如何進行有效的商務會議； 該做什麼和不該做什麼

作為中層管理人員，您很可能會將 35% 的工作時間花在會議上。

另一方面，高層管理人員將 50% 的時間用於設置和召開虛擬和實體會議。

當你仔細研究它時，這些會議中的大多數都沒有按計劃進行。

一些參與者遲到了 15 分鐘或更長時間……

有時你只需要完全推遲。

可以這麼說，如果您對此感到厭倦並想知道如何進行有效的商務會議； 該做什麼和不該做什麼，你來對地方了。

讓我們進入它，這樣你就可以了；

• 制定成功的會議策略

• 花更少的時間做需要做的事

• 確保每個人都出現

• 為其他最重要的事情節省時間。

聽起來不錯？ 讓我們潛入水中。

成功商務會議的 7 件事

• 合適的人參加合適的會議； 在打電話之前先搞清楚一件事； 真的需要這個會議嗎？ 這應該誠實地回答。 你想坐下來，深入了解會議的目的。 大多數時候，需要做的是發送一些個性化的電子郵件，以便一勞永逸地傳遞您的信息。 因此，假設無法發送郵件或其他虛擬通信系統，那麼現實生活中的會議可能是不可避免的。 但同樣，你想保持你的圈子很小。 根據傑夫·貝佐斯（Jeff Bezos）的說法，如果一個比薩餅不足以養活許多會議參與者，那麼它不會有什麼好結果。 一個好的經驗法則是只邀請您根據分析得出的結論的人為會議的底線做出巨大貢獻。

• 合適的會議室和合適的時間； 跨大西洋會議是最難建立的。 就在這個時候，一些參與者正在為這一天做準備，其他人剛剛出發。 要製定一個讓每個參與者都出現的時間表，請發送一個便條以了解每個參與者的空閒時間。 請注意，還應考慮結束會議所需的時間。 這將使您事後了解這是一次性會議還是定期會議。 繼續這個，想辦法創建一個適合的時間表。 同樣，確保與參與者人數一致的會議空間。

• 準備; 這是必不可少的，我的意思是真的。 期望、成功標準、議程和基本文件都應該被定義。 與會者是否攜帶筆記本電腦和記事本做筆記？ 有哪些問題需要解決，會議將涵蓋哪些基本面？ 您想擴展所有這些以確保您對該計劃的承諾得到回報，以避免嚴酷的現實。 此外，請確保預先為該計劃的成功提供所有需要的設備。

• 確認、取消衝突或排練； 在您的正式邀請中蝕刻程序的詳細信息並將其發送出去後，在 D 日的前一天向每個參與者發送後續通知。 這將讓您知道是否應該取消會議，或者根據您獲得多少積極反饋來判斷。 如果是肯定的，你想最後一次檢查整個 shebang。 沒有偉大的管理層會突然出現一個演示文稿。 所以繼續排練你的幻燈片。

• 指派一名領導並進行傾聽； 雖然您可能需要一個記錄員來做會議記錄，但您還需要一個會議負責人來協調整個事情。 這為您提供了一個平台，可以將您的注意力和精力投入到將演示文稿帶回家中。 不用說，聽多於說，注意不同的性格，有禮貌，穿著專業，知道坐在哪裡。

• 額外的時間; 留在現場，四處走動，自信地交談，了解你的聽眾，並保持話題。 儘管所有這些都與時間限制一樣重要，但留出休息時間同樣重要。 請注意，應該留出額外的時間來回答問題。

• 謝謝，跟進筆記和行動； 最後，感謝所有與會者會有所作為。 此外，分享涵蓋從演示文稿中反彈的想法、解決方案和行動的筆記。 這最好通過包含反饋請求的電子郵件來完成。

5 不成功的商務會議

以下是在會議中不要做的事情……

• 不要消極； 會議是如何變得災難性的； 推卸責任，判斷和防禦。 你能做的最好的事情就是確保所有的反饋都是建設性的，並帶有積極的強化。 使用一種能培養創造力的語氣，避免對不在場的人發表負面評價。

• 不要專橫/不要浪費時間； 也許您只需要在程序開始前立即瀏覽幻燈片即可擺脫絨毛，以避免在不必要的事情上浪費時間。 當你盡可能地為會議安排方向時，即使一群成員似乎在不必要地離題，也不要變得專橫。

• 不要拖延； 一旦時間、地點和參加人數都確定了，就按計劃進行。

• 不要遲到； 無論您是組織者還是與會者，請以一種不會妨礙您及時到達會議地點的方式調整您的日程安排。 就這樣你遲到了，因為一些不可預見的情況，一個大的道歉不會有什麼壞處，對吧？

• 不要忘記視覺效果； 視覺效果是建立令人鼓舞的演示環境的一種方式。 在 D 日之前與他們一起玩，並在邀請卡中包含圖片，以鼓勵不情願的參與者。

結論

將成功的會議放在一起可能不是在公園裡散步。 使用正確的規則與堅實的策略相一致，您可以避免溝渠並將您的演示文稿帶回家。 我相信我剛剛向您展示瞭如何進行有效商務會議的完整幻燈片。 如果您錯過了什麼，請在下面的評論中留言。