Cheltuieli de afaceri: un ghid pentru gestionarea adecvată a costurilor

Urmărirea modului în care cheltuielile suportate de o companie evoluează este o sarcină critică pe care proprietarii de afaceri mici și managerii financiari nu ar trebui să o subestimeze atunci când vine vorba de îmbunătățirea sau menținerea ratelor de profitabilitate ale unei afaceri în timp. Odată cu adoptarea crescută a soluțiilor de contabilitate digitală, această sarcină a fost facilitată. Totuși, necesită supravegherea constantă a cuiva care poate identifica și corecta rapid o fluctuație anormală a cheltuielilor generale ale companiei.

Trecând de la cheltuielile cu dobânzile asociate cu împrumuturile pentru întreprinderi mici la salarizare, ținerea evidenței cheltuielilor de afaceri face parte din operațiunile de zi cu zi ale unei companii. Următoarea postare va discuta despre considerente legate în timp ce va recomanda anumite practici care îi pot ajuta pe antreprenori să țină lucrurile sub control.

Care sunt cheltuielile de afaceri?

Termenul „cheltuieli de afaceri” se referă de obicei la costurile indirecte asociate conducerii unei companii. Această distincție este de obicei făcută pentru a exclude anumite plăți legate direct de producția de bunuri – cunoscute sub denumirea de costuri directe. Aceste costuri directe includ materiile prime și forța de muncă ale companiei necesare pentru a-și presta serviciile sau pentru a-și fabrica produsele.

În schimb, cheltuielile de afaceri, cunoscute și ca cheltuieli de exploatare, sunt cele asociate cu operațiunile de zi cu zi ale companiei. Aceste cheltuieli merg spre marketing, vânzări, suport tehnic și altele asemenea. În funcție de natura, destinația și modul în care sunt tratate din punct de vedere contabil, cheltuielile de afaceri pot fi clasificate după cum urmează:

Prin relația lor cu volumele de producție sau vânzări:

• Fixă sau variabilă: o cheltuială fixă ​​rămâne neschimbată, indiferent de modul în care se comportă volumele de vânzări sau producție, în timp ce cheltuielile variabile fluctuează odată cu registrele companiei.

Pe departament sau activitate:

• Cheltuieli de vânzări și marketing.
• Cheltuieli generale.
• Cheltuieli administrative.
• Cheltuieli contabile (depreciere, amortizare, evaluări echitabile).
• Cheltuieli financiare (dobânzi la împrumuturile pentru întreprinderi mici și alte plăți similare).
• Alte cheltuieli.

După periodicitatea lor:

• Cheltuieli recurente și nerecurente.

Prin impactul lor asupra fluxurilor de numerar ale companiei:

• Cheltuieli în numerar și fără numerar.

Indiferent de modul în care sunt clasificate, cheltuielile de afaceri sunt efectuate zilnic și afectează de obicei profitabilitatea operațională.

Cum își poate urmări o afacere cheltuielile?

Companiile de software au creat aplicații care au facilitat procesul de contabilitate – în special pentru întreprinderile mici. Aceste programe se pot integra cu ușurință în contul bancar al companiei pentru a descărca toate datele din tranzacțiile financiare zilnice. Proprietarul sau persoana responsabilă cu ținerea evidenței finanțelor companiei poate clasifica fiecare cheltuială în mod corespunzător. Acest tip de program face posibilă crearea de rapoarte și tablouri de bord pentru a urmări modul în care cheltuielile evoluează periodic. Proprietarii de afaceri mici pot folosi aceste informații pentru a evalua dacă a existat o abatere semnificativă care ar putea afecta poziția de numerar a companiei.

Importanța păstrării înregistrărilor financiare actualizate

Pentru orice afacere, nepăstrarea înregistrărilor financiare actualizate ar însemna că proprietarii de afaceri vor lipsi informațiile de care au nevoie pentru a lua decizii în timp util cu privire la finanțele lor.

Chiar dacă software-ul de contabilitate a facilitat această sarcină, există cazuri în care proprietarii de mici afaceri nu reușesc să-și separe finanțele personale de cele ale afacerii, ceea ce provoacă confuzie și denaturează semnificativ situațiile financiare ale companiei. Pentru a evita acest lucru, companiile trebuie să aibă un cont bancar separat și să implementeze controale interne adecvate pentru a garanta că toate tranzacțiile vor fi înregistrate așa cum ar trebui în software-ul de contabilitate.

Utilizarea unui buget pentru a urmări cum se comportă cheltuielile în timp

Un buget este un instrument financiar care le permite proprietarilor de afaceri să planifice cum ar trebui să arate contul de venit al companiei în următorul trimestru sau în următorul an. Pentru întreprinderile mijlocii, bugetele sunt de obicei întocmite după identificarea celor mai critice centre de cost.

Fiecare centru de cost este o unitate operațională a afacerii care are restricții bugetare. Atunci când sunt combinate, toate bugetele individuale ar trebui să aibă ca rezultat declarația proforma a veniturilor și proiecțiile de vânzări ale unei companii. Cea mai eficientă modalitate de a urmări modul în care evoluează cheltuielile afacerii este să analizezi periodic dacă au existat abateri între buget și rezultatele efective pentru fiecare centru de cost.

Mai mult, managerii pot alinia interesele și obiectivele fiecărui departament cu cele ale companiei prin dezvoltarea de stimulente legate de bugetele lor respective. În practică, o modalitate de a face acest lucru este de a oferi compensații în cazul în care cheltuielile lor reale ajung sub suma bugetată.

Bugetul pentru o afacere mică

Între timp, pentru companiile mai mici, un buget poate fi o declarație de venit Pro-forma bine elaborată. Toate cheltuielile relevante sunt defalcate și prognozate pe baza tendințelor anterioare. Cel mai simplu mod de a face acest lucru este de a analiza modul în care anumite cheltuieli au evoluat în trecut ca procent din vânzările totale ale companiei. Dacă rata a fost relativ similară în anii precedenți, nu ar trebui să existe niciun motiv să ne gândim că vor fi prea diferite în viitor.

Procedând astfel, proprietarii de întreprinderi mici pot evalua impactul pe care anumite elemente, cum ar fi cheltuielile cu dobânzile pentru împrumuturile pentru întreprinderile mici, îl vor avea asupra rezultatelor finale ale companiei. În consecință, aceștia pot face ajustări în consecință pentru a îmbunătăți profitabilitatea în continuare.

Cele mai bune practici pentru a ține sub control cheltuielile de afaceri

Sfatul #1 – Automatizați și utilizați tehnologia

Automatizarea multor procese interne va economisi timp și resurse, deoarece mai puțini oameni vor trebui angajați pentru a efectua același număr de activități, în timp ce oamenii care au fost deja angajați vor avea mai mult timp pe mâini pentru a se concentra pe aspectele mai strategice ale afacerii. . În acest sens, utilizarea tehnologiei poate ajuta întreprinderile mici să economisească mii de dolari pe an în domenii precum contabilitate, salarizare, IT, marketing și vânzări prin utilizarea soluțiilor software-as-a-service (SaaS) și a aplicațiilor bazate pe abonament.

Sfatul #2 – Costurile fixe sunt mai bune dacă afacerea este în creștere

Un cost fix este mai bun decât unul variabil dacă se așteaptă ca compania să își vadă vânzările sau volumele de producție crescând în viitor. Motivul pentru aceasta este că natura fixă ​​a acestor cheltuieli va permite afacerii să păstreze mai mulți bani din fiecare dolar pe care îl câștigă în vânzări, ceea ce înseamnă rate de profitabilitate mai mari.

Sfatul #3 – Cercetați în mod constant cum să vă îmbunătățiți practicile pentru activități relevante

Există întotdeauna o modalitate mai bună de a face totul. Trecând de la modul în care compania își gestionează campaniile de marketing, la care creditor îl alege atunci când solicită aprobarea pentru împrumuturile pentru afaceri mici. Cercetarea a ceea ce fac concurenții și învățarea practicilor pe care le urmează oamenii în construirea companiilor lor mici poate fi o modalitate excelentă de a identifica noi strategii pentru a reduce cheltuielile de afaceri.

Sfatul #4 – Achitați-vă cea mai scumpă datorie

Nu toate datoriile de afaceri sunt create egale. În acest sens, termenii specifici ai fiecărui card de credit, împrumut pentru întreprinderi mici și linie de credit ar trebui evaluați pentru a identifica și achita cât mai repede posibil angajamentele care produc cele mai mari cheltuieli financiare anuale pentru firmă. În acest sens, este esențial să privim dincolo de rata dobânzii. Rata anuală procentuală (DAE), care adaugă impactul comisioanelor și taxelor la costul de împrumut, va fi de obicei o estimare mai bună atunci când încercați să identificați cea mai scumpă datorie.

Concluzie

Acum că știți ce sunt cheltuielile de afaceri și cum le puteți urmări, puteți urma câteva dintre aceste recomandări pentru a le reduce și a crește profitabilitatea companiei dvs. Între timp, în cazul în care afacerea dvs. caută cele mai bune împrumuturi pentru afaceri mici, Camino Financial este un creditor online din California, care oferă timpi de răspuns rapid și o mare varietate de împrumuturi din care puteți alege. Aflați mai multe despre ei aici.