7 conseils de productivité pour le professionnel moderne

Le professionnel moderne souffre d'une lutte constante : rechercher une plus grande productivité tout en gardant le stress toxique à distance. L'épuisement professionnel des employés est répandu dans l'environnement de travail moderne, en particulier à la lumière des effets de la pandémie de COVID-19 sur la dynamique du lieu de travail.

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Le travail à distance peut sembler idyllique au début, mais comme beaucoup s'en rendent vite compte, le manque d'interaction en personne peut causer plusieurs problèmes. La communication et la collaboration deviennent plus difficiles, et rester productif lorsque vous êtes assis dans votre fauteuil confortable à la maison est un défi.

Dans cet esprit, explorons quelques-uns des meilleurs hacks et astuces pour rester productif dans le monde moderne.

1. Gérez votre temps judicieusement

La gestion du temps est une compétence que peu maîtrisent, pourtant elle est impérative pour atteindre vos objectifs dans un laps de temps raisonnable. Nous sommes tous capables d'être productifs en quelques semaines ou quelques mois, mais comment réduire le temps imparti et produire notre meilleur travail en quelques jours ou quelques heures ?

Il existe plusieurs systèmes efficaces pour gérer votre temps, notamment :

Blocage du temps

Le blocage du temps, l'acte de bloquer des périodes de temps pour différentes activités, est utilisé par de nombreuses personnes à succès telles que Cal Newport, auteur du livre à succès "Deep Work". C'est un système simple à développer et à maintenir, mais il nécessite une planification à l'avance et une catégorisation de vos activités.

Essentiellement, pour que le blocage du temps fonctionne pour vous, vous devez attribuer un code couleur à vos activités, puis leur attribuer des blocs de temps dans votre calendrier. Qu'il s'agisse de 30 minutes le lundi matin pour répondre aux e-mails ou de deux heures le vendredi après-midi pour rédiger un rapport, ces blocs de temps vous aideront à structurer la façon dont vous passez votre temps.

En plus de minimiser le temps perdu, le blocage du temps peut vous aider à atteindre vos objectifs plus rapidement, car vous êtes délibéré sur ce à quoi vous passez votre temps chaque jour.

Pomodoro

La méthode pomodoro consiste à trouver un rythme de travail qui vous convient. Par exemple, l'approche la plus courante consiste à régler un minuteur sur 30 minutes pendant lesquelles vous travaillez sur un projet, puis sur 5 minutes pendant lesquelles vous respirez, prenez un verre d'eau ou vous dégourdissez les jambes.

Ce système marche-arrêt est efficace car il réduit les risques d'épuisement professionnel et vous permet de vous concentrer intensément sur une tâche pendant une courte période.

2. Enregistrez-vous régulièrement

Si vous êtes un chef d'équipe ou travaillez au sein d'une unité d'équipe, il est important de vérifier régulièrement avec toute personne avec qui vous travaillez. Des vérifications régulières peuvent prévenir les catastrophes de communication et garantir que tout le monde est sur la même longueur d'onde à tout moment.

L'un des plus grands obstacles au progrès sur le lieu de travail est les petits revers, car ils s'aggravent avec le temps et peuvent prolonger le calendrier d'un projet. Ces petits revers sont souvent le résultat d'un manque de communication, car un membre de l'équipe ne sait pas exactement comment accomplir une tâche ou interprète mal les instructions.

Lorsque vous organisez des vérifications régulières, vous pouvez également créer un meilleur produit final car vous pouvez ouvrir la parole à la discussion et intégrer les commentaires de chacun au fur et à mesure.

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3. Utilisez des indicateurs de performance fiables

Sans mesures de performance, il est presque impossible de savoir dans quelle mesure vous ou votre équipe vous en sortez sans vous fier à des conjectures.

Il existe diverses mesures que vous pouvez utiliser pour suivre les progrès et les performances, notamment le temps, les tâches terminées et les OKR (objectifs et résultats clés) et les KPI (indicateurs de performance clés) basés sur le projet.

Tâches terminées

Les tâches terminées sont un moyen simple de suivre la productivité et constituent une mesure que vous pouvez suivre avec une application de liste de tâches virtuelle, un système de gestion de projet ou un logiciel de suivi des employés.

Temps

Le temps est une mesure importante que vous pouvez mesurer avec un outil de suivi du temps pour savoir exactement combien de temps chaque membre de l'équipe consacre à des tâches liées au travail.

OKR et KPI

Les OKR vous fournissent un cadre clair pour atteindre des objectifs spécifiques, tandis que les KPI vous donnent une idée générale de si vous allez dans la bonne direction.

4. Priorisez votre charge de travail

Si vous risquez d'être submergé par votre charge de travail, c'est une bonne idée de trier vos priorités. Nous entendons par là que vous avez besoin d'un système pour établir des tâches à haute et basse priorité.

Les applications de gestion des tâches et les listes de tâches sont efficaces pour hiérarchiser les tâches, car elles vous permettent d'ajouter des notes, des étiquettes et même de marquer ou de coder par couleur diverses tâches en fonction de leur importance.

Lorsque vous définissez quelles tâches sont hautement prioritaires, vous pouvez manger cette grenouille (une méthode de productivité mise au point par l'auteur Brian Tracy qui a écrit le livre du même nom) et vous occuper des tâches qui vous rongent vraiment.

5. Minimisez les distractions

Les distractions sont à bien des égards l'obstacle le plus important qui se dresse sur votre chemin et sur votre vie la plus productive. En tant que tel, vous devez faire tout ce qui est en votre pouvoir pour les minimiser, afin qu'ils aient moins de pouvoir sur vous.

Tout, des notifications téléphoniques aux réunions de travail non essentielles, peut nuire à votre capacité à accomplir des tâches importantes et, par conséquent, il vaut mieux les éviter ou les traiter.

Les distractions peuvent avoir un impact durable (négatif) sur votre capacité de concentration, car cela peut prendre plusieurs minutes pour se recentrer sur une tâche une fois distrait. Ne donnez pas aux distractions la possibilité d'attirer et de dominer votre attention.

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6. Reposez-vous

Le dernier conseil sur la productivité est de cesser de faire quoi que ce soit. Cela peut sembler contre-intuitif, mais si vous n'obtenez pas le repos dont vous avez besoin, comment pouvez-vous espérer tout donner ?

Prenez des pauses courtes et fréquentes au travail si vous le pouvez, et surtout si vous travaillez à domicile lorsque vous en avez la liberté. Levez-vous, bougez et gardez votre niveau d'énergie élevé. Lorsque la journée touche à sa fin, assurez-vous de passer une bonne nuit de sommeil.

Evitez les écrans au bout d'un certain temps, lisez au lit, et si possible, placez votre téléphone de l'autre côté de la pièce pour ne pas être tenté de faire défiler.

Derniers mots

Être productif, c'est autant être en bonne santé et réduire les distractions extérieures que travailler dur. Assurez-vous de vous reposer, de faire des pauses fréquentes et de minimiser autant que possible les notifications entrantes.

Ensuite, vous pouvez commencer à développer des systèmes, attribuer des niveaux de priorité aux tâches de votre assiette et suivre votre productivité avec des mesures fiables.