Bagaimana Melakukan Pertemuan Bisnis yang Efektif; Lakukan dan Jangan

Sebagai manajer menengah, kemungkinan Anda menghabiskan 35% waktu kerja Anda dalam rapat.

Di sisi lain, manajer puncak menginvestasikan 50% waktu mereka untuk menyiapkan dan mengadakan rapat, baik virtual maupun fisik.

Dan ketika Anda mengamatinya dengan cermat, sebagian besar pertemuan ini tidak berjalan sesuai rencana.

Beberapa peserta datang terlambat 15 menit atau lebih…

Kadang-kadang Anda hanya perlu melakukan penundaan sepenuhnya.

Jadi untuk berbicara, jika Anda muak dan lelah seperti itu dan ingin tahu bagaimana melakukan pertemuan bisnis yang efektif; yang harus dan tidak boleh dilakukan , Anda berada di tempat yang tepat.

Mari kita masuk ke dalamnya sehingga Anda bisa;

• Buat strategi rapat yang sukses

• Luangkan lebih sedikit waktu untuk melakukan apa yang dibutuhkan

• Pastikan semua orang muncul

• Hemat waktu untuk hal-hal lain yang paling penting.

Kedengarannya bagus? Mari selami.

7 Hal yang Harus Dilakukan dari Pertemuan Bisnis yang Sukses

• Orang yang tepat untuk pertemuan yang tepat; sebelum membuat putaran dengan panggilan telepon, luruskan satu hal; apakah pertemuan ini benar-benar diperlukan ? Ini harus dijawab dengan jujur. Anda ingin duduk kembali, sampai ke dasar tujuan pertemuan. Sebagian besar waktu, yang perlu dilakukan adalah mengirim potongan email yang dipersonalisasi untuk menyampaikan pesan Anda sekali dan untuk selamanya. Jadi, misalkan mengirim surat atau sistem komunikasi virtual lainnya tidak akan berhasil, maka pertemuan di kehidupan nyata mungkin tidak dapat dihindari. Tetapi sekali lagi, Anda ingin membuat lingkaran Anda tetap kecil. Dan menurut Jeff Bezos, jika pizza tidak cukup untuk memberi makan sejumlah peserta rapat, tidak ada hal hebat yang akan dihasilkan darinya. Aturan praktis yang baik adalah mengundang hanya orang-orang yang telah Anda simpulkan berdasarkan analisis untuk berkontribusi besar pada hasil rapat.

• Ruang pertemuan yang tepat dan waktu yang tepat; pertemuan transatlantik adalah yang paling sulit untuk diatur. Tepat pada saat beberapa peserta bersiap untuk hari itu, yang lain baru saja berangkat. Untuk membuat jadwal yang dibuat sedemikian rupa sehingga setiap peserta muncul, kirimkan catatan untuk mengetahui jam berapa setiap peserta akan tersedia. Perhatikan bahwa berapa banyak waktu yang Anda butuhkan untuk mengakhiri pertemuan harus dipertimbangkan dengan baik. Itu akan memberi Anda tinjauan ke belakang apakah ini pertemuan satu kali atau pertemuan berulang. Selanjutnya, cari cara untuk membuat jadwal yang sesuai. Demikian juga, amankan ruang pertemuan yang sesuai dengan jumlah peserta.

• Mempersiapkan; ini penting, dan maksud saya benar-benar. Harapan, kriteria keberhasilan, agenda, dan dokumen penting semuanya harus didefinisikan. Apakah peserta membawa laptop dan buku catatan untuk mencatat? Apa masalah yang harus dipecahkan dan dasar-dasar apa yang akan dibahas dalam pertemuan itu? Anda ingin meregangkan semua ini untuk memastikan bahwa tingkat komitmen Anda terhadap program ini dibalas untuk menghindari kenyataan pahit. Juga, pastikan bahwa semua peralatan yang dibutuhkan untuk keberhasilan program dipenuhi di muka.

• Konfirmasi, batalkan konflik atau latih; setelah menuliskan rincian program dalam undangan resmi Anda dan mengirimkannya, kirimkan tindak lanjut kepada setiap peserta sehari sebelum hari-H. Ini akan memberi tahu Anda apakah rapat harus dibatalkan atau tidak dilihat dari seberapa banyak umpan balik positif yang Anda dapatkan. Jika positif, Anda ingin membahas seluruh shebang untuk terakhir kalinya. Tidak ada manajemen yang hebat yang memberikan presentasi secara tiba-tiba. Jadi, lanjutkan dan latih slide Anda.

• Tetapkan seorang pemimpin dan dengarkan; sementara Anda mungkin memerlukan seorang pencatat untuk membuat notulen, Anda juga memerlukan seorang pemimpin rapat untuk mengoordinasikan semuanya. Ini memberi Anda platform untuk menginvestasikan fokus dan energi Anda untuk membawa pulang presentasi. Tak perlu dikatakan, lebih banyak mendengarkan daripada berbicara, memperhatikan kepribadian yang berbeda, bersikap sopan, berpakaian profesional, dan tahu di mana harus duduk.

• Waktu tambahan; tetap hadir, bergerak, berbicara dengan percaya diri, mengenal audiens Anda, dan tetap pada topik. Sementara semua hal ini sama seperti batasan waktu berikut, adalah sama pentingnya untuk menyisihkan waktu untuk istirahat. Pikiran Anda, waktu ekstra lain harus ditinggalkan untuk mengambil pertanyaan dan menjawabnya.

• Terima kasih, tindak lanjut catatan dan tindakan; di akhir, berterima kasih kepada semua peserta membuat perbedaan. Juga, bagikan catatan yang mencakup ide, solusi, dan tindakan yang muncul dari presentasi. Ini paling baik dilakukan melalui email dengan permintaan untuk umpan balik disertakan.

5 Larangan dari Pertemuan Bisnis yang Sukses

Inilah yang tidak boleh dilakukan dalam rapat…

• Jangan negatif; inilah bagaimana pertemuan menjadi bencana; menyampaikan kesalahan, bersikap menghakimi, dan defensif. Hal terbaik yang dapat Anda lakukan adalah memastikan bahwa semua umpan balik bersifat konstruktif dengan penguatan positif. Gunakan nada yang menumbuhkan kreativitas dan hindari berbicara negatif bahkan tentang orang yang tidak hadir di lokasi.

• Jangan suka memerintah/ jangan buang waktu; mungkin Anda hanya perlu membaca slide Anda segera sebelum program untuk menghilangkan bulu-bulu halus untuk menghindari membuang-buang waktu untuk hal-hal yang tidak perlu. Dan sementara Anda berusaha semaksimal mungkin untuk mengarahkan rapat, jangan menjadi suka memerintah bahkan ketika sekelompok anggota tampaknya menyimpang tanpa tujuan.

• Jangan menunda-nunda; setelah waktu, lokasi, dan jumlah peserta telah diputuskan, tetaplah pada rencana.

• Jangan terlambat; baik Anda penyelenggara atau peserta, atur jadwal Anda sedemikian rupa sehingga tidak ada yang menghalangi Anda untuk tiba di lokasi rapat tepat waktu. Dan hanya agar Anda sampai di sana terlambat, karena beberapa keadaan yang tidak terduga, permintaan maaf yang besar tidak ada salahnya, bukan?

• Jangan lupa visual; visual adalah cara untuk membangun lingkungan presentasi yang mendorong. Bermain-mainlah dengan cukup banyak sebelum hari-H dan sertakan gambar-gambar di kartu undangan Anda untuk mendorong bahkan peserta yang tidak mau.

Kesimpulan

Menyatukan pertemuan yang sukses mungkin bukan jalan-jalan di taman. Dengan aturan yang tepat selaras dengan strategi yang kokoh, Anda dapat menghindari parit dan membawa pulang presentasi Anda. Saya yakin saya baru saja menunjukkan kepada Anda slide lengkap tentang cara melakukan pertemuan bisnis yang efektif . Jatuhkan pesan Anda di komentar di bawah jika Anda melewatkan sesuatu.