Geschäftsausgaben: Ein Leitfaden für ein angemessenes Kostenmanagement

Den Überblick darüber zu behalten, wie sich die Ausgaben eines Unternehmens entwickeln, ist eine entscheidende Aufgabe, die Inhaber kleiner Unternehmen und Finanzmanager nicht unterschätzen sollten, wenn es darum geht, die Rentabilitätskennzahlen eines Unternehmens im Laufe der Zeit zu verbessern oder aufrechtzuerhalten. Mit der zunehmenden Einführung digitaler Buchhaltungslösungen wurde diese Aufgabe erleichtert. Dennoch erfordert es die ständige Überwachung durch jemanden, der anormale Schwankungen in den Gemeinkosten des Unternehmens schnell erkennen und korrigieren kann.

Von den Zinsausgaben im Zusammenhang mit Krediten für Kleinunternehmen bis hin zur Gehaltsabrechnung gehört die Verfolgung der Geschäftsausgaben zum Tagesgeschäft eines Unternehmens. Der folgende Beitrag diskutiert verwandte Überlegungen und empfiehlt bestimmte Praktiken, die Unternehmern helfen können, die Dinge in Schach zu halten.

Was sind Betriebsausgaben?

Der Begriff „Betriebskosten“ bezieht sich typischerweise auf die indirekten Kosten, die mit der Führung eines Unternehmens verbunden sind. Diese Unterscheidung wird üblicherweise vorgenommen, um bestimmte Ausgaben auszuschließen, die in direktem Zusammenhang mit der Produktion von Waren stehen – die sogenannten direkten Kosten. Diese direkten Kosten umfassen die Rohstoffe und Arbeitskräfte des Unternehmens, die zur Erbringung seiner Dienstleistungen oder zur Herstellung seiner Produkte benötigt werden.

Im Gegensatz dazu sind Geschäftsausgaben, auch als Betriebsausgaben bekannt, diejenigen, die mit dem täglichen Back-End-Betrieb des Unternehmens verbunden sind. Diese Ausgaben fließen in Marketing, Vertrieb, technischen Support und ähnliches. Betriebsausgaben können je nach Art, Verwendungszweck und buchhalterischer Behandlung wie folgt eingeteilt werden:

Durch ihre Beziehung zu Produktions- oder Verkaufsmengen:

• Fix oder variabel: Ein fixer Aufwand bleibt unabhängig davon, wie sich die Verkaufs- oder Produktionsmengen entwickeln, während die variablen Kosten parallel zu den Büchern des Unternehmens schwanken.

Nach Abteilung oder Tätigkeit:

• Vertriebs- und Marketingkosten.
• Allgemeine Kosten.
• Verwaltungsaufwendungen.
• Buchhaltungskosten (Abschreibungen, Amortisationen, Bewertungen zum beizulegenden Zeitwert).
• Finanzaufwendungen (Zinsen für Kleinunternehmerdarlehen und andere ähnliche Ausgaben).
• Andere Ausgaben.

Durch ihre Periodizität:

• Wiederkehrende und einmalige Ausgaben.

Durch ihre Auswirkungen auf die Cashflows des Unternehmens:

• Bar- und Sachausgaben.

Unabhängig davon, wie sie klassifiziert werden, fallen Geschäftsausgaben täglich an und wirken sich in der Regel auf die betriebliche Rentabilität aus.

Wie kann ein Unternehmen seine Ausgaben nachverfolgen?

Softwareunternehmen haben Anwendungen entwickelt, die den Prozess der Buchhaltung erleichtert haben – insbesondere für kleine Unternehmen. Diese Programme können einfach in das Bankkonto des Unternehmens integriert werden, um alle Daten aus täglichen Finanztransaktionen herunterzuladen. Der Inhaber oder die für die Finanzen des Unternehmens zuständige Person kann jede Ausgabe entsprechend kategorisieren. Diese Art von Programm ermöglicht es, Berichte und Dashboards zu erstellen, um zu verfolgen, wie sich die Ausgaben periodisch entwickeln. Kleinunternehmer können anhand dieser Informationen beurteilen, ob eine erhebliche Abweichung vorliegt, die sich auf die Liquidität des Unternehmens auswirken könnte.

Die Wichtigkeit, aktualisierte Finanzunterlagen zu führen

Für jedes Unternehmen würde das Nichtführen aktualisierter Finanzunterlagen bedeuten, dass den Geschäftsinhabern die Informationen fehlen, die sie benötigen, um rechtzeitig Entscheidungen über ihre Finanzen zu treffen.

Obwohl Buchhaltungssoftware diese Aufgabe erleichtert hat, gibt es Fälle, in denen Kleinunternehmer es versäumen, ihre persönlichen Finanzen von denen des Unternehmens zu trennen, was zu Verwirrung führt und die Jahresabschlüsse des Unternehmens erheblich verzerrt. Um dies zu vermeiden, müssen Unternehmen über ein separates Bankkonto verfügen und angemessene interne Kontrollen implementieren, um sicherzustellen, dass alle Transaktionen ordnungsgemäß in der Buchhaltungssoftware erfasst werden.

Verwenden Sie ein Budget, um zu verfolgen, wie sich die Ausgaben im Laufe der Zeit verhalten

Ein Budget ist ein Finanzinstrument, mit dem Geschäftsinhaber planen können, wie die Gewinn- und Verlustrechnung des Unternehmens im nächsten Quartal oder Jahr aussehen soll. Für mittelständische Unternehmen werden Budgets in der Regel erstellt, nachdem die kritischsten Kostenstellen identifiziert wurden.

Jede Kostenstelle ist eine operative Einheit des Unternehmens, die ihren Budgetbeschränkungen unterliegt. Zusammengenommen sollten alle individuellen Budgets zu einer Proforma-Gewinn- und Verlustrechnung und Umsatzprognosen eines Unternehmens führen. Der effizienteste Weg, die Entwicklung der Geschäftsausgaben zu verfolgen, besteht darin, regelmäßig zu analysieren, ob es Abweichungen zwischen dem Budget und den tatsächlichen Ergebnissen für jede Kostenstelle gegeben hat.

Darüber hinaus können Manager die Interessen und Ziele jeder Abteilung mit denen des Unternehmens in Einklang bringen, indem sie Anreize entwickeln, die an ihr jeweiliges Budget gebunden sind. In der Praxis besteht eine Möglichkeit darin, eine Entschädigung anzubieten, wenn die tatsächlichen Ausgaben unter dem budgetierten Betrag liegen.

Budgetierung für ein kleines Unternehmen

In der Zwischenzeit kann ein Budget für kleinere Unternehmen eine gut entworfene Pro-Forma-Erfolgsrechnung sein. Alle relevanten Ausgaben werden aufgeschlüsselt und basierend auf früheren Trends prognostiziert. Am einfachsten geht das, wenn man analysiert, wie sich bestimmte Ausgaben in der Vergangenheit prozentual zum Gesamtumsatz des Unternehmens entwickelt haben. Wenn die Rate in den Vorjahren relativ ähnlich war, sollte kein Grund zu der Annahme bestehen, dass sie in Zukunft zu unterschiedlich sein werden.

Auf diese Weise können Kleinunternehmer die Auswirkungen beurteilen, die bestimmte Posten wie Zinsaufwendungen für Kleinunternehmerkredite auf das Endergebnis des Unternehmens haben werden. Infolgedessen können sie entsprechende Anpassungen vornehmen, um möglicherweise die Rentabilität auf der ganzen Linie zu verbessern.

Best Practices, um Geschäftsausgaben in Schach zu halten

Tipp Nr. 1 – Automatisieren und nutzen Sie Technologie

Die Automatisierung vieler interner Prozesse spart Zeit und Ressourcen, da weniger Mitarbeiter für die gleiche Anzahl von Aktivitäten eingestellt werden müssen, während die bereits eingestellten Mitarbeiter mehr Zeit haben, sich auf die strategischeren Aspekte des Unternehmens zu konzentrieren . In dieser Hinsicht kann der Einsatz von Technologie kleinen Unternehmen helfen, Tausende von Dollar pro Jahr in Bereichen wie Buchhaltung, Gehaltsabrechnung, IT, Marketing und Vertrieb durch den Einsatz von Software-as-a-Service (SaaS)-Lösungen und abonnementbasierten Anwendungen zu sparen.

Tipp Nr. 2 – Fixkosten sind besser, wenn das Unternehmen wächst

Fixe Kosten sind besser als variable, wenn erwartet wird, dass der Umsatz oder das Produktionsvolumen des Unternehmens in Zukunft steigen wird. Der Grund dafür ist, dass der feste Charakter dieser Ausgaben es dem Unternehmen ermöglicht, mehr Geld aus jedem Dollar herauszuholen, den es im Verkauf verdient, was höhere Rentabilitätsquoten bedeutet.

Tipp Nr. 3 – Recherchieren Sie ständig, wie Sie Ihre Praktiken für relevante Aktivitäten verbessern können

Es gibt immer einen besseren Weg, alles zu tun. Von der Art und Weise, wie das Unternehmen seine Marketingkampagnen verwaltet, bis hin zu dem Kreditgeber, den es auswählt, wenn es um die Genehmigung von Krediten für kleine Unternehmen bittet. Zu recherchieren, was Wettbewerber tun, und sich über die Praktiken zu informieren, die Menschen beim Aufbau ihrer kleinen Unternehmen anwenden, kann eine großartige Möglichkeit sein, neue Strategien zur Senkung der Geschäftsausgaben zu identifizieren.

Tipp Nr. 4 – Zahlen Sie Ihre teuersten Schulden ab

Nicht alle Geschäftsschulden sind gleich. In diesem Zusammenhang sollten die spezifischen Bedingungen jeder Kreditkarte, jedes Kredits für Kleinunternehmen und jeder Kreditlinie bewertet werden, um die Verpflichtungen zu identifizieren und so schnell wie möglich zurückzuzahlen, die die höchsten jährlichen finanziellen Ausgaben für das Unternehmen verursachen. Dabei ist es wichtig, über den Zinssatz hinauszublicken. Der effektive Jahreszins (APR), der die Auswirkungen von Provisionen und Gebühren zu Ihren Kreditkosten hinzufügt, ist in der Regel eine bessere Schätzung, wenn Sie versuchen, die teuerste Schuld zu identifizieren.

Endeffekt

Jetzt, da Sie wissen, was Geschäftsausgaben sind und wie Sie sie im Auge behalten können, können Sie einige dieser Empfehlungen befolgen, um sie zu senken und die Rentabilität Ihres Unternehmens zu steigern. Falls Ihr Unternehmen nach den besten Krediten für kleine Unternehmen sucht, Camino Financial ist ein in Kalifornien ansässiger Online-Kreditgeber, der schnelle Reaktionszeiten und eine große Auswahl an Krediten bietet, aus denen Sie auswählen können. Erfahren Sie hier mehr über sie.