組織化されたプロジェクト管理戦略を維持する方法は？

プロジェクト管理は、特定のタスクを完了するために会社のリソースを計画および編成する上で重要な複数のステップからなるプロセスです。 一部の人にとっては、プロジェクトごとです。 他のビジネスの場合、プロジェクト管理はすでに運用文化に根付いています。 以前は、IT、エンジニアリング、または建設プロジェクトを扱う場合にのみ、プロジェクト管理について耳にしました。 しかし、この概念は現在どの業界にも適用できるため、原則はほぼ同じです。つまり、目標の定義、コンポーネントの特定、タスクの割り当て、および品質管理の監視です。

すべてのプロジェクトには、多くの可動部分が含まれます。 おそらく、重要な役割を担っているのはプロジェクトマネージャーです。 彼は意思決定と、望ましい結果に到達するためにすべてを監督する力を担っています。 彼にとって、プロジェクトの成功は、チームが予想されるライフサイクル全体で提案された手順とプロセスに従うことをどのように保証するかにかかっています。 しかし、理想的なシナリオは、口で言うほど簡単ではありません。 今日のプロジェクト管理の良いところは、革新的なデジタルテクノロジーを活用した最新のツールとリソースが利用できることです。

現代のプロジェクト管理ツールは、マネージャーの仕事を容易にしますか？

テクノロジーが果たす役割に触れずにプロジェクト管理について話すことはできません。 チームがプロジェクト管理ソフトウェアなどのツールを最大化しない場合、プロジェクトに従事することは無意味です。 プロジェクトの規模や関係者の数に関係なく、ソフトウェアを使用すると、タスクの計画、編成、展開、および監視をより効率的に行うことができます。 ただし、すべてのプラットフォームまたはツールがプロジェクトマネージャーが直面する課題に対応しているわけではありません。これは、業界固有の要件やプロジェクトの複雑さのためです。

最高のプロジェクト管理ソフトウェアを使用することを心に留めておくことが不可欠です。 たとえば、単純なプロジェクトは、基本的な機能を備えたツールでうまくいく可能性があります。 また、プロジェクト管理プラットフォームが提供する最高の機能が必要な場合は、堅牢な機能を比較し、ニーズに合った理想的なバリエーションを検討することが重要です。

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ツールとテクノロジーの選択にアプローチする正しい方法

ツール、特にテクノロジーの選択は、プロジェクトマネージャーにとって簡単な決定ではありません。 最終的には、これらのツールが生産性の妨げになることなく、貴重な資産になることを望んでいます。 もちろん、エンタープライズツールの大部分は無料ではないため、コストも重要です。

プロジェクト管理に関しては、ツールとテクノロジーの実装は目標に基づいた決定である必要があります。 万能のソリューションやプラットフォームはありません。 チームに特定のツールの使用を要求することで、何を達成したいですか？ プロジェクト管理ソフトウェアの機能を選択する際の優先事項は何ですか？ 自由に使えるものができたら、テクノロジーがプロジェクトの成功に影響を与える唯一の要因であることを認識することも重要です。 プロジェクトマネージャーは、効率と生産性を確保するための技術と戦略を活用する必要があります。

そのことを念頭に置いて、プロジェクトマネージャーが整理された状態を保ち、プロジェクトの過程で発生するすべての問題を把握するための役立つヒントについて説明しましょう。

プロジェクトの優先順位と目標の設定

チームがプロジェクトに取り組み始める前の最初のステップは、少なくとも特定の優先順位の青写真を用意することです。 プロジェクトの完了は、実行可能なタスクに分解できるフェーズとステップを備えたプロセスである必要があります。 優先順位を設定すると、あなたとあなたのチームがプロジェクトの期待に順応するのに役立ちます。 優先順位のリストは、監視と品質管理の基準の基礎にもなります。 一言で言えば、特定の順序でタスクに優先順位を付けることで、チームは日々の成果に対して目標指向のアプローチをとることができます。

期限と完了スケジュールを定義する

すべてのタスクは、どんなに小さくても期限が必要です。 よく組織されたチームマネージャーは、各メンバーが遅れないように動機付けるために、タイトなスケジュールを維持します。 もちろん、理想的なシナリオは、設定された期限を守ることです。 ただし、遅延が発生した場合、マネージャーは柔軟性を維持し、目標期限の変更や調整の可能性に対応するための新しいコース計画を見つける必要があります。

厳格なスケジュールを守ることは一部の人にとっては親密なことかもしれませんが、それは品質監視の重要な側面です。 チームメンバーに他のことを言わせないでください。

プロジェクトのマイルストーンの設定

マイルストーンと目標の違いは何ですか？ マイルストーンとは、特定のプロジェクトステージまたはフェーズの完了を示す特定のイベントを指します。 マイルストーンは、プロジェクトを次のステップに進めるための主要なイベントの詳細なビューをマネージャーとチームに提供するため、不可欠です。 通常のタスクとマイルストーンについて混乱しないように、次の質問をテストする必要があります。

• 上記のイベントの完了は、最終的な結果に大きな影響を与えますか？
• プロジェクトが前進するかどうかを定義する上で、イベントは重要ですか？
• 利害関係者からのインプットが含まれていますか？

一般に、イベントが重要であると思われる場合は、プロジェクトのマイルストーンと見なす必要があります。 そうすることで、チームの進捗状況を追跡してマッピングすることができます。

短期的および長期的な目標の明確なセットを持っている

タスクに優先順位を付けることの重要性については前述しましたが、これはこの推奨事項と密接に関連しています。 短期および長期のプロジェクト目標を明確に定義すると、どのタスクが最初に来るかを特定しやすくなります。 また、プロジェクトの成果物を管理可能な「目標中心の」タスクに分割すると、より適切に委任できます。 これらの目標は、特にチームメンバーにタッチベースまたはコーチする必要がある場合に、進捗状況を監視するための基礎にもなります。

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一貫したコミュニケーション

最も経験豊富なプロジェクトマネージャーであっても、一貫したコミュニケーションは困難です。 あなたが大きなチームを担当しているとき、多くのことが亀裂に陥る可能性があります。 また、さまざまな性格の個人を信頼して理解することは、プロジェクトの作業中に経験した問題の処理と管理の妨げになる可能性があります。

効果的なコミュニケーションもプロセスです。 各チームメンバーがよりオープンになることを奨励することに一貫性を持たせるためには、マネージャーの側のコミットメントが必要です。 幸い、これを実現する簡単な方法はたくさんあります。 定期的な会議や1対1のコーチングセッションとは別に、メッセージングアプリ、ビデオ会議、さらには定期的な電子メールなどのツールを使用して、通信回線を開いたままにすることができます。 また、一般的な問題や懸念に対処するのに役立つ可能性のある意見やアイデアを受け入れることは、マネージャーの責任です。

自動化により、反復的なタスクが簡素化されます

先ほど、現代のプロジェクト管理はテクノロジーに依存していると述べました。 しかし、マネージャーがこれらのツールのメリットを最大限に活用できない場合があります。 それらを自由に使えるようになったら、反復的なタスクを自動化する方法を探してください。 プロジェクト管理ソフトウェアでは、定期的なタスクをスケジュールして自動的に割り当てることができますか？ 特定のデータのレポートを自動的に生成するツールはどうですか？ マネージャーは、物事を手動で行うことはあなたの仕事をより良くするものではないことを理解する必要があります。 これらのツールは、物事を成し遂げるために毎日設定された時間数しかないため、正確に利用できます。

委任して割り当てる

プロジェクトマネージャーは、面倒な作業をすべて行う必要はありません。 チームを特定の管理タスクが割り当てられたミニユニットに分割できます。 もちろん、割り当てられたタスクを処理できる適切な従業員を選択していることを確認することも不可欠です。 各メンバーの未開拓の才能やスキルを最大限に発揮できるように、その強みとコアコンピタンスに基づいて委任します。

品質管理と進捗監視

推奨事項の最後のリストは、品質管理を通じて進捗状況を監視することの重要性です。 プロジェクトレポートと分析は、改善すべき領域と特定のコーチングの機会を決定するのに役立ちます。 KPIがある場合、チームは、目標の観点からKPIがどのように積み重なっているかを示すレポートにアクセスできる必要があります。

プロジェクトマネージャーが直面する一般的な課題の克服

管理者がより組織的で生産的になるのに役立つヒントについて説明したので、次に、一般的な管理上の課題をどのように克服する必要がありますか？ 最も経験豊富なマネージャーでさえ、時々障害に遭遇するのは現実です。 これらは、プロジェクトの進行を妨げる可能性のある制御不能なインスタンスの例です。

1. 予算の制約と問題：プロジェクトマネージャーにとって、お金は常に重大な懸念事項です。 特定の予算を満たすように制約されている場合、タスクと目標の達成が複雑になる可能性があります。 2017年の調査によると、製造マネージャーの49.5％がプロジェクトコストを最大の課題と考えています。 この問題を解決するために、計画の重要性に関する以前の推奨事項に戻ります。 目標と優先順位を設定するプロセスは、少なくともオーバーランと不足で発生する問題を最小限に抑えます。
2. チームメンバーはスキルを欠いています：あなたのチームは最も弱いメンバーと同じくらい良くなります。 そして、プロジェクトは個人のパフォーマンスに大きく依存しています。 プロジェクトマネージャーは、コンピテンシーを客観的に評価して、追加のサポートでチームを強化する必要があるかどうかを判断する必要があります。

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最後の言葉

結論として、よく組織されたプロジェクトマネージャーは、チームの成功に重要な役割を果たします。 マネージャーにとって、目前のタスクは圧倒的で退屈なものになる可能性がありますが、ツールと有能な従業員のチームの助けを借りずにプロジェクトに取り組む必要はありません。 ここで説明するヒントは、プロジェクトマネージャーが採用できるすべてのベストプラクティスを網羅しているわけではありません。 チームの管理は非常に個人的な取り組みですが、生産性と効率性に関するこれらの確立された原則を順守することで、好ましい結果が保証されます。