Bagaimana cara Fax dari Komputer, Gmail & Google Voice menggunakan CocoFax?

Faks lebih dari sesuatu yang Anda butuhkan sesekali. Meskipun itu adalah satu-satunya metode komunikasi resmi beberapa dekade yang lalu, miliaran faks masih dikirim setiap tahun. Bahkan, keunggulan faksimili jauh dan luas dibandingkan alternatif lain untuk komunikasi resmi.

Ketika orang memikirkan perangkat keras yang dibutuhkan untuk mengirim faks, mereka dilarang melakukannya. Namun, tahukah Anda bahwa Anda dapat mengirim faks tanpa mesin faks atau peralatan besar apa pun yang menghabiskan separuh ruang meja kantor Anda?

Ini tidak hanya bisa dilakukan tetapi, pada kenyataannya, menjadi semakin umum. Saya akan menjelaskan di sini cara-cara di mana Anda dapat mengirim faks dari komputer, Gmail, dan suara Google.

1. Bagaimana cara Faks dari Komputer?

Anda tidak perlu lagi lari ke orang lain untuk mengirim faks yang mendesak itu. Tidak perlu berinvestasi dalam mesin faks juga. Jika Anda ingin mengirim atau menerima faks, komputer Anda cukup.

Sebenarnya, dengan metode yang akan Anda pelajari di bagian selanjutnya, Anda dapat mengubah komputer Anda menjadi mesin faks yang dilengkapi fitur. Inilah solusi faks yang banyak dibicarakan yang diadaptasi oleh bisnis di seluruh dunia:

Direkomendasikan untuk Anda: Transisi ke Faks Online untuk Bisnis Kecil.

1.1. CocoFax: Mengirim Faks Menjadi Sederhana

CocoFax adalah penyedia layanan faks online yang membuat faks semudah mengirim email, tanpa menghilangkan keuntungan apa pun dari mengirim atau menerima faks.

Faks tradisional tidak praktis dan membutuhkan investasi pada perangkat keras tambahan. Ada kebutuhan untuk membeli mesin fax, kertas, toner, dan tidak lupa perawatan rutin untuk masing-masing (yang jarang murah).

Selanjutnya, Anda perlu memiliki sambungan telepon khusus untuk mengirim faks, dengan kabel telepon terhubung ke mesin faks Anda. Tidak ada yang menginginkan hal itu di zaman sekarang ini di mana semuanya menjadi kompak dan nirkabel.

Oleh karena itu, CocoFax hadir dengan cara intuitif untuk mengirim faks tanpa mesin faks atau kabel telepon, yang mengejutkan dunia bisnis.

Manfaat Layanan Faks CocoFax

Ketika Anda menggunakan CocoFax untuk kebutuhan faks Anda, ada banyak keuntungan dibandingkan dengan media faks lainnya. Manfaat ini berlaku tidak peduli apakah Anda seorang pekerja lepas, profesional bisnis, atau pemilik bisnis. Berikut adalah beberapa manfaat tersebut:

• Anda dapat mengirim faks tanpa memerlukan sambungan telepon rumah atau saluran telepon yang dipasang di tempat Anda.
• Tidak ada persyaratan untuk perangkat keras tambahan apa pun selain perangkat berkemampuan internet seperti komputer, tablet, atau ponsel cerdas Anda.
• Jika Anda menggunakan CocoFax, Anda dapat memilih nomor faks Anda sendiri dari daftar opsi yang tersedia.
• CocoFax menyediakan solusi faks yang dapat diskalakan, disesuaikan dengan kebutuhan khusus Anda. Anda dapat menerapkannya ke bisnis Anda terlepas dari ukurannya.
• Fitur layanan faks CocoFax lebih besar dan lebih baik daripada mesin faks paling canggih yang akan Anda temukan di pasar.
• Mesin faks dapat menjadi investasi yang besar dan kuat, terutama jika Anda tidak yakin untuk menggunakannya. CocoFax memungkinkan Anda menggunakan komunikasi faks secara keseluruhan, tanpa risiko investasi besar dalam mesin faks.
• CocoFax menawarkan masa percobaan gratis selama 30 hari. Anda dapat menggunakan semua fitur CocoFax selama masa percobaan ini. Jika Anda tidak puas dengan CocoFax (yang tidak mungkin), Anda dapat membatalkan uji coba tanpa membayar sepeser pun.

Ada banyak manfaat lain menggunakan CocoFax, yang akan Anda temukan saat membaca artikel ini.

Apa yang Saya Perlukan untuk Mengirim Faks melalui CocoFax?

Untuk mengirim dan menerima faks melalui CocoFax, persyaratannya tidak terlalu sulit untuk dipenuhi. Bahkan, Anda bisa melakukannya sekarang bahkan tanpa beranjak dari kursi Anda. Inilah yang Anda perlukan:

• Komputer dengan koneksi internet (bahkan smartphone pun bisa).
• Akun CocoFax (Anda dapat menemukan langkah-langkah untuk membuatnya di bawah).
• Nomor faks Anda sendiri (disediakan oleh CocoFax gratis).

Yang pertama adalah sesuatu yang sudah Anda kuasai. Memenuhi persyaratan lainnya cukup mudah, seperti yang akan Anda lihat pada langkah-langkah di bawah ini.

1.2. Bagaimana Mengirim Faks dari Komputer?

Anda dapat langsung mengirim faks dari browser web komputer Anda atau bahkan klien email komputer Anda. Namun, langkah-langkah untuk yang terakhir akan dibahas di Bagian 2.

Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk mengirim faks dari komputer Anda tanpa mesin faks:

Langkah 1: Manfaatkan masa uji coba gratis selama 30 hari dari CocoFax. Muncul dengan nomor faks gratis, yang bisa Anda pilih sendiri.

Ketika Anda memiliki akun CocoFax, Anda akan dibawa ke dasbor CocoFax. Atau, Anda dapat mengakses dasbor dengan masuk ke akun CocoFax Anda.

Langkah 2: Untuk mengirim faks, klik tombol 'Faks Baru' di sisi kiri. Jendela Faks Baru akan muncul. Anda dapat menyusun faks Anda di sini dengan mengisi bidang yang relevan.

• Masukkan nomor faks penerima di bidang 'Kepada'. Anda juga dapat memasukkan lebih dari satu nomor faks, memisahkannya dengan koma.
• Jika Anda ingin menambahkan catatan ke faks Anda, Anda dapat memasukkannya di bidang 'Subjek'. Catatan ini akan muncul di atas dokumen faks penerima.
• CocoFax memberi Anda opsi untuk menambahkan halaman sampul juga. Ini adalah halaman faks pertama untuk penerima.
• Sekarang saatnya melampirkan dokumen yang ingin Anda faks. Klik ikon 'lampirkan' dan pilih file dari komputer Anda. Anda juga dapat memberikan tautan cloud untuk dokumen tersebut dan CocoFax akan mengunduh file untuk Anda. Anda dapat mengirim faks ke berbagai format dokumen, termasuk DOCX, DOC, XLSX, XLS, JPEG, dan PNG. Ya, CocoFax juga mendukung faks gambar.

Langkah 3: Setelah faks dibuat, Anda dapat mengklik opsi 'Kirim'. Anda harus memeriksa ulang bidang untuk memastikan semuanya benar, terutama nomor faks yang telah Anda masukkan.

CocoFax akan mengirimkan faks ke nomor faks penerima. Setelah pengiriman faks berhasil, Anda akan menerima pemberitahuan pengiriman di kotak masuk email Anda.

Bahkan jika faks tidak terkirim karena alasan tertentu, CocoFax juga memberi tahu Anda tentang hal yang sama.

1.3. Bagaimana Menerima Fax dari Komputer?

Saat menerima faks di komputer Anda, prosesnya bahkan lebih sederhana daripada mengirim faks. Persyaratan untuk menerima faks sama dengan persyaratan untuk mengirimnya.

Seperti disebutkan sebelumnya, CocoFax memungkinkan Anda untuk memilih nomor faks saat Anda membuat akun CocoFax. Anda dapat berbagi nomor faks ini dengan orang-orang dan siapa saja yang memiliki nomor faks ini dapat mengirimkan faks kepada Anda.

Setelah seseorang mengirimi Anda faks ke nomor faks ini, CocoFax langsung menerimanya. Kemudian mengirimkan pemberitahuan di email terdaftar Anda, bersama dengan faks yang telah Anda terima.

Semua faks yang Anda terima juga tersedia di kotak masuk CocoFax di dasbor CocoFax Anda. Faks ini disimpan secara permanen kecuali jika Anda ingin menghapusnya.

Faks yang Anda terima berisi rincian pengirim, serta log transmisi. Memilih untuk mencetak faks Anda atau tidak sepenuhnya terserah Anda, yang menambah manfaat menggunakan CocoFax dibandingkan dengan menggunakan mesin faks lama yang diisi kertas.

Anda mungkin menyukai: Bagaimana Cara Membuat Template Email dengan HTML & CSS?

2. Bagaimana cara mengirim faks dari Gmail?

Anda mungkin tidak selalu dekat dengan komputer Anda. Namun, Anda akan selalu memiliki akses ke akun email Anda melalui ponsel cerdas Anda, yang biasanya dibawa oleh orang-orang.

CocoFax hadir dengan fitur email ke faks, yang memungkinkan Anda mengirim dan menerima faks langsung dari akun Gmail Anda.

Banyak orang menginginkan fitur ini, dan CocoFax telah mewujudkan keinginan tersebut. Fitur email ke faks memberikan keamanan dan kerahasiaan faks, dikombinasikan dengan portabilitas dan kemudahan penggunaan Gmail.

Mengirim faks melalui Gmail memastikan Anda tidak pernah melewatkan faks penting meskipun Anda tidak sedang berada di kantor. Selanjutnya, setelah Anda menerima faks, Anda bahkan dapat membalasnya melalui akun Gmail Anda.

Anda dapat menggunakan fitur ini dari ponsel, tablet, desktop, laptop, atau perangkat lain yang mendukung fitur email. Berikut adalah cara kerjanya:

2.1. Bagaimana Cara Mengirim Faks dari Gmail?

Mengirim faks melalui akun Gmail Anda mirip dengan mengirimnya dari dasbor CocoFax Anda. Semua orang akrab dengan mengirim dan menerima email melalui Gmail, yang membuat faks Gmail menjadi lebih mudah.

Langkah-langkah ini akan menunjukkan cara mengirim faks dari Gmail dengan CocoFax:

Langkah 1: Daftarkan akun CocoFax. Anda akan menerima masa percobaan gratis selama 30 hari. Anda bahkan dapat memilih nomor faks Anda sendiri. Penting untuk mendaftarkan alamat Gmail Anda yang benar, yang Anda gunakan secara teratur.

Langkah 2: Buka Gmail Anda melalui aplikasinya atau melalui browser web. Pilih tombol 'Tulis' yang memungkinkan Anda membuat email baru. Faks baru akan dibuat di sini.

Di bidang penerima tempat Anda memasukkan alamat email penerima, masukkan nomor faksnya bersama dengan ' @cocofax.net '. Misalnya, jika nomor faks penerima adalah 123456789, bidang 'Kepada' harus berisi ' [email protected] '.

Dalam email 'Subjek', apa pun yang Anda masukkan akan ditampilkan sebagai catatan untuk dokumen faks, di atas dokumen di ujung penerima.

Di badan email tempat Anda biasanya mengetik email, Anda dapat mengetik halaman sampul faks. Ini adalah halaman pertama yang akan muncul di ujung penerima.

Lampirkan dokumen yang perlu difaks dengan opsi lampirkan Gmail (ikon klip kertas). Anda juga dapat melampirkan banyak dokumen, CocoFax akan secara otomatis menggabungkannya menjadi satu. Format dokumen yang didukung CocoFax adalah PDF, DOCX, DOC, XLSX, XLS, JPEG, PNG.

Langkah 3: Periksa kembali detailnya dan klik tombol 'Kirim'. Kemudian CocoFax akan mendapatkan faks dan mengirimkannya ke penerima. Penerima akan menerima dokumen faks dengan cara yang sama seperti Anda mengirimkannya melalui mesin faks.

Nomor faks Anda akan muncul di dokumen faks penerima, jika mereka ingin membalas Anda.

CocoFax akan mengirimkan laporan pengiriman di kotak masuk Gmail Anda untuk faks yang baru saja Anda kirim. Melalui ini, Anda dapat mengetahui apakah faks Anda terkirim atau tidak.

2.2. Bagaimana Menerima Faks ke Gmail?

Setelah Anda memiliki akun CocoFax dengan alamat email terdaftar, Anda dapat membagikan nomor faks Anda dengan siapa pun. Ketika orang mengirimi Anda faks pada nomor faks Anda yang ditetapkan oleh CocoFax, Anda dapat melihat faks ini langsung di kotak masuk Gmail Anda.

CocoFax meneruskan setiap faks yang Anda terima ke Gmail Anda. Faks yang Anda terima akan berupa PDF yang dilampirkan dalam email pemberitahuan yang dikirimkan CocoFax kepada Anda.

Anda juga dapat melihat nomor faks pengirim, halaman sampul, dan rincian pengiriman bersama dengan faks tersebut.

3. Bagaimana cara Faks melalui Google Voice?

Google Voice adalah layanan telepon rumah yang digunakan oleh banyak pengguna bisnis dan rumahan. Karena secara konvensional mesin faks dipasang pada nomor telepon rumah, orang bertanya-tanya 'apakah mungkin mengirim faks melalui Google Voice?'

Meskipun Anda dapat mengatur mesin faks di nomor Google Voice Anda, itu sebenarnya bukan pilihan yang disarankan.

Platform Google Voice berbeda dari layanan telepon rumah tradisional. Sinyal Google Voice ditransmisikan secara digital alih-alih transmisi elektronik dalam pengaturan telepon rumah tradisional.

Inilah sebabnya mengapa menyiapkan layanan faks melalui Google Voice bisa sangat tidak konsisten. Lebih lanjut, meskipun Anda kadang-kadang dapat mengirim faks menggunakan faks Google, itu tidak dapat mendukung penerimaan faks sama sekali.

Oleh karena itu, penyedia layanan faks online seperti CocoFax adalah pilihan yang jauh lebih disukai daripada menggunakan layanan faks Google Voice.

4. Bagaimana cara Faks melalui Google Drive?

Layanan dokumen Google drive seperti Google docs dan Google Sheets dapat digunakan untuk mengirim faks langsung melalui CocoFax.

CocoFax telah menambahkan dukungan Google drive untuk layanannya, yang membuat faks langsung melalui Google drive cukup mudah dan nyaman bagi pelanggan bisnis.

Untuk mengirim faks dokumen yang ada di Google Drive Anda, Anda dapat memberikan tautan Google drive (juga disebut tautan cloud) dokumen saat mengirim faks melalui dasbor CocoFax. Dasbor CocoFax dirancang untuk bekerja dengan baik dengan tautan cloud dengan sangat baik.

Selanjutnya, Anda juga dapat mengunduh file Google Drive sebagai dokumen atau lembar dan mengirimkannya melalui faks menggunakan faks dari komputer atau faks dari metode Gmail yang dibahas di atas.

Untuk mengunduh dokumen Google Doc atau Google Sheet, Anda dapat memilih dokumen, klik opsi 'File' di bilah menu, dan klik tombol unduh.

Anda mungkin juga menyukai: Top 10 Mesin Fax Terlaris untuk Kantor/Bisnis Anda.

Catatan akhir

Sekarang Anda tahu semua tentang mengirim faks dari komputer, Gmail, Google Voice, dan Google drive. Walaupun prosesnya cukup mudah, langkah-langkahnya bisa jadi mudah terlupakan di kemudian hari jika Anda tidak mencobanya sekarang. Karena itu, lanjutkan dan coba kirim faks dari komputer Anda segera.