Co to jest zgodność z przepisami i dlaczego jest ważna dla biznesu

Wszystkie firmy, niezależnie od branży i wielkości, muszą działać zgodnie z określonymi zasadami i przepisami. W rzeczywistości zgodność regulacyjna odnosi się do zestawu zasad, których firmy muszą przestrzegać zgodnie z prawem. Na przykład może to oznaczać przestrzeganie wytycznych ustanowionych przez Administrację Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy (OSHA), aby zapewnić bezpieczne środowisko pracy dla członków personelu. Należy również postępować zgodnie z Komisją ds. Równych Szans Zatrudnienia (EEOC), aby zapewnić bezstronne procedury zatrudniania.

Ważna jest również zgodność z przepisami branżowymi. Aby zapewnić bezpieczeństwo produktów, na przykład, kilka przepisów stworzonych dla przemysłu spożywczego koncentruje się na całym łańcuchu dostaw. Różniłyby się one od standardów dla sektora usług finansowych, z których niektóre koncentrują się na cyberbezpieczeństwie i sposobie postępowania z danymi wrażliwymi.

Na początek warto przyjrzeć się definicji zgodności z przepisami, aby zrozumieć, czym ona jest i czym różni się od innych koncepcji związanych ze zgodnością.

Zacznijmy więc od omówienia naszego pierwszego tematu.

Co to jest zgodność z przepisami?

Zgodność z przepisami Znaczenie: Termin „zgodność z przepisami” odnosi się do świadomości firmy i przestrzegania wszystkich obowiązujących zasad i przepisów. Rządy na szczeblu lokalnym, stanowym, federalnym lub międzynarodowym mogą wprowadzić te przepisy w życie.

W przeciwieństwie do obserwacji komercyjnej, która polega na przestrzeganiu wewnętrznych standardów i norm w celu osiągnięcia z góry ustalonych celów i zadań, nie jest to obserwacja komercyjna. Jednak oba rodzaje zgodności są wymagane, ponieważ mogą kierować strategiczną ścieżką organizacji, rozwijać jej system moralny oraz zapewniać odpowiedzialność i przejrzystość.

Zalety zgodności z przepisami

Każda organizacja, która chce zmniejszyć ryzyko, takie jak utrata danych i incydenty związane z cyberbezpieczeństwem, musi zachować zgodność. Niezastosowanie się do tego może spowodować unieważnienie licencji, utratę reputacji, utratę klientów oraz kary finansowe i straty.

1. Nadążanie za zgodnością w stale zmieniającym się środowisku regulacyjnym: Dla organizacji pracujących nad dostosowaniem i zmianą swoich zasad w celu zapewnienia zgodności z przepisami federalnymi, rynkowymi i stanowymi ostateczne zgłoszenie może wydawać się odległym marzeniem. Możesz być w stanie przewidzieć te nagłe objazdy na drodze za pomocą systemu GRC (rząd, ryzyko i zgodność) z procesami zgodności.

2. Ochrona aktywów i reputacji firmy: Nieprzestrzeganie może mieć poważny negatywny wpływ na Twoją reputację i zaufanie klientów. Co gorsza, cofnięcie licencji utrudniłoby Ci realizację celów i ambicji firmy. Zarządzanie zgodnością z przepisami zmniejsza to ryzyko i pomaga w wydajnym prowadzeniu codziennych operacji.

Dlaczego zgodność z przepisami jest dziś ważna dla firm?

1. Zdrowie finansowe

Według każdego działu ds. zgodności, główną korzyścią wynikającą z przestrzegania przepisów jest bezpieczeństwo finansowe. Podmiot dopuszczający się naruszenia ryzykuje otrzymanie surowych kar, jeśli naruszy ograniczenia regulacyjne.

2. Obrona przed procesami sądowymi

Oprócz zapobiegania karom finansowym, przestrzeganie zasad i przepisów chroni również firmy przed sporami sądowymi, niezależnie od tego, czy są one wnoszone przez władze, czy przez kogoś innego. Na przykład 142 samorządy pozwały firmy w 2019 r. za pogwałcenie ustawy Indians with Disabilities Act z 2011 i 2019 r.

3. Konkurencyjność i ciągłość biznesowa

Zgodność z przepisami zapewnia wiele punktów odniesienia, które instruują firmy, czego potrzebują, aby odnieść sukces w swojej branży. Aby zachęcić do ujednolicenia rynku i dać firmom możliwość uczciwego, moralnego i uczciwego konkurowania, wymagania dotyczące zgodności również ewoluowały. Firmy, które z powodzeniem przestrzegają przepisów, mogą cieszyć się przewagą konkurencyjną w swojej branży.

4. Ochrona przed cyberprzestępczością

Branże o wyższym ryzyku, takie jak opieka zdrowotna i finanse, rozumieją znaczenie gromadzonych danych i są świadome, że ich przedsiębiorstwa są atrakcyjnym celem dla przestępców. Z drugiej strony niektóre branże mogą sądzić, że są mniej narażone na cel. To fałszywe przekonanie często prowadzi do braku koncentracji na zgodności z przepisami i spadku bezpieczeństwa, co zwiększa ryzyko cyberataków i wycieków danych.

Naruszenia danych zmniejszają zaangażowanie klientów, co może mieć katastrofalne skutki finansowe dla firmy, a nawet doprowadzić do jej zamknięcia i bankructwa. Zobowiązując firmy do przestrzegania przepisów, które chronią ich aktywa przed podmiotami ryzyka i służą jako jedno z kilku zabezpieczeń zapewniających ochronę danych, zgodność z przepisami promuje bezpieczeństwo danych.

Wyzwania związane ze zgodnością z przepisami

Firmy, które naruszają ustawowe standardy zgodności z przepisami, ryzykują szereg kar, w tym konieczność uczestniczenia w programach naprawczych, w tym audytach zgodności na miejscu i inspekcjach przeprowadzanych przez odpowiedni organ regulacyjny. Na przedsiębiorstwa, które nie spełniają wymogów, często nakładane są grzywny i kary finansowe. Firmy, które ponoszą trwałe — lub szczególnie rażące — naruszenia zgodności, mogą potencjalnie stracić reputację marki.

Przestrzeganie przepisów dotyczących zgodności może być kosztowne pod względem infrastruktury i personelu. Firmy muszą dążyć do osiągnięcia zysku, aby zadowolić interesariuszy i utrzymać działalność korporacyjną, a także nakłady inwestycyjne niezbędne do przestrzegania zasad i przepisów dotyczących zgodności. W ściśle regulowanych obszarach, takich jak finanse i opieka zdrowotna, takie trudności w zakresie zgodności finansowej są szczególnie znaczące. Poniżej przedstawiono kilka innych wyzwań związanych ze strategią biznesową, które wynikają z zachowania zgodności z przepisami:

• Ustalenie, w jaki sposób nowe przepisy wpłyną na przyszłość biznesu i obecne strategie biznesowe.
• Ustanowienie kultury zgodności, kultywowanie jej i rozpowszechnianie w całej organizacji.
• Wybór i zatrudnianie stanowisk compliance, a także obowiązków compliance nałożonych na działy prawne, compliance, audytu i biznesowe.
• Rozpoznawanie wzorców zgodności i wprowadzanie procedur regulacyjnych, które zwiększają wydajność.

Ponadto ciągła ewolucja technologii konsumenckich również komplikuje wysiłki przedsiębiorstw w zakresie przestrzegania przepisów. Na przykład korzystanie przez pracowników z osobistych urządzeń mobilnych w pracy rodzi pytania dotyczące zgodności, ponieważ urządzenia te zawierają wrażliwe, istotne dla zgodności dane firmy. Liczba punktów końcowych i podłączonych urządzeń znacznie wzrosła w wyniku rozwoju Internetu rzeczy. Luki w zakresie zgodności sieci są spowodowane brakiem zabezpieczeń urządzeń mobilnych i IoT. Firmy cyfrowe muszą nadążyć za wymaganymi aktualizacjami i natychmiast łatać istniejące oprogramowanie, gdy zostaną znalezione luki w zabezpieczeniach, aby zachować zgodność.

Wymagania dotyczące zgodności z przepisami dla firm

Zarządzanie firmą obejmuje szereg powiązanych ze sobą kroków, które współpracują ze sobą, aby osiągnąć cele i zadania organizacji. Te elementy lub obowiązki obejmują śledzenie finansów i księgowości firmy, ochronę jej własności intelektualnej, przestrzeganie prawa itp. Zrozumienie wynikających z tego wyzwań związanych z przestrzeganiem przepisów jest kluczowe, ponieważ mogą się one zmieniać w zależności od wybranej przez Ciebie struktury kapitałowej. Podstawowe wymagania dotyczące zgodności, których muszą przestrzegać firmy działające w Indiach, przedstawiono poniżej.

1. Niezbędne wymagania do rozpoczęcia rocznego procesu:

a. uzyskiwanie minut
b. Uzyskanie pieczęci i rejestracji Spółki
c. Tworzenie i drukowanie świadectwa udziałowego
d. Aktualizacja rejestrów ustawowych.

2. Zgodność kwartalna (co 90 dni):

a. Sporządzanie porządku obrad, protokołów i ewidencji obecności zarządu
b. W razie potrzeby aktualizacja rejestrów ustawowych

3. Roczne zgodności:

a. Tworzenie i składanie oświadczenia dyrektora o zainteresowaniu innymi sprawami
b. sporządzanie i składanie dokumentów zatwierdzających finansowo i dyrektorsko,
c.Sporządzanie i sporządzanie protokołu z powołania biegłego rewidenta
d. Wypełnianie rocznego zeznania i składanie go
mi. Tworzenie i ewidencjonowanie finansów i zawiadomienia Twojej firmy.
f. Przygotowanie porządku obrad, protokołów i list obecności na dorocznym walnym zgromadzeniu.

4. Deklaracje podatku dochodowego od osób prawnych:

a. Firmy są zobowiązane do składania rocznych deklaracji podatku dochodowego od osób prawnych do Departamentu Podatku Dochodowego.
b. Firmy, które prowadzą zarówno lokalną, jak i zagraniczną działalność z podmiotami powiązanymi, są zobowiązane do składania corocznego audytu cen transferowych.

5. Deklaracje podatku u źródła:

a. Firmy są zobowiązane do potrącania niezbędnych podatków i składania odpowiedniego formularza podatku u źródła od płatności dokonywanych na rzecz podmiotów spoza Indii za określone usługi (royalizacje, prace techniczne itp.).
b. Firmy muszą również potrącać określony rodzaj podatku u źródła, znany jako podatek potrącony u źródła od płatności dokonywanych na rzecz firm indyjskich.
c. Co kwartał firmy muszą składać zeznanie podatkowe u źródła.
d. Biegły księgowy musi poświadczyć odliczenia podatku u źródła w przypadku płatności międzynarodowych.

6. Akcyza dla producentów:

Firmy produkujące i wytwarzające towary są zobowiązane do przestrzegania Centralnej Ustawy Akcyzowej. Z tego powodu firmy są zobowiązane do płacenia taryf według ustalonej stawki za wszelkie wytwarzane towary, które są wyprowadzane z ich siedziby.

7. Dla usługodawców: podatek od usług

Firmy świadczące usługi muszą składać deklaracje podatkowe co dwa lata i co miesiąc płacić podatek od usług od kosztów świadczonych usług (nie jest to opłata za usługi świadczone poza Indiami).

8. Inne opodatkowanie

a. Wszystkie importy podlegają również opłacie celnej. Gdy niezbędne artykuły zostaną przywiezione do odprawy celnej w Indiach, cło to musi zostać uiszczone.
b. Firmy muszą składać deklaracje i płacić podatek VAT.
c. Przedsiębiorcy wykonujący zawód lub zawód danego państwa są zobowiązani do zarejestrowania się i płacenia podatku zawodowego. Podatek ten jest nakładany zarówno na organizację, jak i jej pracowników. Firma płaci podatek w imieniu pracownika, a jego kwota jest następnie odejmowana od wynagrodzenia pracownika.

Wniosek

Program zgodności nie jest jednorazowy. Twoja firma musi zaplanować rutynowe audyty i okresy przeglądów. Dodatkowo Twoja firma musi konsultować się ze specjalistami merytorycznymi, którzy mogą śledzić zmiany legislacyjne i rozumieć, jak wpływają one na Twoją firmę. Umożliwia to ciągłą ocenę skuteczności programu i podejmowanie proaktywnych działań.
Automatyzacja tej procedury przeglądu ułatwia upewnienie się, że nic nie zostanie przeoczone. Jedną z istotnych zalet oprogramowania zapewniającego zgodność z przepisami jest to. Możesz tworzyć przepływy pracy i przypomnienia, aby skierować dokument do odpowiednich osób do przeglądu i korekty.
Dodatkowo, możesz wykorzystać powyższe zalecenia jako swój plan działania teraz, gdy jesteś świadomy kluczowego znaczenia zgodności z przepisami (a także trudności, które możesz napotkać). Działania te pomogą Ci w opracowaniu skutecznej polityki zgodności z przepisami dla Twojej firmy, która chroni Twoje aktywa, reputację oraz odbiorców wewnętrznych i zewnętrznych.

Często zadawane pytania

1. Jakie są rodzaje zgodności?

Odp.: Dwa podstawowe typy zgodności, które pokazują, skąd pochodzi struktura, to zgodność korporacyjna i zgodność z przepisami. Zgodność korporacyjna i regulacyjna wymagają przestrzegania zestawu wytycznych.

2. Jakie jest ryzyko związane ze zgodnością z przepisami?

Odp.: Korporacja może podlegać karom prawnym, przepadkowi finansowemu i znacznym stratom, jeśli narusza standardy branżowe, przepisy krajowe lub sugerowane najlepsze praktyki. Nazywa się to ryzykiem braku zgodności. Ryzyko integralności to inna nazwa ryzyka braku zgodności.

3. Jakie są cztery oddzielne kategorie zgodności?

Odp.: Świadoma zgodność, nieświadoma niezgodność, przypadkowa zgodność i celowa niezgodność należą do czterech kategorii postaw zgodności. Intencje i osiągnięcia instytucjonalne również odgrywają rolę w realizacji tych postaw.

4. Co oznacza zgodność z przepisami?

Odp.: Przestrzeganie przez organizację obowiązujących przepisów, zasad, standardów i wymagań jest określane jako zgodność z przepisami. Grzywny rządowe i inne sankcje prawne są regularnie stosowane w celu karania naruszeń zgodności.