วิธีการแฟกซ์จากคอมพิวเตอร์, Gmail และ Google Voice โดยใช้ CocoFax

แฟกซ์เป็นมากกว่าสิ่งที่คุณต้องการเป็นครั้งคราว แม้ว่าจะเป็นวิธีเดียวในการสื่อสารอย่างเป็นทางการเมื่อสองสามทศวรรษก่อน แต่ก็ยังมีการส่งแฟกซ์หลายพันล้านรายการทุกปี อันที่จริงข้อดีของแฟกซ์นั้นกว้างไกลกว่าทางเลือกอื่นสำหรับการสื่อสารอย่างเป็นทางการ

เมื่อผู้คนนึกถึงฮาร์ดแวร์ที่จำเป็นสำหรับการส่งแฟกซ์ พวกเขาถูกห้ามไม่ให้ทำ อย่างไรก็ตาม คุณรู้หรือไม่ว่าคุณสามารถส่งแฟกซ์ได้โดยไม่ต้องใช้เครื่องแฟกซ์หรืออุปกรณ์ขนาดใหญ่ใดๆ ซึ่งกินพื้นที่โต๊ะทำงานถึงครึ่งหนึ่งในสำนักงานของคุณ

มันไม่เพียงแต่ทำได้ แต่ในความเป็นจริง มันเป็นเรื่องธรรมดามากขึ้นเรื่อยๆ ฉันจะอธิบายวิธีการส่งแฟกซ์จากคอมพิวเตอร์ Gmail และ Google Voice

1. วิธีการแฟกซ์จากคอมพิวเตอร์?

คุณไม่จำเป็นต้องวิ่งไปหาคนอื่นเพื่อส่งแฟกซ์ด่วนอีกต่อไป ไม่จำเป็นต้องลงทุนในเครื่องแฟกซ์ด้วย หากคุณต้องการส่งหรือรับแฟกซ์ คอมพิวเตอร์ของคุณก็เพียงพอแล้ว

ที่จริงแล้ว ด้วยวิธีการที่คุณจะได้เรียนรู้ในหัวข้อที่จะถึงนี้ คุณสามารถเปลี่ยนคอมพิวเตอร์ของคุณให้เป็นเครื่องแฟกซ์ที่มีฟีเจอร์ได้ นี่คือการพูดคุยกันมากเกี่ยวกับโซลูชันแฟกซ์ที่ธุรกิจกำลังปรับตัวทั่วโลก:

แนะนำสำหรับคุณ: การเปลี่ยนไปใช้แฟกซ์ออนไลน์สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

1.1. CocoFax: การส่งแฟกซ์เป็นเรื่องง่าย

CocoFax เป็นผู้ให้บริการแฟกซ์ออนไลน์ที่ทำให้การส่งแฟกซ์ทำได้ง่ายเหมือนกับการส่งอีเมล โดยไม่ละทิ้งข้อดีของการส่งหรือรับแฟกซ์

การรับส่งแฟกซ์แบบดั้งเดิมนั้นยุ่งยากและต้องใช้ฮาร์ดแวร์เพิ่มเติม มีความจำเป็นต้องซื้อเครื่องแฟกซ์ กระดาษ โทนเนอร์ และอย่าลืมค่าบำรุงรักษาแต่ละเครื่องเป็นประจำ (ซึ่งไม่ค่อยมีราคาถูก)

นอกจากนี้ คุณจำเป็นต้องมีการเชื่อมต่อโทรศัพท์สำหรับแฟกซ์โดยเฉพาะ โดยมีสายโทรศัพท์ที่ต่อเข้ากับเครื่องแฟกซ์ของคุณ ไม่มีใครอยากให้ในยุคนี้ที่ทุกอย่างกะทัดรัดและไร้สาย

ดังนั้น CocoFax จึงมาพร้อมกับวิธีการแฟกซ์ที่ใช้งานง่ายโดยไม่ต้องใช้เครื่องแฟกซ์หรือสายโทรศัพท์ ทำให้โลกธุรกิจต้องประหลาดใจ

ประโยชน์ของบริการแฟกซ์ CocoFax

เมื่อคุณใช้ CocoFax สำหรับความต้องการแฟกซ์ของคุณ มีประโยชน์มากมายเมื่อเทียบกับสื่อแฟกซ์อื่นๆ สิทธิประโยชน์เหล่านี้ใช้ได้ไม่ว่าคุณจะเป็นฟรีแลนซ์ นักธุรกิจ หรือเจ้าของธุรกิจ นี่คือประโยชน์บางส่วนเหล่านี้:

• คุณสามารถแฟกซ์ได้โดยไม่ต้องเชื่อมต่อโทรศัพท์พื้นฐานหรือตั้งค่าสายโทรศัพท์ในสถานที่ของคุณ
• ไม่มีข้อกำหนดสำหรับฮาร์ดแวร์เพิ่มเติมใดๆ นอกเหนือจากอุปกรณ์ที่สามารถใช้งานอินเทอร์เน็ตได้ เช่น คอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต หรือสมาร์ทโฟนของคุณ
• หากคุณกำลังใช้ CocoFax คุณสามารถเลือกหมายเลขแฟกซ์ของคุณเองได้จากรายการตัวเลือกที่มี
• CocoFax นำเสนอโซลูชันแฟกซ์ที่ปรับขนาดได้ ซึ่งปรับให้เหมาะกับความต้องการเฉพาะของคุณ คุณสามารถนำไปใช้กับธุรกิจของคุณโดยไม่คำนึงถึงขนาด
• คุณสมบัติของบริการแฟกซ์ CocoFax นั้นยิ่งใหญ่กว่าและดีกว่าเครื่องแฟกซ์ระดับไฮเอนด์ส่วนใหญ่ที่คุณจะพบในตลาด
• เครื่องแฟกซ์อาจเป็นการลงทุนที่หนักหน่วง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับการใช้งาน CocoFax ให้คุณใช้การสื่อสารโทรสารได้อย่างครบถ้วน โดยไม่ต้องเสี่ยงกับการลงทุนจำนวนมากในเครื่องแฟกซ์
• CocoFax ให้คุณทดลองใช้ฟรี 30 วัน คุณสามารถใช้คุณสมบัติทั้งหมดของ CocoFax ได้ในช่วงทดลองใช้งาน หากคุณไม่พึงพอใจกับ CocoFax (ซึ่งไม่น่าจะเป็นไปได้) คุณสามารถยกเลิกการทดลองใช้โดยไม่ต้องจ่ายเล็กน้อย

มีประโยชน์อื่นๆ อีกมากมายของการใช้ CocoFax ซึ่งคุณจะพบได้เมื่ออ่านบทความนี้

ฉันต้องส่งแฟกซ์ผ่าน CocoFax อย่างไร

ในการส่งและรับแฟกซ์ผ่าน CocoFax ข้อกำหนดนั้นไม่ยากที่จะปฏิบัติตาม คุณสามารถทำได้ทันทีโดยไม่ต้องลุกจากเก้าอี้ นี่คือสิ่งที่คุณต้องการ:

• คอมพิวเตอร์ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต (แม้แต่สมาร์ทโฟนก็สามารถทำได้)
• บัญชี CocoFax (คุณสามารถดูขั้นตอนในการสร้างได้ด้านล่าง)
• หมายเลขแฟกซ์ของคุณเอง (จัดทำโดย CocoFax ฟรี)

อย่างแรกคือสิ่งที่คุณถนัดอยู่แล้ว การปฏิบัติตามข้อกำหนดที่เหลือนั้นค่อนข้างง่าย ดังที่คุณจะเห็นในขั้นตอนด้านล่าง

1.2. จะส่งแฟกซ์จากคอมพิวเตอร์ได้อย่างไร

คุณสามารถส่งแฟกซ์ได้โดยตรงจากเว็บเบราว์เซอร์ของคอมพิวเตอร์หรือแม้แต่ไคลเอนต์อีเมลของคอมพิวเตอร์ของคุณ อย่างไรก็ตาม ขั้นตอนหลังจะกล่าวถึงในส่วนที่ 2

ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อส่งแฟกซ์จากคอมพิวเตอร์ของคุณโดยไม่ต้องใช้เครื่องแฟกซ์:

ขั้นตอนที่ 1: ใช้ช่วงทดลองใช้ฟรี 30 วันของ CocoFax มาพร้อมหมายเลขแฟกซ์ฟรีให้คุณเลือกเอง

เมื่อคุณมีบัญชี CocoFax คุณจะถูกนำไปที่แดชบอร์ด CocoFax หรือคุณสามารถเข้าถึงแดชบอร์ดได้โดยลงชื่อเข้าใช้บัญชี CocoFax ของคุณ

ขั้นตอนที่ 2: ในการส่งแฟกซ์ ให้คลิกที่ปุ่ม 'New Fax' ทางด้านซ้ายมือ หน้าต่าง New Fax จะปรากฏขึ้น คุณสามารถร่างแฟกซ์ได้ที่นี่โดยกรอกข้อมูลในฟิลด์ที่เกี่ยวข้อง

• ป้อนหมายเลขแฟกซ์ของผู้รับในช่อง 'ถึง' คุณสามารถป้อนหมายเลขแฟกซ์ได้มากกว่าหนึ่งหมายเลข โดยคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค
• ในกรณีที่คุณต้องการเพิ่มบันทึกลงในแฟกซ์ของคุณ คุณสามารถป้อนลงในฟิลด์ 'เรื่อง' บันทึกนี้จะแสดงที่ด้านบนของเอกสารแฟกซ์ของผู้รับ
• CocoFax ให้ตัวเลือกแก่คุณในการเพิ่มใบปะหน้าเช่นกัน นี่คือหน้าแรกของแฟกซ์สำหรับผู้รับ
• มาถึงการแนบเอกสารที่คุณต้องการแฟกซ์ คลิกที่ไอคอน 'แนบ' และเลือกไฟล์จากคอมพิวเตอร์ของคุณ คุณยังสามารถให้ลิงก์ระบบคลาวด์สำหรับเอกสารและ CocoFax จะดาวน์โหลดไฟล์ให้คุณ คุณสามารถส่งแฟกซ์ได้หลากหลายรูปแบบเอกสาร รวมทั้ง DOCX, DOC, XLSX, XLS, JPEG และ PNG ใช่ CocoFax รองรับการส่งแฟกซ์รูปภาพเช่นกัน

ขั้นตอนที่ 3: เมื่อร่างแฟกซ์แล้ว คุณสามารถคลิกที่ตัวเลือก 'ส่ง' คุณควรตรวจสอบฟิลด์อีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างถูกต้อง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหมายเลขแฟกซ์ที่คุณป้อน

CocoFax จะส่งแฟกซ์ไปยังหมายเลขแฟกซ์ของผู้รับ หลังจากส่งแฟกซ์สำเร็จแล้ว คุณจะได้รับการแจ้งเตือนการจัดส่งในกล่องจดหมายอีเมลของคุณ

แม้ว่าจะไม่มีการส่งแฟกซ์ด้วยเหตุผลบางประการ CocoFax ก็แจ้งให้คุณทราบเช่นเดียวกัน

1.3. วิธีรับแฟกซ์จากคอมพิวเตอร์

เมื่อพูดถึงการรับแฟกซ์บนคอมพิวเตอร์ กระบวนการนี้ง่ายกว่าการส่งแฟกซ์ ข้อกำหนดในการรับแฟกซ์เหมือนกับข้อกำหนดในการส่งแฟกซ์

ดังที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ CocoFax อนุญาตให้คุณเลือกหมายเลขแฟกซ์ของคุณเมื่อคุณสร้างบัญชี CocoFax คุณสามารถแบ่งปันหมายเลขแฟกซ์นี้กับผู้อื่นและใครก็ตามที่มีหมายเลขแฟกซ์นี้สามารถส่งแฟกซ์ให้คุณได้

เมื่อมีคนส่งแฟกซ์ถึงคุณที่หมายเลขแฟกซ์นี้ CocoFax จะได้รับทันที จากนั้นจะส่งการแจ้งเตือนในอีเมลที่ลงทะเบียนของคุณพร้อมกับแฟกซ์ที่คุณได้รับ

แฟกซ์ที่ได้รับทั้งหมดของคุณมีอยู่ในกล่องจดหมายของ CocoFax ในแดชบอร์ด CocoFax ของคุณ แฟกซ์เหล่านี้จะถูกเก็บไว้อย่างถาวรเว้นแต่คุณต้องการลบออก

แฟกซ์ที่ได้รับของคุณมีรายละเอียดของผู้ส่ง เช่นเดียวกับบันทึกการส่ง การเลือกพิมพ์แฟกซ์หรือไม่นั้นขึ้นอยู่กับคุณทั้งหมด ซึ่งช่วยเพิ่มประโยชน์ของการใช้ CocoFax เมื่อเทียบกับการใช้เครื่องแฟกซ์แบบเก่าที่ใส่กระดาษ

คุณอาจชอบ: วิธีสร้างเทมเพลตอีเมลด้วย HTML & CSS

2. วิธีการแฟกซ์จาก Gmail?

คุณอาจไม่ได้อยู่ใกล้คอมพิวเตอร์ตลอดเวลา อย่างไรก็ตาม คุณจะสามารถเข้าถึงบัญชีอีเมลของคุณผ่านสมาร์ทโฟนได้ตลอดเวลา ซึ่งผู้คนมักพกติดตัวไปด้วย

CocoFax มาพร้อมกับคุณสมบัติอีเมลไปยังแฟกซ์ ซึ่งช่วยให้คุณส่งและรับแฟกซ์ได้โดยตรงจากบัญชี Gmail ของคุณ

ผู้คนจำนวนมากต้องการคุณลักษณะนี้ และ CocoFax ได้ทำให้ความปรารถนาเป็นจริง คุณสมบัติ Email to fax ให้การรักษาความปลอดภัยและการรักษาความลับของแฟกซ์ รวมกับการพกพาและความสะดวกในการใช้งานของ Gmail

การส่งแฟกซ์ผ่าน Gmail ช่วยให้คุณไม่พลาดแฟกซ์ที่สำคัญ แม้ว่าคุณจะไม่ได้อยู่ในสำนักงาน นอกจากนี้ เมื่อคุณได้รับแฟกซ์ คุณยังสามารถตอบกลับผ่านบัญชี Gmail ของคุณได้อีกด้วย

คุณสามารถใช้คุณลักษณะนี้จากโทรศัพท์ แท็บเล็ต เดสก์ท็อป แล็ปท็อป หรืออุปกรณ์อื่นๆ ที่สนับสนุนคุณลักษณะอีเมล นี่คือวิธีการทำงาน:

2.1. จะส่งแฟกซ์จาก Gmail ได้อย่างไร

การส่งแฟกซ์ผ่านบัญชี Gmail ของคุณนั้นคล้ายกับการส่งแฟกซ์จากแดชบอร์ด CocoFax ของคุณ ทุกคนคุ้นเคยกับการส่งและรับอีเมลผ่าน Gmail ซึ่งทำให้การส่งแฟกซ์ของ Gmail ง่ายยิ่งขึ้น

ขั้นตอนเหล่านี้จะแสดงวิธีการส่งแฟกซ์จาก Gmail ด้วย CocoFax:

ขั้นตอนที่ 1: ลงทะเบียนสำหรับบัญชี CocoFax คุณจะได้รับช่วงทดลองใช้งานฟรี 30 วัน คุณยังจะได้เลือกหมายเลขแฟกซ์ของคุณเอง การลงทะเบียนที่อยู่ Gmail ที่ถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญ ซึ่งเป็นที่อยู่ที่คุณใช้เป็นประจำ

ขั้นตอนที่ 2: เปิด Gmail ของคุณผ่านแอพหรือผ่านเว็บเบราว์เซอร์ เลือกปุ่ม 'เขียน' ซึ่งช่วยให้คุณสร้างอีเมลใหม่ได้ แฟกซ์ใหม่จะถูกร่างไว้ที่นี่

ในช่องผู้รับที่คุณป้อนที่อยู่อีเมลของผู้รับ ให้ป้อนหมายเลขแฟกซ์พร้อมกับ ' @cocofax.net ' แทน ตัวอย่างเช่น หากหมายเลขแฟกซ์ของผู้รับคือ 123456789 ฟิลด์ 'ถึง' ควรมี ' [email protected] '

ในอีเมล 'เรื่อง' สิ่งที่คุณป้อนจะแสดงเป็นบันทึกไปยังเอกสารแฟกซ์ ที่ด้านบนของเอกสารที่ส่วนท้ายของผู้รับ

ในเนื้อหาอีเมลที่คุณพิมพ์อีเมลโดยทั่วไป คุณสามารถพิมพ์หน้าปกของแฟกซ์ได้ นี่คือหน้าแรกที่จะปรากฏที่ส่วนท้ายของผู้รับ

แนบเอกสารที่ต้องส่งแฟกซ์ด้วยตัวเลือกการแนบของ Gmail (ไอคอนคลิปหนีบกระดาษ) คุณสามารถแนบเอกสารหลายฉบับได้เช่นกัน CocoFax จะรวมเป็นเอกสารเดียวโดยอัตโนมัติ รูปแบบเอกสารที่ CocoFax รองรับ ได้แก่ PDF, DOCX, DOC, XLSX, XLS, JPEG, PNG

ขั้นตอนที่ 3: ตรวจสอบรายละเอียดอีกครั้งแล้วคลิกปุ่ม 'ส่ง' จากนั้น CocoFax จะรับแฟกซ์และส่งไปยังผู้รับ ผู้รับจะได้รับเอกสารแฟกซ์ในลักษณะเดียวกับที่คุณส่งผ่านเครื่องแฟกซ์

หมายเลขแฟกซ์ของคุณจะปรากฏบนเอกสารแฟกซ์ของผู้รับ ในกรณีที่พวกเขาต้องการตอบกลับคุณ

CocoFax จะส่งรายงานการจัดส่งในกล่องจดหมาย Gmail ของคุณสำหรับแฟกซ์ที่คุณเพิ่งส่ง ด้วยวิธีนี้ คุณจะทราบได้ว่าแฟกซ์ของคุณถูกส่งหรือไม่

2.2. จะรับแฟกซ์ไปยัง Gmail ได้อย่างไร

เมื่อคุณมีบัญชี CocoFax ที่ลงทะเบียนที่อยู่อีเมลของคุณแล้ว คุณสามารถแบ่งปันหมายเลขแฟกซ์ของคุณกับใครก็ได้ เมื่อมีคนส่งแฟกซ์ถึงคุณตามหมายเลขแฟกซ์ที่ CocoFax กำหนด คุณสามารถดูแฟกซ์เหล่านี้ได้โดยตรงในกล่องจดหมาย Gmail ของคุณ

CocoFax ส่งต่อทุกแฟกซ์ที่ได้รับไปยัง Gmail ของคุณ แฟกซ์ที่คุณได้รับจะเป็นไฟล์ PDF ที่แนบมาในอีเมลแจ้งเตือนที่ CocoFax ส่งถึงคุณ

คุณยังสามารถดูหมายเลขแฟกซ์ของผู้ส่ง ใบปะหน้า และรายละเอียดของการส่งพร้อมกับแฟกซ์ได้

3. วิธีการแฟกซ์ผ่าน Google Voice?

Google Voice เป็นบริการโทรศัพท์พื้นฐานที่ธุรกิจและผู้ใช้ตามบ้านใช้กันเป็นจำนวนมาก เนื่องจากตามธรรมเนียมแล้ว เครื่องแฟกซ์ถูกตั้งค่าบนหมายเลขโทรศัพท์พื้นฐาน ผู้คนจึงสงสัยว่า 'เป็นไปได้ไหมที่จะส่งแฟกซ์ผ่าน Google Voice'

แม้ว่าคุณจะสามารถตั้งค่าเครื่องแฟกซ์บนหมายเลข Google Voice ของคุณได้ แต่ก็ไม่ใช่ตัวเลือกที่แนะนำจริงๆ

แพลตฟอร์มของ Google Voice แตกต่างจากบริการโทรศัพท์พื้นฐานทั่วไป สัญญาณ Google Voice ส่งแบบดิจิทัลแทนการส่งสัญญาณอิเล็กทรอนิกส์ในการตั้งค่าโทรศัพท์พื้นฐานแบบเดิม

นี่คือสาเหตุที่การตั้งค่าบริการแฟกซ์ผ่าน Google Voice อาจไม่สอดคล้องกันมาก นอกจากนี้ แม้ว่าคุณอาจส่งแฟกซ์โดยใช้แฟกซ์ของ Google ได้ในบางครั้ง แต่ก็ไม่รองรับการรับแฟกซ์เลย

ดังนั้น ผู้ให้บริการแฟกซ์ออนไลน์ เช่น CocoFax จึงเป็นตัวเลือกที่ดีกว่าการใช้บริการแฟกซ์ของ Google Voice

4. วิธีการแฟกซ์ผ่าน Google Drive?

บริการเอกสารของ Google ไดรฟ์ เช่น Google เอกสาร และ Google ชีต สามารถใช้ส่งแฟกซ์โดยตรงผ่าน CocoFax

CocoFax ได้เพิ่มการสนับสนุนไดรฟ์ของ Google สำหรับบริการต่างๆ ซึ่งทำให้การส่งแฟกซ์โดยตรงผ่าน Google ไดรฟ์ค่อนข้างง่ายและสะดวกสำหรับลูกค้าธุรกิจ

ในการส่งแฟกซ์เอกสารที่อยู่ใน Google Drive ของคุณ คุณสามารถระบุลิงก์ Google ไดรฟ์ (หรือที่เรียกว่าลิงก์ระบบคลาวด์) ของเอกสารขณะส่งแฟกซ์ผ่านแดชบอร์ดของ CocoFax แดชบอร์ด CocoFax ได้รับการออกแบบมาให้ทำงานได้ดีกับลิงก์บนคลาวด์ได้เป็นอย่างดี

นอกจากนี้ คุณยังสามารถดาวน์โหลดไฟล์ Google Drive เป็นเอกสารหรือแผ่นงานแล้วแฟกซ์โดยใช้แฟกซ์จากคอมพิวเตอร์หรือแฟกซ์จากวิธีการของ Gmail ที่กล่าวถึงข้างต้น

หากต้องการดาวน์โหลด Google เอกสารหรือเอกสาร Google ชีต คุณสามารถเลือกเอกสาร คลิกที่ตัวเลือก 'ไฟล์' ในแถบเมนู แล้วคลิกปุ่มดาวน์โหลด

คุณอาจชอบ: 10 อันดับเครื่องแฟกซ์ที่ขายดีที่สุดสำหรับสำนักงาน/ธุรกิจของคุณ

Endnotes

ตอนนี้คุณรู้ทุกอย่างเกี่ยวกับการส่งแฟกซ์จากคอมพิวเตอร์, Gmail, Google Voice และ Google ไดรฟ์แล้ว แม้ว่ากระบวนการจะค่อนข้างง่าย แต่ขั้นตอนต่างๆ อาจง่ายที่จะลืมในภายหลังหากคุณไม่ลองทำตอนนี้ ดังนั้น ไปข้างหน้าและลองส่งแฟกซ์จากคอมพิวเตอร์ของคุณทันที