Cara Menulis Email Penjangkauan yang Mendorong Hasil [+1 Template]

Ada banyak orang yang tidak tahu cara menulis email penjangkauan yang benar-benar akan dibaca orang.

Anda membuat apa yang Anda pikir adalah baris subjek yang sempurna.

Pitch Anda cukup detail dan panjang untuk membuat orang atau perusahaan memahami proposal Anda.

Anda mengirim email… dan bahkan setelah tiga minggu, tidak ada balasan.

Jadi, apa yang salah? Apakah Anda melewatkan sesuatu?

Untuk membantu Anda memahami cara menulis email yang jelas dan ringkas , blog ini membahas tujuh praktik terbaik yang dapat Anda ikuti:

• Bagikan proposal yang bermanfaat bagi orang atau perusahaan
• Tulis baris subjek yang pendek dan jelas
• Jaga agar email tetap singkat
• Kirim pesan yang dipersonalisasi ke setiap penerima
• Sertakan ajakan bertindak
• Periksa email penjangkauan sebelum mengirim
• Ikuti dua kali

Mari kita mulai.

7 Tips Cara Menulis Email Penjangkauan

1. Bagikan Proposal yang Menguntungkan Orang atau Perusahaan

Jika Anda meminta sesuatu kepada penerima, wajar saja jika Anda memberikan sesuatu yang lain sebagai balasannya. Ini adalah situasi memberi dan menerima.

Meminta penerima untuk menautkan kembali ke situs web Anda sebagai imbalan hanya dengan membagikan artikel mereka di Facebook tidak akan berhasil.

Oleh karena itu, tulis salinan email penjangkauan yang tidak membuat pesan hanya tentang Anda. Penerima juga harus mendapatkan sesuatu yang bermanfaat dari kesepakatan ini. Jika tidak ada peluang seperti itu, mengapa mereka membantu Anda? Hanya karena Anda bertemu mereka sebelumnya di sebuah konferensi? Tidak .

Sebelum mengirim email, tanyakan pada diri Anda: Apa untungnya bagi mereka? Apakah itu memenuhi poin rasa sakit mereka?

Uang instan atau lalu lintas web tidak dihitung sebagai keuntungan. Ini mungkin keuntungan jangka pendek, jika ada, tetapi Anda harus memberi penerima sesuatu yang akan menguntungkan mereka dalam jangka panjang.

Bagaimana dengan undangan untuk berkolaborasi dalam sebuah proyek, memasuki pasar baru, menargetkan audiens baru, atau semacamnya?

Ingatlah bahwa Anda tidak boleh mengemis untuk kesepakatan itu. Seharusnya juga tidak terlihat seperti Anda membantu penerima hanya dengan mengirim pesan kepada mereka. Anda harus mendapatkan kesepakatan dengan menulis email penjangkauan yang saling menguntungkan .

2. Tulis Baris Subjek yang Singkat dan Jelas

Terlalu fokus pada promosi Anda tidak berarti Anda dapat mengabaikan baris subjek email. Jangan lupa bahwa baris subjek adalah hal pertama yang dilihat penerima. Mereka akan membuka email hanya jika mereka pikir itu sepadan dengan waktu mereka.

Bahkan jika Anda telah membuat promosi yang luar biasa, tidak akan ada gunanya jika penerima menghapus email tanpa membacanya.

Karena alasan ini, menulis baris subjek yang jelas dan ringkas merupakan aspek penting dalam menulis email penjangkauan . Ini akan membantu meningkatkan tingkat buka email Anda dengan mengaitkan penerima.

Berikut adalah beberapa tip bagi Anda untuk menulis baris subjek yang dapat ditindaklanjuti:

• Jangan terlalu samar atau formal, seperti “ Permintaan Kolaborasi ” atau “ Baca blog saya ”.
• Orang biasanya membuka email karena penasaran. Untuk memicu rasa ingin tahu itu pada penerima, coba buat baris subjek Anda menarik bagi mereka. Misalnya, “ Saya punya ide untuk meningkatkan konten Anda. Telepon jam 10? "Atau" Umpan balik pada posting blog terbaru Anda "mungkin membuat kemajuan lebih dari " Blog saya memiliki 500 pengikut dan terus bertambah ". Mengapa penerima peduli apakah blog Anda memiliki 2 atau 500 pengikut?

3. Jaga agar Email Tetap Singkat

Setelah membaca baris subjek yang jelas, penerima dapat mengalihkan fokusnya ke nada.

Di sinilah Anda menjelaskan mengapa Anda menulis surat kepada orang atau perusahaan tersebut. Anda mungkin bertanya tentang posisi terbuka, meningkatkan SEO atau konten situs web mereka, meminta backlink, atau mengajukan diri Anda sebagai presenter webinar.

Apa pun yang Anda tawarkan, Anda harus tahu cara menulis email yang jelas dan ringkas . Untuk semua yang Anda tahu, penerima mungkin orang yang sibuk.

Jadi, semakin panjang email Anda, semakin besar peluang mereka untuk tidak membaca email sampai akhir.

Oleh karena itu, panjang ideal email Anda harus antara 80 dan 150 kata.

Misalnya, Anda baru saja menerbitkan entri blog tentang metrik pemasaran konten terbaik , dan Anda ingin mempromosikannya.

Pada saat yang sama, Anda telah menemukan artikel sumber daya online tentang cara membuat strategi pemasaran konten . Sekarang, Anda ingin mendapatkan tautan kembali dari artikel sumber daya ke posting blog Anda.

Dalam hal ini, bagian pitch email Anda harus menjelaskan kepada pemilik situs bagaimana Anda menemukan artikel sumber daya mereka, dan bagaimana dan mengapa menurut Anda tautan balik ke pos Anda dapat menambah nilai bagi audiens mereka.

Pendekatan ini menunjukkan kepada penerima bahwa Anda juga memikirkan audiens mereka, dan bukan hanya tentang diri Anda sendiri.

4. Kirim Pesan yang Dipersonalisasi ke Setiap Penerima

Ingat, orang yang Anda kirimi email tidak mengenal Anda. Hanya ketika Anda membangun koneksi dengan orang ini, mereka mungkin membaca sisa email Anda.

Untuk membangun koneksi seperti itu, email Anda harus bersifat hiper-pribadi. Jika Anda mengirim email umum yang dapat Anda tujukan kepada siapa pun, penerima mungkin tidak cukup termotivasi untuk membuka dan membacanya.

Misalnya, “ Yang Terhormat/Bu ” sekarang merupakan cara kuno untuk menyapa seseorang, hampir 'membosankan'.

Di sisi lain, email yang dipersonalisasi membuat penerima lebih ingin tahu tentang apa yang Anda katakan kepada mereka.

Anda dapat mengikuti tip cepat ini saat menulis email penjangkauan untuk membangun koneksi dengan penerima:

• Jangan mengirim pesan yang sama ke semua perusahaan di milis Anda
• Temukan kesamaan antara Anda dan penerima dan sertakan itu dalam email
• Jika Anda dan penerima memiliki hubungan timbal balik, sebutkan orang itu di email Anda
• Ubah pesan Anda tergantung pada seberapa baik Anda mengenal penerima. Anda mungkin pernah bertemu atau berkolaborasi dengan mereka sebelumnya, dalam hal ini, Anda dapat menjaga pesan Anda tetap santai.

Misalnya, pesannya bisa seperti, “ Saya A, kami telah berkolaborasi dalam proyek B untuk klien C beberapa bulan yang lalu. Ingat ide XYZ yang muncul di benak kita saat itu? ”

• Ucapkan selamat kepada penerima dan semoga mereka beruntung atas pencapaian mereka baru-baru ini, seperti promosi atau pekerjaan baru
• Puji karya penerima dan beri tahu mereka mengapa Anda menyukainya
• Email tidak dihitung sebagai dipersonalisasi jika berisi pesan yang sama dengan hanya nama dan tautan yang diubah
• Jika Anda masih bingung tentang cara menulis email penjangkauan yang dipersonalisasi, bayangkan Anda sedang melakukan percakapan langsung dengan penerima. Kalimat apa yang akan Anda gunakan? Bahasa korporat seperti apa yang akan Anda hindari?

Jangan gunakan kalimat di email Anda jika Anda juga tidak akan menggunakannya dalam percakapan langsung dengan penerima.

• Yang terpenting, bersikaplah autentik saat mencoba membangun koneksi dengan penerima. Jangan berbohong tentang hubungan timbal balik atau kepentingan bersama.

Demikian pula, pujilah penerima hanya jika Anda sungguh-sungguh. Berbohong hanya akan merugikan prospek Anda untuk mendapatkan apa yang Anda minta, di email Anda.

5. Sertakan Ajakan Bertindak

Pekerjaan Anda tidak berakhir setelah Anda menulis pitch. Anda juga perlu memberi tahu penerima apa yang Anda ingin mereka lakukan setelah membaca pesan Anda. Untuk ini, Anda harus memasukkan ajakan bertindak (CTA) yang jelas.

CTA menyuruh penerima untuk mengambil tindakan yang diinginkan. Misalnya, Anda mungkin meminta orang tersebut untuk menautkan kembali ke situs atau entri blog Anda. Namun, ini tidak memberi Anda kesempatan untuk mengisi email Anda dengan banyak CTA.

Anda mungkin secara alami bingung apakah Anda harus meminta orang tersebut untuk membaca posting blog terbaru Anda dan mengunduh template, bersama dengan menautkan kembali ke situs Anda. Namun, semakin banyak opsi yang Anda gunakan untuk membombardir penerima, semakin besar kemungkinan mereka menjadi bingung dan tidak membuat pilihan sama sekali.

Pada akhirnya, Anda hanya perlu memilih satu opsi sebagai CTA Anda - tindakan terpenting apa yang Anda ingin mereka lakukan? Jika itu adalah backlink, maka CTA Anda seharusnya hanya memiliki opsi ini. Ini memungkinkan penerima untuk memberi Anda tautan balik atau mengabaikan email Anda.

Misalnya, jika Anda seorang influencer yang ingin orang tersebut menghubungi Anda untuk mempromosikan produk mereka, CTA Anda bisa seperti, “ Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana saya dapat membantu Anda dengan XYZ, jangan ragu untuk memesan panggilan di kalender saya untuk minggu depan [idealnya diikuti dengan tautan Calendly] ”.

6. Periksa Email Penjangkauan Sebelum Mengirim

Hal terakhir yang Anda ingin penerima Anda lihat adalah kesalahan ejaan dalam nama mereka. Atau Anda memuji mereka untuk artikel yang tidak pernah mereka tulis. Lebih buruk lagi, Anda bermaksud mengirim email penjangkauan ke satu orang dan akhirnya ditujukan kepada seseorang yang sama sekali berbeda.

Setiap kesalahan ini adalah turn-off bagi siapa pun. Apakah Anda pikir ada orang yang ingin bekerja dengan seseorang yang bahkan tidak bisa menangani email?

Tentu saja, kesalahan hanya manusiawi, tetapi tidak ada salahnya memeriksa dan memeriksa ulang email Anda sebelum mengirimnya.

7. Tindak Lanjut Dua Kali

Jadi, Anda telah mengirim email penjangkauan Anda , tetapi Anda masih menunggu balasan. Tidak apa-apa karena orang tersebut mungkin melewatkan email Anda atau melupakannya sama sekali.

Beberapa orang mungkin membalas setelah Anda menindaklanjuti pertama kali, sementara yang lain mungkin tidak. Untuk mengetahui apakah kategori orang kedua masih tertarik dengan proposal Anda atau tidak, Anda perlu mengirimkan email tindak lanjut lagi kepada mereka.

Anda mungkin menerima beberapa balasan setelah tindak lanjut kedua, tetapi sekali lagi, Anda mungkin tidak. Di sanalah letak jawaban Anda.

Dengan kata lain, jika Anda tidak mendapat balasan bahkan setelah email tindak lanjut kedua Anda, Anda tahu inilah saatnya untuk menawar orang tersebut sebagai kata perpisahan. Jika tidak, jika Anda terus menindaklanjuti meskipun tidak mendapatkan balasan, orang tersebut mungkin akan merasa terganggu.

Ini karena mereka telah menunjukkan kurangnya minat mereka terhadap proposal Anda dengan tidak membalas email Anda. Akibatnya, mereka mungkin mengirim email Anda di masa mendatang ke folder spam mereka.

Template Salinan Email Penjangkauan

Alasan mengapa ini berhasil:

• Baris subjeknya pendek dan jelas
• Email tersebut menguntungkan penerima karena telah memublikasikan posting blog mereka
• Ini adalah cara cerdas untuk mencari backlink, karena artikel Anda sudah menampilkan postingan mereka
• Email tersebut memiliki CTA yang jelas, yaitu untuk memeriksa artikel Anda
• Ini menempatkan fokus pada penerima
• Tujuannya adalah untuk membangun koneksi dengan penerima

Ringkasan: Cara Menulis Email Penjangkauan yang Baik

Sekarang setelah Anda mengetahui cara menulis email penjangkauan , sekarang saatnya untuk mulai bekerja. Dengan tujuh kiat utama yang telah kami bahas di atas, Anda memiliki semua yang Anda butuhkan untuk meningkatkan kampanye penjangkauan Anda.

Lebih baik lagi, Anda dapat menghubungi para profesional Pemasaran Email di MyTasker, yang selalu siap membantu Anda. Dari menyusun baris subjek yang dapat ditindaklanjuti hingga memasukkan CTA yang jelas, mereka dapat membantu kampanye penjangkauan email Anda dan dengan demikian meningkatkan pertumbuhan bisnis Anda.