Wie faxe ich mit CocoFax von Computer, Gmail & Google Voice?

Fax ist mehr als etwas, das Sie gelegentlich brauchen. Während es vor einigen Jahrzehnten die einzige Form der offiziellen Kommunikation war, werden noch immer jedes Jahr Milliarden von Faxen versendet. Tatsächlich reichen die Vorteile des Fax gegenüber anderen Alternativen für die offizielle Kommunikation weit und breit.

Wenn Leute an die Hardware denken, die man zum Faxen braucht, werden sie davon abgehalten, es zu tun. Aber wissen Sie, dass Sie ohne ein Faxgerät oder andere sperrige Geräte faxen können, die die Hälfte der Schreibtischfläche Ihres Büros einnehmen?

Es ist nicht nur machbar, sondern wird tatsächlich immer häufiger. Ich werde hier die Möglichkeiten beschreiben, wie Sie von einem Computer, Gmail und Google Voice aus faxen können.

1. Wie faxe ich von einem Computer aus?

Sie müssen nicht mehr zu jemand anderem laufen, um dieses dringende Fax zu senden. Auch in ein Faxgerät muss nicht investiert werden. Wenn Sie ein Fax senden oder empfangen möchten, reicht Ihr Computer gerade aus.

Tatsächlich können Sie mit der Methode, die Sie in den nächsten Abschnitten kennenlernen werden, Ihren Computer in ein Faxgerät mit zahlreichen Funktionen verwandeln. Hier ist diese viel diskutierte Faxlösung, die Unternehmen auf der ganzen Welt anpassen:

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1.1. CocoFax: Faxen leicht gemacht

CocoFax ist ein Online-Faxdienstanbieter, der das Faxen so einfach wie das Senden von E-Mails macht, ohne die Vorteile des Sendens oder Empfangens von Faxen zu beeinträchtigen.

Herkömmliches Faxen war umständlich und erforderte Investitionen in zusätzliche Hardware. Es galt, ein Faxgerät, Papier, Toner zu kaufen und nicht zu vergessen die regelmäßige Wartung für alles (die selten billig sind).

Außerdem brauchten Sie einen Telefonanschluss ausschließlich zum Faxen, mit einem Telefonkabel, das an Ihr Faxgerät angeschlossen war. Das will niemand in der heutigen Zeit, in der alles kompakt und drahtlos wird.

Daher kam CocoFax mit einer intuitiven Methode zum Faxen ohne Faxgerät oder Telefonkabel und überraschte damit die Geschäftswelt.

Vorteile des CocoFax-Faxdienstes

Wenn Sie CocoFax für Ihre Faxanforderungen verwenden, gibt es viele Vorteile im Vergleich zu anderen Faxmedien. Diese Vorteile gelten unabhängig davon, ob Sie Freiberufler, Gewerbetreibender oder Unternehmer sind. Hier sind einige dieser Vorteile:

• Sie können faxen, ohne dass ein Festnetzanschluss oder eine Telefonleitung zu Ihrem Standort eingerichtet werden müssen.
• Außer einem internetfähigen Gerät wie Computer, Tablet oder Smartphone ist keine zusätzliche Hardware erforderlich.
• Wenn Sie CocoFax verwenden, können Sie Ihre eigene Faxnummer aus einer Liste verfügbarer Optionen auswählen.
• CocoFax bietet skalierbare Faxlösungen, die auf Ihre speziellen Bedürfnisse zugeschnitten sind. Sie können sie unabhängig von ihrer Größe auf Ihr Unternehmen anwenden.
• Die Funktionen des CocoFax-Faxdienstes sind größer und besser als die der meisten High-End-Faxgeräte, die Sie auf dem Markt finden werden.
• Faxgeräte können eine beträchtliche Investition sein, insbesondere wenn Sie sich bei der Verwendung nicht sicher sind. Mit CocoFax können Sie die Faxkommunikation in vollem Umfang nutzen, ohne das Risiko einer großen Investition in ein Faxgerät.
• CocoFax bietet Ihnen eine kostenlose Testphase von 30 Tagen an. Während dieser Testphase können Sie alle Funktionen von CocoFax nutzen. Wenn Sie mit CocoFax unzufrieden sind (was unwahrscheinlich ist), können Sie die Testversion stornieren, ohne einen Cent zu zahlen.

Es gibt viele weitere Vorteile der Verwendung von CocoFax, die Sie beim Lesen dieses Artikels entdecken werden.

Was benötige ich, um über CocoFax zu faxen?

Um Faxe über CocoFax zu senden und zu empfangen, sind die Anforderungen nicht so schwer zu erfüllen. Tatsächlich können Sie es jetzt sogar tun, ohne sich von Ihrem Stuhl zu bewegen. Hier ist, was Sie brauchen:

• Ein Computer mit Internetverbindung (auch ein Smartphone reicht aus).
• Ein CocoFax-Konto (die Schritte zum Erstellen eines Kontos finden Sie unten).
• Ihre eigene Faxnummer (von CocoFax kostenlos zur Verfügung gestellt).

Das erste ist etwas, mit dem Sie bereits gut sind. Die restlichen Anforderungen zu erfüllen ist ganz einfach, wie Sie in den folgenden Schritten sehen werden.

1.2. Wie sende ich ein Fax von einem Computer?

Sie können Faxe direkt über den Webbrowser Ihres Computers oder sogar den E-Mail-Client Ihres Computers versenden. Die Schritte zu letzterem werden jedoch in Teil 2 besprochen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein Fax von Ihrem Computer ohne Faxgerät zu senden:

Schritt 1: Nutzen Sie die 30-tägige kostenlose Testphase von CocoFax. Es enthält eine kostenlose Faxnummer, die Sie selbst auswählen können.

Wenn Sie ein CocoFax-Konto haben, werden Sie zum CocoFax-Dashboard weitergeleitet. Alternativ können Sie auf das Dashboard zugreifen, indem Sie sich bei Ihrem CocoFax-Konto anmelden.

Schritt 2: Um ein Fax zu versenden, klicken Sie auf der linken Seite auf die Schaltfläche „Neues Fax“. Das Fenster „Neues Fax“ wird angezeigt. Hier können Sie Ihr Fax verfassen, indem Sie die entsprechenden Felder ausfüllen.

• Geben Sie die Faxnummer des Empfängers in das Feld „An“ ein. Sie können auch mehrere Faxnummern eingeben und diese durch ein Komma trennen.
• Falls Sie Ihrem Fax eine Notiz hinzufügen möchten, können Sie diese im Feld „Betreff“ eingeben. Diese Notiz wird oben auf dem Faxdokument des Empfängers angezeigt.
• CocoFax bietet Ihnen auch die Möglichkeit, ein Deckblatt hinzuzufügen. Dies ist die erste Faxseite für den Empfänger.
• Jetzt geht es darum, das Dokument anzuhängen, das Sie faxen möchten. Klicken Sie auf das Symbol „Anhängen“ und wählen Sie die Datei von Ihrem Computer aus. Sie können auch einen Cloud-Link für das Dokument angeben und CocoFax lädt die Datei für Sie herunter. Sie können eine Vielzahl von Dokumentformaten faxen, darunter DOCX, DOC, XLSX, XLS, JPEG und PNG. Ja, CocoFax unterstützt auch das Faxen von Bildern.

Schritt 3: Sobald das Fax entworfen ist, können Sie auf die Option „Senden“ klicken. Sie sollten die Felder noch einmal überprüfen, um sicherzustellen, dass alles korrekt ist, insbesondere die von Ihnen eingegebene Faxnummer.

CocoFax sendet das Fax an die Faxnummer des Empfängers. Nach erfolgreicher Übermittlung des Faxes erhalten Sie eine Zustellbenachrichtigung in Ihr E-Mail-Postfach.

Auch wenn das Fax aus irgendeinem Grund nicht übertragen wird, informiert Sie CocoFax darüber.

1.3. Wie empfängt man ein Fax von einem Computer?

Das Empfangen von Faxen auf Ihrem Computer ist sogar noch einfacher als das Senden von Faxen. Die Voraussetzungen für das Empfangen von Faxen sind die gleichen wie für das Versenden.

Wie bereits erwähnt, können Sie mit CocoFax Ihre Faxnummer auswählen, wenn Sie ein CocoFax-Konto erstellen. Sie können diese Faxnummer mit anderen teilen und jeder, der diese Faxnummer hat, kann Ihnen Faxe darüber senden.

Sobald Ihnen jemand ein Fax an diese Faxnummer sendet, empfängt CocoFax es sofort. Es sendet dann eine Benachrichtigung an Ihre registrierte E-Mail zusammen mit dem Fax, das Sie erhalten haben.

Alle Ihre empfangenen Faxe sind auch im Posteingang von CocoFax in Ihrem CocoFax-Dashboard verfügbar. Diese Faxe werden dauerhaft gespeichert, es sei denn, Sie möchten sie löschen.

Ihr empfangenes Fax enthält die Angaben zum Absender sowie das Übertragungsprotokoll. Die Entscheidung, ob Sie Ihre Faxe drucken oder nicht, liegt ganz bei Ihnen, was den Vorteil der Verwendung von CocoFax im Vergleich zur Verwendung des alten Papierfaxgeräts erhöht.

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2. Wie faxe ich von Gmail aus?

Möglicherweise sind Sie nicht immer in der Nähe Ihres Computers. Sie haben jedoch immer Zugriff auf Ihr E-Mail-Konto über Ihr Smartphone, das die Leute normalerweise bei sich tragen.

CocoFax verfügt über eine E-Mail-zu-Fax-Funktion, mit der Sie Faxe direkt von Ihrem Gmail-Konto senden und empfangen können.

Viele Leute haben sich diese Funktion gewünscht, und CocoFax hat den Wunsch wahr werden lassen. Die E-Mail-zu-Fax-Funktion bietet die Sicherheit und Vertraulichkeit des Faxens in Kombination mit der Portabilität und Benutzerfreundlichkeit von Gmail.

Das Faxen über Google Mail stellt sicher, dass Sie Ihre wichtigen Faxe nie verpassen, auch wenn Sie nicht in Ihrem Büro sind. Sobald Sie ein Fax erhalten haben, können Sie es sogar über Ihr Gmail-Konto beantworten.

Sie können diese Funktion von Ihrem Telefon, Tablet, Desktop, Laptop oder jedem anderen Gerät verwenden, das die E-Mail-Funktion unterstützt. So funktioniert es:

2.1. Wie sende ich ein Fax von Google Mail?

Das Senden eines Fax über Ihr Google Mail-Konto ähnelt dem Senden über Ihr CocoFax-Dashboard. Jeder ist mit dem Senden und Empfangen von E-Mails über Google Mail vertraut, was das Faxen mit Google Mail noch einfacher macht.

Diese Schritte zeigen Ihnen, wie Sie mit CocoFax ein Fax aus Google Mail versenden:

Schritt 1: Registrieren Sie sich für ein CocoFax-Konto. Sie erhalten eine 30-tägige kostenlose Testphase. Sie können sogar Ihre eigene Faxnummer wählen. Es ist wichtig, Ihre korrekte Gmail-Adresse zu registrieren, die Sie regelmäßig verwenden.

Schritt 2: Öffnen Sie Ihr Gmail über seine App oder über den Webbrowser. Wählen Sie die Schaltfläche „Verfassen“, mit der Sie eine neue E-Mail erstellen können. Das neue Fax wird hier erstellt.

Geben Sie im Empfängerfeld, in das Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers eingeben, stattdessen dessen Faxnummer zusammen mit „ @cocofax.net “ ein. Wenn die Faxnummer des Empfängers beispielsweise 123456789 lautet, sollte das Feld „An“ „ [email protected] “ enthalten.

Im Betreff der E-Mail wird alles, was Sie eingeben, als Anmerkung zum Faxdokument angezeigt, über dem Dokument auf der Seite des Empfängers.

In den E-Mail-Text, in den Sie normalerweise Ihre E-Mail-Adresse eingeben, können Sie das Deckblatt des Faxes eingeben. Dies ist die erste Seite, die auf der Empfängerseite erscheint.

Hängen Sie das zu faxende Dokument mit der Anhangsoption von Gmail (das Büroklammersymbol) an. Sie können auch mehrere Dokumente anhängen, CocoFax fügt sie automatisch zu einem zusammen. Die von CocoFax unterstützten Dokumentformate sind PDF, DOCX, DOC, XLSX, XLS, JPEG, PNG.

Schritt 3: Überprüfen Sie die Angaben noch einmal und klicken Sie auf die Schaltfläche „Senden“. Dann holt CocoFax das Fax ab und übermittelt es an den Empfänger. Der Empfänger erhält das Faxdokument auf die gleiche Weise, als ob Sie es über ein Faxgerät senden würden.

Ihre Faxnummer erscheint auf dem Faxdokument des Empfängers, falls dieser Ihnen antworten möchte.

CocoFax sendet Ihnen den Zustellbericht für das gerade gesendete Fax in Ihren Gmail-Posteingang. Dadurch können Sie feststellen, ob Ihr Fax übertragen wurde oder nicht.

2.2. Wie empfängt man ein Fax in Gmail?

Sobald Sie ein CocoFax-Konto mit Ihrer registrierten E-Mail-Adresse haben, können Sie Ihre Faxnummer mit jedem teilen. Wenn Personen Ihnen Faxe an Ihre von CocoFax zugewiesene Faxnummer senden, können Sie diese Faxe direkt in Ihrem Gmail-Posteingang anzeigen.

CocoFax leitet jedes empfangene Fax an Ihr Gmail-Konto weiter. Das Fax, das Sie erhalten haben, wird als PDF an Ihre Benachrichtigungs-E-Mail angehängt, die CocoFax Ihnen sendet.

Sie können auch die Faxnummer des Absenders, das Deckblatt und die Details der Übertragung zusammen mit dem Fax anzeigen.

3. Wie faxe ich über Google Voice?

Google Voice ist ein Festnetzdienst, den viele Geschäfts- und Privatanwender nutzen. Da herkömmlicherweise ein Faxgerät auf einer Festnetznummer eingerichtet wird, stellt sich die Frage: „Ist es möglich, über Google Voice zu faxen?“.

Sie können zwar ein Faxgerät für Ihre Google Voice-Nummer einrichten, dies ist jedoch keine wirklich empfehlenswerte Option.

Die Plattform von Google Voice unterscheidet sich von der herkömmlicher Festnetzdienste. Google Voice-Signale werden digital statt elektronisch in herkömmlichen Festnetz-Setups übertragen.

Aus diesem Grund kann die Einrichtung eines Faxdienstes über Google Voice sehr inkonsistent sein. Außerdem können Sie zwar manchmal Faxe mit Google Fax senden, aber es kann den Empfang von Faxen überhaupt nicht unterstützen.

Daher ist ein Online-Faxdienstanbieter wie CocoFax eine viel bessere Option als die Verwendung des Google Voice-Faxdienstes.

4. Wie faxe ich über Google Drive?

Google Drive-Dokumentendienste wie Google Docs und Google Sheets können für den direkten Faxversand über CocoFax verwendet werden.

CocoFax hat Google Drive-Unterstützung für seine Dienste hinzugefügt, was das direkte Faxen über Google Drive für Geschäftskunden ganz einfach und bequem macht.

Um ein in Ihrem Google Drive vorhandenes Dokument zu faxen, können Sie den Google Drive-Link (auch als Cloud-Link bezeichnet) des Dokuments angeben, während Sie das Fax über das Dashboard von CocoFax senden. Das CocoFax-Dashboard ist so konzipiert, dass es sehr gut mit Cloud-Links funktioniert.

Darüber hinaus können Sie die Google Drive-Datei auch als Dokument oder Blatt herunterladen und mit den oben beschriebenen Methoden „Fax von Computer“ oder „Fax von Gmail“ faxen.

Um ein Google-Dokument oder ein Google-Tabellendokument herunterzuladen, können Sie das Dokument auswählen, auf die Option "Datei" in der Menüleiste klicken und dann auf die Download-Schaltfläche klicken.

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Endnoten

Jetzt wissen Sie alles über das Faxen vom Computer, Gmail, Google Voice und Google Drive. Während der Vorgang recht einfach ist, können die Schritte später leicht vergessen werden, wenn Sie sie jetzt nicht ausprobieren. Versuchen Sie daher sofort, ein Fax von Ihrem Computer aus zu senden.