5 meilleures applications de flux de travail pour organiser vos projets et vos équipes

Les chefs d'équipe et les managers en 2022 sont plus préoccupés par la productivité des membres de leur équipe qu'autre chose. En particulier, ceux qui opèrent à distance recherchent la bonne combinaison d'outils de workflow pour leurs équipes. Les deux dernières années ont complètement changé notre façon de travailler depuis le début de la pandémie. De plus, de nos jours, des milliers d'applications de flux de travail sont disponibles sur le marché, ce qui peut vous décourager de choisir la bonne combinaison d'outils pour votre équipe.

Nous avons donc dressé une liste des 5 meilleures applications de flux de travail qui vous aideront non seulement à rationaliser les flux de travail, mais également à maximiser la productivité de votre équipe. Que vous gériez une équipe de conception, de développement de produits, de développement de logiciels, de marketing ou de vente, vous pouvez utiliser ces outils pour organiser efficacement vos projets et vos équipes. Jetons un coup d'œil à nos 5 meilleurs choix pour les applications de workflow :

1. SmartTask pour la gestion des tâches et des projets

SmartTask est un logiciel de gestion de tâches gratuit tout-en-un qui permet de rationaliser facilement vos processus et flux de travail. Il offre des capacités de gestion de tâches et de projets avec des fonctionnalités avancées de collaboration d'équipe. Il dispose également de fonctionnalités de suivi du temps, de CRM, d'analyse et de reporting. SmartTask est populaire pour son interface utilisateur épurée et il vous permet de gérer des équipes de toutes tailles. Sa capacité à gérer les tâches avec différentes vues rend la gestion des tâches beaucoup plus facile. Il élimine le besoin d'outils de visioconférence tels que Zoom, car vous pouvez déclencher des visioconférences directement à partir de tâches.

SmartTask s'intègre à Zapier, Integromat et à plus de 1000 autres applications pour automatiser vos workflows. Il propose également des modèles prêts à l'emploi pour les équipes marketing, opérationnelles, comptables, d'ingénierie et RH.

Principales caractéristiques

• Gérez les tâches avec les vues tableau, liste, calendrier et chronologie
• Gérez plusieurs projets à la fois avec la vue Portfolio
• Gérez la pression de travail de l'équipe avec la vue de la charge de travail
• Tâches récurrentes, sous-tâches, dépendances de tâches et rappels
• Jalons du projet, planification automatique des tâches et comparaison de référence
• CRM de vente
• Suivi du temps des employés
• Messagerie instantanée, visioconférence et partage de fichiers
• Graphiques personnalisés, recherche avancée et score de productivité
• S'intègre avec Zapier, Integromat, Pabbly Connect et plus de 1000 autres applications

Tarification

SmartTask propose une version gratuite pour toujours pour un nombre illimité d'utilisateurs, de tâches, de projets et de contacts. Son forfait payant commence à 5 $ par utilisateur/mois lorsque vous payez pour le forfait annuel.

2. Zapier pour l'automatisation

Zapier a apporté un changement majeur dans la façon dont nous travaillons sur les applications Web. Il vous aide à rationaliser vos flux de travail en connectant plus de 4000 applications Web. Avec Zapier, les possibilités sont infinies et les choses que vous pouvez automatiser et faire avec ne sont limitées que par votre réflexion. Il vous aide à automatiser vos tâches répétitives quotidiennes, les mises à jour d'équipe, les publications sociales, les activités de génération dirigée, la sensibilisation des ventes, la saisie de données, les opérations commerciales, et la liste continue.

Vous pouvez créer des flux de travail automatisés en plusieurs étapes où non pas une mais jusqu'à 100 étapes peuvent être ajoutées, pour être précis. De plus, vous pouvez ajouter une logique si/alors à vos flux de travail afin que l'automatisation fonctionne exactement comme vous le souhaitez. Comme je l'ai dit plus tôt, Zapier fonctionne avec plus de 4000 applications. Vous pouvez trouver les outils que vous utilisez déjà pour vous connecter à Zapier et automatiser vos workflows.

Principales caractéristiques

• Connectez plus de 4000 applications pour automatiser les workflows
• Zaps en plusieurs étapes
• Filtres et formateurs
• Connexions via Webhooks
• Chemins logiques personnalisés
• Espace de travail partagé

Tarification

Zapier propose une version gratuite avec des fonctionnalités limitées. Son forfait payant commence à 19,99 $ par mois lorsqu'il est facturé annuellement.

3. Notion de prise de notes et de gestion des connaissances

Si vous souhaitez gérer des projets, partager des documents, créer des notes et collaborer avec les membres de votre équipe en temps réel à partir d'une plateforme, c'est là que Notion entre en scène. Tout dans la notion est sous forme de pages et de blocs. Les blocs sont des éléments de contenu que vous pouvez ajouter à une page, comme un paragraphe, une tâche à faire, une image, un bloc de code, etc. Notion propose plus de 40 types de contenu de bloc. Vous pouvez créer des wikis, des documents et des notes avec ces blocs.

La notion peut également être utilisée pour la gestion de projet. Vous pouvez afficher les bases de données dans les vues tableau, liste, calendrier, tableau kanban, galerie et chronologie. Il vous permet également de collaborer avec d'autres en temps réel, de partager des liens, de télécharger des fichiers sur des pages et d'inviter des utilisateurs invités sur des pages individuelles. Notion vous aide à combiner vos documents, wikis et projets en un seul endroit, ce qui vous aide à organiser votre travail et maximise la productivité.

Principales caractéristiques

• Wikis, documents et notes
• Vues Tableau, Liste, Tableau Kanban, Calendrier, Galerie et Chronologie
• Bases de données avec des types de propriétés riches
• Plus de 40 types de contenu de bloc
• Collaboration en temps réel
• Partage de lien
• Espace de travail collaboratif

Tarification

Notion propose une version gratuite pour un usage personnel tandis que pour les équipes, son plan payant commence à 8 $ par utilisateur/mois lorsqu'il est facturé annuellement.

4. Weje pour la collaboration d'équipe

Weje est une plate-forme de tableau blanc interactif tout-en-un conçue pour organiser les flux de travail. Il vous aide à rassembler toutes vos idées, notes, documents et matériaux en un seul endroit pour avoir une vue d'ensemble. Vous pouvez trier ces idées sur le tableau blanc, trouver des liens entre elles et les organiser comme vous le souhaitez. Vous pouvez également partager des tableaux avec les membres de votre équipe. Weje propose une extension de navigateur qui vous permet de sauvegarder les données de n'importe quelle page Web. Vous pouvez enregistrer du texte, des images, des liens, des vidéos YouTube, des documents Google et même des mises en page Figma sur vos tableaux blancs.

Principales caractéristiques

• Tableau blanc en ligne
• Notes autocollantes en ligne
• Créateur de cartes mentales
• Créateur de Moodboard
• Tableau Kanban
• Réflexion

Tarification

Weje propose une version gratuite pour toujours avec des fonctionnalités limitées tandis que son plan d'affaires commence à 7 $ par utilisateur/mois lorsque vous payez pour le plan annuel.

5. Slack pour la communication

Qui ne connaît pas Slack ? Toutes les organisations, des grandes entreprises aux petites entreprises et des équipes de bureau/hybrides à entièrement distantes, utilisent Slack pour la communication professionnelle. L'utilisation de Slack a explosé surtout après la pandémie lorsque de nombreuses entreprises se sont soudainement tournées vers le travail à distance.

Personne ne veut utiliser des applications de messagerie locales comme WhatsApp pour la communication professionnelle et c'est là que Slack entre. Il vous permet de communiquer avec les membres de votre équipe via la messagerie instantanée. Vous pouvez créer un espace de travail distinct pour votre organisation ou vos projets. Dans cet espace de travail, vous pouvez créer différents canaux de communication pour différents départements. Slack vous permet de créer des caucus et des clips, de créer des flux de travail et de partager des fichiers. Vous pouvez également connecter Slack à plus de 2200 applications Web et rationaliser vos flux de travail.

Principales caractéristiques

• Messagerie instantannée
• Créer des canaux pour les conversations
• Groupes et clips
• Générateur de flux de travail
• Partage de fichiers
• Applications et intégrations

Tarification

Slack propose un forfait gratuit avec des fonctionnalités limitées tandis que son forfait payant commence à 6,67 $ par utilisateur/mois lorsqu'il est facturé annuellement.

Quelles applications de flux de travail devriez-vous choisir ?

C'était donc notre liste des meilleures applications de flux de travail. Si vous recherchez une plate-forme de gestion de tâches et de projets de base avec des fonctionnalités de communication avancées, alors SmartTask est l'outil qu'il vous faut. Vous pouvez également connecter SmartTask à vos autres applications Web à l'aide de Zapier et automatiser vos flux de travail. Si vous recherchez une meilleure plateforme de partage de documents, de prise de notes et de collaboration avec des fonctionnalités de gestion de projet limitées, alors Weje ou Notion sont les meilleurs outils pour vous.

Enfin, Slack est irremplaçable pour la communication professionnelle. Il complète également les autres outils. J'espère que vous trouverez cet article utile pour choisir les bons outils de workflow pour votre équipe.