วิธีการรักษากลยุทธ์การจัดการโครงการที่มีการจัดการ?

การจัดการโครงการเป็นกระบวนการหลายขั้นตอนที่สำคัญในการวางแผนและจัดระเบียบทรัพยากรของบริษัทเพื่อทำงานเฉพาะให้เสร็จสมบูรณ์ สำหรับบางคน เป็นแบบรายโปรเจ็กต์ สำหรับธุรกิจอื่นๆ การจัดการโครงการฝังแน่นในวัฒนธรรมการปฏิบัติงานแล้ว ในอดีต เราได้ยินเกี่ยวกับการจัดการโครงการเมื่อต้องรับมือกับโครงการไอที วิศวกรรม หรือการก่อสร้างเท่านั้น แต่เนื่องจากแนวคิดนี้ใช้ได้กับทุกอุตสาหกรรมแล้ว หลักการจึงใกล้เคียงกัน นั่นคือ การกำหนดวัตถุประสงค์ การระบุส่วนประกอบ การมอบหมายงาน และการตรวจสอบเพื่อควบคุมคุณภาพ

ทุกโครงการเกี่ยวข้องกับชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวมากมาย บางทีคนที่มีบทบาทสำคัญคือผู้จัดการโครงการ เขามีหน้าที่ในการตัดสินใจและมีอำนาจในการดูแลทุกอย่างเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ สำหรับเขา ความสำเร็จของโครงการขึ้นอยู่กับว่าเขาทำให้แน่ใจว่าทีมทำตามขั้นตอนและกระบวนการที่แนะนำตลอดวงจรชีวิตที่คาดไว้ได้อย่างไร แต่สถานการณ์ในอุดมคตินั้นพูดง่ายกว่าทำเสมอ ข้อดีของการจัดการโครงการในปัจจุบันคือความพร้อมใช้งานของเครื่องมือและทรัพยากรที่ทันสมัยซึ่งขับเคลื่อนด้วยเทคโนโลยีดิจิทัลที่เป็นนวัตกรรมใหม่

เครื่องมือการจัดการโครงการสมัยใหม่ทำให้งานง่ายขึ้นสำหรับผู้จัดการหรือไม่?

คุณไม่สามารถพูดคุยเกี่ยวกับการจัดการโครงการโดยไม่ต้องสัมผัสกับบทบาทของเทคโนโลยี มันจะไม่มีประโยชน์ที่จะมีส่วนร่วมในโครงการถ้าทีมของคุณไม่เพิ่มเครื่องมือเช่นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ โดยไม่คำนึงถึงขนาดของโครงการหรือจำนวนคนที่เกี่ยวข้อง การใช้ซอฟต์แวร์ช่วยในการวางแผน จัดระเบียบ ปรับใช้ และติดตามงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่ไม่ใช่ว่าทุกแพลตฟอร์มหรือเครื่องมือจะตอบสนองความท้าทายที่ผู้จัดการโครงการต้องเผชิญ เนื่องจากความต้องการเฉพาะของอุตสาหกรรมหรือความซับซ้อนของโครงการ

สิ่งสำคัญคือต้องคำนึงถึงการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ดีที่สุด ตัวอย่างเช่น โครงการธรรมดาสามารถทำงานได้ดีกับเครื่องมือที่มีความสามารถพื้นฐาน และถ้าคุณต้องการคุณลักษณะที่ดีที่สุดที่นำเสนอโดยแพลตฟอร์มการจัดการโครงการ การเปรียบเทียบความสามารถที่แข็งแกร่งและพิจารณารูปแบบที่เหมาะสมกับความต้องการของคุณเป็นสิ่งสำคัญ

แนะนำสำหรับคุณ: Zoho Projects สำหรับฟรีแลนซ์: วิธีจัดระเบียบธุรกิจของคุณ ทำโปรเจ็กต์ให้เสร็จ และเพิ่มผลผลิตได้อย่างไร

วิธีที่ถูกต้องในการเลือกเครื่องมือและเทคโนโลยี

การเลือกเครื่องมือ โดยเฉพาะเทคโนโลยี ไม่ใช่เรื่องง่ายสำหรับผู้จัดการโครงการ ในท้ายที่สุด คุณต้องการให้เครื่องมือเหล่านี้เป็นทรัพย์สินที่มีค่าและไม่เป็นอุปสรรคต่อประสิทธิภาพการทำงาน แน่นอน ค่าใช้จ่ายก็มีความสำคัญเช่นกัน เนื่องจากเครื่องมือสำหรับองค์กรส่วนใหญ่ไม่ฟรี

เมื่อพูดถึงการจัดการโครงการ การใช้เครื่องมือและเทคโนโลยีควรเป็นการตัดสินใจที่ขับเคลื่อนด้วยเป้าหมาย ไม่มีโซลูชันหรือแพลตฟอร์มที่เหมาะกับทุกขนาด คุณต้องการบรรลุอะไรโดยกำหนดให้ทีมของคุณใช้เครื่องมือเฉพาะ อะไรคือสิ่งที่คุณให้ความสำคัญในการเลือกความสามารถของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ? เมื่อคุณมีแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องตระหนักว่าเทคโนโลยีเป็นเพียงปัจจัยเดียวที่จะส่งผลต่อความสำเร็จของโครงการ ผู้จัดการโครงการยังคงต้องใช้เทคนิคและกลยุทธ์ที่รับรองประสิทธิภาพและประสิทธิผล

ด้วยเหตุนี้ เรามาหารือเกี่ยวกับเคล็ดลับที่เป็นประโยชน์เพื่อเป็นแนวทางแก่ผู้จัดการโครงการในการจัดระเบียบและดูแลทุกปัญหาที่พบในระหว่างดำเนินโครงการ

การกำหนดลำดับความสำคัญและเป้าหมายของโครงการ

ก่อนที่ทีมของคุณจะเริ่มทำโปรเจ็กต์ ขั้นแรกคืออย่างน้อยต้องมีพิมพ์เขียวของลำดับความสำคัญเฉพาะ การทำโครงการให้สำเร็จควรเป็นกระบวนการที่มีขั้นตอนและขั้นตอนที่คุณสามารถแบ่งออกเป็นงานที่สามารถดำเนินการได้ การกำหนดลำดับความสำคัญจะช่วยให้คุณและทีมของคุณปรับตัวเข้ากับความคาดหวังของโครงการได้ รายการลำดับความสำคัญจะกลายเป็นพื้นฐานของเกณฑ์ในการติดตามตรวจสอบและควบคุมคุณภาพ สรุปโดยสรุป การจัดลำดับความสำคัญของงานในลำดับที่แน่นอนจะทำให้ทีมมีแนวทางที่มุ่งเน้นเป้าหมายสำหรับผลงานประจำวันของพวกเขา

กำหนดเส้นตายและกำหนดการเสร็จสิ้น

ทุกงาน ไม่ว่าเล็กแค่ไหนก็ควรมีเส้นตาย ผู้จัดการทีมที่มีการจัดการที่ดีจะรักษาตารางเวลาที่แน่นหนาไว้เพื่อกระตุ้นให้สมาชิกแต่ละคนไม่ตามหลัง แน่นอน สถานการณ์ในอุดมคติคือการบรรลุกำหนดเวลา แต่ในกรณีที่เกิดความล่าช้า ผู้จัดการควรยังคงมีความยืดหยุ่นและค้นหาแผนหลักสูตรใหม่เพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลงที่เป็นไปได้และการปรับเปลี่ยนกำหนดเวลาเป้าหมาย

แม้ว่าการปฏิบัติตามตารางเวลาที่เข้มงวดอาจทำให้บางคนรู้สึกใกล้ชิด แต่ก็เป็นแง่มุมที่สำคัญของการตรวจสอบคุณภาพ อย่าให้สมาชิกในทีมบอกคุณเป็นอย่างอื่น

การตั้งเป้าหมายของโครงการ

อะไรคือความแตกต่างระหว่างเหตุการณ์สำคัญและเป้าหมาย? เหตุการณ์สำคัญหมายถึงเหตุการณ์เฉพาะที่ทำเครื่องหมายความสมบูรณ์ของขั้นตอนหรือขั้นตอนของโครงการเฉพาะ เหตุการณ์สำคัญมีความสำคัญเนื่องจากทำให้ผู้จัดการและทีมมีมุมมองโดยละเอียดเกี่ยวกับเหตุการณ์สำคัญที่จะผลักดันโครงการไปสู่ขั้นตอนต่อไป เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนว่างานใดเป็นงานปกติและเป้าหมายสำคัญคืออะไร คำถามต่อไปนี้ควรเป็นการทดสอบของคุณ

• การเสร็จสิ้นกิจกรรมดังกล่าวจะส่งผลต่อผลลัพธ์สุดท้ายหรือไม่?
• เหตุการณ์มีความสำคัญในการกำหนดว่าโครงการจะเดินหน้าต่อไปหรือไม่?
• มันเกี่ยวข้องกับข้อมูลจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือไม่?

โดยทั่วไปแล้ว หากคุณคิดว่างานมีความสำคัญ ก็ควรถือว่าเป็นเหตุการณ์สำคัญของโครงการ การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณสามารถติดตามและทำแผนที่ความคืบหน้าของทีม

มีเป้าหมายระยะสั้นและระยะยาวที่ชัดเจน

เราได้กล่าวถึงความสำคัญของการจัดลำดับความสำคัญของงาน ซึ่งสอดคล้องกับคำแนะนำนี้ หากคุณกำหนดเป้าหมายโครงการระยะสั้นและระยะยาวไว้อย่างชัดเจน การระบุงานใดมาก่อนจะง่ายกว่า นอกจากนี้ คุณยังสามารถมอบหมายงานได้ดีขึ้นเมื่อคุณแบ่งงานที่ส่งมอบของโครงการออกเป็นงาน "ที่เน้นเป้าหมาย" ที่จัดการได้ เป้าหมายเหล่านี้ควรเป็นพื้นฐานของการติดตามความคืบหน้า โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณต้องการสัมผัสฐานหรือโค้ชสมาชิกในทีม

คุณอาจชอบ: วิธีการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ Agile สำหรับงานไคลเอนต์?

การสื่อสารที่สม่ำเสมอ

การสื่อสารที่สม่ำเสมอนั้นยาก แม้แต่ผู้จัดการโครงการที่มีประสบการณ์มากที่สุด เมื่อคุณอยู่ในความดูแลของทีมใหญ่ หลายสิ่งหลายอย่างอาจพังทลายลงได้ นอกจากนี้ การไว้วางใจและเข้าใจบุคคลที่มีบุคลิกแตกต่างกันสามารถขัดขวางการจัดการและจัดการปัญหาที่เกิดขึ้นขณะทำงานในโครงการ

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพก็เป็นกระบวนการเช่นกัน ต้องมีความมุ่งมั่นในส่วนของผู้จัดการเพื่อให้สอดคล้องในการสนับสนุนให้สมาชิกในทีมแต่ละคนเปิดกว้างมากขึ้น โชคดีที่มีวิธีง่ายๆ มากมายในการบรรลุเป้าหมายนี้ นอกเหนือจากการประชุมปกติและการฝึกสอนแบบตัวต่อตัวแล้ว คุณสามารถใช้เครื่องมือต่างๆ เช่น แอปส่งข้อความ การประชุมทางวิดีโอ และแม้แต่อีเมลปกติเพื่อให้สายการสื่อสารเปิดอยู่เสมอ นอกจากนี้ยังเป็นความรับผิดชอบของผู้จัดการที่จะต้องเปิดรับความคิดเห็นและแนวคิดที่สามารถช่วยในการจัดการกับปัญหาและข้อกังวลทั่วไป

ระบบอัตโนมัติช่วยลดความซับซ้อนของงานที่ซ้ำซ้อน

เราได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ว่าการจัดการโครงการยุคใหม่ต้องอาศัยเทคโนโลยี แต่มีบางครั้งที่ผู้จัดการล้มเหลวในการใช้ประโยชน์จากเครื่องมือเหล่านี้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด เมื่อคุณมีพร้อมแล้ว ให้มองหาวิธีการทำงานซ้ำๆ ให้เป็นอัตโนมัติ ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการอนุญาตให้จัดกำหนดการงานที่เกิดซ้ำและมอบหมายงานโดยอัตโนมัติหรือไม่ แล้วเครื่องมือที่สร้างรายงานสำหรับข้อมูลเฉพาะโดยอัตโนมัติล่ะ ผู้จัดการควรเข้าใจว่าการทำสิ่งต่าง ๆ ด้วยตนเองไม่ได้ช่วยให้คุณทำงานได้ดีขึ้น เครื่องมือเหล่านี้มีให้ใช้งานได้อย่างแม่นยำเพราะคุณมีเวลาที่กำหนดไว้ในแต่ละวันเพื่อทำงานให้เสร็จลุล่วง

มอบหมายและมอบหมาย

ผู้จัดการโครงการไม่จำเป็นต้องทำงานหนักทั้งหมด คุณสามารถแบ่งทีมของคุณออกเป็นหน่วยย่อยที่มอบหมายงานด้านการดูแลระบบเฉพาะ แน่นอนว่า คุณจำเป็นต้องเลือกพนักงานที่เหมาะสมที่สามารถจัดการงานที่ได้รับมอบหมายได้ มอบหมายตามจุดแข็งและความสามารถหลักเพื่อให้คุณสามารถเพิ่มความสามารถหรือทักษะที่ไม่ได้ใช้ของสมาชิกแต่ละคนได้อย่างเต็มที่

การควบคุมคุณภาพและการติดตามความคืบหน้า

สุดท้ายในรายการคำแนะนำของเราคือความสำคัญของการติดตามความคืบหน้าผ่านการควบคุมคุณภาพ รายงานโครงการและการวิเคราะห์จะช่วยคุณกำหนดพื้นที่สำหรับการปรับปรุงและโอกาสในการฝึกสอนที่เฉพาะเจาะจง หากมี KPI ทีมงานควรมีสิทธิ์เข้าถึงรายงานที่แสดงให้เห็นว่าพวกเขาจัดกลุ่มอย่างไรในแง่ของเป้าหมาย

การเอาชนะความท้าทายทั่วไปที่ผู้จัดการโครงการต้องเผชิญ

ตอนนี้เราได้พูดถึงเคล็ดลับที่จะช่วยให้ผู้จัดการมีระเบียบและมีประสิทธิผลมากขึ้น แล้วพวกเขาจะเอาชนะความท้าทายด้านการจัดการทั่วไปได้อย่างไร เป็นความจริงที่แม้ผู้จัดการที่มีประสบการณ์ส่วนใหญ่จะสะดุดกับสิ่งกีดขวางบนถนนเป็นครั้งคราว นี่คือตัวอย่างอินสแตนซ์ที่ไม่สามารถควบคุมได้ซึ่งอาจขัดขวางความคืบหน้าของโครงการ

1. ข้อจำกัดและประเด็นด้านงบประมาณ: เงินเป็นปัญหาสำคัญสำหรับผู้จัดการโครงการเสมอ เมื่อคุณมีข้อจำกัดในการใช้จ่ายตามงบประมาณ อาจทำให้งานและเป้าหมายสำเร็จลุล่วงไปด้วยดี จากการศึกษาในปี 2560 ผู้จัดการฝ่ายผลิต 49.5% มองว่าต้นทุนโครงการเป็นความท้าทายที่ใหญ่ที่สุด ในการแก้ไขปัญหานี้ เราจะกลับไปที่คำแนะนำก่อนหน้านี้เกี่ยวกับความสำคัญของการวางแผน กระบวนการกำหนดเป้าหมายและลำดับความสำคัญจะลดปัญหาที่พบจากการล้นและการขาดแคลนเป็นอย่างน้อย
2. สมาชิกในทีมขาดทักษะ: ทีมของคุณจะดีเท่ากับสมาชิกที่อ่อนแอที่สุดเท่านั้น และโครงการขึ้นอยู่กับประสิทธิภาพของแต่ละบุคคลเป็นอย่างมาก ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณจะต้องประเมินความสามารถอย่างเป็นกลางเพื่อพิจารณาว่าคุณจำเป็นต้องเสริมกำลังทีมของคุณด้วยการสนับสนุนเพิ่มเติมหรือไม่

คุณอาจชอบ: ทำให้การวางแผนโครงการเป็นเรื่องง่ายด้วยเครื่องมือการจัดการ 10 เหล่านี้

คำพูดสุดท้าย

โดยสรุป ผู้จัดการโครงการที่มีการจัดการอย่างดีมีบทบาทสำคัญในความสำเร็จของทีม สำหรับผู้จัดการ งานในมืออาจล้นหลามและน่าเบื่อหน่าย แต่คุณไม่จำเป็นต้องเข้าใกล้โครงการโดยปราศจากความช่วยเหลือจากเครื่องมือและทีมพนักงานที่มีความสามารถ เคล็ดลับที่กล่าวถึงในที่นี้ไม่รวมถึงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดทั้งหมดที่ผู้จัดการโครงการสามารถใช้ได้ แม้ว่าการจัดการทีมจะเป็นความพยายามส่วนบุคคลอย่างมาก แต่การปฏิบัติตามหลักการที่กำหนดไว้สำหรับผลิตภาพและประสิทธิภาพจะรับประกันผลลัพธ์ที่น่าพอใจ