Despesas de negócios: um guia para gerenciar seus custos adequadamente

Acompanhar a evolução das despesas incorridas por uma empresa é uma tarefa crítica que os proprietários de pequenas empresas e gestores financeiros não devem subestimar quando se trata de melhorar ou manter os índices de rentabilidade de uma empresa ao longo do tempo. Com o aumento da adoção de soluções de contabilidade digital, essa tarefa foi facilitada. Ainda assim, exige a supervisão constante de alguém que possa identificar e corrigir rapidamente uma flutuação anormal nas despesas gerais da empresa.

Indo dos gastos com juros associados a empréstimos para pequenas empresas até a folha de pagamento, acompanhar as despesas comerciais faz parte do dia a dia de uma empresa. A postagem a seguir discutirá considerações relacionadas ao mesmo tempo em que recomenda certas práticas que podem ajudar os empreendedores a manter as coisas sob controle.

O que são despesas comerciais?

O termo “despesas de negócios” normalmente se refere aos custos indiretos associados à administração de uma empresa. Essa distinção é comumente feita para excluir certos desembolsos diretamente relacionados à produção de bens – conhecidos como custos diretos. Esses custos diretos incluem as matérias-primas da empresa e a mão de obra necessária para prestar seus serviços ou fabricar seus produtos.

Em contraste, as despesas comerciais, também conhecidas como despesas operacionais, são aquelas associadas às operações de back-end do dia-a-dia da empresa. Essas despesas vão para marketing, vendas, suporte técnico e outros semelhantes. Dependendo de sua natureza, destino e como são tratadas do ponto de vista contábil, as despesas comerciais podem ser classificadas da seguinte forma:

Por sua relação com os volumes de produção ou vendas:

• Fixa ou variável: uma despesa fixa permanece inalterada independentemente de como se comportam as vendas ou os volumes de produção, enquanto as despesas variáveis ​​flutuam ao longo dos livros da empresa.

Por departamento ou atividade:

• Despesas com vendas e marketing.
• Despesas gerais.
• Despesas administrativas.
• Despesas contábeis (depreciação, amortização, avaliações de valor justo).
• Despesas financeiras (juros de empréstimos para pequenas empresas e outros desembolsos semelhantes).
• Outras despesas.

Por sua periodicidade:

• Despesas recorrentes e não recorrentes.

Por seu impacto nos fluxos de caixa da empresa:

• Despesas em dinheiro e não em dinheiro.

Independentemente de como são classificadas, as despesas do negócio são feitas diariamente e normalmente afetam sua rentabilidade operacional.

Como uma empresa pode controlar suas despesas?

As empresas de software criaram aplicativos que facilitaram o processo de escrituração contábil – especialmente para pequenas empresas. Esses programas podem ser facilmente integrados à conta bancária da empresa para baixar todos os dados das transações financeiras diárias. O proprietário ou a pessoa encarregada de acompanhar as finanças da empresa pode categorizar cada despesa de acordo. Esse tipo de programa possibilita a criação de relatórios e dashboards para acompanhar a evolução periódica das despesas. Os proprietários de pequenas empresas podem usar essas informações para avaliar se houve um desvio significativo que poderia afetar a posição de caixa da empresa.

A importância de manter registros financeiros atualizados

Para qualquer empresa, não manter registros financeiros atualizados significaria que os proprietários de empresas não teriam as informações necessárias para tomar decisões oportunas sobre suas finanças.

Embora o software de escrituração tenha facilitado essa tarefa, há casos em que os pequenos empresários não conseguem separar suas finanças pessoais das do negócio, o que causa confusão e distorce significativamente as demonstrações financeiras da empresa. Para evitar isso, as empresas devem ter uma conta bancária separada e implementar controles internos adequados para garantir que todas as transações sejam registradas como deveriam no software de contabilidade.

Usando um orçamento para acompanhar como as despesas se comportam ao longo do tempo

Um orçamento é uma ferramenta financeira que permite que os empresários planejem como a demonstração de resultados da empresa deve ficar no próximo trimestre ou ano. Para empresas de médio porte, os orçamentos geralmente são elaborados ao identificar os centros de custo mais críticos.

Cada centro de custo é uma unidade operacional do negócio que tem suas restrições orçamentárias. Quando combinados, todos os orçamentos individuais devem resultar em uma demonstração de resultados pró-forma e projeções de vendas da empresa. A forma mais eficiente de acompanhar a evolução das despesas do negócio é analisar periodicamente se houve desvios entre o orçamento e os resultados reais de cada centro de custo.

Além disso, os gestores podem alinhar os interesses e objetivos de cada departamento com os da empresa, desenvolvendo incentivos vinculados aos seus respectivos orçamentos. Na prática, uma maneira de fazer isso é oferecer uma compensação se seus gastos reais ficarem abaixo do valor orçado.

Orçamento para uma pequena empresa

Enquanto isso, para empresas menores, um orçamento pode ser uma demonstração de resultados pró-forma bem elaborada. Todas as despesas relevantes são discriminadas e previstas com base em tendências anteriores. A maneira mais fácil de fazer isso é analisar como certas despesas evoluíram no passado como porcentagem das vendas totais da empresa. Se a taxa foi relativamente semelhante em anos anteriores, não deve haver razão para pensar que serão muito diferentes no futuro.

Ao fazer isso, os proprietários de pequenas empresas podem avaliar o impacto que certos itens, como despesas com juros em empréstimos para pequenas empresas, terão nos resultados financeiros da empresa. Como resultado, eles podem fazer ajustes de acordo para melhorar a lucratividade no futuro.

Práticas recomendadas para manter as despesas comerciais sob controle

Dica #1 – Automatize e use a tecnologia

Automatizar muitos processos internos economizará tempo e recursos, pois menos pessoas terão que ser contratadas para fazer o mesmo número de atividades, enquanto as pessoas que já foram contratadas terão mais tempo para focar nos aspectos mais estratégicos do negócio . Nesse sentido, o uso da tecnologia pode ajudar as pequenas empresas a economizar milhares de dólares por ano em áreas como contabilidade, folha de pagamento, TI, marketing e vendas por meio do uso de soluções de software como serviço (SaaS) e aplicativos baseados em assinatura.

Dica #2 – Os custos fixos são melhores se o negócio estiver crescendo

Um custo fixo é melhor do que um variável se a empresa espera que suas vendas ou volumes de produção cresçam no futuro. A razão para isso é que a natureza fixa desses gastos permitirá que a empresa retenha mais dinheiro de cada dólar que ganha em vendas, o que significa maiores índices de lucratividade.

Dica #3 – Pesquise constantemente como melhorar suas práticas para atividades relevantes

Há sempre uma maneira melhor de fazer tudo. Indo de como a empresa gerencia suas campanhas de marketing para qual credor ela escolhe ao buscar aprovação para empréstimos para pequenas empresas. Pesquisar o que os concorrentes estão fazendo e aprender as práticas que as pessoas seguem na construção de suas pequenas empresas pode ser uma ótima maneira de identificar novas estratégias para reduzir as despesas comerciais.

Dica #4 – Pague sua dívida mais cara

Nem todas as dívidas comerciais são criadas iguais. Nesse sentido, as condições específicas de cada cartão de crédito, empréstimo para pequenas empresas e linha de crédito devem ser avaliadas para identificar e pagar o mais rápido possível os compromissos que geram os maiores gastos financeiros anuais para a empresa. Nesse sentido, é essencial olhar além da taxa de juros apenas. A taxa percentual anual (APR), que adiciona o impacto das comissões e taxas ao seu custo de empréstimo, normalmente será uma estimativa melhor ao tentar identificar a dívida mais cara.

Resultado final

Agora que você sabe o que são despesas de negócios e como acompanhá-las, você pode seguir algumas dessas recomendações para reduzi-las e aumentar a lucratividade da sua empresa. Enquanto isso, caso sua empresa esteja procurando os melhores empréstimos para pequenas empresas, o Camino Financial é um credor on-line com sede na Califórnia que oferece tempos de resposta rápidos e uma ampla variedade de empréstimos para você escolher. Encontre mais sobre eles aqui.