표시하는 특정 이벤트를 나타냅니다. 이정표는 관리자와 팀에 프로젝트를 다음 단계로 진행시키는 주요 이벤트에 대한 자세한 보기를 제공하기 때문에 필수적입니다. 일반적인 작업과 이정표가 무엇인지 혼동하지 않으려면 다음 질문을 테스트해야 합니다.

• 해당 이벤트의 완료가 최종 결과에 상당한 영향을 미칩니까?
• 프로젝트의 진행 여부를 결정하는 데 이벤트가 중요한가요?
• 이해 관계자의 의견이 포함됩니까?

일반적으로 이벤트가 중요하다고 생각하면 프로젝트 이정표로 간주해야 합니다. 그렇게 하면 팀의 진행 상황을 추적하고 매핑할 수 있습니다.

뚜렷한 단기 및 장기 목표 설정

우리는 앞서 이 권장 사항과 함께 작업 우선 순위 지정의 중요성을 언급했습니다. 단기 및 장기 프로젝트 목표를 명확하게 정의하면 어떤 작업이 먼저인지 식별하기가 더 쉽습니다. 또한 프로젝트 결과물을 관리 가능한 "목표 중심" 작업으로 분할하면 더 잘 위임할 수 있습니다. 이러한 목표는 특히 팀 구성원을 접촉하거나 코칭해야 하는 경우 진행 상황을 모니터링하는 기반이 되어야 합니다.

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일관된 커뮤니케이션

가장 경험 많은 프로젝트 관리자에게도 일관된 의사 소통은 어렵습니다. 당신이 큰 팀을 책임지고 있을 때, 많은 것이 균열에 빠질 수 있습니다. 또한 다양한 성격을 가진 개인을 신뢰하고 이해하는 것은 프로젝트를 진행하면서 경험하는 문제를 처리하고 관리하는 데 방해가 될 수 있습니다.

효과적인 의사 소통도 하나의 과정입니다. 각 팀 구성원이 더 개방적이 되도록 지속적으로 격려하기 위해서는 관리자 측의 헌신이 필요합니다. 다행히도 이를 달성하는 간단한 방법이 많이 있습니다. 정기 회의 및 일대일 코칭 세션 외에도 메시징 앱, 화상 회의 및 정기 이메일과 같은 도구를 사용하여 커뮤니케이션 라인을 계속 열어둘 수 있습니다. 또한 일반적인 문제 및 우려 사항을 해결하는 데 도움이 될 수 있는 의견과 아이디어를 수용하는 것도 관리자의 책임입니다.

자동화는 반복적인 작업을 단순화합니다.

우리는 앞서 현대의 프로젝트 관리가 기술에 의존한다고 언급했습니다. 그러나 관리자가 이러한 도구의 이점을 극대화하지 못하는 경우가 있습니다. 그것들을 마음대로 사용할 수 있게 되면 반복적인 작업을 자동화하는 방법을 찾으십시오. 프로젝트 관리 소프트웨어에서 반복 작업을 예약하고 자동으로 할당할 수 있습니까? 특정 데이터에 대한 보고서를 자동으로 생성하는 도구는 어떻습니까? 관리자는 수동으로 일을 한다고 해서 더 나은 업무를 수행할 수 없다는 것을 이해해야 합니다. 이러한 도구를 사용할 수 있는 이유는 매일 정해진 시간에 작업을 완료할 수 있기 때문입니다.

위임 및 할당

프로젝트 관리자는 모든 무거운 작업을 수행할 필요가 없습니다. 팀을 특정 관리 작업이 할당된 미니 단위로 나눌 수 있습니다. 물론 할당된 작업을 처리할 수 있는 올바른 직원을 선택하는 것도 중요합니다. 각 구성원의 미개척 재능이나 기술을 극대화할 수 있도록 자신의 강점과 핵심 역량을 기반으로 위임합니다.

품질 관리 및 진행 모니터링

권장 사항 목록의 마지막은 품질 관리를 통한 진행 상황 모니터링의 중요성입니다. 프로젝트 보고서 및 분석은 개선 영역과 특정 코칭 기회를 결정하는 데 도움이 됩니다. KPI가 있는 경우 팀은 목표와 관련하여 누적되는 방식을 보여주는 보고서에 액세스할 수 있어야 합니다.

프로젝트 관리자가 직면한 일반적인 문제 극복

이제 관리자가 보다 조직화되고 생산적이 되는 데 도움이 되는 팁에 대해 논의했습니다. 그러면 일반적인 관리 문제를 어떻게 극복해야 할까요? 가장 경험이 많은 관리자라도 때때로 장애물에 부딪히는 것이 현실입니다. 이는 프로젝트 진행을 방해할 수 있는 통제할 수 없는 사례의 예입니다.

1. 예산 제약 및 문제: 돈은 항상 프로젝트 관리자에게 중요한 관심사입니다. 특정 예산을 충족해야 하는 제약을 받는 경우 작업 및 목표 달성이 복잡해질 수 있습니다. 2017년 연구에 따르면 제조 관리자의 49.5%가 프로젝트 비용을 가장 큰 문제로 생각합니다. 이 문제를 해결하기 위해 계획의 중요성에 대한 이전 권장 사항으로 돌아가겠습니다. 목표와 우선순위를 설정하는 과정은 최소한 초과 및 부족과 관련된 문제를 최소화할 것입니다.
2. 팀 구성원은 기술이 부족합니다. 팀은 가장 약한 구성원만큼만 우수합니다. 그리고 프로젝트는 개인의 성과에 크게 의존합니다. 프로젝트 관리자는 역량을 객관적으로 평가하여 추가 지원으로 팀을 강화해야 하는지 여부를 결정해야 합니다.

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마지막 단어

결론적으로 잘 조직된 프로젝트 관리자는 팀의 성공에 중요한 역할을 합니다. 관리자에게 주어진 작업은 압도적이고 지루할 수 있지만 도구와 유능한 직원 팀의 도움 없이 프로젝트에 접근할 필요는 없습니다. 여기서 논의된 팁은 프로젝트 관리자가 사용할 수 있는 모든 모범 사례를 포함하지 않습니다. 팀을 관리하는 것은 매우 개인적인 노력이지만 생산성과 효율성에 대한 이러한 확립된 원칙을 준수하면 유리한 결과를 보장할 수 있습니다.