Vendor sourcing: 7 consigli per implementarlo efficacemente nel 2023

L'approvvigionamento dei fornitori implica la ricerca , la valutazione e la selezione dei migliori fornitori per i tuoi beni e servizi. Tuttavia, è un processo complesso che richiede un'attenta pianificazione ed esecuzione. A sua volta, questo ti aiuterà a trovare i fornitori adatti a soddisfare le tue esigenze specifiche, come fascia di prezzo , aspettative di qualità , affidabilità , servizio clienti e programma di consegna .

Diamo un'occhiata a questo esempio di approvvigionamento dei fornitori:

Un'azienda ha bisogno di acquistare forniture per ufficio. Conducono fornitori di approvvigionamento valutando più fornitori, confrontando i prezzi e la qualità del prodotto e negoziando l'affare migliore. Alla fine selezionano un fornitore in grado di fornire costantemente articoli per ufficio di alta qualità a un costo ragionevole.

Qual è la strategia di approvvigionamento?

L'approvvigionamento strategico o la strategia di approvvigionamento è un metodo di approvvigionamento completo che si concentra sul valore complessivo ottenuto da una relazione con un fornitore invece di considerare esclusivamente il costo dei loro prodotti o servizi. Come aspetto importante della gestione della supply chain, pone l'accento su soluzioni su misura e solide partnership con i fornitori. Questo è spesso visto come un ciclo continuo che comprende l'analisi della spesa, la valutazione dei fornitori e il coinvolgimento continuo.

Approvvigionamento vs approvvigionamento

L'approvvigionamento e l'approvvigionamento sono spesso utilizzati nel contesto della gestione della catena di approvvigionamento al dettaglio. Tuttavia, non sono intercambiabili. Si riferiscono a diversi aspetti del processo.

Comprendere la distinzione tra di loro è fondamentale per creare sistemi efficienti ed efficaci per ciascuno. Iniziamo definendo i termini:
L'approvvigionamento è il processo di ricerca e valutazione di diversi fornitori per determinare la soluzione migliore per le esigenze dell'azienda in termini di qualità, prezzo, consegna e altri fattori.

Mira a trovare i fornitori più affidabili ed economici in grado di soddisfare i requisiti e le aspettative dell'azienda.

L'approvvigionamento, d'altra parte, si riferisce al processo di acquisto di beni e servizi che sono stati acquistati. Ciò comporta varie attività, come la pianificazione degli acquisti, l'invio di ordini, il monitoraggio della consegna, il pagamento degli ordini, la gestione della gestione dell'inventario, la negoziazione delle condizioni con i fornitori e l'acquisto dei prodotti, tra le altre cose.

L'obiettivo dell'approvvigionamento è garantire che l'azienda riceva i prodotti e i servizi giusti al momento giusto, nella quantità giusta e al prezzo giusto.

In breve, l'approvvigionamento si concentra sulla ricerca dei migliori fornitori, mentre l'approvvigionamento si concentra sull'acquisto di beni e servizi acquistati.

Selezionare i fornitori non significa solo trovare i beni e i servizi più economici. Invece, dovresti concentrarti sulla costruzione di un buon rapporto con i tuoi fornitori. A seconda di ciò che stai cercando, potresti lavorare con grossisti, produttori o distributori.

Questi termini possono creare confusione e sovrapporsi, anche se li esprimeremo nel modo più comprensibile. Quindi, diamo un'occhiata!

Esternalizzazione

L'outsourcing è quando un'organizzazione trasferisce alcune delle proprie funzioni di supply chain e procurement a terzi. Ciò aiuta molte aziende a trarre vantaggio dalla conoscenza e dall'esperienza del mercato di terzi, nonché a ridurre i costi. Inoltre, le aziende in genere esternalizzano materiali, attività e manodopera che viene definita approvvigionamento indiretto.

Insourcing

Questo termine si riferisce a un'azienda che utilizza i propri dipendenti e le proprie risorse per gestire le funzioni di approvvigionamento e catena di fornitura senza assumere una terza parte esterna. Con l'insourcing, l'azienda fa affidamento sulla propria forza lavoro per soddisfare le esigenze quotidiane della supply chain.

Quasi approvvigionamento

Il near-sourcing o il vendor sourcing locale è una strategia di approvvigionamento che prevede l'ubicazione delle operazioni vicino al mercato di destinazione o al luogo in cui verranno venduti i prodotti finali. Ciò significa che tutto, dall'approvvigionamento alla produzione e alla fornitura, avviene in un unico posto.

Con il near-sourcing, le aziende possono operare solo all'interno di uno spazio limitato della catena di fornitura poiché si trovano in una posizione geografica.

Tuttavia, questa strategia può far risparmiare alle organizzazioni un sacco di soldi sui costi di trasporto e, se l'azienda investe in terreni vuoti, può anche risparmiare sui costi di magazzino.

Approvvigionamento di fornitori globali

L'approvvigionamento globale comporta l'acquisto di beni e servizi da fornitori situati in diversi paesi o regioni. Questo tipo di approvvigionamento offre un accesso più ampio a una gamma di prodotti e servizi, nonché la possibilità di trovare i prezzi e la qualità migliori.

Inoltre, l'approvvigionamento globale può aiutare un'azienda a ottenere economie di scala, una maggiore capacità produttiva, ridurre i costi e mitigare i rischi associati all'affidamento a un unico fornitore o mercato.

Tuttavia, l'approvvigionamento di fornitori globali presenta anche sfide, come differenze linguistiche e culturali, tempi di consegna più lunghi, tariffe e tasse locali aggiuntive e costi di trasporto più elevati.

Ci sono numerosi vantaggi che le aziende di vendita al dettaglio possono trarre da un efficace processo di approvvigionamento dei fornitori. Questi vantaggi includono, ma non sono limitati a:

Risparmi

La capacità di ottenere risparmi sui costi attraverso l'approvvigionamento strategico è senza dubbio il più grande vantaggio di questo processo. Un recente sondaggio condotto da Deloitte ha rivelato che la riduzione dei costi è la massima priorità per il 74% dei Chief Procurement Officer (CPO).

Riducendo il costo di beni e servizi, un'azienda può aumentare i propri margini e migliorare la propria performance finanziaria. Ciò può avere un effetto a catena positivo in tutta l'organizzazione, portando ad un aumento degli investimenti in nuovi progetti, del morale dei dipendenti e della soddisfazione del cliente.

Rischio ridotto

L'approvvigionamento strategico si concentra non solo sulla ricerca del fornitore giusto, ma anche sull'evitare una partnership problematica. Il sondaggio di Deloitte mostra anche che il 75% dei CPO vede una migliore condivisione delle informazioni sui fornitori come strategia di gestione del rischio principale e la collaborazione è un aspetto chiave del sourcing strategico.

Pertanto, l'approvvigionamento strategico dei fornitori si basa sull'idea di una relazione piuttosto che su un semplice approccio transazionale con un fornitore. Questo approccio porta a una partnership più forte e più affidabile caratterizzata da affidabilità, responsabilità e comunicazione aperta tra entrambe le parti.

Questa relazione ti aiuterà a garantire una fornitura costante di beni e servizi di alta qualità e ridurre al minimo il rischio di perdere clienti a causa della carenza di scorte durante l'alta stagione come le vacanze.

Maggiore sostenibilità

Considerando fattori di sostenibilità come l'impatto ambientale e le pratiche lavorative, un'azienda può garantire che i fornitori si allineino ai propri valori e contribuiscano a una catena di fornitura più sostenibile.

Consistenza migliorata

Quando un fornitore e un acquirente lavorano insieme in una partnership reciprocamente vantaggiosa, possono risolvere rapidamente eventuali problemi con prodotti difettosi o la catena di fornitura. Questo aiuta a mantenere l'integrità della catena di approvvigionamento e previene eventuali ritardi operativi.

Rapporti con i fornitori più forti

Un efficace processo di approvvigionamento dei fornitori aiuta a costruire relazioni solide e reciprocamente vantaggiose con i fornitori. Lavorando a stretto contatto con i fornitori, un'azienda può garantire che i propri fornitori comprendano le loro esigenze e possano fornire i migliori prodotti e servizi.

Il processo di approvvigionamento dei fornitori prevede in genere diversi passaggi importanti, tra cui:

Passaggio 1: valutare le esigenze e i requisiti

Prima di cercare i fornitori, i marchi dovrebbero valutare le esigenze di ciascun reparto conducendo un esame delle risorse attuali.
Ciò include la determinazione dei costi correnti nonché eventuali spese aggiuntive che saranno sostenute per ottenere gli elementi necessari.

Passaggio 2 — Accedi al mercato

Un'approfondita valutazione del mercato è essenziale per assicurarti di prendere decisioni informate in merito al tuo sourcing strategico. Ciò comporta la ricerca e l'analisi delle tendenze del mercato, l'intelligenza competitiva, i principali fornitori e le migliori pratiche del settore.

Passaggio 3: creare linee guida per l'approvvigionamento

Per ottenere il meglio dal tuo pool di fornitori riducendo al minimo rischi e costi, è importante determinare il metodo e la posizione per l'approvvigionamento.
Inizia definendo i tuoi obiettivi aziendali e impostando i requisiti minimi per i fornitori. Quindi, puoi creare una serie di criteri di selezione in base ai fornitori che soddisfano le tue esigenze, capacità e risorse. Questo ti aiuterà a scegliere i fornitori giusti per la tua attività.

Passaggio 4: selezionare il processo di approvvigionamento

Il passaggio successivo consiste nella selezione del metodo appropriato per la sollecitazione delle offerte. Un approccio comune utilizzato da molte aziende è l'emissione di una richiesta di proposta (RFP).

La RFP è un documento redatto dal team di approvvigionamento che cerca proposte attraverso un processo di offerta. Descrive le specifiche, i requisiti, i prezzi, i termini legali e finanziari e i criteri di valutazione per il prodotto o servizio desiderato.

Passaggio 5: negoziare

Dopo aver ricevuto risposte da più fornitori alla tua RFP, è il momento di restringere l'elenco dei potenziali fornitori. È necessario esaminare le informazioni o condurre colloqui di chiarimento, se necessario.

Avere informazioni complete su ciascun fornitore faciliterà il processo decisionale. Inoltre, l'archiviazione di tutte le informazioni in un unico posto riduce la necessità di lunghi scambi di e-mail e chiamate in conferenza.

Passaggio 6: incorporare i fornitori nel processo di implementazione

Una volta completata la fase di negoziazione, è il momento di finalizzare la selezione dei fornitori e informare i partner scelti.

La prossima mossa che devi fare dopo aver selezionato il fornitore ideale è garantire la consegna regolare di beni e servizi attraverso previsioni annuali e di inventario.

Passaggio 7: monitorare le prestazioni dei fornitori attraverso il benchmarking

Controllare regolarmente le prestazioni dei fornitori è fondamentale per valutare i loro progressi. Ciò inizia con la definizione di una linea di base per lo stato attuale del prodotto, il monitoraggio continuo delle sue prestazioni e la conferma del raggiungimento del risultato desiderato.

Adottando queste misure, è possibile identificare rapidamente eventuali problemi durante l'implementazione e informare i fornitori di conseguenza per contribuire a mitigare l'impatto del problema sull'attività.

Mantieni aperta la comunicazione

Ogni membro del tuo team di sourcing strategico ha qualcosa di prezioso da offrire. Per prendere le decisioni migliori, è essenziale rimanere in contatto e collaborare. E quando affronti nuove sfide, lavora insieme per trovare le soluzioni migliori.

Guarda oltre il cartellino del prezzo

L'obiettivo dell'approvvigionamento strategico non è solo ridurre i costi, ma anche migliorare l'efficienza operativa, identificare i fornitori con prestazioni insufficienti, standardizzare i processi e creare partnership proficue. Concentrandoti su produttività, profitti e progresso, puoi ottenere un successo a lungo termine.

Valuta regolarmente i tuoi fornitori

Per assicurarti di lavorare con i migliori fornitori, riunisci regolarmente il tuo team di approvvigionamento e chiedi feedback. Poni domande su cosa funziona e dove è possibile apportare miglioramenti. Valutando i fornitori e il processo di approvvigionamento, puoi migliorare continuamente.

Usa le giuste richieste del fornitore

Esistono tre tipi di richieste fornitore: richiesta di informazioni, richiesta di offerta e richiesta di offerta. Capire quando utilizzare ciascun tipo è fondamentale per coinvolgere efficacemente i potenziali fornitori.

Richiesta di informazioni (RFI)

Una RFI richiede ai fornitori di fornire suggerimenti e soluzioni creative a un problema. Sebbene possa essere un precursore di una RFP o RFQ, il suo scopo principale è informare il potenziale acquirente dei fornitori, dei servizi o dei beni disponibili.

Richiesta di proposta (RFP)

Una RFP è un processo formale utilizzato quando un acquisto o una partnership strategica è imminente. Ti aiuta a confrontare i fornitori e a trovare la soluzione migliore per le tue esigenze.

Richiesta di offerta (RFQ)

Una RFQ è una semplice richiesta di prezzi e condizioni di pagamento. È meglio usarlo quando sai già quale soluzione stai cercando e vuoi valutare i fornitori in base al prezzo.

I 7 suggerimenti forniti in questo articolo dovrebbero servire come utile punto di partenza per le aziende che desiderano implementare una strategia di approvvigionamento dei fornitori di successo nel 2023. Questi suggerimenti includono lo svolgimento di ricerche approfondite, la definizione di obiettivi e criteri chiari, la creazione di partnership significative e il monitoraggio e la valutazione regolari dei fornitori prestazione.

Con il giusto approccio, le aziende possono creare una strategia di approvvigionamento che offra valore a lungo termine alla loro attività e supporti la crescita e il successo della loro organizzazione.

Poiché la gestione dei fornitori è solo un compito di un'attività di vendita al dettaglio, per automatizzare e semplificare tutte le operazioni di vendita al dettaglio, un sistema di gestione del negozio ti aiuterà.
Ci auguriamo che tu abbia trovato l'articolo informativo e coinvolgente. Infine, se hai altre domande o dubbi su questo argomento o su come gestire i tuoi fornitori in modo fruttuoso, puoi contattarci in qualsiasi momento.