如何进行有效的商务会议； 该做什么和不该做什么

作为中层管理人员，您很可能会将 35% 的工作时间花在会议上。

另一方面，高层管理人员将 50% 的时间用于设置和召开虚拟和实体会议。

当你仔细研究它时，这些会议中的大多数都没有按计划进行。

一些参与者迟到了 15 分钟或更长时间……

有时你只需要完全推迟。

可以这么说，如果您对此感到厌倦并想知道如何进行有效的商务会议； 该做什么和不该做什么，你来对地方了。

让我们进入它，这样你就可以了；

• 制定成功的会议策略

• 花更少的时间做需要做的事

• 确保每个人都出现

• 为其他最重要的事情节省时间。

听起来不错？ 让我们潜入水中。

成功商务会议的 7 件事

• 合适的人参加合适的会议； 在打电话之前先搞清楚一件事； 真的需要这个会议吗？ 这应该诚实地回答。 你想坐下来，深入了解会议的目的。 大多数时候，需要做的是发送一些个性化的电子邮件，以便一劳永逸地传递您的信息。 因此，假设无法发送邮件或其他虚拟通信系统，那么现实生活中的会议可能是不可避免的。 但同样，你想保持你的圈子很小。 根据杰夫·贝佐斯（Jeff Bezos）的说法，如果一个比萨饼不足以养活许多会议参与者，那么它不会有什么好结果。 一个好的经验法则是只邀请您根据分析得出的结论的人为会议的底线做出巨大贡献。

• 合适的会议室和合适的时间； 跨大西洋会议是最难建立的。 就在这个时候，一些参与者正在为这一天做准备，其他人刚刚出发。 要制定一个让每个参与者都出现的时间表，请发送一个便条以了解每个参与者的空闲时间。 请注意，还应考虑结束会议所需的时间。 这将使您事后了解这是一次性会议还是定期会议。 继续这个，想办法创建一个适合的时间表。 同样，确保与参与者人数一致的会议空间。

• 准备; 这是必不可少的，我的意思是真的。 期望、成功标准、议程和基本文件都应该被定义。 与会者是否携带笔记本电脑和记事本做笔记？ 有哪些问题需要解决，会议将涵盖哪些基本面？ 您想扩展所有这些以确保您对该计划的承诺得到回报，以避免严酷的现实。 此外，请确保预先为该计划的成功提供所有需要的设备。

• 确认、取消冲突或排练； 在您的正式邀请中蚀刻程序的详细信息并将其发送出去后，在 D 日的前一天向每个参与者发送后续通知。 这将让您知道是否应该取消会议，或者根据您获得多少积极反馈来判断。 如果是肯定的，你想最后一次检查整个 shebang。 没有伟大的管理层会突然出现一个演示文稿。 所以继续排练你的幻灯片。

• 指派一名领导并进行倾听； 虽然您可能需要一个记录员来做会议记录，但您还需要一个会议负责人来协调整个事情。 这为您提供了一个平台，可以将您的注意力和精力投入到将演示文稿带回家中。 不用说，听多于说，注意不同的性格，有礼貌，穿着专业，知道坐在哪里。

• 额外的时间; 留在现场，四处走动，自信地交谈，了解你的听众，并保持话题。 尽管所有这些都与时间限制一样重要，但留出休息时间同样重要。 请注意，应该留出额外的时间来回答问题。

• 谢谢，跟进笔记和行动； 最后，感谢所有与会者会有所作为。 此外，分享涵盖从演示文稿中反弹的想法、解决方案和行动的笔记。 这最好通过包含反馈请求的电子邮件来完成。

5 不成功的商务会议

以下是在会议中不要做的事情……

• 不要消极； 会议是如何变得灾难性的； 推卸责任，判断和防御。 你能做的最好的事情就是确保所有的反馈都是建设性的，并带有积极的强化。 使用一种能培养创造力的语气，避免对不在场的人发表负面评价。

• 不要专横/不要浪费时间； 也许您只需要在程序开始前立即浏览幻灯片即可摆脱绒毛，以避免在不必要的事情上浪费时间。 当你尽可能地为会议安排方向时，即使一群成员似乎在不必要地离题，也不要变得专横。

• 不要拖延； 一旦时间、地点和参加人数都确定了，就按计划进行。

• 不要迟到； 无论您是组织者还是与会者，请以一种不会妨碍您及时到达会议地点的方式调整您的日程安排。 就这样你迟到了，因为一些不可预见的情况，一个大的道歉不会有什么坏处，对吧？

• 不要忘记视觉效果； 视觉效果是建立令人鼓舞的演示环境的一种方式。 在 D 日之前与他们一起玩，并在邀请卡中包含图片，以鼓励不情愿的参与者。

结论

将成功的会议放在一起可能不是在公园里散步。 使用正确的规则与坚实的策略相一致，您可以避免沟渠并将您的演示文稿带回家。 我相信我刚刚向您展示了如何进行有效商务会议的完整幻灯片。 如果您错过了什么，请在下面的评论中留言。