Wie pflegt man eine organisierte Projektmanagementstrategie?

Projektmanagement ist ein mehrstufiger Prozess, der entscheidend für die Planung und Organisation von Unternehmensressourcen ist, um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen. Für einige ist es auf Projektbasis. Während in anderen Unternehmen das Projektmanagement bereits in der Betriebskultur verankert ist. Früher hörten wir von Projektmanagement nur, wenn es um IT-, Engineering- oder Bauprojekte ging. Aber da das Konzept mittlerweile auf jede Branche anwendbar ist, sind die Prinzipien ungefähr gleich – das heißt, Ziele definieren, Komponenten identifizieren, Aufgaben zuweisen und für die Qualitätskontrolle überwachen.

Jedes Projekt beinhaltet viele bewegliche Teile. Vielleicht ist jemand, der eine wesentliche Rolle spielt, der Projektmanager. Er ist mit der Entscheidungsfindung beauftragt und hat die Macht, alles zu überwachen, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Für ihn hängt der Erfolg des Projekts davon ab, wie er sicherstellt, dass das Team die vorgeschlagenen Schritte und Prozesse während des erwarteten Lebenszyklus befolgt. Aber das ideale Szenario ist immer leichter gesagt als getan. Das Gute am heutigen Projektmanagement ist die Verfügbarkeit moderner Tools und Ressourcen, die durch innovative digitale Technologie angetrieben werden.

Erleichtern moderne Projektmanagement-Tools die Arbeit für Manager?

Sie können nicht über Projektmanagement sprechen, ohne die Rolle der Technologie zu erwähnen. Es wäre sinnlos, sich an einem Projekt zu beteiligen, wenn Ihr Team Tools wie Projektmanagementsoftware nicht optimal nutzt. Unabhängig von der Projektgröße oder der Anzahl der beteiligten Personen hilft der Einsatz von Software dabei, Aufgaben effizienter zu planen, zu organisieren, bereitzustellen und zu überwachen. Aber nicht jede Plattform oder jedes Tool wird den Herausforderungen von Projektmanagern gerecht – aufgrund der einzigartigen Anforderungen ihrer Branche oder der Komplexität des Projekts.

Es ist wichtig, daran zu denken, die beste Projektmanagement-Software zu verwenden. Beispielsweise könnten einfache Projekte gut mit einem Tool mit grundlegenden Fähigkeiten auskommen. Und wenn Sie die besten Funktionen einer Projektmanagement-Plattform nutzen möchten, ist es wichtig, robuste Funktionen zu vergleichen und die ideale Variante in Betracht zu ziehen, die für Ihre Anforderungen geeignet ist.

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Der richtige Weg zur Werkzeug- und Technologieauswahl

Die Auswahl von Tools, insbesondere von Technologien, ist für Projektmanager keine leichte Entscheidung. Letztendlich möchten Sie, dass diese Tools wertvolle Ressourcen sind und die Produktivität nicht beeinträchtigen. Natürlich spielen auch die Kosten eine Rolle, da die meisten Unternehmenstools nicht kostenlos sind.

Beim Projektmanagement sollte die Implementierung von Tools und Technologien eine zielgerichtete Entscheidung sein. Es gibt keine Einheitslösung oder -plattform. Was möchten Sie erreichen, indem Sie von Ihrem Team verlangen, ein bestimmtes Tool zu verwenden? Was sind Ihre Prioritäten bei der Auswahl von Projektmanagement-Softwarefunktionen? Sobald Sie eines zur Verfügung haben, ist es auch wichtig zu erkennen, dass Technologie nur ein Faktor ist, der sich auf den Projekterfolg auswirkt. Projektmanager müssen immer noch Techniken und Strategien einsetzen, die Effizienz und Produktivität gewährleisten.

Lassen Sie uns vor diesem Hintergrund hilfreiche Tipps besprechen, die Projektmanager dabei unterstützen, organisiert zu bleiben und alle Probleme zu bewältigen, die im Laufe des Projekts auftreten.

Setzen von Projektprioritäten und -zielen

Bevor Ihr Team mit der Arbeit an dem Projekt beginnt, besteht der erste Schritt darin, zumindest eine Blaupause mit bestimmten Prioritäten zu haben. Der Abschluss eines Projekts sollte ein Prozess mit Phasen und Schritten sein, die Sie in umsetzbare Aufgaben unterteilen können. Das Setzen von Prioritäten hilft Ihnen und Ihrem Team, sich an die Erwartungen des Projekts anzupassen. Die Prioritätenliste wird auch zur Grundlage Ihrer Kriterien für die Überwachung und Qualitätskontrolle. Kurz gesagt, die Priorisierung von Aufgaben in einer bestimmten Reihenfolge gibt dem Team einen zielorientierten Ansatz für seine tägliche Leistung.

Definieren Sie Fristen und Fertigstellungstermine

Jede noch so kleine Aufgabe sollte eine Deadline haben. Ein gut organisierter Teammanager hält einen straffen Zeitplan ein, um jedes Mitglied zu motivieren, nicht ins Hintertreffen zu geraten. Das ideale Szenario ist natürlich die Einhaltung der gesetzten Frist. Aber auch bei Verzögerungen sollten Führungskräfte flexibel bleiben und einen neuen Kursplan finden, um mögliche Änderungen und Anpassungen des Solltermins zu berücksichtigen.

Obwohl die Einhaltung eines strengen Zeitplans für manche einschüchternd sein mag, ist dies ein kritischer Aspekt der Qualitätsüberwachung. Lassen Sie sich von keinem Teammitglied etwas anderes sagen.

Setzen von Projektmeilensteinen

Was ist der Unterschied zwischen einem Meilenstein und einem Ziel? Ein Meilenstein bezieht sich auf ein bestimmtes Ereignis, das den Abschluss einer bestimmten Projektphase oder -phase markiert. Ein Meilenstein ist unerlässlich, da er dem Manager und dem Team einen detaillierten Überblick über wichtige Ereignisse gibt, die das Projekt zum nächsten Schritt vorantreiben. Um Verwirrung darüber zu vermeiden, was eine gewöhnliche Aufgabe und was ein Meilenstein ist, sollten die folgenden Fragen Ihr Test sein.

• Wird der Abschluss des besagten Ereignisses das Endergebnis erheblich beeinflussen?
• Ist das Ereignis wichtig, um zu bestimmen, ob das Projekt vorankommt oder nicht?
• Beinhaltet es Beiträge von Stakeholdern?

Wenn Sie das Ereignis für wichtig halten, sollte es im Allgemeinen als Projektmeilenstein betrachtet werden. Auf diese Weise können Sie den Fortschritt des Teams verfolgen und abbilden.

Setzen Sie sich klare kurz- und langfristige Ziele

Wir haben bereits erwähnt, wie wichtig die Priorisierung von Aufgaben ist, die mit dieser Empfehlung einhergeht. Wenn Sie kurzfristige und langfristige Projektziele klar definieren, ist es einfacher zu erkennen, welche Aufgaben an erster Stelle stehen. Außerdem können Sie besser delegieren, wenn Sie die Projektergebnisse in überschaubare „zielorientierte“ Aufgaben aufgeteilt haben. Diese Ziele sollten auch die Grundlage für die Überwachung des Fortschritts werden, insbesondere wenn Sie ein Teammitglied kontaktieren oder coachen müssen.

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Konsequente Kommunikation

Konsequente Kommunikation ist selbst für die erfahrensten Projektmanager schwierig. Wenn Sie ein großes Team leiten, kann vieles übersehen werden. Auch das Vertrauen und Verständnis von Personen mit unterschiedlichen Persönlichkeiten kann der Bearbeitung und Bewältigung von Problemen im Wege stehen, die während der Arbeit an dem Projekt auftreten.

Effektive Kommunikation ist auch ein Prozess. Es erfordert Engagement seitens des Managers, jedes Teammitglied konsequent zu ermutigen, offener zu werden. Glücklicherweise gibt es viele einfache Möglichkeiten, dies zu erreichen. Abgesehen von regelmäßigen Meetings und Einzelcoaching-Sitzungen können Sie Tools wie eine Messaging-App, Videokonferenzen und sogar regelmäßige E-Mails verwenden, um die Kommunikationswege offen zu halten. Außerdem liegt es in der Verantwortung des Managers, für Meinungen und Ideen empfänglich zu sein, die bei der Lösung allgemeiner Probleme und Bedenken hilfreich sein könnten.

Automatisierung vereinfacht sich wiederholende Aufgaben

Wir haben bereits erwähnt, dass modernes Projektmanagement auf Technologie angewiesen ist. Aber es gibt Zeiten, in denen Manager die Vorteile dieser Tools nicht maximieren können. Wenn Sie sie zur Verfügung haben, suchen Sie nach Möglichkeiten, sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren. Ermöglicht die Projektmanagement-Software, wiederkehrende Aufgaben zu planen und automatisch zuzuweisen? Wie wäre es mit einem Tool, das automatisch Berichte für bestimmte Daten erstellt? Manager sollten verstehen, dass es Sie in Ihrem Job nicht besser macht, Dinge manuell zu tun. Diese Tools sind genau deshalb verfügbar, weil Sie jeden Tag nur eine bestimmte Anzahl von Stunden haben, um Dinge zu erledigen.

Delegieren und zuweisen

Projektmanager müssen nicht die ganze schwere Arbeit erledigen. Sie können Ihr Team in Minieinheiten aufteilen, denen bestimmte Verwaltungsaufgaben zugewiesen werden. Natürlich ist es auch wichtig sicherzustellen, dass Sie den richtigen Mitarbeiter auswählen, der die zugewiesene Aufgabe bewältigen kann. Delegieren Sie auf der Grundlage ihrer Stärken und Kernkompetenzen, damit Sie die ungenutzten Talente oder Fähigkeiten jedes Mitglieds maximieren können.

Qualitätskontrolle und Fortschrittskontrolle

Als letztes auf unserer Empfehlungsliste steht die Bedeutung der Überwachung des Fortschritts durch Qualitätskontrolle. Projektberichte und -analysen helfen Ihnen, Bereiche für Verbesserungen und spezifische Coaching-Möglichkeiten zu ermitteln. Wenn es KPIs gibt, sollte das Team Zugriff auf Berichte haben, die zeigen, wie sie sich in Bezug auf die Ziele schlagen.

Bewältigung allgemeiner Herausforderungen, denen sich Projektmanager gegenübersehen

Nachdem wir nun Tipps besprochen haben, die Managern dabei helfen, organisierter und produktiver zu werden, wie sollten sie dann allgemeine Managementherausforderungen meistern? Es ist eine Realität, dass selbst der erfahrenste Manager von Zeit zu Zeit auf Hindernisse stößt. Dies sind Beispiele für unkontrollierbare Fälle, die den Projektfortschritt behindern könnten.

1. Budgetbeschränkungen und -probleme: Geld ist für Projektmanager immer ein kritisches Anliegen. Wenn Sie gezwungen sind, ein bestimmtes Budget einzuhalten, kann dies das Erreichen von Aufgaben und Zielen erschweren. Laut einer Studie aus dem Jahr 2017 betrachten 49,5 % der Fertigungsleiter die Projektkosten als größte Herausforderung. Um dieses Problem zu lösen, kehren wir zu unserer früheren Empfehlung zur Bedeutung der Planung zurück. Der Prozess der Festlegung von Zielen und Prioritäten minimiert zumindest die Probleme, die mit Überschreitungen und Engpässen verbunden sind.
2. Teammitgliedern fehlen die Fähigkeiten: Ihr Team ist nur so gut wie das schwächste Mitglied. Und das Projekt hängt stark von der individuellen Leistung ab. Als Projektmanager müssen Sie die Kompetenzen objektiv bewerten, um festzustellen, ob Sie Ihr Team durch zusätzliche Unterstützung verstärken müssen.

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Letzte Worte

Zusammenfassend spielt ein gut organisierter Projektmanager eine entscheidende Rolle für den Erfolg des Teams. Für Manager kann die anstehende Aufgabe überwältigend und mühsam sein, aber Sie müssen das Projekt nicht ohne die Hilfe von Tools und einem Team kompetenter Mitarbeiter angehen. Die hier diskutierten Tipps umfassen keineswegs alle Best Practices, die ein Projektmanager anwenden kann. Obwohl die Leitung eines Teams ein sehr persönliches Unterfangen ist, garantiert die Einhaltung dieser etablierten Prinzipien für Produktivität und Effizienz positive Ergebnisse.