Como manter uma estratégia de gerenciamento de projetos organizada?

O gerenciamento de projetos é um processo de várias etapas crítico no planejamento e organização dos recursos da empresa para concluir uma tarefa específica. Para alguns, é por projeto. Enquanto para outros negócios, o gerenciamento de projetos já está enraizado na cultura operacional. No passado, só ouvimos falar de gerenciamento de projetos quando lidamos com projetos de TI, engenharia ou construção. Mas como o conceito agora é aplicável a qualquer setor, os princípios são praticamente os mesmos – ou seja, definir objetivos, identificar componentes, atribuição de tarefas e monitoramento para controle de qualidade.

Todo projeto envolve muitas partes móveis. Talvez quem tenha um papel essencial seja o gerente de projeto. Ele é responsável pela tomada de decisões e pelo poder de supervisionar tudo para alcançar o resultado desejado. Para ele, o sucesso do projeto depende de como ele garante que a equipe siga as etapas e processos sugeridos ao longo do ciclo de vida esperado. Mas o cenário ideal é sempre mais fácil falar do que fazer. O bom do gerenciamento de projetos hoje é a disponibilidade de ferramentas e recursos modernos alimentados por tecnologia digital inovadora.

As ferramentas modernas de gerenciamento de projetos facilitam o trabalho dos gerentes?

Você não pode falar sobre gerenciamento de projetos sem tocar no papel desempenhado pela tecnologia. Seria inútil se envolver em um projeto se sua equipe não maximizasse ferramentas como software de gerenciamento de projetos. Independentemente do tamanho do projeto ou de quantas pessoas estão envolvidas, o uso de software ajuda no planejamento, organização, implantação e monitoramento de tarefas com mais eficiência. Mas nem toda plataforma ou ferramenta atende aos desafios enfrentados pelos gerentes de projeto – devido aos requisitos exclusivos de seu setor ou à complexidade do projeto.

É essencial ter em mente para usar o melhor software de gerenciamento de projetos. Por exemplo, projetos simples podem funcionar bem com uma ferramenta que possui recursos básicos. E se você deseja os melhores recursos oferecidos por uma plataforma de gerenciamento de projetos, é vital comparar recursos robustos e considerar a variação ideal que funciona para suas necessidades.

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A maneira certa de abordar a seleção de ferramentas e tecnologias

Escolher ferramentas, principalmente tecnologia, não é uma decisão fácil para os gerentes de projeto. Em última análise, você deseja que essas ferramentas sejam ativos valiosos e não um obstáculo à produtividade. É claro que o custo também é importante porque a maioria das ferramentas corporativas não é gratuita.

Quando se trata de gerenciamento de projetos, a implementação de ferramentas e tecnologia deve ser uma decisão orientada por objetivos. Não existe uma solução ou plataforma única para todos. O que você deseja alcançar exigindo que sua equipe use uma ferramenta específica? Quais são suas prioridades na seleção de recursos de software de gerenciamento de projetos? Depois de ter um à sua disposição, também é vital reconhecer que a tecnologia é apenas um fator que afetará o sucesso do projeto. Os gerentes de projeto ainda precisam alavancar técnicas e estratégias que garantam eficiência e produtividade.

Com isso em mente, vamos discutir dicas úteis para orientar os gerentes de projeto a se manterem organizados e a par de todos os problemas encontrados durante o projeto.

Definir prioridades e metas do projeto

Antes de sua equipe começar a trabalhar no projeto, o primeiro passo é ter pelo menos um plano de prioridades específicas. A conclusão de um projeto deve ser um processo com fases e etapas que você pode dividir em tarefas acionáveis. Definir prioridades ajudará você e sua equipe a se ajustarem às expectativas do projeto. A lista de prioridades também se tornará a base de seus critérios de monitoramento e controle de qualidade. Em poucas palavras, priorizar as tarefas em uma determinada ordem dará à equipe uma abordagem orientada a metas para sua produção diária.

Definir prazos e cronograma de conclusão

Toda tarefa, por menor que seja, deve ter um prazo. Um gerente de equipe bem organizado mantém um cronograma apertado para motivar cada membro a não ficar para trás. Claro, o cenário ideal é cumprir o prazo estabelecido. Mas em caso de atrasos, os gerentes também devem permanecer flexíveis e encontrar um novo plano de curso para acomodar possíveis mudanças e ajustes no prazo previsto.

Embora aderir a um cronograma rigoroso possa ser insinuante para alguns, é um aspecto crítico do monitoramento de qualidade. Não deixe nenhum membro da equipe dizer o contrário.

Definir marcos do projeto

Qual é a diferença entre um marco e uma meta? Um marco refere-se a um evento específico que marca a conclusão de um estágio ou fase específica do projeto. Um marco é essencial porque dá ao gerente e à equipe uma visão detalhada dos principais eventos que levarão o projeto adiante para a próxima etapa. Para evitar ficar confuso sobre o que é uma tarefa comum e o que é um marco, as perguntas a seguir devem ser seu teste.

• A conclusão do referido evento afetará significativamente o resultado final?
• O evento é importante para definir se o projeto avança ou não?
• Envolve a contribuição das partes interessadas?

Em geral, se você acha que o evento é importante, ele deve ser considerado um marco do projeto. Isso permitirá que você acompanhe e mapeie o progresso da equipe.

Tenha um conjunto distinto de metas de curto e longo prazo

Mencionamos anteriormente a importância de priorizar tarefas, o que acompanha essa recomendação. Se você definir claramente as metas do projeto de curto e longo prazo, é mais fácil identificar quais tarefas vêm primeiro. Além disso, você pode delegar melhor quando dividir as entregas do projeto em tarefas gerenciáveis ​​“centradas em metas”. Essas metas também devem se tornar a base do monitoramento do progresso, especialmente quando você precisa tocar a base ou treinar um membro da equipe.

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Comunicação consistente

A comunicação consistente é difícil, mesmo para os gerentes de projeto mais experientes. Quando você está no comando de uma grande equipe, muita coisa pode cair nas rachaduras. Além disso, confiar e entender indivíduos com personalidades variadas pode atrapalhar o tratamento e gerenciamento de problemas vivenciados durante o trabalho no projeto.

A comunicação eficaz também é um processo. Exige comprometimento por parte do gestor, para ser consistente em incentivar cada membro da equipe a se tornar mais aberto. Felizmente, há muitas maneiras simples de conseguir isso. Além de reuniões regulares e sessões de coaching individuais, você pode usar ferramentas como um aplicativo de mensagens, videoconferência e até e-mails regulares para manter as linhas de comunicação abertas. Além disso, é responsabilidade do gerente ser receptivo a opiniões e ideias que possam ajudar a abordar questões e preocupações comuns.

A automação simplifica tarefas repetitivas

Mencionamos anteriormente que o gerenciamento de projetos moderno depende da tecnologia. Mas há momentos em que os gerentes não conseguem maximizar os benefícios dessas ferramentas. Quando você os tiver à sua disposição, procure maneiras de automatizar tarefas repetitivas. O software de gerenciamento de projetos permite agendar tarefas recorrentes e atribuí-las automaticamente? Que tal uma ferramenta que gera automaticamente relatórios para dados específicos? Os gerentes devem entender que fazer as coisas manualmente não o torna melhor em seu trabalho. Essas ferramentas estão disponíveis precisamente porque você só tem um determinado número de horas por dia para fazer as coisas.

Delegar e atribuir

Os gerentes de projeto não precisam fazer todo o trabalho pesado. Você pode dividir sua equipe em mini unidades designadas com tarefas administrativas específicas. Obviamente, também é essencial garantir que você esteja escolhendo o funcionário certo que possa lidar com a tarefa atribuída. Delegue com base em seus pontos fortes e competências essenciais para que você possa maximizar o talento ou habilidade inexplorado de cada membro.

Controle de qualidade e monitoramento do progresso

O último da nossa lista de recomendações é a importância de monitorar o progresso por meio do controle de qualidade. Os relatórios e análises do projeto ajudarão você a determinar áreas de melhoria e oportunidades de treinamento específicas. Se houver KPIs, a equipe deve ter acesso a relatórios que mostram como eles se acumulam em termos de metas.

Superando desafios comuns enfrentados pelos gerentes de projeto

Agora que discutimos dicas que ajudarão os gerentes a se tornarem mais organizados e produtivos, como eles devem superar os desafios comuns de gerenciamento? É uma realidade que mesmo o gerente mais experiente vai se deparar com obstáculos de tempos em tempos. Esses são exemplos de instâncias incontroláveis ​​que podem atrapalhar o andamento do projeto.

1. Restrições e problemas orçamentários: O dinheiro é sempre uma preocupação crítica para os gerentes de projeto. Quando você é constrangido a cumprir um orçamento específico, pode complicar a realização de tarefas e metas. De acordo com um estudo de 2017, 49,5% dos gerentes de manufatura consideram o custo do projeto como o maior desafio. Para resolver esse problema, voltaremos à nossa recomendação anterior sobre a importância do planejamento. O processo de definição de metas e prioridades, pelo menos, minimizará os problemas encontrados com excessos e escassez.
2. Os membros da equipe não têm as habilidades: sua equipe será tão boa quanto o membro mais fraco. E o projeto depende muito do desempenho individual. Como gerente de projeto, você terá que avaliar objetivamente as competências para determinar se precisa reforçar sua equipe com suporte adicional.

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Palavras finais

Em conclusão, um gerente de projeto bem organizado desempenha um papel crítico no sucesso da equipe. Para os gerentes, a tarefa em mãos pode ser cansativa e tediosa, mas você não precisa abordar o projeto sem a ajuda de ferramentas e uma equipe de funcionários competentes. As dicas discutidas aqui não abrangem todas as melhores práticas que um gerente de projeto pode empregar. Embora gerenciar uma equipe seja um empreendimento altamente pessoal, aderir a esses princípios estabelecidos de produtividade e eficiência garantirá resultados favoráveis.