วิธีเขียนอีเมลประชาสัมพันธ์ที่ขับเคลื่อนผลลัพธ์ [+1 เทมเพลต]

มีผู้คนมากมายที่ไม่ทราบ วิธีการเขียนอีเมล ที่ผู้คนจะอ่านจริง ๆ

คุณสร้างสิ่งที่คุณคิดว่าเป็นหัวเรื่องที่สมบูรณ์แบบ

การเสนอขายของคุณค่อนข้างละเอียดและใช้เวลานานในการทำให้บุคคลหรือบริษัทเข้าใจข้อเสนอของคุณ

คุณส่งอีเมลออกไปแล้ว… และแม้หลังจากผ่านไปสามสัปดาห์ก็ไม่มีการตอบกลับ

แล้วเกิดอะไรขึ้น? คุณพลาดอะไรไหม?

เพื่อช่วยให้คุณเข้าใจ วิธีเขียนอีเมลที่ชัดเจนและรัดกุม บล็อกนี้จะกล่าวถึงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเจ็ดประการที่คุณสามารถปฏิบัติตามได้:

• แบ่งปันข้อเสนอที่เป็นประโยชน์ต่อบุคคลหรือบริษัท
• เขียนหัวเรื่องให้สั้นและชัดเจน
• ทำให้อีเมลสั้น
• ส่งข้อความส่วนตัวถึงผู้รับแต่ละคน
• รวมคำกระตุ้นการตัดสินใจ
• ตรวจสอบอีเมลประชาสัมพันธ์ก่อนส่ง
• ติดตามสองครั้ง

เรามาเริ่มกันเลย

7 เคล็ดลับในการเขียนอีเมล Outreach

1. แบ่งปันข้อเสนอที่เป็นประโยชน์ต่อบุคคลหรือบริษัท

หากคุณกำลังขอบางสิ่งจากผู้รับ คุณควรให้อย่างอื่นเป็นการตอบแทนเท่านั้น นี่คือสถานการณ์การให้และรับ

การขอให้ผู้รับลิงก์กลับมายังเว็บไซต์ของคุณเพื่อแลกกับการแชร์บทความบน Facebook นั้นไม่ได้ผล

ดังนั้น ให้เขียน สำเนาอีเมลประชาสัมพันธ์ ที่ไม่ได้สร้างข้อความเกี่ยวกับคุณเท่านั้น ผู้รับควรได้รับสิ่งที่เป็นประโยชน์จากข้อตกลงนี้ด้วย หากไม่มีโอกาสเช่นนั้นทำไมพวกเขาถึงช่วยคุณ? เพียงเพราะคุณเคยพบพวกเขามาก่อนในการประชุม? ไม่ _

ก่อนส่งอีเมล ให้ถามตัวเองว่า: มีอะไรอยู่ในนั้นสำหรับพวกเขา? มันรองรับจุดปวดของพวกเขาหรือไม่?

เงินทันทีหรือการเข้าชมเว็บไม่นับเป็นข้อดี อาจเป็นประโยชน์ในระยะสั้น แต่ถ้าเป็นเช่นนั้น แต่คุณควรจัดหาสิ่งที่จะเป็นประโยชน์แก่ผู้รับในระยะยาว

คำเชิญให้ทำงานร่วมกันในโครงการ เข้าสู่ตลาดใหม่ กำหนดเป้าหมายผู้ชมใหม่ หรืออะไรทำนองนั้น

จำไว้ว่าคุณไม่ควรร้องขอข้อตกลง ไม่ควรดูเหมือนว่าคุณกำลังทำอะไรกับผู้รับด้วยการส่งข้อความถึงพวกเขา คุณต้องได้รับข้อตกลงโดยการเขียน อีเมลเผยแพร่ ที่เป็นประโยชน์ร่วม กัน

2. เขียนหัวเรื่องสั้นและชัดเจน

การจดจ่อกับสำนวนการขายมากเกินไปไม่ได้หมายความว่าคุณจะเพิกเฉยต่อหัวเรื่องของอีเมลได้ อย่าลืมว่าหัวเรื่องเป็นสิ่งแรกที่ผู้รับเห็น พวกเขาจะเปิดอีเมลก็ต่อเมื่อพวกเขาคิดว่ามันคุ้มค่ากับเวลา

แม้ว่าคุณจะสร้างสำนวนการขายที่น่าอัศจรรย์ แต่ก็จะไร้ประโยชน์หากผู้รับลบอีเมลโดยไม่อ่าน

ด้วยเหตุผลนี้ การเขียนหัวเรื่องให้ชัดเจนและสรุปได้เป็นส่วนสำคัญใน การเขียนอีเมล ประชาสัมพันธ์ จะช่วยเพิ่มอัตราการเปิดอีเมลของคุณโดยขอผู้รับ

ต่อไปนี้คือเคล็ดลับสองสามข้อสำหรับคุณในการเขียนหัวเรื่องที่สามารถนำไปปฏิบัติได้:

• อย่าคลุมเครือหรือเป็นทางการเกินไป เช่น “ คำขอความร่วมมือ ” หรือ “ อ่านบล็อกของฉัน ”
• ผู้คนมักจะเปิดอีเมลด้วยความอยากรู้ เพื่อจุดประกายความอยากรู้ในผู้รับ ให้ลองทำให้หัวเรื่องของคุณน่าสนใจสำหรับพวกเขา ตัวอย่างเช่น “ ฉันมีความคิดที่จะปรับปรุงเนื้อหาของคุณ โทร 10 ? ” หรือ “ ความคิดเห็นเกี่ยวกับโพสต์บล็อกล่าสุดของคุณ ” อาจมีความคืบหน้ามากกว่า “ บล็อกของฉันมีผู้ติดตาม 500 คนและ กำลังเพิ่ม ขึ้น ” ทำไมผู้รับถึงสนใจว่าบล็อกของคุณมีผู้ติดตาม 2 หรือ 500 คนหรือไม่

3. เก็บอีเมลให้สั้น

หลังจากอ่านหัวเรื่องที่ชัดเจนแล้ว ผู้รับจะเปลี่ยนโฟกัสไปที่ระดับเสียง

นี่คือที่ที่คุณอธิบายว่าทำไมคุณถึงเขียนถึงบุคคลหรือบริษัท คุณอาจกำลังสอบถามเกี่ยวกับตำแหน่งที่เปิดอยู่ ปรับปรุง SEO หรือเนื้อหาของเว็บไซต์ ขอลิงก์ย้อนกลับ หรือเสนอตัวเป็นผู้นำเสนอการสัมมนาทางเว็บ

ไม่ว่าคุณจะเสนอขายอะไร คุณควรรู้ วิธีเขียนอีเมลที่ชัดเจนและ กระชับ เท่าที่ทราบ ผู้รับอาจเป็นคนไม่ว่าง

ดังนั้น ยิ่งอีเมลของคุณยาวเท่าไร โอกาสที่พวกเขาจะไม่อ่านอีเมลจนจบก็ยิ่งมีมากขึ้นเท่านั้น

ดังนั้น ความยาวในอุดมคติของอีเมลควรอยู่ระหว่าง 80 ถึง 150 คำ

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณเพิ่งเผยแพร่บล็อกโพสต์เกี่ยวกับ ตัวชี้วัดการตลาดเนื้อหาที่ดีที่สุด และคุณต้องการโปรโมต

ในเวลาเดียวกัน คุณได้ค้นพบบทความทรัพยากรออนไลน์เกี่ยวกับวิธีการสร้าง กลยุทธ์การตลาด เนื้อหา ตอนนี้ คุณต้องการรับลิงก์กลับจากบทความทรัพยากรไปยังโพสต์ในบล็อกของคุณ

ในกรณีนี้ ส่วนการเสนอขายในอีเมลของคุณควรอธิบายให้เจ้าของไซต์ทราบถึงที่มาของบทความเกี่ยวกับแหล่งข้อมูล และวิธีและเหตุผลที่คุณคิดว่าลิงก์ย้อนกลับไปยังโพสต์ของคุณสามารถเพิ่มมูลค่าให้กับผู้ชมของพวกเขาได้

แนวทางนี้แสดงให้ผู้รับเห็นว่าคุณกำลังคิดถึงผู้ฟังด้วย ไม่ใช่แค่เกี่ยวกับตัวคุณเอง

4. ส่งข้อความส่วนตัวถึงผู้รับแต่ละคน

จำไว้ว่าคนที่คุณส่งอีเมลถึงไม่รู้จักคุณ เฉพาะเมื่อคุณสร้างการเชื่อมต่อกับบุคคลนี้เท่านั้นที่พวกเขาอาจอ่านอีเมลที่เหลือของคุณ

ในการสร้างการเชื่อมต่อดังกล่าว อีเมลของคุณจะต้องมีความเป็นส่วนตัวสูง หากคุณส่งอีเมลทั่วไปที่ส่งถึงใครก็ได้ ผู้รับอาจไม่มีแรงจูงใจพอที่จะเปิดอ่าน

ตัวอย่างเช่น “ Dear Sir/Ma'am ” เป็นวิธีการพูดแบบเดิมๆ กับใครบางคน ที่มีพรมแดนติดกับคำว่า 'น่าเบื่อ'

ในทางกลับกัน อีเมลส่วนบุคคลทำให้ผู้รับอยากรู้มากขึ้นเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องบอกพวกเขา

คุณสามารถทำตามเคล็ดลับสั้นๆ เหล่านี้เมื่อ เขียนอีเมลเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ เพื่อสร้างการเชื่อมต่อกับผู้รับ:

• อย่าส่งข้อความเดียวกันไปยังทุกบริษัทในรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ
• ค้นหาจุดร่วมระหว่างตัวคุณกับผู้รับและรวมสิ่งนั้นไว้ในอีเมล
• หากคุณและผู้รับมีความสัมพันธ์ซึ่งกันและกัน ให้พูดถึงบุคคลนั้นในอีเมลของคุณ
• เปลี่ยนข้อความของคุณขึ้นอยู่กับว่าคุณรู้จักผู้รับดีแค่ไหน คุณอาจเคยพบหรือร่วมงานกับพวกเขามาก่อน ในกรณีนี้ คุณสามารถทำให้ข้อความของคุณเป็นแบบสบายๆ ได้

ตัวอย่างเช่น ข้อความอาจเป็นเช่น " ฉันชื่อ A เราเคยร่วมงานกันในโครงการ B สำหรับลูกค้า C เมื่อสองสามเดือนก่อน จำแนวคิด XYZ ที่ผุดขึ้นในใจเราได้หรือไม่? ”

• ขอแสดงความยินดีกับผู้รับและขอให้พวกเขาโชคดีกับความสำเร็จที่ผ่านมา เช่น การเลื่อนตำแหน่งหรืองานใหม่
• ชมผลงานของผู้รับและบอกว่าทำไมคุณถึงชอบ
• อีเมลไม่นับเป็นส่วนบุคคลหากมีข้อความเดียวกันกับที่มีการเปลี่ยนแปลงเฉพาะชื่อและลิงก์
• หากคุณยังสับสนเกี่ยวกับ วิธีการเขียนอีเมล ที่ปรับเปลี่ยนในแบบของคุณ ลองนึกภาพว่าคุณกำลังสนทนาสดกับผู้รับ คุณจะใช้ประโยคอะไร ภาษาองค์กรประเภทใดที่คุณจะหลีกเลี่ยง

อย่าใช้ประโยคในอีเมลของคุณหากคุณจะไม่ใช้ในการสนทนาสดกับผู้รับเช่นกัน

• สิ่งสำคัญที่สุดคือต้องจริงใจเมื่อพยายามสร้างการเชื่อมต่อกับผู้รับ อย่าโกหกเกี่ยวกับการเชื่อมต่อซึ่งกันและกันหรือผลประโยชน์ร่วมกัน

ในทำนองเดียวกัน สรรเสริญผู้รับเมื่อคุณหมายความถึงเท่านั้น การโกหกจะทำร้ายผู้ที่มีแนวโน้มจะได้รับสิ่งที่คุณขอในอีเมลของคุณเท่านั้น

5. รวมคำกระตุ้นการตัดสินใจ

งานของคุณไม่สิ้นสุดหลังจากที่คุณเขียนสำนวนการขาย คุณต้องแจ้งให้ผู้รับทราบว่าคุณต้องการให้พวกเขาทำอะไรหลังจากอ่านข้อความของคุณแล้ว สำหรับสิ่งนี้ คุณควรใส่คำกระตุ้น การตัดสินใจ (CTA) ที่ชัดเจน

CTA วางไข่ผู้รับเพื่อดำเนินการตามที่ต้องการ ตัวอย่างเช่น คุณอาจขอให้บุคคลนั้นเชื่อมโยงกลับไปยังไซต์หรือบล็อกโพสต์ของคุณ อย่างไรก็ตาม การทำเช่นนี้ไม่ได้ทำให้คุณมีโอกาสกรอกอีเมลของคุณด้วย CTA จำนวนมาก

คุณอาจสับสนโดยธรรมชาติว่าควรขอให้บุคคลนั้นอ่านโพสต์บล็อกล่าสุดของคุณและดาวน์โหลดเทมเพลต พร้อมทั้งลิงก์กลับไปยังไซต์ของคุณ ยิ่งคุณโจมตีผู้รับด้วยตัวเลือกมากเท่าใด ก็ยิ่งมีโอกาสที่พวกเขาสับสนและไม่ต้องเลือกเลย

ในท้ายที่สุด คุณต้องเลือกเพียงหนึ่งตัวเลือกเป็น CTA ของคุณ อะไรคือการดำเนินการที่สำคัญที่สุดที่คุณต้องการให้พวกเขาทำ หากเป็นลิงก์ย้อนกลับ CTA ของคุณควรมีตัวเลือกนี้เท่านั้น ซึ่งจะทำให้ผู้รับสามารถให้ลิงก์ย้อนกลับหรือเพิกเฉยต่ออีเมลของคุณ

ตัวอย่างเช่น หากคุณเป็นอินฟลูเอนเซอร์ที่ต้องการให้บุคคลติดต่อคุณเพื่อโปรโมตผลิตภัณฑ์ของพวกเขา CTA ของคุณอาจเป็นแบบนี้” หากคุณต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ฉันสามารถช่วยคุณเกี่ยวกับ XYZ โปรดจอง การโทรในปฏิทินของฉันสำหรับสัปดาห์หน้า [ตามด้วยลิงก์ Calendly] ”

6. ตรวจสอบอีเมล Outreach ก่อนส่ง

สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการให้ผู้รับเห็นคือการสะกดผิดในชื่อของพวกเขา หรือว่าคุณยกย่องพวกเขาสำหรับบทความที่พวกเขาไม่เคยเขียน ที่แย่ไปกว่านั้น คุณตั้งใจจะส่ง อีเมล ถึงบุคคลหนึ่งและลงเอยด้วยการส่งอีเมลถึงคนอื่นที่ต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง

ข้อผิดพลาดแต่ละข้อนี้เป็นการปิดสำหรับทุกคน คุณคิดว่ามีใครอยากทำงานกับคนที่ไม่สามารถจัดการอีเมลได้ด้วยซ้ำ?

แน่นอน ความผิดพลาดเป็นเรื่องของมนุษย์เท่านั้น แต่ไม่มีอันตรายใด ๆ ในการตรวจสอบและตรวจสอบอีเมลของคุณก่อนที่จะส่งออก

7. ติดตามสองครั้ง

ดังนั้น คุณได้ส่ง อีเมล ถึงคุณแล้ว แต่คุณยังคงรอการตอบกลับ ไม่เป็นไรเพราะบุคคลนั้นอาจพลาดอีเมลของคุณหรือลืมไปเลย

บางคนอาจตอบกลับหลังจากที่คุณติดตามผลในครั้งแรก ขณะที่คนอื่นๆ อาจไม่ตอบกลับ หากต้องการทราบว่าบุคคลประเภทที่สองยังคงสนใจข้อเสนอของคุณอยู่หรือไม่ คุณจำเป็นต้องส่งอีเมลติดตามผลอีกฉบับให้พวกเขา

คุณอาจได้รับการตอบกลับบางส่วนหลังจากการติดตามครั้งที่สอง แต่อีกครั้ง คุณอาจไม่ได้รับ มีคำตอบของคุณอยู่

กล่าวอีกนัยหนึ่ง หากคุณไม่ได้รับการตอบกลับแม้หลังจากอีเมลติดตามผลฉบับที่ 2 ของคุณไปแล้ว คุณจะรู้ว่าถึงเวลาต้องลาจากบุคคลนั้นแล้ว มิฉะนั้น หากคุณติดตามต่อไปแม้จะไม่ได้รับการตอบกลับ บุคคลนั้นอาจรู้สึกรำคาญ

เนื่องจากพวกเขาได้ระบุว่าไม่สนใจข้อเสนอของคุณโดยไม่ได้ตอบกลับอีเมลของคุณ ด้วยเหตุนี้ พวกเขาจึงอาจส่งอีเมลของคุณในอนาคตไปยังโฟลเดอร์สแปม

เทมเพลตสำเนาอีเมล Outreach

เหตุผลที่มันทำงาน:

• หัวเรื่องสั้นและชัดเจน
• อีเมลมีประโยชน์ต่อผู้รับด้วยการเผยแพร่โพสต์ในบล็อกแล้ว
• เป็นวิธีการตกปลาที่ชาญฉลาดสำหรับลิงก์ย้อนกลับ เนื่องจากบทความของคุณมีโพสต์อยู่แล้ว
• อีเมลมี CTA ที่ชัดเจน นั่นคือการดูบทความของคุณ
• เน้นที่ผู้รับ
• มีวัตถุประสงค์เพื่อสร้างการเชื่อมต่อกับผู้รับ

สรุป: วิธีเขียนอีเมลประชาสัมพันธ์ที่ดี

เมื่อคุณรู้ วิธีเขียนอีเมลประชาสัมพันธ์ แล้ว ก็ถึงเวลาเริ่มทำงาน ด้วยเคล็ดลับสำคัญ 7 ข้อที่เราได้อธิบายไว้ข้างต้น คุณมีทุกสิ่งที่จำเป็นในการส่งเสริมแคมเปญการเข้าถึงของคุณ

ยิ่งไปกว่านั้น คุณสามารถติดต่อ ผู้เชี่ยวชาญด้านการตลาดผ่านอีเมล ที่ MyTasker ที่พร้อมช่วยเหลือคุณเสมอ ตั้งแต่การสร้างหัวเรื่องที่สามารถนำไปปฏิบัติได้ไปจนถึงการแทรก CTA ที่ชัดเจน พวกเขาสามารถช่วยเหลือแคมเปญการเข้าถึงอีเมลของคุณและทำให้ธุรกิจของคุณเติบโตได้