Vendor Sourcing: 7 Tipps, um es 2023 effektiv umzusetzen

Beim Vendor Sourcing geht es darum, die besten Lieferanten für Ihre Waren und Dienstleistungen zu finden , zu bewerten und auszuwählen . Es ist jedoch ein komplexer Prozess, der eine sorgfältige Planung und Ausführung erfordert. Dies hilft Ihnen wiederum dabei, die geeigneten Anbieter zu finden, die Ihren spezifischen Anforderungen entsprechen, z. B. Preispunkt , Qualitätserwartungen , Zuverlässigkeit , Kundenservice und Liefertermin .

Werfen wir einen Blick auf dieses Beispiel für die Lieferantenbeschaffung:

Ein Unternehmen muss Büromaterial kaufen. Sie führen die Beschaffung von Anbietern durch, indem sie mehrere Lieferanten bewerten, Preise und Produktqualität vergleichen und das beste Angebot aushandeln. Letztendlich wählen sie einen Anbieter aus, der dauerhaft hochwertige Büroartikel zu angemessenen Kosten anbieten kann.

Was ist die Sourcing-Strategie?

Strategische Beschaffung oder Beschaffungsstrategie ist eine umfassende Beschaffungsmethode, die sich auf den Gesamtwert konzentriert, der aus einer Lieferantenbeziehung gewonnen wird, anstatt nur die Kosten ihrer Produkte oder Dienstleistungen zu berücksichtigen. Als wichtiger Aspekt des Lieferkettenmanagements betont es maßgeschneiderte Lösungen und starke Lieferantenpartnerschaften. Dies wird oft als kontinuierlicher Zyklus angesehen, der Ausgabenanalyse, Lieferantenbewertung und kontinuierliches Engagement umfasst.

Beschaffung vs. Sourcing

Sourcing und Procurement werden häufig im Zusammenhang mit dem Supply Chain Management im Einzelhandel eingesetzt. Sie sind jedoch nicht austauschbar. Sie beziehen sich auf verschiedene Aspekte des Prozesses.

Das Verständnis der Unterscheidung zwischen ihnen ist entscheidend für die Schaffung effizienter und effektiver Systeme für beide. Beginnen wir mit der Definition der Begriffe:
Sourcing ist der Prozess der Recherche und Bewertung verschiedener Lieferanten, um die beste Lösung für die Bedürfnisse des Unternehmens in Bezug auf Qualität, Preis, Lieferung und andere Faktoren zu ermitteln.

Ziel ist es, die zuverlässigsten und kostengünstigsten Lieferanten zu finden, die die Anforderungen und Erwartungen des Unternehmens erfüllen können.

Die Beschaffung hingegen bezieht sich auf den Prozess des Einkaufs der beschafften Waren und Dienstleistungen. Dies umfasst verschiedene Aktivitäten, wie z. B. Einkäufe planen, Bestellungen aufgeben, Lieferungen verfolgen, Bestellungen bezahlen, Bestandsverwaltung handhaben, Konditionen mit Lieferanten aushandeln und die Produkte kaufen.

Das Ziel der Beschaffung ist sicherzustellen, dass das Unternehmen die richtigen Produkte und Dienstleistungen zur richtigen Zeit, in der richtigen Menge und zum richtigen Preis erhält.

Kurz gesagt, die Beschaffung konzentriert sich darauf, die besten Lieferanten zu finden, während sich die Beschaffung auf den Einkauf der beschafften Waren und Dienstleistungen konzentriert.

Bei der Auswahl von Lieferanten geht es nicht nur darum, die billigsten Waren und Dienstleistungen zu finden. Stattdessen sollten Sie sich darauf konzentrieren, eine gute Beziehung zu Ihren Lieferanten aufzubauen. Je nachdem, wonach Sie suchen, können Sie mit Großhändlern, Herstellern oder Händlern zusammenarbeiten.

Diese Begriffe können verwirrend sein und sich überschneiden, obwohl wir sie so verständlich wie möglich ausdrücken. Also, lasst uns einen Blick darauf werfen!

Auslagerung

Outsourcing liegt vor, wenn ein Unternehmen einige seiner Lieferketten- und Beschaffungsfunktionen an Dritte überträgt. Dies hilft vielen Unternehmen, von der Marktkenntnis und dem Fachwissen Dritter zu profitieren und Kosten zu senken. Außerdem lagern Unternehmen in der Regel Materialien, Aktivitäten und Arbeitskräfte aus, was als indirekte Beschaffung bezeichnet wird.

Insourcing

Dieser Begriff bezieht sich auf ein Unternehmen, das seine eigenen Mitarbeiter und Ressourcen einsetzt, um Beschaffungs- und Lieferkettenfunktionen abzuwickeln, ohne einen externen Dritten einzustellen. Beim Insourcing verlässt sich das Unternehmen auf seine eigenen Mitarbeiter, um die täglichen Anforderungen der Lieferkette zu erfüllen.

Near-Sourcing

Near-Sourcing oder Local Vendor Sourcing ist eine Beschaffungsstrategie, bei der Betriebe in der Nähe des Zielmarktes oder dort, wo die Endprodukte verkauft werden, angesiedelt werden. Das bedeutet, dass alles von der Beschaffung bis zur Herstellung und Lieferung an einem Ort stattfindet.

Mit Near-Sourcing können Unternehmen nur innerhalb eines begrenzten Lieferkettenraums operieren, da sie sich an einem geografischen Standort befinden.

Diese Strategie kann Unternehmen jedoch viel Geld bei den Transportkosten sparen, und wenn das Unternehmen in leere Grundstücke investiert, können sie auch Lagerkosten sparen.

Globale Lieferantenbeschaffung

Global Sourcing umfasst den Einkauf von Waren und Dienstleistungen von Anbietern in verschiedenen Ländern oder Regionen. Diese Art der Beschaffung bietet einen breiteren Zugang zu einer Reihe von Produkten und Dienstleistungen sowie die Möglichkeit, die besten Preise und die beste Qualität zu finden.

Darüber hinaus kann Global Sourcing einem Unternehmen helfen, Skaleneffekte zu erzielen, die Produktionskapazität zu erhöhen, Kosten zu senken und die Risiken zu mindern, die mit der Abhängigkeit von einem einzigen Lieferanten oder Markt verbunden sind.

Die globale Lieferantenbeschaffung bringt jedoch auch Herausforderungen mit sich, wie z. B. sprachliche und kulturelle Unterschiede, längere Lieferzeiten, zusätzliche lokale Zölle und Steuern sowie höhere Transportkosten.

Es gibt zahlreiche Vorteile, die Einzelhandelsunternehmen aus einem effektiven Sourcing-Vendor-Prozess ziehen können. Diese Vorteile beinhalten, sind aber nicht beschränkt auf:

Einsparmaßnahmen

Die Möglichkeit, durch strategisches Sourcing Kosteneinsparungen zu erzielen, ist zweifellos der größte Vorteil dieses Prozesses. Eine kürzlich von Deloitte durchgeführte Umfrage ergab, dass Kostensenkung für 74 % der Chief Procurement Officers (CPOs) oberste Priorität hat.

Durch die Reduzierung der Kosten für Waren und Dienstleistungen kann ein Unternehmen seine Margen erhöhen und seine finanzielle Leistung verbessern. Dies kann sich positiv auf die gesamte Organisation auswirken und zu einer Steigerung der Investitionen in neue Projekte, der Mitarbeitermoral und der Kundenzufriedenheit führen.

Reduziertes Risiko

Strategisches Sourcing konzentriert sich nicht nur darauf, den richtigen Anbieter zu finden, sondern auch darauf, eine problematische Partnerschaft zu vermeiden. Die Deloitte-Umfrage zeigt auch, dass 75 % der CPOs einen verbesserten Austausch von Lieferanteninformationen als ihre wichtigste Risikomanagementstrategie ansehen und Zusammenarbeit ein Schlüsselaspekt der strategischen Beschaffung ist.

Daher basiert die strategische Lieferantenbeschaffung auf der Idee einer Beziehung und nicht nur auf einem transaktionalen Ansatz mit einem Lieferanten. Dieser Ansatz führt zu einer stärkeren und vertrauenswürdigeren Partnerschaft, die sich durch Zuverlässigkeit, Verantwortlichkeit und offene Kommunikation zwischen beiden Parteien auszeichnet.

Diese Beziehung hilft Ihnen dabei, eine konsistente Versorgung mit hochwertigen Waren und Dienstleistungen sicherzustellen und das Risiko zu minimieren, Kunden aufgrund von Bestandsengpässen während der Hochsaison wie Feiertagen zu verlieren.

Verbesserte Nachhaltigkeit

Durch die Berücksichtigung von Nachhaltigkeitsfaktoren wie Umweltauswirkungen und Arbeitspraktiken kann ein Unternehmen sicherstellen, dass sich die Lieferanten an ihren Werten ausrichten und zu einer nachhaltigeren Lieferkette beitragen.

Verbesserte Konsistenz

Wenn ein Verkäufer und ein Käufer in einer für beide Seiten vorteilhaften Partnerschaft zusammenarbeiten, können sie alle Probleme mit fehlerhaften Produkten oder der Lieferkette schnell beheben. Dies trägt dazu bei, die Integrität der Lieferkette aufrechtzuerhalten und operative Verzögerungen zu vermeiden.

Stärkere Lieferantenbeziehungen

Ein effektiver Lieferantenbeschaffungsprozess hilft beim Aufbau starker und für beide Seiten vorteilhafter Beziehungen zu Lieferanten. Durch die enge Zusammenarbeit mit Lieferanten kann ein Unternehmen sicherstellen, dass seine Lieferanten ihre Bedürfnisse verstehen und die besten Produkte und Dienstleistungen anbieten können.

Der Lieferantenbeschaffungsprozess umfasst typischerweise mehrere wichtige Schritte, darunter:

Schritt 1 – Bewerten Sie die Bedürfnisse und Anforderungen

Vor der Suche nach Anbietern sollten Marken die Bedürfnisse jeder Abteilung bewerten, indem sie eine Untersuchung der aktuellen Ressourcen durchführen.
Dazu gehört die Ermittlung der laufenden Kosten sowie etwaiger Mehraufwendungen, die für die Beschaffung der notwendigen Artikel anfallen.

Schritt 2 – Greifen Sie auf den Markt zu

Eine gründliche Marktbewertung ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass Sie fundierte Entscheidungen über Ihre strategische Beschaffung treffen. Dies beinhaltet die Recherche und Analyse von Markttrends, Wettbewerbsinformationen, wichtigen Anbietern und Best Practices der Branche.

Schritt 3 – Erstellung von Beschaffungsrichtlinien

Um das Beste aus Ihrem Lieferantenpool herauszuholen und gleichzeitig Risiken und Kosten zu minimieren, ist es wichtig, Ihre Methode und Ihren Standort für die Beschaffung zu bestimmen.
Beginnen Sie damit, Ihre Geschäftsziele zu definieren und Mindestanforderungen an Lieferanten festzulegen. Anschließend können Sie eine Reihe von Auswahlkriterien erstellen, die darauf basieren, welche Lieferanten Ihren Anforderungen, Fähigkeiten und Ressourcen entsprechen. Dies hilft Ihnen bei der Auswahl der richtigen Anbieter für Ihr Unternehmen.

Schritt 4 – Wählen Sie den Beschaffungsprozess aus

Der nächste Schritt ist die Auswahl der geeigneten Methode zum Einholen von Angeboten. Ein gängiger Ansatz, den viele Unternehmen verwenden, ist das Versenden einer Angebotsanfrage (RFP).

Das RFP ist ein vom Beschaffungsteam erstelltes Dokument, das im Rahmen eines Ausschreibungsverfahrens nach Vorschlägen sucht. Es beschreibt die Spezifikationen, Anforderungen, Preise, rechtlichen und finanziellen Bedingungen sowie Bewertungskriterien für das gewünschte Produkt oder die gewünschte Dienstleistung.

Schritt 5 – Verhandeln

Nachdem Sie Antworten von mehreren Lieferanten auf Ihre RFP erhalten haben, ist es an der Zeit, die Liste potenzieller Lieferanten einzugrenzen. Sie sollten die Informationen überprüfen oder bei Bedarf Klärungsgespräche führen.

Umfassende Informationen zu jedem Lieferanten erleichtern die Entscheidungsfindung. Darüber hinaus reduziert die Speicherung aller Informationen an einem Ort den Bedarf an langwierigen E-Mail-Austauschen und Telefonkonferenzen.

Schritt 6 – Binden Sie Anbieter in den Implementierungsprozess ein

Nach Abschluss der Verhandlungsphase ist es an der Zeit, die Lieferantenauswahl abzuschließen und die ausgewählten Partner zu informieren.

Der nächste Schritt nach der Auswahl des idealen Lieferanten besteht darin, die reibungslose Lieferung von Waren und Dienstleistungen durch Jahres- und Bestandsprognosen sicherzustellen.

Schritt 7 – Überwachung der Lieferantenleistung durch Benchmarking

Die regelmäßige Überprüfung der Leistung von Anbietern ist entscheidend, um ihren Fortschritt zu beurteilen. Dies beginnt mit der Festlegung einer Basislinie für den aktuellen Status des Produkts, der kontinuierlichen Verfolgung seiner Leistung und der Bestätigung, dass das gewünschte Ergebnis erreicht wird.

Durch Ergreifen dieser Maßnahmen können Sie Probleme während der Implementierung schnell erkennen und Ihre Lieferanten entsprechend benachrichtigen, um die Auswirkungen des Problems auf das Geschäft zu mindern.

Halten Sie die Kommunikation offen

Jedes Mitglied Ihres strategischen Beschaffungsteams hat etwas Wertvolles beizutragen. Um die besten Entscheidungen zu treffen, ist es wichtig, in Verbindung zu bleiben und zusammenzuarbeiten. Und wenn Sie vor neuen Herausforderungen stehen, arbeiten Sie zusammen, um die besten Lösungen zu finden.

Schauen Sie über das Preisschild hinaus

Das Ziel der strategischen Beschaffung besteht nicht nur darin, Kosten zu senken, sondern auch die betriebliche Effizienz zu verbessern, leistungsschwache Lieferanten zu identifizieren, Prozesse zu standardisieren und profitable Partnerschaften aufzubauen. Indem Sie sich auf Produktivität, Gewinn und Fortschritt konzentrieren, können Sie langfristigen Erfolg erzielen.

Bewerten Sie Ihre Lieferanten regelmäßig

Um sicherzustellen, dass Sie mit den besten Anbietern zusammenarbeiten, sollten Sie Ihr Sourcing-Team regelmäßig versammeln und Feedback einholen. Stellen Sie Fragen dazu, was funktioniert und wo Verbesserungen vorgenommen werden können. Durch die Bewertung von Lieferanten und des Sourcing-Prozesses können Sie sich kontinuierlich verbessern.

Verwenden Sie die richtigen Anbieteranfragen

Es gibt drei Arten von Lieferantenanfragen: Informationsanfrage, Angebotsanfrage und Angebotsanfrage. Zu verstehen, wann welcher Typ verwendet werden sollte, ist entscheidend für die effektive Einbindung potenzieller Anbieter.

Auskunftsersuchen (RFI)

Eine RFI fordert Anbieter auf, Vorschläge und kreative Lösungen für ein Problem bereitzustellen. Während es ein Vorläufer einer RFP oder RFQ sein kann, besteht sein Hauptzweck darin, den potenziellen Käufer über die verfügbaren Anbieter, Dienstleistungen oder Waren zu informieren.

Angebotsanfrage (RFP)

Ein RFP ist ein formeller Prozess, der verwendet wird, wenn ein Kauf oder eine strategische Partnerschaft unmittelbar bevorsteht. Es hilft Ihnen, Anbieter zu vergleichen und die beste Lösung für Ihre Bedürfnisse zu finden.

Angebotsanfrage (RFQ)

Eine RFQ ist eine einfache Anfrage nach Preisen und Zahlungsbedingungen. Verwenden Sie es am besten, wenn Sie bereits wissen, nach welcher Lösung Sie suchen, und Anbieter anhand des Preises bewerten möchten.

Die 7 Tipps in diesem Artikel sollen als nützlicher Ausgangspunkt für Unternehmen dienen, die im Jahr 2023 eine erfolgreiche Lieferanten-Sourcing-Strategie implementieren möchten. Diese Tipps umfassen die Durchführung gründlicher Recherchen, die Festlegung klarer Ziele und Kriterien, den Aufbau sinnvoller Partnerschaften sowie die regelmäßige Überwachung und Bewertung von Lieferanten Leistung.

Mit dem richtigen Ansatz können Unternehmen eine Beschaffungsstrategie entwickeln, die ihrem Unternehmen einen langfristigen Mehrwert bietet und das Wachstum und den Erfolg ihrer Organisation unterstützt.

Da das Lieferantenmanagement nur eine Aufgabe eines Einzelhandelsunternehmens ist, hilft Ihnen ein Filialverwaltungssystem bei der Automatisierung und Rationalisierung Ihrer gesamten Einzelhandelsabläufe.
Wir hoffen, Sie fanden den Artikel informativ und ansprechend. Wenn Sie weitere Fragen oder Bedenken zu diesem Thema haben oder wie Sie Ihre Lieferanten erfolgreich verwalten können, können Sie sich jederzeit an uns wenden.