Come condurre una riunione d'affari efficace; Cosa fare e cosa non fare

In qualità di middle manager, è probabile che trascorri il 35% del tuo tempo di lavoro nelle riunioni.

D'altra parte, i top manager investono il 50% del loro tempo nella creazione e nella conduzione di riunioni, sia virtuali che fisiche.

E se ci dai un'occhiata da vicino, la maggior parte di questi incontri non va come previsto.

Alcuni partecipanti si presentano con 15 o più minuti di ritardo...

A volte devi solo fare un rinvio completo.

Per così dire, se sei stufo e stanco di questo e vuoi sapere come condurre una riunione di lavoro efficace; cosa fare e non fare , sei nel posto giusto.

Entriamoci così puoi;

• Crea una strategia di incontro di successo

• Dedica meno tempo a fare ciò che è necessario

• Assicurati che tutti si presentino

• Risparmia tempo per altre cose che contano di più.

Suona benissimo? Immergiamoci.

7 cose da fare per una riunione di lavoro di successo

• Le persone giuste per l'incontro giusto; prima di fare il giro delle telefonate chiarisci subito una cosa; è davvero necessario questo incontro ? Questo dovrebbe essere risposto onestamente. Vuoi sederti, arrivare fino in fondo allo scopo della riunione. Il più delle volte, ciò che è necessario fare è inviare messaggi di posta elettronica personalizzati per trasmettere il tuo messaggio una volta per tutte. Quindi, supponiamo che l'invio di posta o altri sistemi di comunicazione virtuale non vada bene, allora un incontro nella vita reale potrebbe essere inevitabile. Ma ancora una volta, vuoi mantenere la tua cerchia piccola. E proprio secondo Jeff Bezos, se una pizza non è abbastanza per sfamare un certo numero di partecipanti alla riunione, non ne verrà fuori nulla di eccezionale. Una buona regola pratica è invitare solo le persone che hai concluso sulla base dell'analisi a contribuire enormemente ai profitti della riunione.

• La giusta sala riunioni e il momento giusto; le riunioni transatlantiche sono le più difficili da organizzare. Proprio in quel momento in cui alcuni partecipanti stanno finendo per la giornata, altri stanno appena partendo. Per elaborare un programma modellato in modo che ogni partecipante si presenti, invia una nota per scoprire a che ora ogni partecipante sarebbe disponibile. Nota che anche il tempo necessario per concludere la riunione dovrebbe essere considerato. Questo ti darà il senno di poi se si tratta di un incontro unico o ricorrente. Procedendo in questo modo, trova un modo per creare un programma che si adatti. Allo stesso modo, proteggi uno spazio per riunioni in linea con il numero di partecipanti.

• Preparare; questo è essenziale, e intendo davvero. Dovrebbero essere definiti aspettative, criteri di successo, ordini del giorno e documenti essenziali. I partecipanti devono portare i loro laptop e taccuini per prendere appunti? Quali sono i problemi da risolvere e quali fondamenti tratterà l'incontro? Vuoi allungare tutto questo per assicurarti che il tuo livello di impegno nei confronti del programma sia ricambiato per evitare una dura realtà. Inoltre, assicurati che tutte le attrezzature necessarie per il successo del programma siano soddisfatte in anticipo.

• Confermare, annullare il conflitto o provare; dopo aver inciso i dettagli del programma nel tuo invito ufficiale e averli inviati, invia un follow-up a ciascun partecipante il giorno prima del D-day. Questo ti farà sapere se la riunione deve essere annullata o meno, a giudicare da quanto feedback positivo ricevi. Se positivo, vuoi ripassare l'intera faccenda per l'ultima volta. Nessuna grande gestione rappresenta una presentazione di punto in bianco. Quindi vai avanti e prova le tue diapositive.

• Assegna un leader e fai l'ascolto; mentre potresti aver bisogno di un annotatore per redigere i verbali, hai anche bisogno di un leader della riunione per coordinare l'intera faccenda. Questo ti dà la piattaforma per investire la tua attenzione e la tua energia nel portare a casa la presentazione. Inutile dire che ascolta più di quanto parli, sii consapevole delle diverse personalità, sii educato, vestiti in modo professionale e sai dove sederti.

• Tempo extra; rimani presente, muoviti, parla con sicurezza, conosci il tuo pubblico e rimani in tema. Sebbene tutte queste questioni siano esattamente come seguire un vincolo di tempo, è ugualmente essenziale lasciare il tempo per le pause. Intendiamoci, un altro tempo extra dovrebbe essere lasciato libero per rispondere alle domande.

• Grazie, follow-up su note e azioni; in conclusione, ringraziare tutti i partecipanti fa la differenza. Inoltre, condividi le note che riguardano le idee, le soluzioni e le azioni che rimbalzano sulla presentazione. È meglio farlo via e-mail con una richiesta di feedback inclusa.

5 cose da non fare per una riunione di lavoro di successo

Ecco cosa non fare in una riunione...

• Non essere negativo; ecco come un incontro diventa catastrofico; passare le colpe, essere giudicanti e sulla difensiva. La cosa migliore che puoi fare è assicurarti che tutti i feedback siano costruttivi con un rinforzo positivo. Usa un tono che promuova la creatività ed evita di parlare negativamente anche di una persona che non è presente sul posto.

• Non essere prepotente/non perdere tempo; forse devi solo sfogliare le tue diapositive subito prima del programma per sbarazzarti delle lanugine ed evitare di perdere tempo in cose inutili. E mentre cerchi il più possibile di dare una direzione alla riunione, non essere prepotente anche quando un gruppo di membri sembra divagare inutilmente.

• Non procrastinare; una volta che l'ora, il luogo e il numero di partecipanti sono stati decisi, attenersi ai piani.

• Non essere in ritardo; indipendentemente dal fatto che tu sia l'organizzatore o un partecipante, mescola il tuo programma in modo che nulla ostacoli il tuo arrivo al luogo della riunione in tempo. E solo così arrivi tardi, a causa di qualche circostanza imprevista, una grossa scusa non farebbe male, giusto?

• Non dimenticare le immagini; le immagini sono un modo per creare un ambiente di presentazione incoraggiante. Gioca con un numero sufficiente di loro prima del D-day e includi le immagini nel tuo biglietto d'invito per incoraggiare anche i partecipanti riluttanti.

Conclusione

Mettere insieme un incontro di successo potrebbe non essere una passeggiata. Con le giuste regole allineate a una strategia solida, puoi evitare i fossati e portare a casa la tua presentazione. Credo di averti appena mostrato la diapositiva completa su come condurre una riunione di lavoro efficace . Lascia i tuoi messaggi nei commenti qui sotto se ti perdi qualcosa.