7 Produktivitätstipps für den modernen Profi

Der moderne Berufstätige leidet unter einem ständigen Kampf: Streben nach höherer Produktivität, während er toxischen Stress auf Distanz hält. Burnout bei Mitarbeitern ist in der modernen Arbeitsumgebung weit verbreitet, insbesondere angesichts der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie auf die Arbeitsplatzdynamik.

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Das Arbeiten aus der Ferne mag auf den ersten Blick idyllisch erscheinen, aber wie viele schnell erkennen, kann der Mangel an persönlicher Interaktion mehrere Probleme verursachen. Kommunikation und Zusammenarbeit werden schwieriger, und es ist eine Herausforderung, produktiv zu bleiben, wenn Sie zu Hause in Ihrem bequemen Stuhl sitzen.

Lassen Sie uns vor diesem Hintergrund einige der besten Hacks und Tipps untersuchen, um in der modernen Welt produktiv zu bleiben.

1. Verwalten Sie Ihre Zeit mit Bedacht

Zeitmanagement ist eine Fähigkeit, die nur wenige beherrschen, die jedoch unerlässlich ist, um Ihre Ziele in angemessener Zeit zu erreichen. Wir sind alle in der Lage, im Laufe von ein paar Wochen oder Monaten produktiv zu sein, aber wie verkürzen wir den Zeitrahmen und produzieren unsere beste Arbeit in wenigen Tagen oder Stunden?

Es gibt mehrere effektive Systeme zur Verwaltung Ihrer Zeit, darunter die folgenden:

Zeitblockierung

Zeitblockierung, das Blockieren von Zeiträumen für verschiedene Aktivitäten, wird von vielen erfolgreichen Menschen wie Cal Newport, Autor des Bestsellers „Deep Work“, verwendet. Es ist ein einfach zu entwickelndes und zu wartendes System, aber es erfordert eine Planung im Voraus und eine Kategorisierung Ihrer Aktivitäten.

Damit die Zeitblockierung für Sie funktioniert, müssen Sie Ihre Aktivitäten im Wesentlichen farblich kennzeichnen und ihnen dann Zeitblöcke in Ihrem Kalender zuweisen. Ob 30 Minuten am Montagmorgen für die Beantwortung von E-Mails oder zwei Stunden am Freitagnachmittag für das Verfassen eines Berichts, diese Zeitblöcke helfen Ihnen, Ihre Zeit zu strukturieren.

Neben der Minimierung von Zeitverschwendung kann Zeitblockierung Ihnen helfen, Ihre Ziele schneller zu erreichen, da Sie sich bewusst überlegen, wofür Sie Ihre Zeit jeden Tag aufwenden.

Pomodoro

Bei der Pomodoro-Methode geht es darum, einen Arbeitsrhythmus zu finden, der zu Ihnen passt. Am gebräuchlichsten ist es beispielsweise, einen Timer auf 30 Minuten einzustellen, in denen Sie an einem Projekt arbeiten, und dann auf 5 Minuten, in denen Sie eine Verschnaufpause einlegen, ein Glas Wasser holen oder sich die Beine vertreten.

Dieses On-Off-System ist effektiv, weil es das Burnout-Risiko verringert und es Ihnen ermöglicht, sich für kurze Zeit konzentriert auf eine Aufgabe zu konzentrieren.

2. Checken Sie regelmäßig ein

Wenn Sie ein Teamleiter sind oder als Teil einer Teameinheit arbeiten, ist es wichtig, sich regelmäßig bei allen zu melden, mit denen Sie zusammenarbeiten. Regelmäßige Check-Ins können Kommunikationskatastrophen verhindern und sicherstellen, dass alle jederzeit auf dem gleichen Stand sind.

Eines der größten Hindernisse für Fortschritte am Arbeitsplatz sind kleine Rückschläge, da sich diese mit der Zeit summieren und den Zeitplan für ein Projekt verlängern können. Diese kleinen Rückschläge sind oft das Ergebnis mangelnder Kommunikation, da ein Teammitglied nicht genau weiß, wie es eine Aufgabe ausführen soll, oder die Anweisungen falsch interpretiert.

Wenn Sie regelmäßige Check-Ins organisieren, können Sie auch ein besseres Endprodukt erstellen, da Sie das Wort für Diskussionen öffnen und die Beiträge aller einbeziehen können.

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3. Verwenden Sie zuverlässige Leistungsmetriken

Ohne Leistungsmetriken ist es fast unmöglich zu wissen, wie gut Sie oder Ihr Team abschneiden, ohne sich auf Vermutungen zu verlassen.

Es gibt verschiedene Metriken, die Sie verwenden können, um Fortschritt und Leistung zu verfolgen, darunter Zeit, abgeschlossene Aufgaben und projektbasierte OKRs (Ziele und Schlüsselergebnisse) und KPIs (Key Performance Indicator).

Aufgaben erledigt

Erledigte Aufgaben sind eine einfache Möglichkeit, die Produktivität zu verfolgen, und sind eine Metrik, die Sie mit einer virtuellen To-Do-Listen-App, einem Projektmanagementsystem oder einer Mitarbeiter-Tracking-Software verfolgen können.

Zeit

Zeit ist eine wichtige Metrik, die Sie mit einem Zeittracker messen können, um genau zu erfahren, wie viel Zeit jedes Teammitglied mit arbeitsbezogenen Aufgaben verbringt.

OKRs und KPIs

OKRs bieten Ihnen einen klaren Rahmen, um bestimmte Ziele zu erreichen, während KPIs Ihnen eine allgemeine Vorstellung davon geben, ob Sie sich in die richtige Richtung bewegen.

4. Priorisieren Sie Ihre Arbeitsbelastung

Wenn Sie Gefahr laufen, unter Ihrer Arbeitslast unterzugehen, dann ist es eine gute Idee, Ihre Prioritäten zu ordnen. Damit meinen wir, dass Sie ein System benötigen, um Aufgaben mit hoher und niedriger Priorität festzulegen.

Aufgabenverwaltungs-Apps und To-Do-Listen sind effektiv, um Aufgaben zu priorisieren, da sie es Ihnen ermöglichen, Notizen hinzuzufügen, zu kennzeichnen und sogar verschiedene Aufgaben basierend auf ihrer Wichtigkeit zu kennzeichnen oder farblich zu kennzeichnen.

Wenn Sie festlegen, welche Aufgaben hohe Priorität haben, können Sie diesen Frosch essen (eine Produktivitätsmethode, die vom Autor Brian Tracy entwickelt wurde, der das gleichnamige Buch geschrieben hat) und sich um die Aufgaben kümmern, die Sie wirklich zerfressen.

5. Minimieren Sie Ablenkungen

Ablenkungen sind in vielerlei Hinsicht das größte Hindernis, das Ihnen und Ihrem produktivsten Leben im Weg steht. Daher sollten Sie alles in Ihrer Macht Stehende tun, um sie zu minimieren, damit sie weniger Macht über Sie haben.

Alles, von telefonischen Benachrichtigungen bis hin zu unwesentlichen Arbeitsbesprechungen, kann Ihre Fähigkeit beeinträchtigen, wichtige Aufgaben zu erledigen, und sollte daher am besten vermieden oder erledigt werden.

Ablenkungen können sich nachhaltig (negativ) auf Ihre Konzentrationsfähigkeit auswirken, da es einige Minuten dauern kann, bis Sie sich nach einer Ablenkung wieder auf eine Aufgabe konzentrieren. Geben Sie Ablenkungen nicht die Möglichkeit, Ihre Aufmerksamkeit zu erregen und zu dominieren.

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6. Ruhen Sie sich aus

Der letzte Tipp zur Produktivität ist, nichts zu tun. Es mag kontraintuitiv klingen, aber wenn Sie nicht die Ruhe bekommen, die Sie brauchen, wie können Sie dann erwarten, alles zu geben?

Machen Sie nach Möglichkeit kurze, häufige Pausen bei der Arbeit, insbesondere wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, wenn Sie die Freiheit dazu haben. Stehen Sie auf, bewegen Sie sich und halten Sie Ihr Energieniveau hoch. Wenn sich der Tag dem Ende zuneigt, stellen Sie sicher, dass Sie gut schlafen.

Vermeiden Sie Bildschirme nach einer gewissen Zeit, lesen Sie im Bett und platzieren Sie Ihr Telefon nach Möglichkeit auf der anderen Seite des Zimmers, damit Sie nicht zum Scrollen verleitet werden.

Letzte Worte

Produktiv zu sein bedeutet ebenso, gesund zu sein und äußere Ablenkungen zu reduzieren wie hart zu arbeiten. Stellen Sie sicher, dass Sie sich ausruhen, machen Sie häufig Pausen und minimieren Sie eingehende Benachrichtigungen so weit wie möglich.

Dann können Sie mit der Entwicklung von Systemen beginnen, Aufgaben auf Ihrem Teller Prioritätsstufen zuweisen und Ihre Produktivität mit zuverlässigen Metriken verfolgen.