5 narzędzi do śledzenia czasu do zarządzania zespołami w małych firmach

Na przestrzeni lat opracowano różne aplikacje śledzące z myślą o małych firmach. Wśród nich najbardziej krytyczne są rozwiązania do zarządzania czasem i płacami. Dzieje się tak, ponieważ firmy te, zwłaszcza te, które są zależne od pracowników zdalnych, polegają na narzędziach do śledzenia czasu, aby dokładnie obliczyć godziny rozliczane.

Jednak rozwiązania do śledzenia czasu wykraczają obecnie poza zwykłe generowanie arkuszy płac. Możesz używać tych aplikacji do śledzenia wydajności i wydajności pracowników jako pracodawcy. Dane można następnie wykorzystać do kształtowania zasad, które poprawiają produktywność.

Te zastosowania powodują, że coraz więcej firm, zwłaszcza małych, coraz częściej stosuje narzędzia do śledzenia czasu. Według raportu Data Bridge Market Research rynek oprogramowania do śledzenia czasu wzrośnie w latach 2021-2028 o 20,4% CGAR i osiągnie wielkość 31,88 mld USD.

Istnieją różne liczniki czasu opracowane dla różnych potrzeb. Na przykład niektóre aplikacje świetnie radzą sobie z śledzeniem czasu w sposób etyczny, podczas gdy inne służą do śledzenia wydajności. W tym artykule omówimy 5 najlepszych narzędzi do śledzenia czasu dla małych firm.

1. Traqq

Traqq to doskonała aplikacja do śledzenia czasu pracy, która doskonale sprawdza się również w śledzeniu wydajności. Pobieranie, instalowanie i konfigurowanie programu jest łatwe. Zajmuje również mało miejsca na dysku twardym Twoich pracowników i zużywa minimalne zasoby systemowe.

Traqq uruchamia się automatycznie po uruchomieniu komputera i możesz uzyskać do niego dostęp na pasku zadań. Twoi pracownicy muszą tylko kliknąć przycisk Start, a aplikacja zacznie cicho rejestrować ich rozliczane godziny. Ponadto grafików pracy można automatycznie generować na pulpicie po każdym dniu, tygodniu lub miesiącu. Pomaga to, ponieważ pracownicy mogą narobić bałaganu, jeśli pozwolą im wypełnić swoje karty czasu pracy.

Narzędzie działa również jako narzędzie do śledzenia produktywności. Wykorzystuje wizualną reprezentację, aby pokazać, jak wydajni byli Twoi pracownicy przez cały dzień. Traqq monitoruje poziom aktywności, śledząc ruchy myszy i klawiatury. Posiada również zakładki dotyczące aplikacji i witryn internetowych, w których Twoi pracownicy spędzają czas, i wysyła informacje z powrotem do Ciebie. W ten sposób Ty (i Twoi pracownicy) wiesz, co wpływa na produktywność i odpowiednio to naprawisz.

Jedną z godnych uwagi cech Traqq jest poszanowanie prywatności pracowników. Mimo że wykonuje zrzuty ekranu podczas śledzenia czasu, rozmazuje obrazy. W ten sposób pracodawcy mają poczucie, co robią pracownicy, nie widząc zawartości witryn lub aplikacji, z których korzystają.

Plusy:

• Przejrzysty, intuicyjny, przyjazny dla użytkownika interfejs
• Wizualna reprezentacja poziomów aktywności i wgląd w cenne dane dotyczące produktywności
• Monitoring etyczny pracowników
• Nagrywanie ekranu w celu zniechęcenia do kradzieży czasu i dokładniejszego monitorowania pracowników
• Przystępny

Cons:

• Brak widoczności strefy czasowej
• Integracje z aplikacjami zewnętrznymi nie są dostępne

2. Żniwa

Harvest zapewnia funkcje śledzenia czasu, fakturowania, zarządzania projektami i planowania. Jest to jedno z tych narzędzi, które pomagają zrozumieć poziom produktywności pracowników i śledzić, co robią i kiedy to robią.

Rozwiązanie do śledzenia czasu zapewnia wizualne raporty produktywności, co pozwala zoptymalizować sposób przydzielania zadań i przydzielania zasobów.

Możesz łatwo zarządzać swoimi pracownikami z jednego pulpitu nawigacyjnego. Obejmuje to zatwierdzanie tygodniowych lub miesięcznych grafików pracy, przeglądanie godzin pracy i monitorowanie czasu spędzonego na pracy. Możesz również skonfigurować automatyczne przypomnienia, aby powiadomić pracowników o konieczności oddania grafików.

Co więcej, funkcja fakturowania umożliwia przekształcenie rozliczanych godzin w faktury. W ten sposób możesz szybko dowiedzieć się, jak obciążyć klientów i ustawić fakturę bez skomplikowanych obliczeń. Narzędzie integruje się również z usługami płatniczymi, takimi jak PayPal, umożliwiając łatwe otrzymywanie płatności.

Chociaż istnieje wersja bezpłatna, musisz wybrać wersję płatną, aby cieszyć się większością najlepszych funkcji Harvest. Na przykład program jest darmowy - do pewnego stopnia - dla pojedynczych użytkowników, ale jeśli potrzebujesz wersji płatnej, jeśli chcesz ją dla swojego zespołu.

Plusy:

• Integruje się z aplikacjami płatniczymi
• Podwaja się jako narzędzie do śledzenia produktywności
• Świetne dla małych firm

Cons:

• Niełatwe w użyciu
• Ograniczone funkcje w wersji płatnej
• Brak śledzenia GPS
• Drogie dla dużych zespołów

3. Baza główna

Homebase to kolejna idealna aplikacja do śledzenia czasu dla małych firm. Dzięki aplikacji mobilnej jest również bardziej dostępny dla zespołów w podróży.

Łączy podstawowe i złożone funkcje, tworząc kompletny pakiet. Na przykład możesz go używać do śledzenia czasu, planowania zadań i zarządzania listą płac. To narzędzie zawiera również dodatkowe pakiety, które pomagają w rekrutacji, zarządzaniu zasobami ludzkimi i komunikacji.

Monitor czasu pomaga monitorować, kiedy Twoi pracownicy wchodzą i wychodzą, oraz pokazuje przerwy i nadgodziny. Natomiast lokalizator GPS pokazuje, skąd pracują członkowie Twojego zespołu. Wreszcie, śledzenie czasu można aktywować w aplikacjach mobilnych i stacjonarnych.

Funkcja planowania w Homebase zawiera szablony, które pomagają zapobiegać nadgodzinom. Pokazuje dostępność każdego członka zespołu, czas wolny i preferencje zmiany. Możesz także użyć tej funkcji do otwierania, przełączania i handlu harmonogramami. Po zaktualizowaniu zmian możesz łatwo udostępnić go zespołowi.

Plusy:

• Zawiera narzędzia do zatrudniania
• Dość przystępne

Cons:

• Darmowa wersja obsługuje tylko jedną lokalizację i administratora
• Użytkownicy zgłaszają problemy z integracją

4. Zegaruj

Głównym punktem sprzedaży Clockify jest to, że obsługuje śledzenie czasu dla nieograniczonej liczby użytkowników i projektów za darmo.

Program pomaga freelancerom i menedżerom małych firm w łatwym monitorowaniu rozliczanych i nierozliczanych godzin. Dodatkowo darmowa wersja wyposaża Cię w kalendarz, w którym możesz dodawać i edytować bloki czasowe oraz przeglądać i śledzić zadania.

Aktualizacja do płatnych planów otwiera drzwi do dodatkowych funkcji, takich jak szablony projektów, dodawanie czasu i audyty czasu. Inne płatne funkcje obejmują jednokrotne logowanie (SSO), zarządzanie kontem, śledzenie GPS, zaplanowane raporty, zatwierdzanie grafików, integrację QuickBooks i wiele innych.

Kolejną dobrą rzeczą w Clockify jest to, że nie jesteś ograniczony do określonej platformy lub urządzenia. Możesz uzyskać dostęp do jego timera online w przeglądarkach internetowych, komputerach oraz urządzeniach z systemem Android i iOS.

Funkcja śledzenia projektów jest elastyczna, ponieważ możesz kategoryzować zadania według typu i dzielić projekty na różne czynności.

Ponadto funkcja fakturowania umożliwia śledzenie rozliczanych godzin, używanie ich do tworzenia faktur i wysyłanie ich do klientów w formacie PDF.

Plusy:

• Jest wyposażony w wbudowane narzędzie do faktur
• Darmowa wersja obsługuje integrację mobilną, internetową i stacjonarną
• Jego interfejs jest przyjazny dla użytkownika

Cons:

• Aplikacja mobilna może być niestabilna
• Nie ma możliwości dodawania i tworzenia nowych pól w raportach
• Będziesz musiał zapłacić więcej, aby uzyskać dostęp do porównań budżetów

5. Hubstaff

Śledzenie czasu, płace, planowanie, geofencing, śledzenie GPS, monitorowanie produktywności i fakturowanie sprawiają, że Hubstaff jest doskonałym rozwiązaniem dla małych firm, zwłaszcza zdalnych zespołów. Ty i Twoi pracownicy możecie uzyskać do niego dostęp za pośrednictwem Internetu, telefonu komórkowego i komputera stacjonarnego.

Program może śledzić użycie aplikacji i adresy URL, aby pokazać, co robią pracownicy, co czyni go jednym z najlepszych narzędzi zwiększających produktywność dla małych firm.

Plusy:

• Zautomatyzowane generowanie i raportowanie płac
• Integracja z ponad 30 aplikacjami

Cons:

• Rozpraszające przechwytywanie zrzutów ekranu
• Raporty o usterkach w aplikacji

Wniosek

Twoja firma i sposób, w jaki działasz, powinny decydować o tym, którą aplikację wybrać. Ale ogólnie uważamy, że Traqq jest najlepszym narzędziem do śledzenia czasu dla małych firm, które chcą skutecznie monitorować pracowników bez naruszania ich prywatności.