효과적인 비즈니스 회의를 진행하는 방법 해야 할 것과 하지 말아야 할 것

중간 관리자는 업무 시간의 35%를 회의에 할애합니다.

반면에 최고 관리자는 가상 및 물리적 회의를 설정하고 수행하는 데 시간의 50%를 투자합니다.

그리고 자세히 들여다보면 대부분의 회의가 계획대로 진행되지 않습니다.

일부 참가자는 15분 이상 늦게 등장…

완전히 연기해야 ​​하는 경우도 있습니다.

말하자면, 당신이 그런 것에 지치고 효과적인 비즈니스 회의를 진행하는 방법을 알고 싶다면; 해야 할 일과 하지 말아야 할 일 , 당신은 올바른 위치에 있습니다.

당신이 할 수 있도록 그것에 들어가자.

• 성공적인 회의 전략 수립

• 필요한 일을 하는 데 더 적은 시간을 할애하십시오.

• 모든 사람이 표시되는지 확인

• 가장 중요한 다른 일을 위해 시간을 절약하십시오.

잘 들리나요? 뛰어들어봅시다.

성공적인 비즈니스 미팅의 7가지

• 적절한 회의에 적합한 사람 전화를 걸기 전에 한 가지를 바로잡으세요. 이 회의가 정말 필요한 가요? 이것은 정직하게 대답해야 합니다. 앉아서 회의의 목적을 파악하고 싶습니다. 대부분의 경우 필요한 것은 개인화된 이메일을 보내 메시지를 한 번에 전달하는 것입니다. 따라서 메일을 보내거나 다른 가상 통신 시스템이 작동하지 않는다고 가정하면 실제 회의가 불가피할 수 있습니다. 그러나 다시, 당신은 당신의 원을 작게 유지하기를 원합니다. 그리고 Jeff Bezos에 따르면 피자가 많은 회의 참석자를 먹여 살리기에 충분하지 않다면 큰 효과가 없을 것입니다. 좋은 경험 법칙은 분석을 기반으로 결론을 내린 사람들만 초대하여 회의 수익에 크게 기여하는 것입니다.

• 적절한 회의실과 적절한 시간 대서양 횡단 회의는 설정하기가 가장 어렵습니다. 일부 참가자가 하루를 마무리하는 바로 그 시간에 다른 참가자가 출발합니다. 모든 참가자가 나타나는 방식으로 일정을 작성하려면 메모를 보내 각 참가자가 가능한 시간을 확인하십시오. 회의를 마치는 데 필요한 시간도 고려해야 합니다. 그러면 이것이 일회성 회의인지 반복 회의인지에 대한 사후 판단을 제공합니다. 이를 진행하면서 맞는 일정을 만드는 방법을 생각해 보세요. 마찬가지로 참가자 수에 맞는 회의 공간을 확보하십시오.

• 준비하다; 이것은 필수적이며 정말로 의미합니다. 기대치, 성공 기준, 의제 및 필수 문서를 모두 정의해야 합니다. 참석자가 노트북과 메모장을 가져와 메모를 해야 합니까? 해결해야 할 문제는 무엇이며 회의에서 다룰 기본 사항은 무엇입니까? 가혹한 현실을 피하기 위해 프로그램에 대한 헌신 수준이 보답받을 수 있도록 이 모든 것을 확장하려고 합니다. 또한 프로그램의 성공을 위해 필요한 모든 장비가 미리 준비되어 있는지 확인하십시오.

• 충돌 확인, 취소 또는 리허설 공식 초청장에 프로그램의 세부 사항을 에칭하여 발송한 후 D-day 전날 각 참가자에게 후속 조치를 보내십시오. 이렇게 하면 얼마나 긍정적인 피드백을 받았는지에 따라 회의를 취소해야 하는지 여부를 알 수 있습니다. 긍정적인 경우 마지막으로 전체 shebang을 살펴보고 싶습니다. 멋진 경영진은 갑자기 프레젠테이션을 할 수 없습니다. 그러니 슬라이드를 연습하세요.

• 리더를 지정하고 경청하십시오. 회의록을 작성하려면 메모를 작성하는 사람이 필요할 수 있지만 전체를 조정하려면 회의 리더도 필요합니다. 이는 프레젠테이션을 집으로 가져오는 데 집중할 수 있는 플랫폼을 제공합니다. 말할 필요도 없이, 말하는 것보다 더 많이 듣고, 다양한 성격을 염두에 두고, 예의 바르고, 전문적인 복장을 하고, 어디에 앉을지 알아야 합니다.

• 추가 시간; 현재 상태를 유지하고, 돌아다니고, 자신 있게 말하고, 청중을 알고, 주제를 유지하십시오. 이 모든 것이 시간 제약을 따르는 것처럼 중요하지만 휴식 시간을 빼는 것도 똑같이 중요합니다. 질문을 받고 답변을 하는 데 추가 시간이 필요합니다.

• 감사합니다. 메모와 조치에 대한 후속 조치입니다. 결론적으로 모든 참석자에게 감사를 표하는 것이 차이를 만듭니다. 또한 프레젠테이션에서 튀어나온 아이디어, 솔루션 및 작업을 포함하는 메모를 공유하십시오. 피드백 요청이 포함된 이메일을 통해 이 작업을 수행하는 것이 가장 좋습니다.

성공적인 비즈니스 회의에서 하지 말아야 할 5가지

회의에서 하지 말아야 할 행동은 다음과 같습니다.

• 부정적인 생각을 하지 마십시오. 회의가 어떻게 재앙이 되는지 보여줍니다. 비난하기, 판단하기, 방어하기. 당신이 할 수 있는 최선의 방법은 모든 피드백이 긍정적인 강화와 함께 건설적인지 확인하는 것입니다. 창의성을 키우는 어조를 사용하고 그 자리에 없는 사람에 대해서도 부정적인 말을 하지 마십시오.

• 무리하지 마세요/ 시간낭비하지 마세요; 불필요한 일에 시간을 낭비하지 않기 위해 보풀을 제거하기 위해 프로그램 직전에 슬라이드를 살펴봐야 할 수도 있습니다. 그리고 가능한 한 회의의 방향을 잡기 위해 노력하지만, 한 무리의 구성원이 불필요하게 엉뚱한 생각을 하는 것처럼 보일 때에도 야단치지 마십시오.

• 미루지 마세요. 시간, 장소, 참석자 수가 모두 결정되면 계획을 고수하십시오.

• 늦지 마세요. 당신이 주최자이든 참석자이든 관계없이 회의 장소에 제시간에 도착하는 데 방해가 되지 않는 방식으로 일정을 섞으십시오. 그리고 늦게 도착하기 때문에 예상치 못한 상황이 발생하더라도 큰 사과는 나쁘지 않겠죠?

• 영상을 잊지 마세요. 시각 자료는 고무적인 프레젠테이션 환경을 구축하는 방법입니다. D-day 전에 충분히 가지고 놀고 원하지 않는 참가자에게도 격려가 되도록 초대 카드에 사진을 포함하십시오.

결론

성공적인 회의를 함께 구성하는 것은 공원에서 산책하지 않을 수 있습니다. 견고한 전략과 일치하는 올바른 규칙을 사용하면 도랑을 피하고 프레젠테이션을 집으로 가져올 수 있습니다. 효과적인 비즈니스 회의를 진행하는 방법에 대한 전체 슬라이드를 방금 보여드린 것 같습니다. 놓치는 부분이 있으면 아래 댓글에 메시지를 남겨주세요.