วิธีดำเนินการประชุมทางธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ สิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำ

ในฐานะผู้จัดการระดับกลาง มีโอกาสที่คุณจะใช้เวลาทำงาน 35% ในการประชุม

ในทางกลับกัน ผู้จัดการระดับสูงลงทุน 50% ของเวลาในการตั้งค่าและดำเนินการประชุม ทั้งแบบเสมือนจริงและแบบจริง

และเมื่อคุณพิจารณาอย่างถี่ถ้วน การประชุมเหล่านี้ส่วนใหญ่ไม่เป็นไปตามแผนที่วางไว้

ผู้เข้าร่วมบางคนมาสาย 15 นาทีขึ้นไป...

บางครั้งคุณเพียงแค่ต้องเลื่อนออกไปโดยสิ้นเชิง

ถ้าคุณรู้สึกไม่สบายและเบื่อกับสิ่งเหล่านี้ และต้องการทราบ วิธีการจัดการประชุมทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ สิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำ คุณมาถูกที่แล้ว

เข้าไปกันเถอะ

• สร้างกลยุทธ์การประชุมที่ประสบความสำเร็จ

• ใช้เวลาน้อยลงในการทำสิ่งจำเป็น

• ขอให้ทุกคนปรากฏตัว

• ประหยัดเวลาสำหรับสิ่งอื่นที่สำคัญที่สุด

ฟังดูดี? มาดำน้ำกันเถอะ

7 สิ่งที่ควรทำเพื่อการประชุมทางธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ

• คนที่ใช่สำหรับการประชุมที่ถูกต้อง ก่อนโทรไปรอบ ๆ ให้พูดตรง ๆ การประชุมครั้งนี้จำเป็นจริง หรือ ? นี้ควรจะตอบอย่างตรงไปตรงมา คุณต้องการนั่งลง ไปถึงจุดสิ้นสุดของจุดประสงค์ของการประชุม ส่วนใหญ่แล้ว สิ่งที่ต้องทำคือส่งอีเมลส่วนบุคคลเพื่อส่งข้อความของคุณไปในคราวเดียว ดังนั้น สมมติว่าการส่งอีเมลหรือระบบสื่อสารเสมือนอื่นๆ ทำไม่ได้ การประชุมในชีวิตจริงอาจหลีกเลี่ยงไม่ได้ แต่อีกครั้ง คุณต้องการให้วงกลมของคุณเล็ก และตามที่ Jeff Bezos กล่าวไว้ ถ้าพิซซ่าไม่เพียงพอสำหรับเลี้ยงผู้เข้าร่วมประชุมจำนวนมาก ก็จะไม่มีอะไรดีออกมา หลักการที่ดีคือการเชิญเฉพาะคนที่คุณสรุปโดยอิงจากการวิเคราะห์เพื่อมีส่วนร่วมอย่างมากต่อผลกำไรของการประชุม

• ห้องประชุมและเวลาที่เหมาะสม การประชุมข้ามมหาสมุทรแอตแลนติกเป็นการจัดตั้งที่ยากที่สุด ในช่วงเวลานั้นที่ผู้เข้าร่วมบางคนกำลังปัดเศษขึ้นสำหรับวันนั้น คนอื่นๆ ก็เพิ่งจะออกเดินทาง หากต้องการกำหนดตารางเวลาในลักษณะที่ผู้เข้าร่วมทุกคนจะปรากฏขึ้น ให้ส่งบันทึกเพื่อดูว่าผู้เข้าร่วมแต่ละคนจะว่างกี่โมง โปรดทราบว่าควรพิจารณาเวลาที่คุณต้องสรุปการประชุมด้วย ที่จะทำให้คุณเข้าใจถึงปัญหาว่านี่เป็นการประชุมครั้งเดียวหรือเป็นกิจวัตร ดำเนินการนี้ ให้หาวิธีสร้างกำหนดการที่เหมาะสม ในทำนองเดียวกัน รักษาความปลอดภัยพื้นที่ประชุมที่สอดคล้องกับจำนวนผู้เข้าร่วม

• เตรียมตัว; นี่เป็นสิ่งสำคัญและฉันหมายถึงจริงๆ ควรกำหนดความคาดหวัง เกณฑ์ความสำเร็จ วาระการประชุม และเอกสารสำคัญทั้งหมด ผู้เข้าร่วมต้องนำแล็ปท็อปและแผ่นจดบันทึกเพื่อจดบันทึกหรือไม่? ปัญหาที่ต้องแก้ไขคืออะไร และการประชุมจะครอบคลุมพื้นฐานอะไรบ้าง? คุณต้องการยืดเวลาทั้งหมดนี้ออกเพื่อให้แน่ใจว่าระดับความมุ่งมั่นของคุณที่มีต่อโปรแกรมได้รับการตอบแทนเพื่อหลีกเลี่ยงความเป็นจริงที่รุนแรง นอกจากนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอุปกรณ์ที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับความสำเร็จของโปรแกรมได้รับการจัดเตรียมไว้ล่วงหน้า

• ยืนยัน ยกเลิกข้อขัดแย้ง หรือซ้อม; หลังจากแกะสลักรายละเอียดของโปรแกรมในคำเชิญอย่างเป็นทางการของคุณและส่งออกไปแล้ว ให้ส่งการติดตามผลไปยังผู้เข้าร่วมแต่ละคนในวันก่อนวันดีเดย์ การดำเนินการนี้จะแจ้งให้คุณทราบว่าควรยกเลิกการประชุมหรือไม่โดยพิจารณาจากผลตอบรับเชิงบวกที่คุณได้รับ ถ้าคิดในแง่ดี คุณต้องการจะดูชีบังทั้งหมดเป็นครั้งสุดท้าย ไม่มีการจัดการที่ดีที่จะนำเสนองานออกมาอย่างไร้ความหมาย ดังนั้น ไปซ้อมสไลด์ของคุณได้เลย

• มอบหมายผู้นำและรับฟัง ในขณะที่คุณอาจต้องการผู้จดบันทึกเพื่อทำรายงาน แต่คุณต้องมีหัวหน้าการประชุมเพื่อประสานงานทั้งหมด ซึ่งจะทำให้คุณมีแพลตฟอร์มในการลงทุนโฟกัสและพลังงานของคุณในการนำงานนำเสนอกลับบ้าน ไม่จำเป็นต้องพูด ฟังมากกว่าพูด คำนึงถึงบุคลิกที่แตกต่างกัน สุภาพ แต่งตัวอย่างมืออาชีพ และรู้ว่าควรนั่งตรงไหน

• เวลาพิเศษ; อยู่ในปัจจุบัน ย้ายไปรอบๆ พูดคุยอย่างมั่นใจ รู้จักผู้ฟังของคุณ และอยู่ในหัวข้อ แม้ว่าเรื่องเหล่านี้ทั้งหมดจะเป็นไปตามข้อจำกัดด้านเวลา แต่การเว้นเวลาพักก็มีความสำคัญเท่าเทียมกัน โปรดทราบว่าควรเว้นช่วงเวลาพิเศษไว้สำหรับการถามคำถามและตอบคำถาม

• ขอขอบคุณ การติดตามบันทึกและการดำเนินการ ในตอนท้ายขอขอบคุณผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนทำให้เกิดความแตกต่าง นอกจากนี้ แบ่งปันบันทึกที่ครอบคลุมแนวคิด แนวทางแก้ไข และการกระทำที่สะท้อนออกมาจากการนำเสนอ วิธีนี้ทำได้ดีที่สุดทางอีเมลพร้อมขอความคิดเห็นรวมอยู่ด้วย

5 Dont's Of A Successful Business Meeting

นี่คือ สิ่งที่ไม่ควรทำในการประชุม...

• อย่าคิดลบ นี่คือวิธีที่การประชุมกลายเป็นหายนะ โยนความผิด ตัดสิน และตั้งรับ สิ่งที่ดีที่สุดที่คุณสามารถทำได้คือตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อเสนอแนะทั้งหมดนั้นสร้างสรรค์และมีการเสริมแรงในเชิงบวก ใช้น้ำเสียงที่ส่งเสริมความคิดสร้างสรรค์และหลีกเลี่ยงการพูดในแง่ลบเกี่ยวกับบุคคลที่ไม่ได้อยู่ในสถานที่

• อย่าเจ้ากี้เจ้าการ/อย่าเสียเวลา บางทีคุณเพียงแค่ต้องผ่านสไลด์ของคุณทันทีก่อนโปรแกรมเพื่อกำจัดปุยเพื่อหลีกเลี่ยงการเสียเวลากับสิ่งที่ไม่จำเป็น และในขณะที่คุณพยายามทำให้การประชุมเป็นไปตามแนวทางมากที่สุด อย่าเจ้ากี้เจ้าการแม้ในขณะที่กลุ่มสมาชิกดูเหมือนจะพูดนอกเรื่องโดยไม่จำเป็น

• อย่าผัดวันประกันพรุ่ง เมื่อมีการตัดสินใจเวลา สถานที่ และจำนวนผู้เข้าร่วมแล้ว ให้ยึดตามแผน

• อย่ารอช้า ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้จัดหรือผู้เข้าร่วมประชุม สับเปลี่ยนตารางเวลาของคุณในลักษณะที่ไม่มีอะไรขวางทางคุณไปยังสถานที่ประชุมได้ทันท่วงที และเพียงเพื่อให้คุณไปถึงที่นั่นสาย เนื่องจากพฤติการณ์ที่ไม่คาดฝัน การขอโทษครั้งใหญ่จะไม่ทำร้ายใช่ไหม

• อย่าลืมภาพ; ภาพเป็นวิธีการสร้างสภาพแวดล้อมการนำเสนอที่ให้กำลังใจ เล่นกับพวกมันให้เพียงพอก่อนถึงวันดีเดย์ และรวมรูปภาพไว้ในการ์ดเชิญของคุณเพื่อให้กำลังใจแม้แต่ผู้เข้าร่วมที่ไม่เต็มใจ

บทสรุป

การประชุมที่ประสบความสำเร็จร่วมกันอาจไม่ใช่การเดินในสวนสาธารณะ ด้วยกฎเกณฑ์ที่ถูกต้องซึ่งสอดคล้องกับกลยุทธ์ที่มั่นคง คุณสามารถหลีกเลี่ยงช่องว่างและขับเคลื่อนการนำเสนอของคุณกลับบ้านได้ ฉันเชื่อว่าฉันเพิ่งแสดงให้คุณเห็นแบบเต็มสไลด์เกี่ยวกับ วิธีการจัดการประชุมทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ วางข้อความของคุณในความคิดเห็นด้านล่างหากคุณพลาดอะไรไป